Direktionsassistent*in

Die Rolle des Direktionsassistent*in bei der Schweizer Paraplegiker-Forschung (SPF) umfasst die Unterstützung des Direktors und der Leitung Institutsmanagement in organisatorischen und administrativen Aufgaben. Die SPF ist eine Forschungseinrichtung, die sich auf die Verbesserung der Lebensqualität querschnittgelähmter Menschen durch interdisziplinäre Forschung konzentriert. Die Hauptaufgaben des Direktionsassistent*in umfassen die Koordination der Agenden des Direktors und der Leitung Institutsmanagement, einschließlich der Terminplanung, Priorisierung und Vorbereitung von Terminen. Zudem erstellt der Assistenz die notwendige Korrespondenz, Dokumente und Präsentationen in Deutsch und Englisch. Die Koordination externer Kooperationen und Netzwerkaktivitäten mit nationalen und internationalen Partnern ist ebenfalls Teil der Aufgaben. Weiterhin unterstützt der Assistenz bei der Vorbereitung und Nachbereitung wichtiger Sitzungen, einschließlich der Protokollführung und Nachverfolgung von Beschlüssen. Auch die Unterstützung bei administrativen Personalprozessen und die organisatorische Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitenden gehören zu den Aufgaben. Für die Rolle des Direktionsassistent*in sind eine kaufmännische Grundbildung oder eine gleichwertige Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion erforderlich. Erfahrung auf Geschäftsleitungs- oder Direktionsebene sowie Kenntnisse des Hochschul-, Forschungs- oder Gesundheitsumfelds sind von Vorteil. Zudem wird ein ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen vorausgesetzt, um Fristen zuverlässig einzuhalten und den Überblick bei parallelen und wechselnden Aufgaben zu behalten. Kenntnisse in Microsoft 365 und die Fähigkeit, digitale Werkzeuge gezielt zu nutzen, sind ebenfalls erforderlich. Nice-to-have skills umfassen proaktive und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise, sowie die Fähigkeit, sich selbstständig benötigte Informationen zu beschaffen und wiederkehrende Herausforderungen pragmatisch zu lösen. Auch bei hoher Arbeitsbelastung soll der Assistenz zuverlässig, überlegt und lösungsorientiert arbeiten. Die Fähigkeit, sicher und verbindlich mit Forschenden, der Verwaltung und externen Partnerorganisationen zu kommunizieren, ist ebenfalls wichtig. Integrität und ein absolut vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen sind selbstverständlich. Die Schweizer Paraplegiker-Forschung bietet eine inspirierende Atmosphäre und interdisziplinäre Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Der moderne Campus in Nottwil bietet eine ideale Arbeitsumgebung, um zur Verbesserung der Lebensqualität querschnittgelähmter Menschen beizutragen. Was die Stelle verlangt: - Kaufmännische Grundbildung oder gleichwertige Qualifikation - Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion - Erfahrung auf Geschäftsleitungs- oder Direktionsebene (nice-to-have) - Kenntnisse des Hochschul-, Forschungs- oder Gesundheitsumfelds (nice-to-have) - Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen - Kenntnisse in Microsoft 365 - Sichere mündliche und schriftliche Kommunikation auf Deutsch und Englisch