Secrétaire de médecin chef du service de la gynécologie - 100%

En tant que Secrétaire du médecin chef du service de gynécologie, vous rejoindrez les Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG), un établissement de référence comptant plus de 13 000 collaborateurs et couvrant 160 métiers. Vous serez rattaché(e) au Département de la femme, de l’enfant et de l’adolescent, dont la mission est d’offrir des soins de qualité aux femmes, aux nouveau‑nés, aux enfants et aux adolescents jusqu’à 16 ans, tout en développant des prestations de pointe et des pôles de compétence spécialisés. Au quotidien, vous assisterez le médecin chef dans la gestion administrative du service, tant sur le plan clinique que académique et de la recherche. Vous organiserez les rendez‑vous, les séances et les séminaires, en assurant la tenue de son agenda électronique. Vous préparerez les dossiers, rédigerez les comptes‑rendus de séances et coordonnerez le suivi des décisions prises, tout en gérant la correspondance de façon autonome. Vous prendrez en charge la gestion des horaires (VRH) des médecins cadres, chefs de clinique et internes, la gestion des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques, ainsi que le suivi du budget du service et de la recherche. Vous assurerez également la logistique du secrétariat (commandes, demandes d’engagement, remboursements, formation) et la coordination administrative des consultations, incluant la gestion des plannings, la préparation des dossiers médicaux et la liaison avec les patientes, les médecins et les différents intervenants. Le poste exige une formation commerciale ou administrative (type maturité, CFC) complétée par un brevet fédéral d’assistant(e) de direction ou une formation équivalente. Une expérience réussie d’au moins cinq ans dans un secrétariat de direction, idéalement dans le secteur médical ou de la santé publique, est requise. Vous devez maîtriser la terminologie médicale, parler couramment le français à l’oral comme à l’écrit, et posséder un anglais de niveau C1 tant à l’oral qu’à l’écrit. La certification ECDL Advanced (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Web) est également demandée. Des atouts supplémentaires comprennent la connaissance d’une troisième langue, ainsi que la maîtrise des logiciels internes aux HUG (VRH, DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe). Le poste est à 100 % en CDD de 12 mois, renouvelable, avec un taux d’activité de 100 % et une classe de fonction 13. Vous intégrerez une équipe de secrétaires médicales où la proximité et la continuité de service sont valorisées, et vous bénéficierez d’un environnement stimulant au cœur d’un service multidisciplinaire reconnu pour son excellence clinique et sa recherche. Ce que le poste demande : - Formation commerciale ou administrative (maturité, CFC) - Brevet fédéral d’assistant(e) de direction ou équivalent - Minimum 5 ans d’expérience similaire - Connaissance de la terminologie médicale - Maîtrise parfaite du français oral et écrit - Anglais niveau C1 oral et écrit - Certification ECDL Advanced (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Web) - Connaissance d’une troisième langue (atout) - Maîtrise des logiciels internes HUG (VRH, DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe) (atout)