ASAP - Office Manager (m/f/d) 100%

Die Rolle des Office Managers (m/f/d) bei ASAP umfasst die Verantwortung für das tägliche Office Management und die effiziente Organisation administrativer Abläufe. Zu den Hauptaufgaben gehören die Koordination der Büroinfrastruktur, Facility-Themen, Arbeitsplatzmanagement sowie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Der Office Manager ist der Hauptansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und externe Servicepartner. Zudem organisiert er interne Meetings, Workshops, Management-Besuche und Firmenevents. Die täglichen Aufgaben umfassen auch die administrative Unterstützung von Führungskräften und Teams, die Koordination von Geschäftsreisen, Hotelbuchungen und Meetinglogistik, sowie die Verwaltung von Büromaterial, Catering und Ausstattung. Dazu gehört auch das Bestellwesen und die Lagerbestandsverwaltung. Der Office Manager bearbeitet Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Archivierungsprozesse und unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei administrativen HR-Prozessen. Die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern ist ein wesentlicher Bestandteil der Rolle. Der Office Manager arbeitet kontinuierlich an der Optimierung von Office-Prozessen und administrativen Abläufen, um ein professionelles und einladendes Arbeitsumfeld für Mitarbeitende und Gäste zu gewährleisten. Was die Stelle verlangt: - Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in einer administrativen Funktion oder als Executive Assistant - Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams) - Deutsch und Englisch in Wort und Schrift - Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten - Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten - Hohes Verantwortungsbewusstsein - Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität - Weitere Sprachen sind von Vorteil