Administrative Coordinator C5I

RUAG und RUAG Real Estate beschäftigen rund dreitausend Personen, die täglich zur Sicherheit der Schweiz beitragen, indem sie die Schweizer Armee sowie weitere Einsatz‑ und Sicherheitsorgane unterstützen. In der Position des Administrative Coordinator C5I bist du zentrale Ansprechperson für Kunden und Kolleginnen und Kollegen im Büro und sorgst für reibungslose Abläufe im administrativen Umfeld. Zu deinem Alltag gehören die Planung und Koordination von internen sowie externen Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen. Du unterstützt die Führungsebene und die verschiedenen Teams bei administrativen Aufgaben, bereitest Entscheidungsgrundlagen auf, prüfst unterschiedliche Unterlagen und führst Protokolle. Darüber hinaus übernimmst du Tätigkeiten in der Personalverwaltung, im Reise‑ und Fahrzeugmanagement, im Einkauf sowie die Abwicklung von Spesenabrechnungen. Terminabsprachen, Korrespondenz und die eigenständige Leitung kleinerer Projekte zählen ebenso zu deinem Verantwortungsbereich wie die Mitwirkung an größeren Vorhaben und die aktive Mitgestaltung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Die Stelle erfordert eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; ein eidgenössischer Fachausweis als Direktionsassistent/in oder eine betriebswirtschaftliche Grundausbildung sind von Vorteil. Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz‑ oder Empfangsfunktion sowie ausgeprägte Kenntnisse in MS‑Office, insbesondere Outlook, und eine hohe IT‑Affinität werden vorausgesetzt. Du solltest selbstständig, proaktiv und belastbar arbeiten, strukturiert und gewissenhaft handeln und über ein sicheres Auftreten verfügen. Sehr gute Deutschkenntnisse sind zwingend, während Französisch‑ und Englischkenntnisse das Profil ergänzen. RUAG legt Wert auf ein ausgew