Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%)

Das Unternehmen ist ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Es sucht eine zuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit, die das Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig die Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt. Die Hauptaufgaben umfassen die Abwicklung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Fakturierung und Mahnwesen, Vorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro, Lohnbuchhaltung und Prüfung von Spesenabrechnungen. Zudem unterstützt die Rolle bei der Budgetierung, Reporting und KPIs, mit dem Ziel, diese Prozesse schrittweise zu automatisieren und zu optimieren. Administrativ sind Aufgaben wie Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, monatliche Zeitrapportierung, Organisation und Verwaltung der Büros sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags und Unterstützung bei der Planung von Team-Events und Meetings. Die Rolle erfordert eine Analyse der bestehenden Backoffice-Prozesse auf Optimierungs- und Automatisierungspotenzial, Implementierung und Betreuung neuer digitaler Tools und Technologien, Weiterentwicklung interner Prozesse, Verwaltung und Pflege von Kollaborationsplattformen sowie Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen. Die Stelle verlangt eine kaufmännische Grundausbildung oder ähnliche Berufserfahrung in Backoffice und Administration sowie eine Affinität zu IT-Themen. Ein Studium in Informatik oder Wirtschaftsinformatik ist von Vorteil. Mehrjährige Erfahrung in administrativen Bereichen und in der Digitalisierung von Prozessen oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten sind ebenfalls erforderlich. Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere mit Microsoft 365 und Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools, sind notwendig. Die Person sollte technologie-affin und analytisch sein, eine schnelle Auffassungsgabe für digitale Tools und Prozesse haben und sich nicht vor dem Einsatz von KI-basierten Anwendungen scheuen. Eine strukturierte, genaue und selbständige Arbeitsweise, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein, ist ebenfalls gefordert. Kommunikationsstärke und Teamgeist sowie eine Hands-on-Mentalität sind wichtig. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind ein Muss, gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt, und Französischkenntnisse sind von Vorteil. Die Rolle bietet eine Schlüsselrolle bei der digitalen Weiterentwicklung des Backoffice-Bereichs, ein modernes Büro in Zürich mit zeitgemäßer Infrastruktur und der Möglichkeit, teilweise remote zu arbeiten. Flexible Arbeitszeitgestaltung in einem 40–60% Pensum ist ebenfalls gegeben. Was die Stelle verlangt: - Kaufmännische Grundausbildung oder ähnliche Berufserfahrung in Backoffice und Administration - Mehrjährige Erfahrung in administrativen Bereichen - Erfahrung in der Digitalisierung von Prozessen oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten - Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse: Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint etc.) - Praxis mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools (z.B. Bexio) - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Gute Englischkenntnisse - Französischkenntnisse (nice-to-have)