Comment fonctionne le suivi des candidatures avec le formulaire ORP

Ce qu’est l’outil : un remplisseur du fichier officiel

La preuve des recherches personnelles est une feuille du Secrétariat d’État à l’économie. Sur arbeit.swiss, elle existe comme fichier PDF remplissable, en version allemande, française et italienne. Ce sont ces trois fichiers que l’outil utilise, tels quels, exactement comme ils y sont publiés.

Ce sont les champs de formulaire de ces fichiers qui reçoivent vos données. Ce que vous téléchargez à la fin est donc le fichier officiel lui-même, et non un dessin qui lui ressemble. Pour la question que tout le monde pose — mon conseiller l’acceptera-t-il — c’est précisément le point : il reçoit le document qu’il connaît déjà, cases remplies.

La feuille affichée à l’écran est une reproduction fidèle de la même page. Elle sert à la prévisualisation et à la saisie ; ce qui est livré reste le fichier officiel. Qui préfère tout remplir à la main le peut encore : les lignes que l’outil n’a pas remplies restent intactes et se complètent à l’écran ou sur papier.

La feuille n’existe pas en anglais. Même les pages anglaises d’arbeit.swiss la présentent comme un fichier en allemand — vérifié le 6 septembre 2026. C’est pourquoi le sélecteur de langue n’offre que trois entrées, et pourquoi il est séparé de la langue du site : on peut lire la page en anglais et télécharger malgré tout une feuille en allemand.

D’où vient chaque ligne

Une ligne naît dans le suivi, pas dans le formulaire. Trois chemins y mènent. La recherche d’emploi : mettre une annonce de côté, la marquer comme postulée, et la ligne existe. La fenêtre de saisie manuelle, pour tout ce qu’aucun portail n’enregistre — un appel téléphonique, une visite personnelle, une candidature spontanée, une candidature à une annonce trouvée ailleurs. Et l’éditeur de CV et de lettre de motivation : terminer un document destiné à un poste précis et l’y marquer comme postulé crée la même ligne, avec le titre et l’entreprise repris du document.

Une partie de ces lignes atteint ensuite la feuille, et la règle est étroite : marquée comme postulée, et date de candidature comprise dans le mois et l’année choisis. Un poste enregistré mais jamais envoyé n’apparaît pas. Une candidature sans date non plus. À l’intérieur de la période de contrôle, les lignes sont triées par date croissante, comme sur une feuille tenue à la main.

La date se modifie, et ce n’est pas un détail : si vous saisissez une candidature plusieurs jours après coup, corrigez la date au jour de l’envoi, sinon elle compte dans le mauvais mois. Dans la vue liste, cela se fait sur la ligne elle-même ; dans la vue formulaire, par le premier onglet de la fenêtre de ligne, où se corrigent aussi le titre, l’entreprise, la localité et le contact.

Que deux lignes du même mois nomment le même employeur est normal et non une erreur : 54,8 pour cent des employeurs de notre stock ouvert ont plus d’une annonce en ligne en même temps, et ces employeurs représentent 92,4 pour cent de toutes les annonces. Chaque candidature reste une ligne à part, avec sa date et sa description de poste.

Ce qui atterrit dans quelle colonne

La date de candidature fournit le jour et le mois de la première colonne. Dans le grand champ « entreprise, adresse », l’outil écrit le nom de l’employeur, la localité et le contact enregistré, séparés par des virgules et dans cet ordre ; ce qui manque est omis plutôt qu’imprimé comme un trou. La colonne de description du poste reprend le titre tel qu’il figure sur la ligne.

Le titre est l’endroit où une retouche rapporte le plus. Les titres d’annonces sont longs — la médiane du stock ouvert tourne autour de quarante caractères, et 18,3 pour cent dépassent soixante, le plus souvent à cause des mentions de genre, des taux d’activité et des précisions accolées. Sur la feuille imprimée, cette colonne est étroite. Raccourcir le titre à la fonction dans la fenêtre de ligne est ce qui produit une feuille lisible.

Le contact est volontairement un champ libre plutôt qu’un nom et un numéro séparés. La feuille elle-même ne prévoit qu’une case, et ce qu’une annonce livre varie énormément : parfois une personne avec une ligne directe, parfois un numéro général, souvent rien du tout.

Sous le tableau se trouvent les lignes des justificatifs et de la date. Toutes deux se règlent par la fenêtre de pied de page et sont du texte, pas une gestion de fichiers : l’outil n’attache aucun justificatif et n’en conserve aucun. Les copies de lettres et de refus restent dans votre propre classement.

Les croix et leurs réglages par défaut

Chaque ligne de la feuille porte des cases à cocher : assignation par l’ORP, plein temps ou temps partiel avec pourcentage, la forme de la candidature — par lettre ou voie électronique, visite personnelle, par téléphone — et le résultat, soit en suspens, entretien, engagement, ou réponse négative avec motif.

Une ligne créée automatiquement démarre sur trois réglages, choisis comme la description honnête la plus sobre d’une candidature envoyée en ligne : plein temps, par lettre ou voie électronique, résultat en suspens. Aucune assignation, aucun entretien, aucun refus — rien que vous n’ayez posé vous-même.

Le réglage plein temps est le plus souvent juste, mais pas toujours : parmi les annonces qui indiquent un type d’engagement, 6,4 pour cent sont à temps partiel. Environ une ligne sur quinze réclame donc un clic. Cliquer la ligne ouvre une fenêtre où chaque croix se modifie, taux d’activité et motif de refus compris.

Ces modifications vivent dans votre navigateur et non sur l’enregistrement de la candidature : elles survivent à un rechargement de la page mais sont absentes sur un autre appareil. Qui travaille sur la preuve depuis deux machines doit le savoir — les candidatures voyagent avec le compte, les croix non.

Nom, numéro AVS et signature

L’en-tête et le pied de la feuille se remplissent là où ils se trouvent : le nom et le numéro AVS se tapent dans leurs cases sur la reproduction, la période de contrôle se choisit par le champ « mois et année », la signature s’ajoute en cliquant la ligne de signature. Il n’y a volontairement aucun panneau de réglages séparé.

Le numéro AVS n’est pas un champ libre. Il compte treize chiffres, commence par 756 et se termine par un chiffre de contrôle. La saisie se met donc en forme pendant la frappe, selon les groupes officiels, et recalcule ce chiffre. S’il ne correspond pas, un avertissement apparaît — sans blocage, parce que la feuille est la vôtre et qu’un avertissement en rouge vaut mieux qu’une bagarre avec un champ de saisie. Le laisser vide et l’écrire à la main reste possible.

La signature provient d’une photo ou d’un scan. De l’encre sombre sur du papier clair se distingue à la luminosité de chaque point de l’image, et c’est exactement ce qui se passe : le clair devient transparent, le sombre devient de l’encre, avec une transition douce pour que les bords des traits restent nets. L’image est ramenée à une largeur qui reste précise à l’impression sans alourdir le fichier.

Toute cette conversion se déroule sur votre appareil. Pour une signature, ce n’est pas une finesse technique mais la raison de cette construction : l’image n’est envoyée nulle part. Il en va de même du nom et du numéro AVS — ils figurent dans le fichier produit et nulle part ailleurs. Si l’apposition de la signature échoue pour une raison quelconque, le téléchargement se fait quand même ; vous signez alors à la main.

Le téléchargement : langue, quatorze lignes, deux fichiers

Au-dessus de la reproduction, il n’y a que deux commandes : la langue de la feuille et le téléchargement. Le choix de la langue décide laquelle des trois versions officielles est remplie. Il est séparé de la langue du site parce que les deux questions diffèrent : dans quelle langue lisez-vous, et dans quelle langue votre ORP attend-il la feuille ?

Cette séparation compte davantage en pratique qu’il n’y paraît. Parmi les annonces de notre stock dont la langue est détectée, 29,2 pour cent sont rédigées en anglais et 1,4 pour cent dans une autre langue encore. Près d’un tiers des candidatures sont donc prouvées sur une feuille qui n’est pas dans la langue de l’annonce — la preuve suit le canton, pas l’employeur.

La feuille officielle compte quatorze lignes. Si la période de contrôle en contient davantage, plusieurs fichiers sont produits, numérotés dans le nom de fichier, chacun portant le même en-tête. Rien n’est coupé, rien n’est comprimé. Le nombre de lignes est une propriété de la feuille imprimée, pas un plafond pour vos recherches.

Le nom du fichier porte l’année et le mois de la période de contrôle. C’est délibéré : en remettant la preuve plusieurs mois de suite, vous obtenez un classement par mois sans avoir jamais rien renommé.

Où le compte est exigé et où se trouve la limite payante

Saisir, consulter et remplir fonctionnent sans compte. Les lignes créées sans être connecté appartiennent d’abord à votre navigateur ; elles sont reprises dès que vous vous connectez et apparaissent ensuite dans le compte. Changer de navigateur ou effacer ses données avant de se connecter les fait disparaître — c’est la description honnête, pas un avertissement intéressé.

Le téléchargement est l’endroit où se dresse la porte. Sans compte, le clic ouvre une fenêtre d’inscription ; après l’inscription, les lignes saisies anonymement sont reprises et le téléchargement demandé se poursuit, sans changement de page ni rechargement.

Le premier téléchargement après l’inscription est gratuit. Seul le deuxième rencontre la limite payante : une personne sans accès actif qui a déjà téléchargé une fois voit la fenêtre d’accès la fois suivante, et le téléchargement reprend au même endroit une fois la question réglée. Nous l’écrivons précisément parce qu’une description qui masque la porte s’effondre à la première rencontre avec elle.

Ce que l’outil ne fait pas

Il ne remet rien. Aucune liaison avec une autorité, aucune transmission, aucun accusé de réception. Ce qui apparaît est un fichier sur votre appareil ; la remise passe par le canal que votre ORP indique — souvent l’eService des recherches d’emploi sur Job-Room, ou le dépôt à l’office. Une recherche n’est prise en compte qu’une fois arrivée là.

Il ne juge rien. L’outil ne dit pas si une recherche compte, si leur nombre suffit ou si une ligne est bien étayée. Cette appréciation appartient à votre conseiller et se pratique différemment d’un canton à l’autre. Il n’y a ni minimum, ni feu tricolore, ni note attribuée à une candidature.

Il ne rappelle rien. Aucun message avant la fin du mois, aucune alerte sur le délai. Le délai figure dans l’ordonnance sur l’assurance-chômage : la preuve doit être remise pour chaque période de contrôle au plus tard le cinq du mois suivant, ou le premier jour ouvrable qui suit cette date. Passé ce délai, les recherches ne sont prises en considération qu’en présence d’une excuse valable.

Il ne gère pas les justificatifs. La ligne des justificatifs est du texte ; les copies de lettres, les accusés de réception et les refus, vous les classez vous-même. Il ne vérifie le numéro AVS que par le calcul, jamais auprès d’un registre. Il ne coche aucune assignation à votre place — vous seul savez si l’ORP vous a assigné ce poste. Et il ne produit pas la feuille en anglais, parce que le fichier officiel en anglais n’existe pas.

Enfin, il n’est pas l’unique voie. L’eService des recherches d’emploi sur Job-Room fait entrer les indications directement dans les systèmes de l’assurance-chômage. La feuille remplie est la voie qui existe à côté, pour qui remet sur papier ou sous forme de fichier — et pour qui préfère tenir tout le mois au même endroit.