Curriculum vitae Segretaria di direzione: esempio e modello
Un esempio completo di curriculum vitae svizzero per segretarie di direzione, con formulazioni che rendono misurabili le prestazioni di segretariato.
Attualmente 25 posti come Segretaria di direzione aperti in Svizzera, in 5 cantoni, di cui 8 degli ultimi 7 giorni. Etat de Fribourg - Staat Freiburg è chi pubblica di più.
Esempio di CV — modello di due pagine
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Quali titoli di studio devono figurare nel CV di una segretaria di direzione?
Indicate innanzitutto il titolo commerciale di base e poi i diplomi specifici del segretariato, come il Diploma di segretariato VSH o il Diploma commerciale VSH.
In Svizzera la base è generalmente l'EFZ di impiegata o impiegato di commercio, con indicazione del profilo (B, E o M) e del settore, ad esempio servizi e amministrazione. Se siete arrivate a questa professione per un'altra via, ad esempio dal commercio al dettaglio o dall'estero, indicate invece la qualificazione commerciale successiva: Diploma di segretariato VSH, Diploma commerciale VSH o il titolo di collaboratrice amministrativa. Per i diplomi stranieri, aggiungete un riferimento al riconoscimento da parte della SEFRI, altrimenti un servizio del personale non può valutarne l'equivalenza.
Seguono poi le formazioni continue che contano davvero per un segretariato: assistente di direzione con attestato professionale federale, collaboratrice amministrazione del personale, contabilità oppure un certificato in redazione di verbali e corrispondenza commerciale. Indicateli con istituzione e anno, non solo con il titolo. Chi punta a un segretariato nell'amministrazione pubblica trae vantaggio da corsi di gestione degli atti, archiviazione e principio di trasparenza.
Nel segretariato i diplomi linguistici meritano una riga propria, poiché la corrispondenza e il servizio telefonico si svolgono in modo bilingue. Documentate il francese o l'inglese con DELF, DALF, Cambridge o Goethe e il livello raggiunto secondo il QCER. Indicate inoltre dove avete applicato la lingua, ad esempio nella traduzione di verbali o allo sportello, perché un diploma del 2014 convince solo se accompagnato da una prova di utilizzo pratico.
Come descrivere l'esperienza professionale di segretaria con dei numeri?
Rendete visibili volume, frequenza e ambito di responsabilità, invece di limitarvi a nominare compiti generici come corrispondenza o archiviazione.
Iniziate ogni impiego con una riga di contesto: dimensione dell'azienda, per quanti superiori o collaboratori avete gestito il segretariato, lingue e settore. Un segretariato per una direzione di tre persone in una società fiduciaria è molto diverso da una reception con centrale telefonica in un'impresa di costruzioni. Questa contestualizzazione aiuta il responsabile del personale a capire se il vostro profilo di esperienza corrisponde al posto pubblicato.
Quantificate poi il vostro lavoro con grandezze tipiche del segretariato: numero di appuntamenti o viaggi all'anno, riunioni verbalizzate all'anno, chiamate al giorno, fatture emesse o contabilizzate, metri lineari di atti migrati, numero di dossier del personale gestiti o responsabilità di budget per eventi, ad esempio CHF 85'000. Integrate i miglioramenti con valori prima-dopo, ad esempio consegna dei verbali passata da 10 giorni a 48 ore o termine di pagamento passato da 41 a 29 giorni.
Indicate inoltre i sistemi con cui avete lavorato, poiché molti annunci di lavoro filtrano esattamente in base a questo: Abacus, Bexio, SAP, Outlook con diritti di delega, SharePoint, DocuWare o un sistema specialistico dell'amministrazione. Non scrivete solo il nome, ma anche il modulo e l'attività, ad esempio contabilità debitori e gestione dei richiami in Abacus. Così documentate in modo credibile il vostro livello di utilizzo ed evitate l'impressione di un semplice elenco.
Quanto deve essere lungo il CV ed è necessaria una foto?
Due pagine sono lo standard per un dossier di segretariato; una foto ritratto professionale è ancora consuetudine in Svizzera e per le funzioni di reception è addirittura attesa.
Rimanete su due pagine: la prima con i dati di contatto, il profilo, le competenze chiave e gli ultimi due impieghi, la seconda con l'esperienza ulteriore, la formazione, le lingue, le conoscenze informatiche e le referenze. Con più di quindici anni di esperienza, riassumete gli impieghi meno recenti in una riga per posizione. Utilizzate un'impaginazione sobria, poiché il vostro CV è al contempo un saggio di lavoro per quanto riguarda layout e cura: font uniforme, tabulazioni ordinate, nessun errore di digitazione.
Una foto ritratto professionale fa ancora parte del CV in Svizzera, in particolare se il posto comprende reception, sportello o contatto con la clientela. Aggiungete il luogo di domicilio, la nazionalità o il permesso (ad esempio permesso di domicilio C), l'anno di nascita e il numero di telefono nel formato 079 000 00 00. Indicazioni su confessione o stato civile non sono necessarie; un'indicazione sul grado di occupazione o sulla disponibilità a partire da una certa data è invece utile.
Il dossier completo comprende lettera di motivazione, CV, certificati di lavoro e diplomi in un unico PDF con un nome di file chiaro, ad esempio CV_Buergisser_Segretariato.pdf. Adattate il profilo e le competenze chiave a ogni annuncio e riprendete i termini utilizzati nell'inserzione, ad esempio assistenza di direzione, redazione di verbali o fatturazione. Due persone di riferimento con funzione e numero di telefono, dal cui consenso preventivo vi siete assicurate, completano il dossier.
Dove si cercano Segretaria di direzione in Svizzera
Distribuzione dei 25 posti aperti per cantone.
Numeri in tabella
| Cantone | annunci |
|---|---|
| Freiburg | 5 |
| Genf | 3 |
| Waadt | 2 |
| Bern | 2 |
| Neuenburg | 1 |
Quali lingue richiedono gli annunci
Su 19 annunci con indicazione della lingua — tra parentesi quelli che richiedono un livello professionale.
Numeri in tabella
| Lingua | annunci |
|---|---|
| francese | 19 (18) |
| tedesco | 10 (8) |
| inglese | 3 (0) |
| italiano | 1 (0) |
Chi cerca Segretaria di direzione in Svizzera
Datori di lavoro con più posti aperti. Le agenzie di collocamento sono escluse.
Numeri in tabella
| Datore di lavoro | annunci |
|---|---|
| Etat de Fribourg - Staat Freiburg | 5 |
| Spitalzentrum Biel / Centre hospitalier Bienne | 3 |
| HUG - Hopitaux Universitaires de Genève | 3 |
| MedSanté Sàrl | 2 |
| JoBBsquare Belgie | 1 |
| Hôpital du Valais | 1 |
Tempo pieno o parziale?
Come sono pubblicati i posti.
Numeri in tabella
| Percentuale | annunci |
|---|---|
| Vollzeit / plein temps | 21 |
| Teilzeit / partiel | 2 |
| Temporär | 2 |
Il CV in versione integrale
Da rileggere e riutilizzare.
Sandrine Bürgisser
Segretaria di direzione / Assistente di direzione, Diploma di segretariato VSH e Attestato professionale commerciale KV
Segretaria bilingue (tedesco/francese) con undici anni di esperienza in segretariato di direzione, reception e gestione amministrativa in PMI e in un'amministrazione pubblica. Gestisco le agende di tre membri della direzione, redigo i verbali delle riunioni secondo le regole dell'Associazione svizzera delle scuole di commercio (VSH) e curo la corrispondenza secondo la norma SN 010130 (norma svizzera per la corrispondenza commerciale). Il mio punto forte è un segretariato che funziona senza bisogno di richieste di chiarimento: controllo puntuale delle scadenze, archiviazione ordinata dei dossier secondo il piano di archiviazione e gestione discreta dei dati del personale e degli stipendi.
Cosa mi distingue
Segretariato bilingue tedesco/francese: Redigo e curo autonomamente la corrispondenza commerciale in tedesco e francese e traduco verbali di riunione, regolamenti e circolari; circa 120 documenti all'anno senza il ricorso a un'agenzia di traduzione esterna, con un risparmio di circa CHF 9'000.
Corrispondenza e verbali conformi alle norme: Tutte le lettere, le offerte e i contratti seguono la norma svizzera SN 010130, con zona d'indirizzo corretta e indirizzamento postale conforme alle direttive della Posta Svizzera; redigo verbali di decisione e verbali integrali per la direzione, il consiglio di amministrazione e la commissione del personale.
Gestione di agenda e viaggi senza doppie prenotazioni: Coordino gli appuntamenti di 3 membri della direzione in Outlook con diritti di delega, prenoto viaggi in treno e in aereo, incluso il conto clienti aziendali FFS, e redigo i conteggi spese secondo il regolamento spese interno; nel 2023 circa 180 viaggi organizzati senza alcun reclamo.
Discrezione nella gestione dei dossier del personale e degli stipendi: Gestisco contratti di lavoro, certificati di lavoro, notifiche di indennità giornaliera per malattia e documenti relativi all'imposta alla fonte nel rispetto della Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) revisionata, e lavoro con un piano di archiviazione sia fisico che digitale con termini di conservazione definiti (10 anni secondo l'art. 958f CO).
Risultati principali
Introduzione dell'archiviazione digitale. Migrazione di 14 metri lineari di dossier cartacei in un archivio strutturato su SharePoint con piano di archiviazione; tempo di ricerca per dossier ridotto da una media di 6 minuti a meno di 1 minuto, superficie d'archivio ridotta del 60 percento.
Verbali entro 48 ore. Introdotto un nuovo modello e un nuovo flusso di registrazione per le riunioni di direzione: dal 2022 i verbali di decisione sono disponibili entro 48 ore invece di 10 giorni, con 24 riunioni all'anno e una lista delle pendenze seguita al 100 percento.
Professionalizzazione della reception e della centrale telefonica. Elaborata una guida telefonica e una matrice di smistamento per 45 collaboratori; quota di chiamate correttamente smistate aumentata dal 78 al 96 percento, con circa 60 chiamate al giorno.
Esperienza professionale
Segretaria di direzione — Helvetia Nova Treuhand AG, Friburgo, 2019 - oggi
Società fiduciaria e di consulenza con 45 collaboratori, segretariato per una direzione di tre persone, ambiente bilingue tedesco/francese.
- Gestione dell'agenda per 3 membri della direzione, con circa 2'400 appuntamenti all'anno, doppie prenotazioni ridotte a zero.
- Redazione dei verbali per 24 riunioni di direzione e 4 riunioni del consiglio di amministrazione all'anno, con consegna ora entro 48 ore.
- Fatturazione di circa 1'900 note d'onorario all'anno in Abacus, gestione dei richiami fino al 2° livello; termine di pagamento medio ridotto da 41 a 29 giorni.
- Organizzazione di 6 eventi clienti all'anno con 40 a 120 ospiti ciascuno, nel quadro di un budget di CHF 85'000.
Collaboratrice di segretariato — Amministrazione comunale di Seematt (Canton Friburgo), 2015 - 2019
Cancelleria di un comune di 6'800 abitanti, sportello, controllo abitanti e segretariato del consiglio comunale.
- Servizio allo sportello e telefonico per circa 40 contatti con la clientela al giorno, in tedesco e francese.
- Preparazione e follow-up di 22 riunioni del consiglio comunale all'anno, incluso l'invio di 9 dossier ciascuna e la pubblicazione delle decisioni sul Foglio ufficiale.
- Trattamento di circa 1'200 notifiche del controllo abitanti (arrivi e partenze) all'anno, con un tasso di errore inferiore all'1 percento.
- Introduzione di moduli digitali per le notifiche; tempo di trattamento per caso ridotto del 35 percento.
Impiegata commerciale reception e segretariato — Rhoneblick Bau AG, Bulle, 2013 - 2015
Impresa di costruzioni con 70 collaboratori, reception, gestione delle offerte e supporto alla direzione lavori.
- Reception e centrale telefonica con circa 60 chiamate al giorno, quota di smistamento migliorata al 96 percento.
- Elaborazione e invio di circa 300 offerte all'anno secondo le indicazioni della direzione lavori, rispetto dei termini al 100 percento.
- Controllo di 1'400 rapporti ore all'anno come preparazione all'elaborazione salariale, richieste di chiarimento alla contabilità ridotte della metà.
- Creazione di una libreria di modelli con 25 documenti Word ed Excel, tempo di redazione delle lettere standard ridotto del 40 percento.
Formazione
Diploma di segretariato VSH, Segretariato e amministrazione — Scuola commerciale KV Friburgo · 2017
Attestato federale di capacità (EFZ), Impiegata di commercio, profilo E, settore servizi e amministrazione — Scuola professionale di Bulle · 2013
Certificato di formazione continua, Redazione di verbali e corrispondenza commerciale — Associazione impiegati di commercio Berna · 2021
Diploma di segretariato VSH (2017) · DELF B2 Francese (2016) · Certificato Protezione dei dati nel segretariato secondo la nLPD (2023) · MS Excel Advanced, ECDL Standard (2020)
Domande frequenti
- In quale lingua devo scrivere il curriculum come Segretaria di direzione?
- Il 100% degli annunci è in francese — scrivete il curriculum in francese, a meno che l'annuncio stesso sia in tedesco.
- Dove sono più richiesti gli Segretaria di direzione in Svizzera?
- Distribuito, Friburgo in testa (20%), poi Ginevra e Vaud. Oltre il confine linguistico, candidatevi con la versione giusta.
- Che livello di lingua chiedono gli annunci per Segretaria di direzione?
- francese nel 100% degli annunci che indicano un requisito, e il 95% a livello professionale. «Buone conoscenze» non basta — indicate da A2 a C2.
- Le posizioni per Segretaria di direzione sono a tempo pieno o parziale?
- 91% a tempo pieno, solo 9% a tempo parziale. Se cercate il tempo parziale, ditelo subito.
- Chi assume Segretaria di direzione in Svizzera?
- Attualmente Etat de Fribourg - Staat Freiburg, Spitalzentrum Biel / Centre hospitalier Bienne, HUG - Hopitaux Universitaires de Genève, tra gli altri. I loro annunci sono il miglior lessico per il vostro curriculum.