Lebenslauf Assistentin: Beispiel und Vorlage
So sieht ein überzeugender Schweizer Lebenslauf für Assistenzfunktionen aus - vom Empfang bis zur Direktionsassistenz mit eidg. Fachausweis.
Aktuell 15 offene Stellen als Assistante in der Schweiz in 3 Kantonen, davon 1 aus den letzten 7 Tagen. Am meisten ausgeschrieben hat Coop.
Lebenslauf-Beispiel — zweiseitige Vorlage
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Welcher Abschluss gehört in den Lebenslauf einer Assistentin?
Nennen Sie zuerst den höchsten anerkannten Abschluss - in der Schweiz meist Kauffrau EFZ, ergänzt um einen eidg. Fachausweis in der Direktions- oder Führungsassistenz.
Die Basis bildet in den meisten Stellenausschreibungen die kaufmännische Grundbildung: Kauffrau oder Kaufmann EFZ, idealerweise Profil E oder M, alternativ ein Handelsdiplom VSH oder die Handelsmittelschule. Schreiben Sie das Profil und die Lehrbranche aus, also zum Beispiel "Kauffrau EFZ, Profil E, Branche Dienstleistung und Administration", denn Personalverantwortliche lesen daraus Ihre administrative Grundausbildung heraus.
Wer auf Geschäftsleitungsstufe arbeiten will, weist einen eidg. Fachausweis aus - typischerweise Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis oder Führungsfachfrau mit eidg. Fachausweis. Ergänzend punkten Sie mit Zertifikaten wie Sachbearbeiterin Rechnungswesen oder Personalwesen von edupool.ch, einem Zertifikat in Protokollführung oder einem HR-Assistenz-Zertifikat. Setzen Sie Abschlussjahr und Ausbildungsinstitution dazu, damit die Angaben überprüfbar bleiben.
Sprachnachweise gehören bei Assistenzstellen zwingend belegt: Cambridge C1 Advanced, BEC Higher, DELF B2 oder C1, CELI oder ein Sprachaufenthalt mit Zertifikat. Vermeiden Sie Selbsteinschätzungen wie "gut in Wort und Schrift" und nutzen Sie stattdessen die GER-Stufen A1 bis C2. Wenn Sie regelmässig französische oder englische Korrespondenz verfassen, erwähnen Sie das Volumen - etwa 400 Dokumente pro Jahr - direkt bei der jeweiligen Rolle.
Wie beschreibe ich meine Berufserfahrung als Assistentin überzeugend?
Zeigen Sie Verantwortungsumfang in Zahlen: Anzahl unterstützter Führungspersonen, Sitzungen, Belege, Dossiers oder Budgetgrössen statt allgemeiner Aufgabenlisten.
Beginnen Sie jede Position mit einer Kontextzeile: Branche, Unternehmensgrösse und wen Sie unterstützt haben. "Assistenz für CEO, CFO und zwei Bereichsleitungen in einem Treuhandunternehmen mit 120 Mitarbeitenden" sagt mehr als "allgemeine Sekretariatsarbeiten". Danach folgen drei bis vier Punkte mit messbaren Ergebnissen - etwa 60 Sitzungen pro Quartal, 1'800 Kreditorenbelege pro Jahr oder ein Eventbudget von CHF 85'000.
Formulieren Sie berufstypische Tätigkeiten präzise: Traktandenlisten erstellen, Unterlagen für Verwaltungsratssitzungen aufbereiten, Beschlussprotokolle verfassen, Pendenzen nachverfolgen, Spesen nach internem Spesenreglement prüfen, Kreditoren mit QR-Rechnung im ISO-20022-Lauf vorbereiten, Dossiers nach Aktenplan ablegen und Aufbewahrungsfristen nach OR Art. 958f einhalten. Solche Begriffe zeigen, dass Sie das Handwerk beherrschen, und werden auch von Bewerbungsmanagement-Systemen erkannt.
Nennen Sie Ihre Systeme konkret und in der Version, mit der Sie gearbeitet haben: Abacus, Bexio oder SAP für Kreditoren und Spesen, Microsoft 365 mit SharePoint und Teams für Ablage und Zusammenarbeit, Umantis oder ein anderes HR-Tool für Onboarding, dazu Zeiterfassung und CRM. Ergänzen Sie eine Zeile zu Diskretion und Datenschutz nach revDSG - auf GL-Stufe ist der Umgang mit vertraulichen Lohn-, Vertrags- und Sitzungsunterlagen ein zentrales Auswahlkriterium.
Wie lang darf der Lebenslauf sein und braucht es ein Foto?
Zwei Seiten sind Standard, ein professionelles Porträtfoto ist in der Schweiz für Assistenzstellen weiterhin üblich und wird oft erwartet.
Halten Sie den Lebenslauf auf zwei Seiten: Kontaktangaben, Kurzprofil, Berufserfahrung mit Ergebnissen, Ausbildung, Weiterbildungen, Sprachen, IT-Kenntnisse. Bei über zehn Jahren Erfahrung fassen Sie frühe Stationen zu einer Zeile zusammen. Positionen unter drei Monaten aus Temporäreinsätzen bündeln Sie als "Temporäreinsätze im Sekretariat, 2015-2016, drei Mandate" - das wirkt geordnet statt sprunghaft.
Bei Assistenzstellen mit Empfangs- und Repräsentationsanteil ist ein aktuelles, professionelles Foto in Business-Kleidung Standard; Selfies oder Ferienbilder disqualifizieren. Zusätzlich erwartet werden Wohnort, Nationalität oder Aufenthaltsbewilligung, Verfügbarkeit und das gewünschte Pensum. Angaben zu Zivilstand, Konfession oder Geburtsdatum der Kinder sind freiwillig und werden zunehmend weggelassen; Ihr Jahrgang ist hingegen nach wie vor gebräuchlich.
Legen Sie Arbeitszeugnisse und Diplome als separates PDF-Dossier bei und benennen Sie die Dateien nachvollziehbar, zum Beispiel "Lebenslauf_Bergmaier_Nadine.pdf". Referenzen geben Sie mit dem Hinweis "Referenzen auf Anfrage" an und informieren die Personen vorher. Passen Sie Kurzprofil und Stichworte an jede Ausschreibung an: Wer eine Direktionsassistenz sucht, achtet auf Protokollführung und Agenda-Management, wer eine Teamassistenz sucht, auf Volumen, Systemkenntnisse und Belastbarkeit im Tagesgeschäft.
Wo Assistante in der Schweiz gesucht werden
Verteilung der 15 offenen Stellen auf die Kantone.
Zahlen als Tabelle
| Kanton | Inserate |
|---|---|
| Genf | 6 |
| Waadt | 2 |
| Wallis | 1 |
Welche Sprachen die Inserate verlangen
Von 13 Inseraten mit Sprachangabe — in Klammern die Zahl, die Verhandlungsniveau verlangt.
Zahlen als Tabelle
| Sprache | Inserate |
|---|---|
| Französisch | 13 (13) |
| Englisch | 2 (1) |
| Deutsch | 2 (0) |
Wer in der Schweiz Assistante sucht
Arbeitgeber mit den meisten offenen Stellen. Personalvermittler sind ausgeschlossen.
Zahlen als Tabelle
| Arbeitgeber | Inserate |
|---|---|
| Coop | 3 |
| Genève Aéroport | 2 |
| Multi Personnel | 1 |
| HUG - Hopitaux Universitaires de Genève | 1 |
| MedSanté Sàrl | 1 |
| Manpower Switzerland | 1 |
Vollzeit oder Teilzeit?
Wie die Stellen ausgeschrieben sind.
Zahlen als Tabelle
| Pensum | Inserate |
|---|---|
| Vollzeit / plein temps | 14 |
| Teilzeit / partiel | 1 |
Der Lebenslauf im Volltext
Zum Nachlesen und Übernehmen.
Nadine Bergmaier
Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis | Kauffrau EFZ Profil E
Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis und 9 Jahren Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungen und Verwaltungsräten in Treuhand- und Immobilienunternehmen. Ich führe Agenden von bis zu 4 GL-Mitgliedern, protokolliere Sitzungen entscheidungsreif innerhalb von 24 Stunden und halte Spesen-, Kreditoren- und Ablageprozesse revisionssicher. Dreisprachige Korrespondenz (D/F/E) nach Schweizer Norm SN 010130, Termintreue über 98 Prozent bei 60+ Sitzungen pro Quartal.
Was mich unterscheidet
Protokollführung auf VR-Stufe: Beschluss- und Verlaufsprotokolle für Verwaltungsratssitzungen inklusive Traktandenliste, Unterlagenversand 7 Tage vorab und Pendenzenkontrolle - 90+ Protokolle pro Jahr, Freigabe im ersten Durchgang bei 85 Prozent.
Revisionssichere Administration: Ablage nach Aktenplan mit Aufbewahrungsfristen gemäss OR Art. 958f, MWST-konforme Belegprüfung und Spesenkontrolle nach internem Spesenreglement - drei Revisionen ohne Beanstandung im Bereich Belegwesen.
Dreisprachige Korrespondenz: Selbstständige Erstellung von Geschäftsbriefen, Offertbegleitschreiben und Kundeninformationen auf Deutsch, Französisch und Englisch nach SN 010130 - rund 400 Dokumente pro Jahr ohne externes Lektorat.
Zahlungs- und Kreditorenlauf: Erfassung und Vorbereitung von QR-Rechnungen im ISO-20022-Format in Abacus, Kontierungsvorschläge und Visumskontrolle - 1'800 Kreditorenbelege pro Jahr, Skontoverluste auf null reduziert.
Wichtigste Erfolge
Sitzungsadministration neu aufgebaut. Standardisierte Traktandenvorlagen und ein SharePoint-Sitzungsraum eingeführt; Vorbereitungszeit pro GL-Sitzung von 3,5 auf 1,5 Stunden gesenkt und Protokollversand von 5 auf 1 Arbeitstag verkürzt.
Spesenprozess digitalisiert. Einführung eines digitalen Spesentools für 45 Mitarbeitende begleitet, Schulungen in zwei Sprachen durchgeführt; Rückfragen der Buchhaltung um 70 Prozent reduziert und Rückerstattungsdauer von 21 auf 8 Tage gesenkt.
Firmenevent und Beschaffung. Jährliche Kundenveranstaltung mit 180 Gästen organisiert, Budget von CHF 85'000 verantwortet und mit 6 Prozent Unterschreitung abgeschlossen; Rahmenvertrag mit Reisebüro neu verhandelt und CHF 12'000 Reisekosten pro Jahr gespart.
Berufserfahrung
Direktionsassistentin Geschäftsleitung — Lumaris Treuhand AG, Zürich, seit 03/2020
Treuhand- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen mit 120 Mitarbeitenden; Unterstützung von CEO, CFO und zwei Bereichsleitungen sowie Sekretariat des Verwaltungsrats.
- Agenda-Management für 4 GL-Mitglieder mit 60+ Sitzungen pro Quartal, Termintreue 98 Prozent
- Protokollierung von 12 VR- und 48 GL-Sitzungen pro Jahr, Versand innerhalb von 24 Stunden
- Kontrolle und Erfassung von 1'800 Kreditorenbelegen pro Jahr in Abacus, Skontoverluste auf CHF 0 gesenkt
- Onboarding-Administration für 25 Neueintritte pro Jahr in Umantis, Durchlaufzeit von 10 auf 4 Tage verkürzt
Teamassistentin Immobilienbewirtschaftung — Sattelberg Immobilien AG, Winterthur, 08/2017 - 02/2020
Bewirtschaftungsportfolio von 3'200 Mietobjekten; Assistenz für ein Team von 9 Bewirtschaftenden inklusive Mieterkorrespondenz.
- Bearbeitung von rund 120 Mieteranfragen pro Woche, durchschnittliche Reaktionszeit unter 4 Stunden
- Erstellung von 350 Mietverträgen und Wohnungsabnahmeprotokollen pro Jahr ohne formelle Reklamation
- Mahnwesen der Stufe 1 und 2 für 3'200 Objekte betreut, Ausstände um CHF 140'000 reduziert
- Digitalisierung von 8'000 Dossiers nach Registraturplan koordiniert, Suchzeiten um 60 Prozent gesenkt
Kaufmännische Sachbearbeiterin Empfang und Administration — Nordwind Bauunternehmung AG, Baden, 08/2014 - 07/2017
Bauunternehmen mit 200 Mitarbeitenden; Empfang, Telefonzentrale und allgemeine Administration inklusive Bauadministration.
- Telefonzentrale mit rund 90 Anrufen pro Tag in D/F/E, Weiterleitungsquote korrekt in 99 Prozent der Fälle
- Vorbereitung von 140 Offerten und Werkverträgen pro Jahr, Abgabefristen zu 100 Prozent eingehalten
- Zeiterfassung und Stundenrapporte für 60 Baustellenmitarbeitende monatlich kontrolliert, Korrekturen um 45 Prozent reduziert
- Materialbestellungen im Wert von CHF 260'000 pro Jahr abgewickelt und Lieferantenrechnungen vorkontiert
Ausbildung
Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis, Direktionsassistenz und Unternehmenskommunikation — Wirtschaftsschule Zürichsee · 2021
Kauffrau EFZ, Profil E, Kaufmännische Grundbildung, Branche Dienstleistung und Administration — Berufsfachschule Baden · 2014
Sachbearbeiterin Rechnungswesen edupool.ch (2018) · Cambridge English C1 Advanced (2019) · DELF B2 Französisch (2016) · Zertifikatskurs Protokollführung und Sitzungsmanagement, KV Zürich (2022)