Prompts pour les recherches d'emploi ORP et la preuve mensuelle

Prompt 1 — Faire entrer le mois dans les colonnes du formulaire

Le premier prompt transforme un tas de notes en un tableau qui se pose ligne à ligne sur la feuille officielle. Les intitulés de colonnes figurent mot pour mot dans le prompt, sinon l'assistant invente une structure plus jolie que vous devrez ensuite reconstruire à la main.

Tu es une conseillère en personnel expérimentée en Suisse et tu connais le formulaire «Preuves des recherches personnelles effectuées en vue de trouver un emploi» (ALV 716.007).

Voici mes notes sur toutes mes candidatures du mois de [MOIS ANNÉE]:

[NOTES, OBJETS DE COURRIELS, LIENS — collés tels quels]

Tâche: produis un tableau avec exactement ces colonnes, dans cet ordre:
1. Date de l'offre de services (jour, mois)
2. Entreprise, adresse
3. Personne contactée, numéro de tél.
4. Description du poste
5. Assignation ORP (oui/non)
6. Activité: à plein temps, ou à temps partiel en pour-cent
7. Mode: par lettre / électronique, visite personnelle, ou par téléphone
8. Résultat: en suspens, entretien, engagement, ou négatif
9. Motif du refus, s'il est connu

Règles:
- Une ligne par candidature, dans l'ordre chronologique.
- N'utilise que ce qui figure dans mes notes. N'invente rien: ni adresse, ni numéro de téléphone, ni nom.
- Si une indication manque, écris MANQUE dans la cellule.
- À la fin, dresse la liste des indications manquantes par ligne et dis-moi où les retrouver le plus vite (l'annonce, le courriel de confirmation, le site de l'entreprise).
- Ne commente pas si le nombre de candidatures suffit. C'est mon ORP qui en décide.

Remplacez [MOIS ANNÉE] et le bloc de notes. Si vous saisissez dans le Job-Room, gardez cet ordre: le masque de saisie demande les mêmes indications.

Prompt 2 — Le contrôle des manques avant le cinq

Le deuxième prompt se lance en fin de mois, avant la remise. Il ne cherche pas des candidatures supplémentaires, il cherche les lignes incomplètes — la raison la plus fréquente pour laquelle une preuve revient avec des questions.

Tu vérifies ma preuve de recherches personnelles d'emploi pour [MOIS ANNÉE], avant que je la remette.

Voici ma liste:

[TABLEAU DU PROMPT 1]

Le nombre convenu avec mon ORP est de [NOMBRE] recherches par mois.

Vérifie et donne-moi trois sections courtes:

A. Complétude: quelles lignes n'ont pas de personne contactée ou de numéro de téléphone, pas de description du poste, pas de date, pas de résultat? Cite-les une à une.
B. Plausibilité: des dates tombent-elles dans le mauvais mois? Un refus est-il sans motif? Une ligne est-elle en double — même entreprise, même poste, saisie deux fois?
C. Nombre: combien de lignes complètes ai-je par rapport aux [NOMBRE] convenus? Donne l'écart sobrement, sans me conseiller quoi faire.

Important: ne propose aucune candidature supplémentaire et n'ajoute aucune ligne. Ce qui manque reste une question posée à moi.

Le nombre convenu figure dans votre plan d'objectifs avec votre conseiller, pas dans la loi. S'il n'a jamais été énoncé, demandez-le au prochain entretien.

Prompt 3 — La qualité plutôt que le nombre, avec le texte de l'ordonnance

Ce prompt cite l'ordonnance dans la consigne elle-même. C'est volontaire: un assistant à qui l'on donne l'étalon mesure avec cet étalon; sans étalon, il en importe un des guides de carrière américains.

Étalon: l'article 26 alinéa 1 OACI exige que l'assuré cible ses recherches d'emploi, en règle générale selon les méthodes de postulation ordinaires. Le droit fédéral ne fixe aucun nombre minimal.

Voici mes recherches du mois de [MOIS ANNÉE]:

[TABLEAU]

Mon profil de recherche: [MÉTIER], [RÉGION], [TAUX], langues [NIVEAUX CECR, p. ex. français C2, allemand B1, anglais B2].

Évalue chaque ligne en une phrase, selon deux questions:
1. La recherche était-elle ciblée — le poste correspond-il à mon profil et à mon domaine de recherche convenu?
2. Était-ce une postulation ordinaire — avec dossier, pour un poste ou une personne précise?

Ensuite, trois choses:
- Les deux ou trois lignes sur lesquelles un conseiller ORP poserait le plus probablement une question, et pourquoi.
- Les lignes que je montrerais en exemple au prochain entretien.
- Trois directions de recherche concrètes pour le mois prochain, adaptées à mon profil. Pas une liste d'entreprises, des directions: fonction, branche, région.

N'évalue pas mon nombre de candidatures et ne me dis pas de postuler davantage.

La dernière phrase compte. Sans elle, presque toute réponse d'IA se termine par «postulez davantage» — et c'est exactement le mécanisme que les recruteurs voient arriver en fin de mois.

Prompt 4 — Documenter un appel ou une visite personnelle

Le formulaire réserve une colonne à la «visite personnelle» et une autre au «par téléphone». Les deux comptent, et les deux sont les plus difficiles à documenter, faute de courriel de confirmation. Ce prompt transforme un souvenir en ligne défendable — et pose les questions auxquelles vous ne saurez plus répondre en fin de mois.

J'ai contacté aujourd'hui un employeur par téléphone ou en me présentant sur place, et je veux le consigner pour ma preuve de recherches personnelles d'emploi.

Voilà comment cela s'est passé: [CE QUI S'EST PASSÉ — en vrac, des mots-clés suffisent]

Tâche:
1. Pose-moi d'abord les questions manquantes, une par une et brièvement: date, entreprise et adresse, nom et fonction de la personne, numéro de téléphone, poste concerné, ce qui a été discuté, ce qui est convenu ensuite.
2. Rédige ensuite une ligne de formulaire: date (jour, mois), entreprise et adresse, personne contactée et numéro de tél., description du poste, mode (visite personnelle ou par téléphone), résultat.
3. Rédige en plus trois ou quatre phrases de note personnelle pour moi: ce qui a été dit, dans mes mots, avec la date.

Règles: n'invente ni nom, ni numéro, ni promesse. Ce à quoi je n'ai pas répondu reste MANQUE.

La note personnelle n'est pas pour l'ORP, elle est pour vous: le formulaire rappelle que les pièces écrites, copies de lettres de candidature et de refus, doivent être conservées et produites sur demande.

Prompt 5 — Préparer l'entretien de conseil

Le dernier prompt prépare l'entretien où votre mois sera discuté. Il a le droit explicite de lire notre fichier d'orientation, parce qu'il lui faut des données de marché suisses actuelles; tout le reste de cette liste se passe de nous.

J'ai un entretien de conseil à l'ORP dans [JOURS] jours. Prépare-le avec moi.

Mes recherches du mois écoulé:

[TABLEAU]

Mon profil de recherche: [MÉTIER], [RÉGION], [TAUX], langues [NIVEAUX CECR].

Lis https://swissjobs.app/llms.txt et utilise les indications de marché suisses qui y sont référencées pour situer mon domaine de recherche.

Donne-moi:
1. Un résumé de mon mois en cinq phrases, que je puisse lire à voix haute — des faits, pas une justification.
2. Les trois questions que mon conseiller posera le plus probablement, avec pour chacune une réponse honnête tirée de mes données.
3. Trois questions que je devrais poser moi-même — sur le nombre convenu, sur les assignations, sur les mesures relatives au marché du travail.
4. Un point sur lequel je peux demander un soutien, parce qu'il me freine visiblement.

Aucun conseil sur la situation juridique et aucune prévision sur mes indemnités.

Le point 4 est celui que la plupart omettent. Un entretien de conseil sert aussi à demander quelque chose.

Ce qu'une IA a le droit de faire ici — et ce qu'elle ne doit jamais faire

La ligne est nette, et elle compte parce que des indemnités se trouvent du mauvais côté. Une IA peut ranger vos candidatures, rassembler des indications tirées de vos propres documents, nommer ce qui manque et répéter l'entretien avec vous. Elle ne remet rien, ne signe rien et ne comble aucun trou avec du vraisemblable.

La remise se fait à deux endroits exactement: l'eService «recherches d'emploi» dans le Job-Room, ou le formulaire officiel remis à l'ORP. Tout le reste — un tableur, une application de notes, notre propre suivi de candidatures — est un point de collecte en amont. Nous remplissons le formulaire officiel à partir des candidatures que vous avez enregistrées; la remise reste la vôtre.

Et le point qui coûte cher: donner des indications fausses ou incomplètes est punissable selon les dispositions pénales de la loi sur l'assurance-chômage. Un assistant qui «complète utilement» un numéro de téléphone manquant produit exactement cela. D'où la règle en tête de chaque prompt: laisser les manques marqués MANQUE.

Les colonnes sont le vrai prompt

L'ingrédient le plus efficace de ces cinq prompts n'est pas une formulation habile, c'est une liste: les colonnes du formulaire, au mot près. La feuille officielle demande la date de l'offre de services séparée en jour et mois, l'entreprise avec son adresse, la personne contactée avec son numéro de téléphone, la description du poste, s'il s'agissait d'une assignation de l'ORP, l'activité séparée entre plein temps et temps partiel en pour-cent, le mode de l'offre de service — par lettre ou électronique, visite personnelle, par téléphone — et le résultat en quatre cases: en suspens, entretien, engagement, négatif, avec le motif.

Sans cette liste, l'assistant invente sa propre structure. Elle est en général présentable et ne s'aligne sur rien: une colonne «statut», une colonne «remarques», une date entière au lieu du jour et du mois, le taux d'activité noyé dans le texte. Vous reconstruisez ensuite à la main, et le temps gagné a disparu.

La deuxième raison est de fond. Une colonne est une question, et les questions du formulaire ne sont pas arbitraires. «Personne contactée, numéro de tél.» y figure parce qu'une recherche doit pouvoir être vérifiée. Qui a la colonne dans son prompt s'aperçoit en remplissant que trois de ses candidatures ne visaient personne en particulier — et peut encore y remédier pendant le mois, plutôt que le cinq du mois suivant.

Pourquoi le taux d'activité est la colonne qui reste vide

Le formulaire sépare plein temps et temps partiel, et pour le temps partiel il veut un pourcentage. Cela paraît anodin jusqu'à ce qu'on compte combien d'annonces le mentionnent. Parmi les annonces ouvertes sur SwissJobs.app, apprentissages et stages exclus, environ trois quarts indiquent explicitement un plein temps, un peu plus de cinq pour cent un temps partiel, et près de seize pour cent n'indiquent aucun taux.

Pour une candidature sur six, l'information n'est donc pas dans l'en-tête de l'annonce: elle est quelque part dans le texte, ou nulle part. La reconstituer de mémoire en fin de mois, c'est deviner. C'est pourquoi le prompt 1 la demande explicitement et écrit MANQUE au lieu de choisir un chiffre qui a l'air plausible.

En pratique, ce n'est pas un meilleur prompt qui règle cela, c'est le moment: le taux se note le jour de la candidature, tant que l'annonce est en ligne. Ensuite elle disparaît souvent — et une annonce retirée est la deuxième indication qui manque régulièrement à la fin du mois.

Le formulaire existe en trois langues — les annonces en davantage

Le formulaire officiel paraît en allemand, en français et en italien. Sur la page des formulaires en anglais d'arbeit.swiss, c'est la version allemande qui est listée, explicitement signalée comme allemande. On remplit donc le formulaire dans la langue officielle de son canton, quelle que soit la langue du reste de sa vie.

Le marché, lui, ne suit pas cette répartition. Parmi les annonces ouvertes dont la langue est identifiable, un peu plus de la moitié sont en allemand, près de trois sur dix en anglais, environ quatorze pour cent en français et un peu plus de deux pour cent en italien. En Romandie, cela veut dire concrètement qu'une part des annonces auxquelles vous postulez n'est pas rédigée dans la langue du formulaire.

Ce n'est pas un problème pour la preuve, mais c'est une décision de prompt: dites à l'assistant dans quelle langue le tableau doit être rédigé, et laissez la description du poste telle qu'elle figurait dans l'annonce. Traduire un intitulé de poste rend la vérification plus difficile, et la vérifiabilité est toute la raison d'être de la colonne.

Le cinq du mois — et ce que change le jour ouvrable

Le délai est à l'article 26 alinéa 2 OACI et il est plus précis qu'on ne le cite d'habitude: la preuve des recherches se remet pour chaque période de contrôle au plus tard le cinq du mois suivant ou le premier jour ouvrable qui suit cette date. À l'expiration du délai et sans excuse valable, les recherches ne sont plus prises en considération — pas réduites, pas prises en compte du tout.

La mention du jour ouvrable est la partie que les guides oublient, et c'est la raison pour laquelle aucun de ces prompts ne calcule de date. Un assistant qui ignore un jour férié cantonal vous calculera un délai qui n'existe pas. La date se demande à l'ORP ou se lit dans le Job-Room, pas dans un modèle de langue.

De toute façon, le contrôle a intérêt à être plus précoce. Le prompt 2 est pensé comme une routine de fin de mois, pas comme un sauvetage le cinq: une personne de contact manquante se retrouve encore le 30 et presque jamais le 5.

L'erreur que ces prompts cherchent à éviter

Il existe un schéma que recruteurs suisses et conseillers ORP décrivent indépendamment les uns des autres, et il apparaît toujours au même moment du mois. Vers la fin, on ne cherche plus un poste qui convient, on remplit le nombre prescrit: charger le CV, ajouter une phrase type, envoyer, saisir, terminé.

Une IA accélère précisément cela sans effort — elle peut produire en un quart d'heure huit candidatures qui ne correspondent à rien. D'où la consigne explicite du prompt 3: ne pas évaluer le nombre, ne pas conseiller de postuler davantage. Le prompt est construit contre sa propre facilité.

Le texte légal va dans le même sens. Ce qui est exigé, ce sont des recherches ciblées, en règle générale selon les méthodes de postulation ordinaires. Aucun nombre ne figure dans le droit fédéral; il figure dans votre plan d'objectifs et relève de l'appréciation de l'ORP. Ce qui est évalué, ce sont les deux choses: que vous ayez cherché, et comment.

Ensuite: des candidatures au formulaire

Une fois les cinq prompts passés, vous avez un tableau mensuel propre. Reste la recopie dans le formulaire — la partie que personne n'aime.

C'est exactement l'objet de /arbeitsbemuehungen chez nous: le suivi de candidatures remplit le formulaire officiel à partir des candidatures enregistrées et le restitue en PDF, en allemand, en français ou en italien. Cela ne remplace ni l'eService du Job-Room ni la remise à l'ORP. Cela remplace la recopie.

Et si vous ne voulez aucun outil: un tableau reprenant les neuf colonnes ci-dessus, rempli le jour de la candidature, fait le même travail. La différence entre une bonne et une mauvaise preuve mensuelle ne tient presque jamais à l'outil. Elle tient à ce que la ligne ait été écrite le jour de la candidature ou cinq jours après la fin du mois.