Office Manager & Team Assistant (w/m/d)

Als Office Manager & Team Assistant bist du das organisatorische Rückgrat des Zürcher Standorts von Kienbaum, einer Beratungsfirma, die Unternehmen bei strategischen Entscheidungen unterstützt und Schlüsselpositionen besetzt. Dein Aufgabenfeld verbindet klassische Büroverwaltung mit einer ausgeprägten Gastfreundschaft, sodass das Büro nicht nur funktional, sondern auch einladend wirkt. Die Rolle verlangt ein hohes Maß an Service‑Denken, um den Spirit des Unternehmens nach innen und außen zu tragen. Im Tagesgeschäft bist du die zentrale Anlaufstelle für alle internen Abläufe. Du kümmerst dich um das Erscheinungsbild des Büros, organisierst den Empfang und begleitest Besucher von der Begrüßung bis zum Abschied. Die Koordination von Besprechungsräumen, Post, Lieferungen und allgemeinen Anfragen liegt in deiner Hand, ebenso wie die Steuerung externer Dienstleister wie Gebäudemanagement, IT‑Support, Gartenpflege und Reinigung. Zusätzlich übernimmst du das Reise‑ und Spesenmanagement, erstellst Rechnungen und legst Projekte in SAP an. Die Pflege von Kundendaten in Salesforce und SAP gehört ebenso zu deinem Portfolio wie die Unterstützung der Marketing‑Managerin bei Events, Kommunikation und Webseiten‑Updates. Für die Position wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Hotelfachschule oder ein vergleichbarer Werdegang im Hotel‑, Gastronomie‑ oder hochwertigen Servicebereich vorausgesetzt. Du musst im Besitz einer gültigen Schweizer Arbeits‑ und Aufenthaltsbewilligung (B‑ oder C‑Ausweis) sein und bereits in der Schweiz wohnen. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, ein sicherer Umgang mit MS Office sowie ein stark ausgeprägtes Dienstleistungs‑ und Hospitality‑Mindset sind unabdingbar. Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit runden das Anforderungsprofil ab. Erfahrungen mit CRM‑Systemen (z. B. Salesforce) oder SAP, Kenntnisse in Datenbank‑ bzw. ERP‑Lösungen und ein Hintergrund in Front‑Office, Guest‑Relations oder Veranstaltungsorganisation gelten als wünschenswert. Der Standort Zürich bietet ein offenes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, sowohl in Vollzeit als auch Teilzeit zu arbeiten. Als Familienunternehmen legt Kienbaum großen Wert auf gegenseitige Unterstützung, Teamspirit und eine lockere Atmosphäre. Durch die Kienbaum Akademy stehen dir zahlreiche Trainings und Wissensangebote zur Verfügung, um deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und deine Persönlichkeit zu entfalten. Was die Stelle verlangt: - KV‑Ausbildung, Hotelfachschule oder gleichwertige Qualifikation - Schweizer Arbeits‑ und Aufenthaltsbewilligung (B oder C) - Wohnsitz in der Schweiz - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Sicherer Umgang mit MS Office - Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Hospitality‑Mindset - Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit - Erfahrung mit CRM‑Systemen (z. B. Salesforce) oder SAP (nice‑to‑have) - Kenntnisse in Datenbank‑ oder ERP‑Systemen (nice‑to‑have) - Hintergrund in Front‑Office, Guest‑Relations oder Event‑Management (nice‑to‑have)