CV Assistante administrative: exemple et modèle
Un exemple suisse complet pour les professionnelles de l'administration - avec des réalisations mesurables en secrétariat, comptabilité créanciers et office management.
Actuellement 28 postes de Assistante administrative ouverts en Suisse, dans 5 cantons, dont 8 publiés ces 7 derniers jours. Nestlé en publie le plus.
Exemple de CV — modèle de deux pages
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Quel diplôme faut-il mentionner dans le CV d'une professionnelle de l'administration?
En Suisse, la formation commerciale de base (employée/employé de commerce EFZ) est la norme - des formations continues comme gestionnaire en comptabilité edupool.ch ou le brevet fédéral d'assistante/assistant de direction vous permettent de vous démarquer clairement.
Mentionnez votre diplôme comme les responsables RH suisses le connaissent: «employée de commerce EFZ, profil E» ou «profil M avec maturité professionnelle». Celles qui sont entrées par une école de commerce (ECG) ou une formation commerciale pour adultes comme le diplôme commercial VSH l'indiquent également en toutes lettres. Un diplôme étranger gagne en poids si vous mentionnez une reconnaissance par le SEFRI ou situez au moins son équivalence.
Montrez ensuite l'approfondissement professionnel qui correspond au poste. Pour les postes avec une composante comptable, il s'agit de gestionnaire en comptabilité (edupool.ch/veb.ch) ou du brevet fédéral en finance et comptabilité. Pour les postes d'assistanat, comptent l'assistante/assistant de direction avec brevet fédéral, la gestionnaire en administration du personnel avec modules d'assurances sociales ou un cours de rédaction de procès-verbaux. Pour les postes dans l'administration et les communes, l'expérience GEVER et les connaissances en gestion des dossiers sont des atouts.
Justifiez vos connaissances informatiques de manière concrète plutôt qu'avec «connaissances MS Office». Précisez quel logiciel ERP vous utilisez (Abacus, bexio, Sage 50, SAP, Infoniqa) et quelles fonctions Excel vous maîtrisez - tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV/RECHERCHEX, lettres types. Complétez les niveaux de langue selon le CECR avec une preuve, car à la réception et dans la correspondance, le français ou l'anglais sont souvent testés directement au téléphone.
Comment structurer mon expérience professionnelle en administration de manière convaincante?
Décrivez pour chaque poste les volumes, les systèmes et la pression des délais - c'est-à-dire le volume de pièces, le nombre d'appels, le nombre de collaborateurs suivis et votre rôle dans la clôture mensuelle.
Le travail administratif paraît vite quelconque dans un CV, car tout le monde écrit «correspondance, téléphone et classement». Rendez l'ampleur visible: 1'400 pièces créancières par an, 70 appels par jour, 180 décomptes de salaire par mois, 2'300 objets gérés. Ajoutez le contexte en une ligne - secteur, taille de l'entreprise, taille de l'équipe et à qui vous rapportiez. La lectrice reconnaît ainsi immédiatement si votre niveau d'expérience correspond au poste mis au concours.
Formulez vos réussites en comparaison avant-après. Exemples: délai de traitement d'une facture réduit de 11 à 5 jours, délai de paiement des débiteurs de 47 à 33 jours, produits d'escompte de CHF 12'400 par an, archives de 480 mètres linéaires de papier transférées dans le DMS. Le travail sur les processus compte aussi: modèles de lettres unifiés, une check-list d'accueil, un règlement de frais ou une liste des points en suspens avec un taux de traitement.
Organisez les tâches par domaines de responsabilité plutôt que chronologiquement selon le déroulement de la journée: administration financière, administration du personnel, assistanat/séances, office management. En cas de missions temporaires, regroupez plusieurs mandats sous le nom de l'agence de placement et mentionnez les entreprises d'affectation par secteur. Expliquez les lacunes de manière factuelle en une ligne - période familiale, formation continue ou recherche d'emploi avec un programme ORP - et précisez quels cours vous avez suivis durant cette période.
Quelle doit être la longueur du CV, et une photo est-elle nécessaire?
Deux pages sont la norme suisse, une photo de portrait professionnelle reste habituelle dans les métiers administratifs et pratiquement attendue.
Limitez-vous à deux pages A4, au maximum trois si vous avez plus de 15 ans d'expérience. Les postes plus anciens (à partir d'environ 15 ans) sont regroupés dans une liste succincte. Une structure qui a fait ses preuves en Suisse: coordonnées, profil succinct, expérience professionnelle (la plus récente en premier), formation, formations continues, connaissances informatiques, langues, références. Utilisez une police uniforme, des dates claires au format MM/AAAA et le PDF comme format de fichier avec un nom explicite.
La photo se place en haut à droite, doit être récente, en tenue professionnelle et sur fond neutre - les selfies et les photos de vacances vous coûtent l'entretien. Les indications sur l'état civil ou la confession ne sont pas nécessaires; l'année de naissance et la nationalité, respectivement le permis de séjour (C, B, G), sont en revanche habituelles, car elles clarifient l'aptitude à être engagé. Pour les frontalières et frontaliers, une ligne sur le permis et le trajet domicile-travail est utile.
Ajoutez à la fin trois points presque toujours demandés dans le domaine administratif: taux d'activité souhaité (par exemple 80-100%), date d'entrée possible respectivement délai de résiliation, et références «sur demande». Les indications salariales n'ont pas leur place dans le CV, mais dans l'entretien ou - si demandé - dans la lettre de motivation, par exemple sous forme de fourchette cible de CHF 78'000 à CHF 85'000 pour un taux d'activité à plein temps. Les certificats de travail et les diplômes sont joints en PDF séparé, pas insérés au milieu du CV.
Où les Assistante administrative sont recherchés en Suisse
Répartition des 28 postes ouverts par canton.
Chiffres sous forme de tableau
| Canton | annonces |
|---|---|
| Genf | 4 |
| Zürich | 3 |
| Zug | 1 |
| Basel-Stadt | 1 |
| Schaffhausen | 1 |
Quelles langues les annonces exigent
Sur 23 annonces mentionnant une langue — entre parenthèses, celles exigeant un niveau professionnel.
Chiffres sous forme de tableau
| Langue | annonces |
|---|---|
| anglais | 20 (18) |
| allemand | 14 (11) |
| français | 11 (6) |
Qui recherche des Assistante administrative en Suisse
Employeurs avec le plus de postes ouverts. Les agences de placement sont exclues.
Chiffres sous forme de tableau
| Employeur | annonces |
|---|---|
| Nestlé | 3 |
| CERN | 2 |
| Kinderspital Zürich | 2 |
| European Broadcasting Union (EBU) | 2 |
| RUAG | 1 |
| msiexpress | 1 |
Temps plein ou temps partiel ?
Comment les postes sont publiés.
Chiffres sous forme de tableau
| Taux | annonces |
|---|---|
| Vollzeit / plein temps | 19 |
| Teilzeit / partiel | 2 |
| Temporär | 2 |
Le CV en texte intégral
À relire et à reprendre.
Lena Brunner-Hodel
Gestionnaire administration / assistante d'équipe, employée de commerce EFZ avec brevet fédéral d'assistante de direction
Professionnelle de l'administration avec 9 ans d'expérience en secrétariat, réception et gestion administrative commerciale dans des PME de 40 à 180 collaborateurs. Je gère les processus créanciers et débiteurs dans Abacus, rédige la correspondance selon les règles de présentation SN 010130 et rédige les procès-verbaux des séances de direction avec ordre du jour et liste des points en suspens. Résistante à la charge de travail multiple, habituée aux délais de clôture mensuelle et aux dossiers de personnel confidentiels.
Ce qui me distingue
Processus créanciers de A à Z: De la réception des factures au contrôle de visa selon le règlement des compétences jusqu'au paiement par DTA/pain.001 dans Abacus - y compris le codage TVA selon la méthode du taux de la dette fiscale nette et la méthode effective.
Correspondance commerciale au niveau des normes: Lettres, offres et rappels selon la norme SN 010130 ainsi que des jeux de modèles dans Word avec styles et champs de fusion - 14 modèles harmonisés pour trois sites.
Administration du personnel avec lien aux assurances sociales: Annonces d'entrée et de sortie à la caisse de compensation et à la caisse de pension, déclarations d'accident LAA à la Suva, décomptes d'impôt à la source et demandes d'allocations familiales pour 180 collaborateurs.
Un ordre qui résiste aux révisions: Structure des dossiers et conservation selon l'art. 958f CO (10 ans) numérisées, classement dans le DMS avec métadonnées - l'organe de révision n'a relevé aucune remarque en 2023 dans le domaine du classement des pièces.
Réalisations clés
Délai de traitement des factures réduit de 6 jours. Introduction d'un workflow de visa numérique dans le DMS: délai de traitement de la réception de la facture à la libération du paiement réduit de 11 à 5 jours ouvrables, ce qui a permis de réaliser CHF 12'400 d'escompte par an.
Gestion des rappels structurée. Mise en place d'un processus de rappel à trois niveaux planifié dans Abacus et introduction du recouvrement téléphonique: délai moyen de paiement des débiteurs (DSO) réduit de 47 à 33 jours, postes ouverts de plus de 90 jours réduits de 62%.
Coûts de bureau réduits. Nouvel appel d'offres pour le matériel de bureau, le nettoyage et les réservations de voyage, consolidé en deux contrats-cadres: coûts annuels réduits de CHF 96'000 à CHF 81'500, sans baisse de prestations.
Expérience professionnelle
Gestionnaire administration & assistante de direction — Lindmatt Technik AG, Winterthour, 03/2021 - aujourd'hui
PME industrielle de 180 collaborateurs répartis sur trois sites; équipe de deux personnes en administration, rattachement direct au CFO.
- Traitement de 1'400 pièces créancières et 900 factures débitrices par an dans Abacus, taux d'erreur du codage TVA inférieur à 0,5%.
- Préparation et rédaction du procès-verbal de quatre séances de direction par mois: ordre du jour, envoi des documents 5 jours à l'avance, liste des points en suspens avec 96% de traitement dans les délais.
- Gestion du temps de travail et des absences pour 180 collaborateurs, annonce de 210 cas d'accident et de maladie par an à la Suva et à l'assurance indemnités journalières.
- Mise en place d'un processus d'accueil (onboarding) avec une check-list de 22 points; réduction d'environ 40% des questions des nouveaux collaborateurs durant la première semaine.
Employée de commerce, service interne et réception — Vogtsberg Immobilien GmbH, Zurich, 08/2017 - 02/2021
Gérance immobilière de 60 collaborateurs gérant 2'300 objets locatifs; premier contact pour les locataires et les entreprises artisanales.
- Gestion de la centrale téléphonique avec environ 70 appels par jour, 85% des demandes traitées entièrement sans transfert.
- Préparation prête à l'envoi de 1'100 adaptations de loyer et décomptes de charges par an, taux de réclamations en retour inférieur à 3%.
- Migration d'archives de 480 mètres linéaires vers le classement DMS; temps de recherche des contrats de bail réduit d'environ 12 à moins de 2 minutes.
- Encadrement technique de deux apprenties de commerce en profil E, toutes deux ayant réussi la procédure de qualification.
Employée de commerce EFZ, secrétariat et traitement des commandes — Seematt Verlag AG, Zurich, 08/2013 - 07/2017 (apprentissage inclus 2013-2016)
Maison d'édition spécialisée de 40 collaborateurs; rotation entre secrétariat, gestion des abonnements et comptabilité.
- Administration de 6'500 abonnements, facturation annuelle d'environ CHF 780'000 déclenchée dans les délais.
- Traitement d'environ 55 commandes par jour en moyenne et établissement des documents d'expédition, taux de réclamations inférieur à 1%.
- Révision des modèles Word et Excel pour l'envoi aux clients, réduction d'environ 30% du temps de saisie par lettre type.
Formation
Brevet fédéral, Assistante de direction — Handelsakademie Rütiberg, Zurich · 2023
Diplôme edupool.ch/veb.ch, Gestionnaire en comptabilité — Kaufmännischer Verband Winterthur · 2019
Certificat fédéral de capacité (EFZ), Employée de commerce, profil E (services et administration) — Berufsfachschule Limmattal, Dietikon · 2016
Gestionnaire en administration du personnel et assurances sociales (2022) · ECDL/ICDL Advanced: Word et Excel (2020) · Certificat utilisatrice Abacus créanciers et trafic des paiements (2021) · BLS-AED-SRC complet, secouriste d'entreprise (2024)
Questions fréquentes
- Dans quelle langue rédiger mon CV en tant que Assistante administrative ?
- 65% des annonces sont en anglais, 30% en allemand. Dans ce métier, deux versions se justifient.
- Où les Assistante administrative sont-ils le plus recherchés en Suisse ?
- Réparti, Genève en tête (14%), puis Zurich et Zoug. Au-delà de la frontière linguistique, postulez avec la bonne version.
- Quel niveau de langue exigent les annonces de Assistante administrative ?
- anglais dans 87% des annonces qui précisent une exigence, dont 90% au niveau professionnel. « Bonnes connaissances » ne suffit pas — indiquez A2 à C2.
- Les postes de Assistante administrative sont-ils à plein temps ou à temps partiel ?
- 90% à plein temps, seulement 10% à temps partiel. Si vous cherchez un temps partiel, dites-le tôt.
- Qui recrute des Assistante administrative en Suisse ?
- Actuellement Nestlé, CERN, Kinderspital Zürich, entre autres. Leurs annonces sont le meilleur lexique pour votre CV.