Office Manager:in am Lehrstuhl für KI in Mechanik und Fertigung (m/w/d)

Der Lehrstuhl für Künstliche Intelligenz in Mechanik und Fertigung ist Teil des Instituts für Virtuelle Produktion (IVP) und gehört zum Departement Maschinenbau und Verfahrenstechnik (D-MAVT) der ETH Zürich. Die ETH Zürich ist eine führende technisch-naturwissenschaftliche Hochschule, die für ihre exzellente Lehre und Forschung bekannt ist. Der Lehrstuhl bietet ein internationales, dynamisches und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. Die Stelle als Office Manager:in ist eine Teilzeitposition mit 30-40% Arbeitszeit und ist unbefristet. Die Hauptaufgaben des Office Managers umfassen die Unterstützung des Professors und seines Teams in administrativen und organisatorischen Belangen. Dazu gehören die Verwaltung von Personalangelegenheiten, die Betreuung von akademischen Gästen, Praktikanten und Hilfsassistenten, sowie die Koordination von Ein- und Austritten. Finanzielle Mittel und Budgets des Lehrstuhls werden verwaltet, und Rechnungen, Spesenabrechnungen und Bestellungen koordiniert. Zudem plant und organisiert der Office Manager Konferenzen, Workshops und andere Veranstaltungen. Für diese Position sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation erforderlich. Erfahrung im universitären Umfeld ist wünschenswert. Der Kandidat sollte sorgfältig und strukturiert arbeiten, ein ausgeprägtes Auge für Details haben und auch in komplexen Situationen den Überblick behalten. Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf unterschiedliche Aufgaben einzustellen, sind ebenfalls wichtig. Teamfähigkeit, Sozialkompetenz und kommunikative Fähigkeiten tragen zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei. Deutschkenntnisse auf hohem Niveau und sehr gute Englischkenntnisse sind erforderlich, da die Kommunikation am Lehrstuhl vorwiegend auf Englisch erfolgt. Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil. Erfahrung im Bereich Arbeitssicherheit ist ebenfalls von Vorteil. Die ETH Zürich bietet eine Tätigkeit mit Wirkung, die sowohl in das Team des Lehrstuhls als auch in das Admin-Team des Departements eingebunden ist. Flexible Arbeitszeiten, vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Vorsorgeleistungen sind weitere Vorteile. Der Arbeitsort ist Zürich, und die Stelle ist ab dem 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung zu besetzen. Was die Stelle verlangt: - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Erfahrung im universitären Umfeld - Sehr gute Englischkenntnisse - Stilsichere Deutschkenntnisse - Erfahrung im Bereich Arbeitssicherheit (nice-to-have)