So funktioniert der Bewerbungs-Tracker mit RAV-Formular

Was das Werkzeug ist: ein Ausfüller für die amtliche Datei

Der «Nachweis der persönlichen Arbeitsbemühungen» ist ein Blatt des Staatssekretariats für Wirtschaft. Auf arbeit.swiss liegt es als ausfüllbare PDF-Datei, in einer deutschen, einer französischen und einer italienischen Fassung. Diese drei Dateien sind es, die das Werkzeug benutzt — unverändert, so heruntergeladen, wie sie dort stehen.

Ausgefüllt werden die Formularfelder dieser Dateien. Was du am Ende herunterlädst, ist deshalb die amtliche Datei selbst und keine Nachzeichnung, die ihr ähnlich sieht. Für die Frage, die alle stellen — ob die Beratungsperson das akzeptiert —, ist genau das der Punkt: Sie bekommt das Dokument, das sie ohnehin kennt, mit ausgefüllten Kästchen.

Die Ansicht auf dem Bildschirm ist eine getreue Abbildung desselben Blattes. Sie dient der Vorschau und der Eingabe; ausgeliefert wird immer die amtliche Datei. Wer lieber alles von Hand ausfüllt, kann das weiterhin tun: Zeilen, die das Werkzeug nicht gefüllt hat, bleiben unberührt und lassen sich am Bildschirm oder auf Papier ergänzen.

Auf Englisch gibt es das Blatt nicht. Auch die englische Seite von arbeit.swiss führt es als deutschsprachige Datei — nachgesehen am 6. September 2026. Deshalb hat die Sprachwahl im Werkzeug nur drei Einträge, und deshalb ist sie von der Sprache der Website getrennt: Man kann die Seite auf Englisch benutzen und trotzdem ein deutsches Blatt herunterladen.

Woher jede Zeile kommt

Eine Zeile entsteht nicht im Formular, sondern im Tracker. Drei Wege führen dorthin. Erstens die Stellensuche: Wer eine Stelle merkt und sie als beworben markiert, hat die Zeile bereits. Zweitens das Erfassungsfenster für alles, was in keinem Portal entsteht — ein Telefonat, eine persönliche Vorsprache, eine Spontanbewerbung, eine Bewerbung auf ein Inserat, das anderswo stand. Drittens der Lebenslauf- und Motivationsschreiben-Editor: Wer ein Dokument für eine bestimmte Stelle fertigstellt und es dort als beworben markiert, erzeugt dieselbe Zeile mit Titel und Firma aus dem Dokument.

In das Blatt wandert dann eine Auswahl dieser Zeilen, und die Regel dafür ist eng: markiert als beworben, und das Bewerbungsdatum liegt im gewählten Monat und Jahr. Eine gemerkte, aber nie abgeschickte Stelle taucht nicht auf. Eine Bewerbung ohne Datum ebenso wenig. Innerhalb der Kontrollperiode werden die Zeilen aufsteigend nach Datum sortiert, wie auf einem von Hand geführten Blatt.

Das Datum lässt sich ändern, und das ist keine Nebensache: Wer eine Bewerbung erst Tage später erfasst, korrigiert das Datum auf den Tag des Absendens — sonst zählt sie im falschen Monat. In der Listenansicht geschieht das über das Datum der Zeile, in der Formularansicht über den ersten Reiter des Zeilenfensters, in dem auch Titel, Firma, Ort und Kontakt korrigiert werden.

Dass zwei Zeilen im selben Monat denselben Arbeitgeber nennen, ist normal und kein Fehler: 54,8 Prozent der Arbeitgeber in unserem offenen Bestand haben mehr als ein Inserat gleichzeitig offen, und auf sie entfallen 92,4 Prozent aller Inserate. Jede Bewerbung bleibt eine eigene Zeile mit eigenem Datum und eigener Stellenbezeichnung.

Was in welcher Spalte landet

Aus dem Bewerbungsdatum werden Tag und Monat in der ersten Spalte. In das grosse Feld für Firma und Adresse schreibt das Werkzeug den Arbeitgebernamen, den Ort und den erfassten Kontakt, mit Komma getrennt und in dieser Reihenfolge; leere Angaben werden weggelassen statt als Lücke ausgedruckt. In die Spalte für die Stellenbezeichnung kommt der Titel, wie er in der Zeile steht.

Der Titel ist die Stelle, an der Nacharbeit am häufigsten lohnt. Inseratstitel sind lang — im offenen Bestand liegt der Mittelwert bei rund vierzig Zeichen, und 18,3 Prozent überschreiten sechzig Zeichen, meist wegen Geschlechtskürzeln, Pensumangaben und angehängten Zusätzen. Auf dem gedruckten Blatt ist die Spalte schmal. Wer den Titel im Zeilenfenster auf die Funktion kürzt, bekommt ein lesbares Blatt.

Der Kontakt ist bewusst ein freies Feld und nicht getrennt in Name und Telefonnummer. Das Blatt sieht dafür ohnehin nur ein Feld vor, und was aus einem Inserat verfügbar ist, unterscheidet sich stark: mal eine Person mit Durchwahl, mal nur eine allgemeine Nummer, oft gar nichts.

Unter der Tabelle liegen die Zeilen für Beilagen und Datum. Beide werden über das Fussfenster gesetzt und sind Text, keine Dateiverwaltung: Das Werkzeug hängt keine Belege an und verwaltet keine. Kopien von Bewerbungsschreiben und Absagen gehören weiterhin in deine eigene Ablage.

Die Kreuze und ihre Voreinstellungen

Jede Zeile des Blattes trägt Ankreuzfelder: Zuweisung durch das RAV, Vollzeit oder Teilzeit mit Pensum, die Art der Bewerbung — schriftlich beziehungsweise elektronisch, persönlich, telefonisch — und das Ergebnis, also noch offen, Vorstellungsgespräch, Anstellung oder Absage mit Grund.

Eine automatisch entstandene Zeile startet mit drei Voreinstellungen, und sie sind bewusst die zurückhaltendste ehrliche Beschreibung einer online abgeschickten Bewerbung: Vollzeit, schriftlich beziehungsweise elektronisch, Ergebnis noch offen. Keine Zuweisung, kein Gespräch, keine Absage — nichts, was du nicht selbst gesetzt hast.

Die Voreinstellung Vollzeit trifft meistens zu, aber nicht immer: Von den Inseraten, die überhaupt eine Anstellungsart angeben, sind 6,4 Prozent Teilzeit. Ungefähr jede fünfzehnte Zeile braucht also einen Klick. Ein Klick auf die Zeile öffnet ein Fenster, in dem sich jedes Kreuz umstellen lässt, samt Pensumangabe und Absagegrund.

Diese Änderungen leben in deinem Browser, nicht in der Bewerbungszeile: Sie überstehen einen Neuladen der Seite, sind aber auf einem anderen Gerät nicht vorhanden. Wer den Nachweis regelmässig auf zwei Geräten bearbeitet, sollte das wissen — die Bewerbungen selbst wandern mit dem Konto, die Kreuze nicht.

Name, AHV-Nummer und Unterschrift

Kopf und Fuss des Blattes werden dort ausgefüllt, wo sie hingehören: Name und AHV-Nummer werden in ihre Kästchen auf der Abbildung getippt, die Kontrollperiode über das Feld «Monat und Jahr» gewählt, die Unterschrift über einen Klick auf die Unterschriftszeile gesetzt. Es gibt bewusst keine separate Einstellungskarte.

Die AHV-Nummer ist kein freies Textfeld. Sie hat dreizehn Ziffern, beginnt mit 756 und trägt am Ende eine Prüfziffer. Die Eingabe formatiert deshalb beim Tippen in die amtlichen Vierergruppen und rechnet die Prüfziffer nach. Stimmt sie nicht, erscheint ein Hinweis — die Eingabe wird aber nicht blockiert, weil das Blatt deines ist und ein roter Hinweis besser ist als ein Kampf mit einem Eingabefeld. Leer lassen und von Hand ergänzen bleibt ebenfalls möglich.

Die Unterschrift entsteht aus einem Foto oder Scan. Dunkle Tinte auf hellem Papier lässt sich an der Helligkeit jedes Bildpunkts unterscheiden, und genau das passiert: Helles wird durchsichtig, Dunkles wird zu Tinte, dazwischen liegt ein weicher Übergang, damit die Strichränder weich bleiben. Das Bild wird auf eine Breite gerechnet, die im Druck scharf bleibt und die Datei nicht aufbläht.

Die ganze Umrechnung geschieht auf deinem Gerät. Für eine Unterschrift ist das keine technische Feinheit, sondern der Grund, warum es so gebaut ist: Das Bild wird nirgendwohin geschickt. Dasselbe gilt für Name und AHV-Nummer — sie stehen in der erzeugten Datei und sonst nirgends. Misslingt das Aufsetzen der Unterschrift aus irgendeinem Grund, wird trotzdem heruntergeladen; dann unterschreibst du von Hand.

Der Download: Sprache, vierzehn Zeilen, zwei Dateien

Über der Abbildung stehen nur zwei Bedienelemente: die Sprache des Blattes und der Download. Die Sprachwahl bestimmt, welche der drei amtlichen Fassungen gefüllt wird. Sie ist von der Sprache der Website getrennt, weil die beiden Fragen verschieden sind: In welcher Sprache liest du die Seite, und in welcher Sprache erwartet dein RAV das Blatt?

Diese Trennung ist praktisch relevanter, als sie klingt. Von den Inseraten mit erkannter Sprache in unserem Bestand sind 29,2 Prozent auf Englisch verfasst, weitere 1,4 Prozent in einer anderen Sprache. Fast ein Drittel aller Bewerbungen wird also auf einem Blatt nachgewiesen, das nicht in der Sprache des Inserats geschrieben ist — der Nachweis richtet sich nach dem Kanton, nicht nach dem Arbeitgeber.

Das amtliche Blatt hat vierzehn Zeilen. Hat die gewählte Kontrollperiode mehr Bemühungen, werden mehrere Dateien erzeugt, im Dateinamen durchnummeriert, jede mit demselben Kopf. Nichts wird abgeschnitten, und nichts wird zusammengedrängt. Die Zeilenzahl ist eine Eigenschaft des gedruckten Blattes und keine Obergrenze für deine Bemühungen.

Der Dateiname trägt Jahr und Monat der Kontrollperiode. Das ist Absicht: Wer den Nachweis mehrere Monate lang abgibt, hat am Jahresende eine nach Monaten sortierte Ablage, ohne je etwas umbenannt zu haben.

Wo das Konto verlangt wird und wo die Bezahlschranke sitzt

Erfassen, ansehen und ausfüllen geht ohne Konto. Zeilen, die du ohne Anmeldung anlegst, gehören zunächst deinem Browser; sie werden übernommen, sobald du dich anmeldest, und tauchen dann im Konto auf. Wer den Browser wechselt oder seine Daten löscht, bevor er sich anmeldet, verliert sie — das ist die ehrliche Beschreibung, keine Warnung mit Hintergedanken.

Der Download ist die Stelle mit dem Tor. Ohne Konto öffnet der Klick auf «PDF herunterladen» ein Anmeldefenster; nach der Anmeldung werden die anonym erfassten Zeilen übernommen, und der angeklickte Download läuft weiter, ohne dass die Seite gewechselt oder neu geladen wird.

Der erste Download nach der Anmeldung ist frei. Erst der zweite trifft auf die Bezahlschranke: Wer keinen aktiven Zugang hat und schon einmal heruntergeladen hat, bekommt beim nächsten Mal das Fenster für den Zugang zu sehen, und nach dem Abschluss läuft der Download an derselben Stelle weiter. Wir schreiben das hier so genau auf, weil eine Beschreibung, die das Tor verschweigt, an der ersten Begegnung damit zerbricht.

Was das Werkzeug nicht tut

Es reicht nichts ein. Es gibt keine Verbindung zu einer Amtsstelle, keine Übermittlung, keine Empfangsbestätigung. Es entsteht eine Datei auf deinem Gerät; abgegeben wird sie über den Kanal, den dein RAV nennt — häufig der eService im Job-Room oder die Abgabe an der Beratungsstelle. Angerechnet ist eine Bemühung erst dort.

Es beurteilt nichts. Das Werkzeug sagt nicht, ob eine Bemühung zählt, ob ihre Zahl genügt oder ob eine Zeile gut belegt ist. Diese Beurteilung liegt bei deiner Beratungsperson und wird kantonal unterschiedlich gehandhabt. Es gibt auch keine Mindestzahl, keine Ampel und keine Bewertung einer Bewerbung.

Es erinnert nicht. Es gibt keine Meldung vor dem Monatsende und keinen Hinweis auf die Frist. Die Frist steht in der Verordnung über die Arbeitslosenversicherung: Der Nachweis ist für jede Kontrollperiode spätestens am fünften Tag des Folgemonats einzureichen — oder am ersten darauffolgenden Werktag. Wer sie verstreichen lässt, kann die Bemühungen nur mit entschuldbarem Grund noch anrechnen lassen.

Es verwaltet keine Belege. Die Zeile für Beilagen ist Text; Kopien von Bewerbungsschreiben, Empfangsbestätigungen und Absagen legst du selbst ab. Es prüft die AHV-Nummer nur rechnerisch, nicht gegen ein Register. Es setzt kein Kreuz bei einer Zuweisung durch das RAV — das weisst nur du. Und es gibt das Blatt nicht auf Englisch aus, weil es die amtliche Datei auf Englisch nicht gibt.

Schliesslich ist es nicht der einzige Weg. Der eService «Arbeitsbemühungen» im Job-Room führt die Angaben direkt in die Systeme der Arbeitslosenversicherung. Das ausgefüllte Blatt ist der Weg daneben, für alle, die auf Papier oder als Datei abgeben — und für alle, die den Monat ohnehin an einem Ort führen wollen.