Délais à l’ORP : ce qui doit être remis, et quand

Deux phrases, dont la seconde fait mal

L’article 26 alinéa 2 OACI tient en deux phrases. La première pose le délai : l’assuré doit remettre la preuve de ses recherches d’emploi pour chaque période de contrôle au plus tard le cinq du mois suivant ou le premier jour ouvrable qui suit cette date. La seconde pose la conséquence : à l’expiration de ce délai, et en l’absence d’excuse valable, les recherches d’emploi ne sont plus prises en considération.

L’expression décisive est « plus prises en considération ». Le texte ne parle ni de réduction, ni de prise en compte partielle. Une feuille remise en retard avec douze candidatures parfaitement documentées est traitée comme une feuille vide : le travail a été fait, mais il ne compte pas.

La suite n’est pas automatique, mais l’enchaînement est court. Celui qui ne fait pas tout ce qu’on peut raisonnablement exiger de lui pour trouver un travail convenable est suspendu dans son droit à l’indemnité en vertu de l’article 30 alinéa 1 lettre c LACI. La durée dépend de la faute : un à quinze jours en cas de faute légère, seize à trente en cas de faute de gravité moyenne, trente et un à soixante jours en cas de faute grave.

L’alinéa 3 du même article 26 explique pourquoi le délai est si court : l’office compétent contrôle chaque mois les recherches d’emploi de l’assuré. La preuve n’est pas un classement, c’est la matière d’un contrôle qui revient tous les mois — et un contrôle sans pièces se conclut contre vous.

Les dates exactes jusqu’en septembre 2027

Le cinq étant une date fixe du calendrier, toute l’année s’écrit à l’avance. Pour la période de contrôle d’août 2026, le cinq septembre tombe un samedi : la date déterminante est donc le lundi sept septembre. Viennent ensuite le cinq octobre (lundi), le cinq novembre (jeudi) et le cinq décembre (samedi, donc lundi sept).

L’année suivante enchaîne avec le cinq janvier (mardi), le cinq février (vendredi), le cinq mars (vendredi), le cinq avril (lundi) et le cinq mai (mercredi). Le cinq juin est de nouveau un samedi, c’est donc le lundi sept qui compte. Puis le cinq juillet (lundi), le cinq août (jeudi) et le cinq septembre, un dimanche : la date déterminante est le lundi six.

Sur treize périodes de contrôle consécutives, l’échéance tombe donc quatre fois sur un week-end. Le report découle de l’article 38 alinéa 3 LPGA : lorsque le délai échoit un samedi, un dimanche ou un jour férié selon le droit fédéral ou cantonal, son terme est reporté au premier jour ouvrable qui suit, le droit cantonal déterminant étant celui du canton où vous avez votre domicile. Un jour férié cantonal peut donc décaler l’échéance davantage — et c’est votre canton de domicile qui compte, pas celui de votre office.

Deux échéances méritent d’être notées à l’avance. Le cinq janvier est la plus rude de l’année : elle clôt la période de décembre, dont les pièces doivent être rassemblées à travers les fêtes. Et toute échéance qui tombe un vendredi n’a aucun week-end derrière elle — le report sur lequel on compte parfois n’existe tout simplement pas.

Quatre délais, trois destinataires

La confusion la plus coûteuse au premier mois est celle entre l’ORP et la caisse de chômage. Ce sont deux entités aux rôles distincts. L’ORP reçoit la preuve des recherches d’emploi, avec l’échéance du cinq. La caisse reçoit le formulaire « Indications de la personne assurée », que arbeit.swiss situe à la fin de chaque mois.

Pour ce second formulaire, l’ordonnance ne fixe aucune date de calendrier. L’article 29 alinéa 2 OACI se borne à énumérer ce que réclame chaque période de contrôle suivante : le formulaire lui-même, les attestations de gain intermédiaire et les autres informations exigées par la caisse pour examiner le droit. Au besoin, la caisse vous impartit elle-même un délai approprié pour compléter le dossier et vous rend attentif aux conséquences d’un manquement.

La limite extérieure de tout ce qui touche à l’argent figure à l’article 20 alinéa 3 LACI : le droit s’éteint s’il n’est pas exercé dans les trois mois suivant la fin de la période de contrôle à laquelle il se rapporte, et les indemnités non perçues sont périmées trois ans après cette même fin de mois. Ces trois mois ne sont pas une seconde chance pour la preuve des recherches : ils concernent l’exercice du droit à l’indemnité, rien d’autre.

Le quatrième délai est celui qu’on découvre trop tard. Les décisions peuvent être attaquées dans les trente jours par voie d’opposition auprès de l’assureur qui les a rendues, et la procédure d’opposition est gratuite. Les trente jours courent dès la notification, non dès la date imprimée sur la lettre ; la décision doit d’ailleurs être motivée et indiquer les voies de recours.

Une cinquième date appartient au même calendrier sans être un dépôt : selon arbeit.swiss, la prise de jours sans contrôle, en principe par semaines entières, doit être annoncée à votre ORP deux semaines à l’avance. Annoncer ces jours la semaine où l’on veut les prendre, c’est ne pas les avoir annoncés.

Ce que « remis » signifie exactement

Ce n’est pas le moment où quelqu’un ouvre votre dossier qui compte, mais celui où vous vous en dessaisissez. L’article 39 alinéa 1 LPGA le dit : les écrits doivent être remis au plus tard le dernier jour du délai à l’assureur ou, à son adresse, à La Poste suisse ou à une représentation diplomatique ou consulaire suisse. Un cachet postal du cinq suffit donc, même si l’enveloppe arrive deux jours plus tard.

L’alinéa 2 du même article désamorce la deuxième erreur la plus fréquente : lorsqu’une partie s’adresse en temps utile à un assureur incompétent, le délai est réputé observé. Envoyer la preuve à la caisse au lieu de l’ORP n’est donc pas fatal en soi. Le détour coûte néanmoins des jours que l’appréciation mensuelle ne vous rendra pas.

La voie électronique supprime les deux risques. arbeit.swiss ne liste que trois eServices ORP pour les demandeurs d’emploi dans Job-Room, et les recherches d’emploi sont le premier. L’accès demande deux étapes uniques : l’inscription en vue du placement par l’eService correspondant, puis l’ouverture d’un compte utilisateur Job-Room. Ensuite, la remise mensuelle est affaire de quelques minutes.

Si vous préférez le papier, suivez le chemin décrit par arbeit.swiss plutôt que d’improviser : télécharger le formulaire et l’enregistrer localement, l’ouvrir dans Acrobat Reader et non dans le navigateur, le remplir à l’ordinateur — ce point est explicitement important, la caisse lisant les feuilles par reconnaissance de caractères —, puis l’imprimer, le signer et le remettre avec les annexes. Pour chaque remise, on télécharge une version fraîche.

Si le délai est déjà passé

L’ordonnance laisse une seule porte ouverte, et elle figure dans la phrase même qui pose le délai : « en l’absence d’excuse valable ». Une excuse valable n’est ni un oubli, ni une semaine chargée. Il s’agit d’un empêchement, et son appréciation appartient à votre office, au cas par cas.

À côté de cela existe la restitution du délai. Article 41 LPGA : si le requérant ou son mandataire a été empêché, sans sa faute, d’agir dans le délai fixé, celui-ci est restitué pour autant que, dans les trente jours à compter de celui où l’empêchement a cessé, une demande motivée de restitution ait été déposée et l’acte omis accompli. Les deux conditions, pas seulement la demande.

L’ordre des opérations en découle, désagréable mais limpide : remettre immédiatement ce que vous avez, exposer le motif par écrit dans le même envoi, et fixer la date à laquelle l’empêchement a cessé. Car c’est de cette date que courent les trente jours, et non du jour où vous constatez le problème.

Si une décision tombe malgré tout, la voie est l’opposition : trente jours, auprès de l’office qui a statué, sans frais. Aucune de ces étapes n’exige un avocat, et la décision elle-même doit vous indiquer où l’adresser.

Le rythme mensuel qui rend le délai indolore

Le cinq n’est difficile que parce qu’il clôt un travail réparti sur trente jours. Qui saisit chaque candidature le jour même n’a rien à reconstituer le cinq : il n’a qu’à reporter. Le délai n’exige aucune performance le jour dit ; il ne sanctionne que ceux dont l’effort commence là.

Trois points fixes dans le mois suffisent. Le jour de la candidature, où la ligne est créée. Le dernier jour ouvrable du mois, où la preuve est assemblée et le formulaire de la caisse rempli. Et le premier jour ouvrable du mois suivant, où les deux partent — quatre jours avant la limite légale.

Ces quatre jours de marge sont l’objet même de l’exercice. Ils absorbent exactement les incidents qui coûtent cher : une signature oubliée, une annexe qui n’est jamais partie, un compte dont le mot de passe n’a plus servi depuis un an, ou une échéance qui tombe un vendredi.

Reste la frontière valable pour tout outil privé, le nôtre compris : une liste de candidatures est votre document de travail, jamais la remise elle-même. Ce qui compte est ce qui est parvenu à l’office compétent — par Job-Room ou sur le formulaire signé — au plus tard le cinq du mois suivant.

Deux règles, deux effets, deux autorités

L’ordonnance sépare soigneusement le sort de vos documents et le sort de votre argent. L’article 26, alinéa 2, OACI ne traite que des documents : les preuves remises après le cinq du mois suivant, sans excuse valable, ne sont plus prises en considération. La période de contrôle n’est pas sanctionnée à ce stade, elle sort simplement de l’évaluation.

Le volet financier se trouve dans la loi, et l’ordonnance y renvoie elle-même : l’intitulé de l’article 26 cite l’article 30, alinéa 1, lettre c, LACI. Cette disposition impose de suspendre le droit à l’indemnité de l’assuré qui ne fait pas tout ce qu’on peut raisonnablement exiger de lui pour trouver un travail convenable. Une période de contrôle dont rien ne peut être retenu se lit, au dossier, comme une période sans recherches.

Ce n’est pas votre caisse de chômage qui décide. L’alinéa 2 du même article attribue les suspensions relevant de la lettre c à l’autorité cantonale, c’est-à-dire en pratique à votre ORP ; les caisses statuent dans les autres cas. L’alinéa 4 ferme la boucle dans l’autre sens : si une caisse ne suspend pas alors qu’un motif existe, l’autorité cantonale rend la décision à sa place.

L’échelle des suspensions, que personne ne vous remet

Le nombre de jours ne figure pas dans la loi. Il figure dans la Directive LACI IC du SECO, à l’échelle des suspensions destinée à l’autorité cantonale et aux ORP, point D79. Son but affiché est l’égalité de traitement des assurés au plan national, et le point 1.E vise précisément notre cas : recherches d’emploi pendant la période de contrôle remises trop tard.

Première fois : faute légère, cinq à neuf jours. Deuxième fois : faute légère à moyenne, dix à dix-neuf jours. La troisième fois, l’échelle cesse de donner un chiffre et renvoie le dossier à l’autorité cantonale pour décision.

Deux lignes plus haut se cache la comparaison qui surprend. Le point 1.C, recherches insuffisantes pendant la période de contrôle, prévoit trois à quatre jours la première fois. Remettre trop peu de candidatures dans les délais est donc traité plus favorablement que remettre le bon nombre un jour trop tard. Et le point 1.D — aucune recherche du tout pendant le mois — se situe à cinq à neuf jours, exactement au niveau du simple retard.

À l’intérieur de la fourchette, le choix n’est pas libre. Le point D77 précise que la quotité se détermine à partir du milieu de la fourchette, en tenant compte des facteurs aggravants, des facteurs atténuants et du principe de proportionnalité ; le Tribunal fédéral l’a posé pour la faute grave et la directive étend le principe à la faute légère et moyenne. Pour un premier retard, le milieu se situe à sept jours.

Ce que coûte réellement un jour de suspension

Un jour de suspension vaut une indemnité journalière pleine. L’indemnité pleine s’élève à 80 pour cent du gain assuré ; elle est de 70 pour cent pour les assurés sans obligation d’entretien envers des enfants de moins de 25 ans dont l’indemnité pleine dépasse 140 francs et qui ne touchent pas de rente d’invalidité correspondant à un degré d’au moins 40 pour cent (art. 22 LACI). Le gain journalier s’obtient en divisant le gain mensuel par 21.7 (art. 40a OACI).

Reprenons l’exemple que la directive utilise elle-même, un gain assuré de CHF 6000. L’indemnité pleine atteint alors CHF 221.20 au taux de 80 pour cent et CHF 193.55 au taux de 70 pour cent. Sept jours de suspension — le milieu de la fourchette pour un premier retard — coûtent donc CHF 1548.40 ou CHF 1354.85. La fourchette entière va de CHF 1106.00 à CHF 1990.80 ; au deuxième retard, de CHF 2212.00 à CHF 4202.80.

Ces jours ne reviennent pas plus tard. L’article 30, alinéa 3, LACI prévoit que la suspension est imputée sur le nombre maximum d’indemnités journalières de l’article 27, et le point D65 de la directive précise qu’elle se subit d’après sa valeur effective, sous forme d’indemnités pleines. Un assuré ayant droit à 260 indemnités au maximum et frappé de sept jours de suspension n’en conserve au plus que 253.

La même disposition limite aussi la sanction : elle ne vaut que pour les jours où vous remplissez les conditions du droit à l’indemnité. Pendant une période sans droit — un emploi retrouvé, par exemple — aucun jour de suspension ne se subit. Ils attendent.

Le détail qui sauve des dossiers : la saisie, pas le transfert

Pour la voie électronique, les points B324 et D33 de la directive consignent une règle que peu d’assurés connaissent : la date déterminante pour la prise en considération des preuves est la date de saisie des recherches, et non celle du transfert automatique. Les recherches d’un mois sont transmises automatiquement le sixième jour du mois suivant à 0 h 00, et les ajouts saisis ensuite partent la nuit suivante. Saisir le cinq au soir respecte donc le délai, même si l’office voit arriver le document le six.

La directive l’illustre par deux exemples. Dans le premier, l’assuré saisit ses recherches le lundi 6 avril, constate le mardi qu’elles sont en nombre insuffisant et complète le même jour : il n’est pas sanctionné pour remise tardive selon le point 1.E, mais pour recherches insuffisantes selon le point 1.C — trois à quatre jours au lieu de cinq à neuf. Dans le second, rien n’a été saisi le six, aucun formulaire n’existe donc à transférer, et le point 1.E s’applique.

La leçon pratique est brutale de simplicité : une liste incomplète saisie à temps vaut mieux qu’une liste complète saisie un jour trop tard. Si vous constatez le jour du délai qu’il vous manque des justificatifs, saisissez d’abord ce que vous avez.

Sur papier, le timbre postal du jour du délai suffit. Comme l’acheminement prend du temps, le point D33 impose à l’ORP d’attendre le douzième jour du mois avant de rendre une décision de suspension au titre de l’article 30, alinéa 1, lettre c. Une enveloppe déposée le cinq et distribuée le neuf est dans les délais et ne peut pas être traitée autrement.

Quand le délai de suspension court, et quand il tombe

Le délai de suspension commence le premier jour qui suit l’acte ou l’omission pour lequel elle est prononcée (art. 45, al. 1, let. b, OACI). Pour une remise tardive, c’est donc le lendemain du délai manqué, pas le jour de la décision. Ce n’est pas une subtilité de forme : l’article 30, alinéa 3, LACI y rattache une limite ferme, l’exécution de la suspension tombant six mois après le début du délai de suspension.

Les sanctions se suivent au lieu de se superposer. Une suspension se subit après les jours d’attente ou après une suspension déjà en cours (art. 45, al. 2, OACI). En cas de répétition, la durée est prolongée de manière appropriée, les suspensions des deux dernières années étant prises en compte (art. 45, al. 5) ; la directive rappelle qu’une décision isolée ne peut pas dépasser 60 jours, plafond que la loi fixe également par motif de suspension.

Ce qui n’arrive pas compte tout autant. Le délai-cadre d’indemnisation est de deux ans et s’ouvre le premier jour où toutes les conditions du droit sont remplies (art. 9 LACI) ; aucune prolongation n’y est prévue en raison d’une suspension. Une remise tardive n’entraîne pas non plus votre désinscription, et les indemnités déjà versées ne sont pas réclamées pour ce motif. C’est une coupe vers l’avant, pas une remise en cause du passé.

Si la décision est déjà dans la boîte aux lettres

Ne comptez pas être entendu au préalable. L’article 42 LPGA consacre le droit d’être entendu, mais en dispense les décisions sujettes à opposition — et la décision de suspension en est une. Beaucoup d’ORP demandent malgré tout une prise de position écrite avant de statuer : lorsque c’est le cas, cette lettre est le moment le moins coûteux pour documenter votre motif.

La décision doit être munie d’une indication des voies de droit et motivée si elle ne fait pas entièrement droit à vos conclusions (art. 49, al. 3, LPGA). Vous disposez ensuite de trente jours pour former opposition auprès de l’autorité qui a statué, et la procédure d’opposition est gratuite (art. 52 LPGA).

La directive fournit elle-même les arguments. Le point D72 rappelle que l’échelle ne limite en aucun cas le pouvoir d’appréciation des organes d’exécution ni ne les libère du devoir de tenir compte de toutes les circonstances objectives et subjectives du cas d’espèce, sous les principes de légalité, de proportionnalité et de culpabilité. Le point D74 exige que tout écart par rapport à l’échelle, plus sévère ou plus clément, soit motivé dans la décision.

La jurisprudence montre jusqu’où la réduction peut aller lorsque le motif est causal. La directive cite trois décisions : une réduction de cinq jours à un jour pour une mère élevant seule ses enfants, enceinte, confrontée à une séparation difficile et tombée malade peu avant le délai de remise (Cour de Justice de Genève, 10 octobre 2012) ; une réduction de cinq à un jour pour une première remise tardive de cinq jours par une assurée jusque-là irréprochable (Tribunal fédéral, ATF 8C_2/2012 du 14 juin 2012) ; et une réduction de cinq à deux jours pour un retard de trois jours chez un assuré à qui rien d’autre ne pouvait être reproché (Tribunal des assurances du canton de Saint-Gall, 4 avril 2012, AVI 2011/77). À chaque fois, c’est le lien de causalité entre l’obstacle et le retard qui a emporté la décision.

Pourquoi la reconstitution de fin de mois échoue

La plupart des remises tardives ne relèvent pas de l’indifférence mais d’un problème de preuve : le trois du mois suivant, l’annonce à laquelle vous avez postulé le huit du mois précédent a disparu. Notre propre index le montre. Sur les douze familles de métiers que nous suivons en continu, l’âge médian des annonces ouvertes se situe entre quinze et vingt-quatre jours dans onze d’entre elles ; seule la construction atteint quarante et un jours. La moitié des postes actuellement en ligne a donc moins de deux semaines et demie : le stock se renouvelle largement en une seule période de contrôle.

D’où la seule habitude qui désamorce vraiment le délai : écrire la ligne le jour où vous postulez — employeur, date, fonction, forme de la candidature, puis le résultat. Le cinq, vous recopiez au lieu de reconstituer, et recopier prend quelques minutes.

Une délimitation s’impose ici. Une liste de candidatures, la nôtre comprise, est votre document de travail et ne remplace jamais la remise. Ne compte que ce qui est parvenu à temps à l’autorité compétente, saisi dans le service en ligne du Job-Room ou signé sur le formulaire papier. L’outil de suivi garantit seulement que vous aurez quelque chose à saisir le jour du délai.