Office Manager at the Institute for Building Materials

Das Institut für Baustoffe sucht eine engagierte Person für die Rolle des Office Managers. Der Office Manager unterstützt die Geschäftsleitung durch die Verwaltung von Terminen und Kalendern, die Erstellung von Korrespondenzen, die Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern, die Organisation von Geschäftsreisen und die Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe. Zudem übernimmt der Office Manager die umfassende administrative Unterstützung, einschließlich der Verwaltung aller administrativen Aufgaben, der Personalverwaltung und -unterstützung, der finanziellen Planung und Verwaltung, der Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen und -ausflügen sowie der gelegentlichen Planung und Durchführung von Seminaren und Kolloquien. Der Office Manager arbeitet eng mit dem administrativen Team des Instituts zusammen, um Veranstaltungen zu planen und durchzuführen und eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts zu gewährleisten. Die Rolle erfordert eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation sowie mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einer Hochschulumgebung. Eine starke Detailorientierung, organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, den Überblick in komplexen Situationen zu behalten, sind ebenfalls erforderlich. Eine teamorientierte Einstellung, starke zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten sowie eine proaktive, unabhängige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sind ebenfalls gefordert. Was die Stelle verlangt: - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation. - Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung. - Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. - Sehr gute Englischkenntnisse. - Erfahrung in einer Hochschulumgebung, nice-to-have.