Wie läuft ein Telefoninterview ab?

Die vier Prüfpunkte — und die Zahlen, die du dafür bereithältst

Ein Telefoninterview ist kein verkleinertes Vorstellungsgespräch, sondern ein Filter. Es steht am Anfang des Verfahrens, wird fast immer von der Personalabteilung oder einer Vermittlung geführt und hat ein einziges Ziel: die Liste der Eingeladenen von zwanzig auf fünf zu kürzen, ohne dass jemand einen Sitzungsraum buchen muss. Deshalb geht es dort nicht darum, dich zu überzeugen, sondern darum, dich nicht auszuschliessen. Lange fachliche Ausführungen helfen an dieser Stelle nichts, denn die Person am anderen Ende kann sie meist gar nicht bewerten.

Der erste Prüfpunkt ist der langweiligste: Stimmen die Angaben? Daten von Anstellungen, Pensum, Wohnort, Bewilligungsstatus, Kündigungsfrist. Leg dir das Inserat und deinen eigenen Lebenslauf offen hin. Es klingt trivial, aber die häufigste Panne im Telefonat ist, dass jemand das eigene Austrittsdatum nicht auf Anhieb nennen kann, weil die Bewerbung sechs Wochen zurückliegt und inzwischen zwölf andere verschickt wurden.

Der zweite ist die Verfügbarkeit, und dafür brauchst du ein Datum statt eines Gefühls. Nach Artikel 335c OR kann ein Arbeitsverhältnis im ersten Dienstjahr mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden, vom zweiten bis und mit dem neunten Dienstjahr mit zwei Monaten und danach mit drei Monaten, jeweils auf das Ende eines Monats. Diese Fristen dürfen schriftlich abgeändert werden; unter einen Monat gesenkt werden dürfen sie nur durch Gesamtarbeitsvertrag und nur im ersten Dienstjahr. Rechne dein frühestmögliches Eintrittsdatum vor dem Anruf einmal aus und schreib es auf den Zettel neben das Telefon.

Der dritte ist der Lohn. Am Telefon fällt die Frage früh und beiläufig, weil sie der billigste Ausschlussgrund im ganzen Verfahren ist. Leg vorher eine Zahl oder eine enge Spanne fest, brutto pro Jahr und mit der Angabe, ob ein dreizehnter Monatslohn eingerechnet ist. «Darüber würde ich lieber später sprechen» ist eine zulässige Antwort, aber sie kostet dich in einer Screening-Runde häufiger den Platz, als sie dir Verhandlungsspielraum sichert. Der vierte Punkt ist die Sprache — und der hat einen eigenen Abschnitt verdient.

Die Sprache ist der Teil, den du nicht vorbereiten kannst

Knapp drei Viertel der bei uns aktiven Inserate nennen ausdrücklich eine Sprache, die verlangt wird. Bei den Inseraten, die Deutsch fordern, steht in 88,9 Prozent der Fälle Berufsniveau, in 8,2 Prozent Konversationsniveau, in 2,5 Prozent Muttersprache und in 0,4 Prozent blosse Grundkenntnisse. Für Englisch sieht es fast gleich streng aus: 86,2 Prozent Berufsniveau. Wer im Lebenslauf ein Niveau angibt, das er nur gelesen und geschrieben beherrscht, merkt das in der Regel in Minute drei eines Telefonats.

Interessanterweise sind die lateinischen Sprachen die nachsichtigeren. Bei Französisch verlangen 73,1 Prozent der entsprechenden Inserate Berufsniveau, 16,8 Prozent geben sich mit Konversation zufrieden und 4,5 Prozent mit Grundkenntnissen. Bei Italienisch sind es 59,8 Prozent Berufsniveau, 19,7 Prozent Konversation und 12,9 Prozent Grundkenntnisse — Italienisch ist damit die einzige Landessprache, bei der ein unvollständiges Niveau regelmässig ausdrücklich genügt. Wenn dein Italienisch holprig, aber vorhanden ist, lohnt es sich, das im Telefonat aktiv anzusprechen statt zu umgehen.

Praktisch heisst das dreierlei. Erstens: Sag beim Terminvorschlag, in welcher Sprache du telefonieren möchtest, oder frag wenigstens, in welcher angerufen wird. Zweitens: Leg dir pro verlangter Sprache drei gesprochene Sätze zurecht — was du heute machst, was du davor gemacht hast, warum dieses Inserat. Mehr braucht es nicht, denn geprüft wird nicht dein Wortschatz, sondern ob du ins Stocken gerätst. Drittens: Nenn dein Niveau ehrlich. Eine korrigierte Selbsteinschätzung im Telefonat ist ein kleiner Abzug, eine im Gespräch vor Ort auffliegende Übertreibung ist das Ende.

Ein Sonderfall ist der Dialekt. In unseren erfassten Sprachanforderungen taucht Schweizerdeutsch praktisch nie als eigene Forderung auf — verlangt wird Deutsch. Trotzdem kann es passieren, dass dich jemand auf Mundart begrüsst. Ein freundliches «Sprechen wir Hochdeutsch?» ist im Bewerbungsverfahren üblich und wird selten als Mangel gewertet; wer stattdessen rät und danebenliegt, verliert die ersten Minuten des Gesprächs.

Wer anruft, und warum das die Fragen verändert

Rund zwölf Prozent der bei uns aktiven Inserate laufen unter dem Namen einer Vermittlung, einer Personalberatung oder einer Rekrutierungsplattform statt unter dem Namen des Betriebs, in dem gearbeitet würde. In diesem Teil des Marktes ist der Anruf nicht eine Stufe des Verfahrens, sondern der Anfang von allem: Man meldet sich telefonisch, weil ein Auftraggeber ein Profil beschrieben hat und die Vermittlung prüfen muss, ob du darauf passt, bevor sie dich überhaupt weiterreicht.

Das verändert, was du fragen kannst. Eine vermittelnde Person kann dir zuverlässig sagen, wie viele Runden folgen, wer entscheidet, bis wann ein Entscheid fällt und in welchem Rahmen sich der Lohn bewegt. Sie kann dir in der Regel nicht sagen, wie das Team arbeitet, wie die Einarbeitung aussieht oder warum die Stelle frei ist — sie war nie dort. Fragen dieser Art sind nicht verloren, sie gehören nur in die nächste Runde. Umgekehrt ist es legitim, gleich am Telefon zu fragen, für welche Firma vermittelt wird; ob du eine Antwort bekommst, ist eine andere Sache.

Ruft dagegen die Personalabteilung des Arbeitgebers selbst an, ist das Gespräch meist strenger strukturiert und näher am Inserat. Halte deine Antworten dort bei sechzig bis neunzig Sekunden. Wer im Screening fünf Minuten am Stück redet, wirkt nicht gründlich, sondern schwer einzuschätzen — und die Person am anderen Ende hat an diesem Nachmittag noch sechs weitere Nummern auf der Liste.

In beiden Fällen gilt: Notiere Namen und Nummer der anrufenden Person, bevor das Gespräch inhaltlich beginnt. Es ist die einzige Angabe, die du danach zwingend brauchst und am wenigsten sicher rekonstruieren kannst.

Was mitgeschrieben und was aufgezeichnet werden darf

Für das laufende Arbeitsverhältnis zieht Artikel 328b OR die Grenze klar: Der Arbeitgeber darf Daten über die arbeitnehmende Person nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind; im Übrigen gelten die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes vom 25. September 2020. Der Massstab «Eignung für die Stelle» ist deshalb auch der brauchbarste Prüfstein für ein Telefonat: Was mit der Aufgabe nichts zu tun hat, gehört nicht in die Notizen.

Für die Aufzeichnung ist die Lage noch eindeutiger. Artikel 179ter StGB stellt unter Strafe, wer als Gesprächsteilnehmer ein nichtöffentliches Gespräch ohne die Einwilligung der anderen daran Beteiligten auf einen Tonträger aufnimmt; die Strafdrohung lautet auf Antrag Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Wer das Gespräch nicht selbst führt, sondern von aussen mithört oder aufnimmt, fällt unter Artikel 179bis mit einer Strafdrohung von bis zu drei Jahren. Praktisch heisst das: Ein Unternehmen, das den Screening-Anruf aufzeichnen oder automatisch protokollieren lassen will, muss dich fragen — und du darfst umgekehrt nicht heimlich mitschneiden, auch nicht «für dich selbst».

Wird dir eine Aufzeichnung angekündigt, ist die Zustimmung deine Entscheidung, nicht eine Formalität. Du darfst nachfragen, wie lange die Aufnahme aufbewahrt wird und wer sie hört. Und du darfst ablehnen. Ein handschriftliches Protokoll der anrufenden Person ist davon nicht betroffen — mitschreiben darf sie immer, sie unterliegt dabei nur der Schranke des Datenschutzrechts.

Wenn eine Frage fällt, die mit der Eignung für die Stelle erkennbar nichts zu tun hat, ist die höflichste wirksame Antwort am Telefon eine Rückfrage: «Inwiefern ist das für die Stelle relevant?» Sie kostet niemanden das Gesicht, sie ist am Telefon leichter zu stellen als im Sitzungszimmer, und sie beendet die Linie in den allermeisten Fällen.

Die Checkliste des Bundes kennt das Telefon nicht

arbeit.swiss, die Plattform des Staatssekretariats für Wirtschaft, führt für das Bewerbungsgespräch eine Checkliste: über dich, über den Arbeitgeber, über seine Fragen, dazu die Lohnverhandlung. Beim Arbeitgeber nennt sie ausdrücklich, was nachzuschlagen ist — Branche, Produkte oder Dienstleistungen, Marktposition, Unternehmensziele, Organisation und Anzahl Mitarbeitende. Das Telefonat kommt darin nicht vor. Wir haben die deutsche, die französische und die italienische Fassung der Seite geprüft: In keiner der drei wird das Telefon, ein telefonisches Vorgespräch oder die Erreichbarkeit erwähnt.

Das ist keine Kritik an der Seite, aber es erklärt, warum so viele Bewerbende die Runde unvorbereitet erwischt: Die offizielle Vorbereitung beschreibt einen Raum, und die erste Prüfung findet am Apparat statt. Der Ersatz ist ein einziges Blatt neben dem Telefon, das du dir selbst schreibst.

Darauf gehören: das Inserat mit deinen drei Markierungen, dein Lebenslauf mit den genauen Daten, dein frühestmögliches Eintrittsdatum, deine Lohnzahl, zwei Fragen, die du stellen willst, und ein leeres Feld für Name und Nummer der anrufenden Person. Dazu die Rahmenbedingungen, die zwar banal klingen, aber die Hälfte der schlechten Telefonate erklären: ein ruhiger Raum, Kopfhörer statt Freisprechanlage, ein geladenes Gerät und kein Gespräch im Zug.

Und wenn der Anruf im falschen Moment kommt: Es ist zulässig und völlig üblich, um einen Rückruf zu bitten und dafür ein konkretes Fenster zu nennen — «heute ab 16 Uhr» ist besser als «später». Ein Screening-Gespräch, das du im Grossraumbüro zwischen zwei Sitzungen führst, ist als Bewerbung wertlos, egal wie gut du vorbereitet bist.

Was nach dem Anruf passiert

Ein Telefoninterview endet fast nie mit einem Entscheid, sondern mit einem Ablauf. Frag deshalb am Schluss zwei Dinge: Was ist der nächste Schritt, und bis wann hörst du davon? Beides zu notieren ist wichtiger als jede Nachbereitung, weil es der einzige Punkt ist, an dem du später sachlich anknüpfen kannst, ohne zu drängen.

Wurde im Gespräch etwas versprochen — ein Zeugnis, ein Arbeitsbeispiel, ein Diplom —, schick es noch am selben Tag mit einem Dreizeiler. Der Anhang ist der eigentliche Zweck, der Dreizeiler nur die Verpackung. Eine seitenlange Zusammenfassung des Telefonats braucht niemand.

Bleibt es nach dem genannten Termin still, ist eine kurze Nachfrage angebracht und in der Regel unproblematisch. Sie bezieht sich auf das, was am Telefon abgemacht wurde, und nicht auf die Bewerbung im Allgemeinen. Und wenn es nicht weitergeht: Eine Absage nach einem Screening sagt fast nie etwas über deine fachliche Eignung aus — sie sagt etwas über vier Angaben, die verglichen wurden, und meistens war es die Verfügbarkeit oder der Lohnrahmen.