Prompts für die RAV-Arbeitsbemühungen und den Monatsnachweis

Prompt 1 — Den Monat in die Spalten des Formulars bringen

Der erste Prompt macht aus einem Haufen Notizen eine Tabelle, die Zeile für Zeile auf das amtliche Formular passt. Die Spaltennamen stehen wörtlich im Prompt, weil ein Assistent sonst eine eigene, hübschere Struktur erfindet — und du sie danach von Hand umbaust.

Du bist eine erfahrene Schweizer Personalberaterin und kennst das Formular «Nachweis der persönlichen Arbeitsbemühungen» (ALV 716.007).

Hier sind meine Notizen zu allen Bewerbungen im Monat [MONAT JAHR]:

[NOTIZEN, E-MAIL-BETREFFZEILEN, LINKS — einfach hineinkopieren]

Aufgabe: Bringe daraus eine Tabelle mit genau diesen Spalten, in dieser Reihenfolge:
1. Datum der Bewerbung (Tag, Monat)
2. Firma, Adresse
3. Kontaktperson, Telefon-Nr.
4. Stellenbezeichnung
5. Zuweisung RAV (ja/nein)
6. Pensum: Vollzeit oder Teilzeit in Prozent
7. Bewerbungsart: brieflich/elektronisch, persönlich oder telefonisch
8. Ergebnis: noch offen, Vorstellungsgespräch, Anstellung oder Absage
9. Absagegrund, falls bekannt

Regeln:
- Eine Zeile pro Bewerbung, chronologisch nach Datum.
- Übernimm nur, was in meinen Notizen steht. Erfinde nichts — auch keine Adresse, keine Telefonnummer und keinen Namen.
- Fehlt eine Angabe, schreibe FEHLT in die Zelle.
- Stelle am Schluss eine Liste zusammen: welche Angabe fehlt bei welcher Zeile und wo ich sie am schnellsten finde (Inserat, Bestätigungsmail, Firmenwebseite).
- Kommentiere nicht, ob die Anzahl reicht. Das entscheidet mein RAV.

Ersetze [MONAT JAHR] und den Notizblock. Wenn du im Job-Room erfasst, behalte die Reihenfolge trotzdem — die Eingabemaske fragt dieselben Angaben ab.

Prompt 2 — Die Lückenprüfung vor dem fünften Tag

Der zweite Prompt läuft am Monatsende, bevor du einreichst. Er sucht nicht nach mehr Bewerbungen, sondern nach unvollständigen Zeilen — der häufigste Grund, warum ein Nachweis zurückkommt.

Du prüfst meinen Nachweis der persönlichen Arbeitsbemühungen für [MONAT JAHR], bevor ich ihn einreiche.

Hier ist meine Liste:

[TABELLE AUS PROMPT 1]

Mit meinem RAV vereinbart sind [ZAHL] Bemühungen pro Monat.

Prüfe und gib mir drei kurze Abschnitte:

A. Vollständigkeit: Welche Zeilen haben keine Kontaktperson oder keine Telefonnummer, keine Stellenbezeichnung, kein Datum, kein Ergebnis? Nenne sie einzeln.
B. Plausibilität: Sind Datumsangaben im falschen Monat? Steht bei einer Absage kein Grund? Ist eine Zeile doppelt — dieselbe Firma, dieselbe Stelle, zweimal erfasst?
C. Zahl: Wie viele vollständige Zeilen habe ich gegenüber den vereinbarten [ZAHL]? Nenne die Differenz nüchtern, ohne Rat, was ich jetzt tun soll.

Wichtig: Schlage keine zusätzlichen Bewerbungen vor und ergänze keine Zeile. Fehlende Angaben bleiben als Frage an mich stehen.

Die vereinbarte Zahl steht in deiner Zielvereinbarung, nicht im Gesetz. Wenn sie nie ausgesprochen wurde, frag im nächsten Beratungsgespräch danach.

Prompt 3 — Qualität statt Menge, mit dem Wortlaut der Verordnung

Dieser Prompt zitiert die Verordnung im Auftrag selbst. Das ist Absicht: Ein Assistent, dem man den Massstab mitgibt, prüft dagegen — einer ohne Massstab erfindet sich einen aus amerikanischen Ratgebern.

Massstab: Artikel 26 Absatz 1 AVIV verlangt, dass sich die versicherte Person gezielt um Arbeit bemüht, in der Regel in Form einer ordentlichen Bewerbung. Eine Mindestzahl nennt das Bundesrecht nicht.

Hier sind meine Bemühungen im Monat [MONAT JAHR]:

[TABELLE]

Mein Suchprofil: [BERUF], [REGION], [PENSUM], Sprachen [NIVEAUS NACH GER, z.B. D C2, E B2, F B1].

Beurteile jede Zeile in einem Satz nach zwei Fragen:
1. War die Bemühung gezielt — passt die Stelle zu meinem Profil und meinem Suchbereich?
2. War es eine ordentliche Bewerbung — also mit Unterlagen, an eine konkrete Stelle oder Person?

Dann drei Dinge:
- Nenne die zwei bis drei Zeilen, bei denen ein RAV am ehesten nachfragen würde, und warum.
- Nenne die Zeilen, die ich als Beispiel im Beratungsgespräch zeigen würde.
- Schlage für den nächsten Monat drei konkrete Suchrichtungen vor, die zu meinem Profil passen. Keine Firmenliste, sondern Suchrichtungen: Funktion, Branche, Region.

Bewerte meine Anzahl nicht und sage mir nicht, ich solle mehr bewerben.

Der letzte Satz ist wichtig. Ohne ihn endet fast jede KI-Antwort mit «bewirb dich auf mehr Stellen» — und genau das erzeugt das Muster, das Recruiter am Monatsende sehen.

Prompt 4 — Ein Telefonat oder eine persönliche Vorsprache dokumentieren

Das Formular hat je eine Spalte für «Persönlich» und «Telefonisch». Beides zählt, wird aber selten sauber festgehalten, weil es keine Bestätigungsmail gibt. Der Prompt macht aus einer Erinnerung eine belegbare Zeile — und stellt die Rückfragen, die du sonst am Monatsende nicht mehr beantworten kannst.

Ich habe heute telefonisch oder persönlich bei einem Arbeitgeber nachgefragt und möchte das für den Nachweis der persönlichen Arbeitsbemühungen festhalten.

So lief es: [WAS PASSIERT IST — frei erzählt, Stichworte reichen]

Aufgabe:
1. Stelle mir zuerst die fehlenden Fragen, einzeln und kurz: Datum, Firma und Adresse, Name und Funktion der Person, Telefonnummer, um welche Stelle es ging, was besprochen wurde, was als Nächstes vereinbart ist.
2. Formuliere danach eine Formularzeile: Datum (Tag, Monat), Firma und Adresse, Kontaktperson und Telefon-Nr., Stellenbezeichnung, Bewerbungsart (persönlich oder telefonisch), Ergebnis.
3. Schreibe zusätzlich drei bis vier Sätze als eigene Aktennotiz für mich: was gesagt wurde, in meinen Worten, mit Datum.

Regeln: Erfinde keinen Namen, keine Nummer und keine Zusage. Was ich nicht beantwortet habe, bleibt FEHLT.

Die Aktennotiz ist nicht für das RAV, sondern für dich: Nach dem Formular sind schriftliche Unterlagen aufzubewahren und auf Verlangen einzureichen.

Prompt 5 — Das Beratungsgespräch vorbereiten

Der letzte Prompt bereitet das Gespräch vor, in dem dein Monat besprochen wird. Er darf ausdrücklich unsere Orientierungsdatei lesen, weil er dafür aktuelle Schweizer Marktangaben braucht — für alles andere kommt er ohne uns aus.

Ich habe in [TAGE] Tagen ein Beratungsgespräch beim RAV. Bereite es mit mir vor.

Meine Bemühungen im letzten Monat:

[TABELLE]

Mein Suchprofil: [BERUF], [REGION], [PENSUM], Sprachen [NIVEAUS NACH GER].

Lies https://swissjobs.app/llms.txt und nutze die dort verlinkten Schweizer Marktangaben, um einzuordnen, wie es um mein Suchfeld steht.

Gib mir:
1. Eine Zusammenfassung meines Monats in fünf Sätzen, die ich vorlesen kann — Fakten, keine Rechtfertigung.
2. Die drei Fragen, die mein RAV am ehesten stellen wird, mit je einer ehrlichen Antwort aus meinen Daten.
3. Drei Fragen, die ich selbst stellen sollte — zur vereinbarten Zahl, zu Zuweisungen, zu arbeitsmarktlichen Massnahmen.
4. Einen Punkt, bei dem ich Unterstützung verlangen darf, weil er mich sichtbar bremst.

Keine Ratschläge zur Rechtslage und keine Prognose über meine Taggelder.

Punkt 4 ist der, den die meisten weglassen. Ein Beratungsgespräch ist auch dazu da, dass du etwas verlangst.

Was eine KI hier darf — und was sie nie tun darf

Die Trennlinie ist scharf und sie ist wichtig, weil auf der falschen Seite Taggelder stehen. Eine KI darf deine Bewerbungen ordnen, Angaben aus deinen eigenen Unterlagen zusammensuchen, Lücken benennen und dich auf das Gespräch vorbereiten. Sie darf nichts einreichen, nichts unterschreiben und nichts hinzuerfinden.

Eingereicht wird an genau zwei Orten: im eService «Arbeitsbemühungen» im Job-Room oder auf dem amtlichen Formular beim RAV. Alles andere — eine Tabelle, eine Notiz-App, unser Bewerbungs-Tracker — ist eine Sammelstelle davor. Wir füllen das offizielle Formular aus deinen erfassten Bewerbungen; abgeben musst du selbst.

Und der Punkt, an dem es teuer wird: Wer unwahre oder unvollständige Angaben macht, macht sich nach den Strafbestimmungen des Arbeitslosenversicherungsgesetzes strafbar. Ein Assistent, der eine fehlende Telefonnummer «sinnvoll ergänzt», erzeugt genau das. Darum steht in jedem Prompt oben die Regel, Lücken als FEHLT stehen zu lassen.

Die Spalten sind der eigentliche Prompt

Der wirksamste Bestandteil dieser fünf Prompts ist keine kluge Formulierung, sondern eine Liste: die Spalten des Formulars, wörtlich. Das amtliche Blatt verlangt Datum der Bewerbung nach Tag und Monat, Firma mit Adresse, Kontaktperson mit Telefon-Nr., Stellenbezeichnung, ob es eine Zuweisung des RAV war, das Pensum getrennt nach Vollzeit und Teilzeit in Prozent, die Art der Bewerbung — brieflich oder elektronisch, persönlich, telefonisch — und das Ergebnis in vier Feldern: noch offen, Vorstellungsgespräch, Anstellung, Absage, dazu den Absagegrund.

Gibst du diese Liste nicht mit, erfindet der Assistent eine eigene Struktur. Sie sieht meistens gut aus und passt nirgends hin: eine Spalte «Status», eine Spalte «Notizen», das Datum als ganzes Datum statt getrennt nach Tag und Monat, das Pensum im Fliesstext. Danach baust du von Hand um, und der Zeitgewinn ist weg.

Der zweite Grund ist inhaltlich. Eine Spalte ist eine Frage, und die Fragen des Formulars sind nicht beliebig. «Kontaktperson, Telefon-Nr.» steht dort, weil eine Bemühung überprüfbar sein soll. Wer die Spalte im Prompt hat, merkt beim Ausfüllen, dass er bei drei Bewerbungen nie wusste, an wen sie ging — und kann das im laufenden Monat noch nachholen statt am fünften Tag des Folgemonats.

Warum das Pensum die Spalte ist, die am häufigsten leer bleibt

Das Formular trennt Vollzeit und Teilzeit, und bei Teilzeit will es eine Prozentzahl. Das klingt trivial, bis man nachzählt, wie oft ein Inserat diese Angabe überhaupt macht. In den offenen Inseraten auf SwissJobs.app — Lehr- und Praktikumsstellen ausgeschlossen — weisen rund drei Viertel ausdrücklich eine Vollzeitstelle aus, gut fünf Prozent eine Teilzeitstelle, und rund sechzehn Prozent nennen gar kein Pensum.

Für jede sechste Bewerbung heisst das: Die Angabe steht nicht im Kopf des Inserats, sondern irgendwo im Text — oder nirgends. Wer sie am Monatsende aus der Erinnerung rekonstruiert, rät. Deshalb fragt Prompt 1 sie explizit ab und schreibt FEHLT hinein, statt eine Zahl zu wählen, die plausibel wirkt.

Praktisch gelöst wird das nicht durch einen besseren Prompt, sondern durch den Zeitpunkt: Das Pensum notierst du am Tag der Bewerbung, wenn das Inserat noch offen ist. Danach ist es oft vom Netz — und ein Inserat, das nicht mehr existiert, ist die zweite Angabe, die am Monatsende regelmässig fehlt.

Das Formular gibt es in drei Sprachen — Inserate in mehr

Das amtliche Formular erscheint in Deutsch, Französisch und Italienisch. Eine englische Fassung führt arbeit.swiss auf der englischen Formularseite nicht: Dort steht die deutsche Version, ausdrücklich als deutsche gekennzeichnet.

Auf dem Arbeitsmarkt sieht die Sprachverteilung anders aus. Von den offenen Inseraten, deren Sprache sich bestimmen lässt, sind gut die Hälfte auf Deutsch, knapp drei von zehn auf Englisch, rund vierzehn Prozent auf Französisch und gut zwei Prozent auf Italienisch. Die Stellenbezeichnung, die du in die Spalte schreibst, stammt also in etwa jedem dritten Fall aus einem englischen Inserat.

Für den Nachweis ist das kein Problem, aber es ist eine Prompt-Frage: Sag dem Assistenten, in welcher Sprache die Tabelle entstehen soll, und lass die Stellenbezeichnung so stehen, wie sie im Inserat stand. Eine übersetzte Berufsbezeichnung erschwert die Überprüfung, und Überprüfbarkeit ist der ganze Zweck der Spalte.

Der fünfte Tag — und was der Werktag daran ändert

Die Frist steht in Artikel 26 Absatz 2 AVIV und sie ist präziser, als sie meistens zitiert wird: Der Nachweis ist für jede Kontrollperiode spätestens am fünften Tag des folgenden Monats einzureichen oder am ersten auf diesen Tag folgenden Werktag. Lässt man die Frist ohne entschuldbaren Grund verstreichen, werden die Bemühungen nicht mehr berücksichtigt — nicht gekürzt, sondern nicht berücksichtigt.

Der Zusatz mit dem Werktag ist der Teil, der Ratgebern regelmässig fehlt, und er ist der Grund, warum keiner dieser Prompts ein Datum ausrechnet. Ein Assistent, der einen Feiertag im falschen Kanton nicht kennt, rechnet dir eine Frist aus, die es nicht gibt. Das Datum holst du beim RAV oder aus dem Job-Room, nicht aus einem Sprachmodell.

Sinnvoll ist die Prüfung ohnehin früher. Prompt 2 ist als Monatsend-Routine gedacht, nicht als Rettung am fünften Tag: Eine fehlende Kontaktperson lässt sich am 30. noch beschaffen und am 5. meistens nicht mehr.

Der Fehler, den diese Prompts verhindern sollen

Es gibt ein Muster, das Schweizer Recruiter und RAV-Beratende unabhängig voneinander beschreiben, und es entsteht immer am selben Punkt im Monat. Gegen Monatsende wird nicht mehr nach einer passenden Stelle gesucht, sondern die vorgeschriebene Zahl aufgefüllt: Lebenslauf hochladen, Standardsatz anhängen, absenden, eintragen, erledigt.

Eine KI beschleunigt genau diesen Vorgang mühelos — sie kann in einer Viertelstunde acht Bewerbungen erzeugen, die nirgends hinpassen. Deshalb steht in Prompt 3 ausdrücklich, dass er die Anzahl nicht bewerten und nicht zu mehr Bewerbungen raten soll. Der Prompt ist gegen seine eigene Bequemlichkeit gebaut.

Die gesetzliche Formulierung stützt das: Verlangt sind gezielte Bemühungen, in der Regel als ordentliche Bewerbung. Eine Zahl steht nicht im Bundesrecht; sie steht in deiner Zielvereinbarung und wird vom RAV im Ermessen festgelegt. Was beurteilt wird, ist beides — dass du dich bemüht hast, und wie.

Was danach kommt: aus Bewerbungen wird das Formular

Wenn die fünf Prompts ihre Arbeit getan haben, hast du eine saubere Monatstabelle. Das Abtippen ins Formular ist der Teil, der dann noch übrig ist — und der Teil, den niemand gerne macht.

Genau dafür gibt es bei uns /arbeitsbemuehungen: Der Bewerbungs-Tracker füllt das offizielle Formular mit deinen erfassten Bewerbungen und gibt es als PDF in Deutsch, Französisch oder Italienisch aus. Das ersetzt weder den eService im Job-Room noch die Abgabe beim RAV; es ersetzt das Abschreiben.

Und wenn du gar keine Werkzeuge willst: Eine Tabelle mit den neun Spalten oben, am Tag der Bewerbung ausgefüllt, erfüllt denselben Zweck. Der Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Monatsnachweis liegt fast nie am Werkzeug, sondern daran, ob die Zeile am Tag der Bewerbung entstanden ist oder am fünften Tag danach.