Come si svolge un colloquio telefonico?

Le quattro verifiche e i numeri da tenere davanti

Un colloquio telefonico non è un colloquio in miniatura: è un filtro. Sta all’inizio della procedura, è quasi sempre condotto dalle risorse umane o da un’agenzia e ha un unico scopo: ridurre una lista di venti nomi a cinque senza che nessuno debba prenotare una sala riunioni. Non ci si va per convincere, ci si va per non essere esclusi. Le lunghe dimostrazioni tecniche non servono, perché chi è all’altro capo spesso non può valutarle e non è chiamato a farlo.

La prima verifica è la più noiosa: i tuoi dati reggono? Date di impiego, grado di occupazione, domicilio, statuto di soggiorno, termine di disdetta. Tieni davanti a te l’annuncio e il tuo curriculum. Sembra banale, ma l’incidente più frequente al telefono è non saper indicare la propria data di uscita, perché la candidatura risale a sei settimane fa e nel frattempo ne sono partite altre dodici.

La seconda riguarda la disponibilità e richiede una data, non una sensazione. L’articolo 335c CO fissa il termine di disdetta a un mese durante il primo anno di servizio, a due mesi dal secondo al nono anno compreso e a tre mesi in seguito, ogni volta per la fine di un mese. Questi termini possono essere modificati per accordo scritto; possono scendere sotto il mese soltanto per contratto collettivo e soltanto nel primo anno di servizio. Calcola una volta, prima della telefonata, la tua data d’entrata più vicina e scrivila sul foglio accanto al telefono.

La terza riguarda il salario. Al telefono la domanda arriva presto e con tono innocuo, perché è il motivo di esclusione più economico dell’intera procedura. Fissa in anticipo un importo o una fascia stretta, lordo annuo, precisando se comprende una tredicesima. «Ne parlerei volentieri più avanti» è una risposta legittima, ma in un turno di preselezione fa perdere il posto più spesso di quanto salvi margine di trattativa. La quarta verifica, la lingua, merita un capitolo a sé.

La lingua è la parte che non si prepara

Quasi tre quarti degli annunci attivi nel nostro indice nominano esplicitamente una lingua. Fra quelli che chiedono il tedesco, l’88,9 per cento lo vuole a livello professionale, l’8,2 per cento accetta il livello conversazionale, il 2,5 per cento chiede la madrelingua e lo 0,4 per cento si accontenta di conoscenze di base. L’inglese è appena più clemente, con l’86,2 per cento a livello professionale. Chi ha indicato nel curriculum un livello che padroneggia solo leggendo e scrivendo se ne accorge, di regola, al terzo minuto di telefonata.

Le lingue latine sono le più tolleranti. Fra gli annunci che chiedono il francese, il 73,1 per cento vuole il livello professionale, il 16,8 per cento si accontenta della conversazione e il 4,5 per cento di conoscenze di base. Per l’italiano si scende al 59,8 per cento professionale, con il 19,7 per cento conversazionale e il 12,9 per cento di base: l’italiano è così l’unica lingua nazionale per cui un livello incompleto basta regolarmente e in modo esplicito. Se il tuo italiano è incerto ma reale, conviene affrontarlo durante la telefonata invece di aggirarlo.

In concreto significa tre gesti. Indica in quale lingua preferisci parlare quando ti propongono l’orario, o almeno chiedi quale verrà usata. Prepara tre frasi parlate per ogni lingua richiesta: cosa fai oggi, cosa facevi prima, perché proprio questo annuncio. Non serve altro, perché non si misura il tuo lessico ma se ti blocchi. E dichiara il tuo livello con onestà: una correzione fatta al telefono costa poco, un’esagerazione scoperta in sede di colloquio chiude la procedura.

Il caso particolare, per chi si candida nella Svizzera tedesca, è il dialetto. Lo svizzero tedesco non compare quasi mai come requisito autonomo nelle indicazioni linguistiche che rileviamo: ciò che viene chiesto è il tedesco standard. Può comunque capitare di essere salutati in dialetto. Chiedere gentilmente di proseguire in tedesco standard è consueto in una procedura di selezione e quasi mai viene messo a carico del candidato; tirare a indovinare su un dialetto capito a metà costa invece i primi minuti della conversazione.

Chi chiama, e perché cambia le domande da fare

Circa il dodici per cento degli annunci attivi nel nostro indice compare sotto il nome di un’agenzia, di una consulenza del personale o di una piattaforma di reclutamento, e non sotto quello dell’azienda in cui si lavorerebbe. In questa parte del mercato la telefonata non è una tappa della procedura: ne è l’inizio. L’intermediario ha un profilo descritto da un mandante e deve accertare che tu vi corrisponda prima ancora di trasmettere il dossier.

Questo cambia ciò che vale la pena chiedere. Un intermediario ti dirà in modo attendibile quanti turni sono previsti, chi decide, entro quando cade la decisione e in quale fascia salariale si muove il mandante. Di regola non potrà dirti come lavora il team, come è organizzato l’inserimento o perché il posto è libero, perché non ci ha mai messo piede. Quelle domande non sono perse: appartengono al turno successivo. È altrettanto legittimo chiedere già al telefono per quale azienda si sta selezionando, anche se la risposta non è garantita.

Se invece chiama il servizio del personale del datore di lavoro, la conversazione è più strutturata e più aderente all’annuncio. Tieni le risposte fra i sessanta e i novanta secondi. Parlare cinque minuti di fila in preselezione non dà un’impressione di accuratezza ma di difficoltà a essere valutati — e chi chiama ha ancora sei numeri in lista quel pomeriggio.

In entrambi i casi, annota nome e numero di chi chiama prima che la conversazione entri nel merito. È l’unico dato che ti servirà con certezza dopo e che meno di ogni altro riuscirai a ricostruire.

Cosa può essere annotato e cosa registrato

Per il rapporto di lavoro in corso, l’articolo 328b CO traccia un confine netto: il datore di lavoro può trattare dati concernenti il lavoratore soltanto in quanto si riferiscano all’idoneità lavorativa o siano necessari all’esecuzione del contratto di lavoro; per il resto valgono le disposizioni della legge federale del 25 settembre 2020 sulla protezione dei dati. Il criterio dell’idoneità al posto è anche la pietra di paragone più utile per una telefonata di preselezione: ciò che non ha alcun rapporto con il lavoro non ha nulla da fare negli appunti.

Sulla registrazione il testo è ancora più netto. L’articolo 179ter del Codice penale punisce chi, senza l’assenso degli altri interlocutori, registra su un supporto del suono una conversazione non pubblica cui partecipa; la pena, a querela di parte, è detentiva sino a un anno o pecuniaria. Chi ascolta o registra dall’esterno una conversazione fra altre persone ricade invece nell’articolo 179bis, con una pena fino a tre anni. In pratica: un’azienda che voglia registrare o far trascrivere automaticamente una telefonata di preselezione deve chiedertelo, e nemmeno tu puoi registrare di nascosto, neppure «per uso personale».

Se ti viene annunciata una registrazione, il tuo consenso è una decisione e non una formalità. Puoi chiedere per quanto tempo verrà conservata e chi la ascolterà, e puoi rifiutare. Gli appunti scritti a mano da chi chiama sono un’altra cosa: quelli sono sempre ammessi, con il solo limite del diritto della protezione dei dati.

Se arriva una domanda che palesemente non ha nulla a che vedere con l’idoneità al posto, la risposta più efficace e più cortese al telefono è una controdomanda: «in che modo riguarda la posizione?» Non fa perdere la faccia a nessuno, al telefono è più facile da porre che seduti a un tavolo e nella grande maggioranza dei casi chiude l’argomento.

La lista di controllo della Confederazione non conosce il telefono

arbeit.swiss, la piattaforma della Segreteria di Stato dell’economia, pubblica una lista di controllo per il colloquio di lavoro: su di te, sul datore di lavoro, sulle sue domande e sulla trattativa salariale. Per il blocco dedicato al datore di lavoro nomina con precisione cosa cercare — settore, prodotti o servizi, posizione di mercato, sito e immagine dell’impresa, obiettivi e organizzazione aziendale, numero di dipendenti. La telefonata non c’è. Abbiamo controllato la versione tedesca, francese e italiana della pagina: in nessuna delle tre compaiono il telefono, un primo contatto telefonico o la reperibilità.

Non è un rimprovero alla pagina, ma spiega perché tanti candidati arrivano impreparati a questo turno: la preparazione ufficiale descrive una stanza, mentre il primo esame avviene su una cornetta. Il sostituto è un unico foglio accanto al telefono, che scrivi tu.

Sopra ci vanno: l’annuncio con i tuoi tre passaggi evidenziati, il curriculum con le date esatte, la data d’entrata più vicina, il tuo importo salariale, due domande che intendi porre e uno spazio vuoto per nome e numero di chi chiama. Poi le condizioni materiali, che sembrano banali ma spiegano metà delle telefonate andate male: una stanza silenziosa, cuffie invece del vivavoce, un apparecchio carico e nessuna chiamata presa in treno.

E se la chiamata arriva nel momento sbagliato, chiedere di essere richiamati è ammesso e del tutto abituale, a condizione di indicare una fascia precisa: «oggi dalle 16» vale più di «più tardi». Una preselezione affrontata in un ufficio open space fra due riunioni non vale nulla come candidatura, per quanto tu ti sia preparato.

Dopo la telefonata

Un colloquio telefonico non finisce quasi mai con una decisione, ma con una procedura. Alla fine poni quindi due domande: qual è il passo successivo ed entro quando avrai notizie. Annotare entrambe conta più di qualsiasi resoconto, perché è l’unico punto su cui potrai tornare in seguito in modo fattuale, senza dare l’impressione di incalzare.

Se durante la telefonata è stato promesso qualcosa — un certificato di lavoro, un esempio di lavoro, un diploma — invialo lo stesso giorno con tre righe di accompagnamento. L’allegato è lo scopo, le tre righe sono solo la confezione. Nessuno ha bisogno di un riassunto della conversazione lungo una pagina.

Se il termine annunciato passa in silenzio, un breve sollecito è opportuno e raramente viene preso male, perché si riferisce a quanto concordato al telefono e non alla candidatura in generale. E se non si va oltre: un rifiuto dopo una preselezione non dice quasi nulla sulla tua idoneità professionale. Dice qualcosa su quattro dati messi a confronto, e nella maggior parte dei casi a decidere sono stati la disponibilità o la fascia salariale.