Assistante ou Assistant de gestion au Département de médecine aiguë - 100%

Les Hôpitaux Universitaires de Genève, établissement de plus de 13 000 collaborateurs et reconnu à l’échelle nationale et internationale, ouvrent un poste d’Assistant(e) de gestion au sein du Département de médecine aiguë. Ce département, qui regroupe anesthésiologie, pharmacologie et toxicologie cliniques, soins intensifs et urgences, collabore quotidiennement avec l’ensemble des services des HUG pour garantir une prise en charge optimale des patients. Le poste, à temps plein (100 %) et en CDI, dépend du Responsable administratif et financier du département. Au quotidien, la personne recrutée sera la référence pour la gestion des fonds de tiers. Elle effectuera des opérations comptables telles que la facturation aux tiers, les écritures de reclassement et les requêtes de paiement. Elle assistera le RAF dans les tâches administratives (accueil téléphonique, traitement du courrier, organisation des réunions) et contrôlera la conformité des demandes de remboursement de frais et de formation. Sous délégation, elle vérifiera les factures, autorisera les paiements aux fournisseurs, validera les commandes et assurera le suivi de la facturation ambulatoire à l’aide de tableaux de bord partagés avec les centres d’admission, les médecins et les secrétariats. Elle participera également aux projets internes ou institutionnels du département. Le profil recherché doit posséder un CFC d’employé(e) de commerce, une maturité professionnelle commerciale/économique ou une formation jugée équivalente, ainsi qu’une expérience réussie de trois à cinq ans dans un poste similaire de gestion administrative et financière. La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook ou Web) est indispensable, avec la certification ECDL exigée (niveau de base pour Word et PowerPoint, avancé pour Excel). Le candidat doit démontrer d’excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités, de rigueur dans le respect des procédures, ainsi qu’une grande discrétion et le respect du secret professionnel. Un fort esprit d’équipe, une orientation service/qualité, une autonomie prononcée et un sens aigu des responsabilités sont également attendus. En plus des exigences obligatoires, la connaissance de l’ERP CEGID et des logiciels spécifiques aux HUG (DPA, DPI, eProcess, GRECO, Opale) constitue un atout apprécié. Le poste débute dès que possible, avec un taux d’activité complet et un classement fonctionnel de niveau 11. Les candidatures doivent être soumises via la plateforme de recrutement, accompagnées d’une lettre de motivation, d’un CV, des copies des diplômes et des deux derniers certificats de travail. Les HUG encouragent les candidatures provenant de l’Office cantonal de l’emploi dans le cadre de leur lutte contre le chômage. Ce que le poste demande : - CFC employé(e) de commerce ou formation équivalente - 3 à 5 ans d’expérience en gestion administrative/financière - Certification ECDL : base Word/PowerPoint, avancé Excel - Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, Outlook/Web - Excellentes capacités d’organisation et gestion des priorités - Rigueur et respect des normes et procédures - Discrétion et respect du secret professionnel - Aptitude au travail en équipe, sens du service - Connaissance de l’ERP CEGID et logiciels HUG (nice‑to‑have)