Suivre et prouver ses candidatures pour l’ORP

Comment juger un outil de candidature pour la Suisse

Plutôt qu'un classement qui sera faux la semaine prochaine : les points sur lesquels un outil réussit ou échoue sur le marché suisse. Appliquez-les aussi à nous.

Le formulaire officiel tient lieu de cahier des charges

Chercher « le meilleur outil de suivi » revient à chercher une liste de champs, et cette liste existe déjà. Elle figure sur le formulaire du SECO « Preuves des recherches personnelles effectuées en vue de trouver emploi ». L’en-tête demande le nom et les prénoms, le numéro AVS ainsi que le mois et l’année de la période de contrôle. Dessous vient un tableau de quatorze lignes, chaque ligne portant les mêmes colonnes.

Ces colonnes sont : la date de l’offre de services, en jour et mois ; l’entreprise et son adresse ; la personne contactée et son numéro de téléphone ; la description du poste ; une case pour l’assignation par l’ORP ; l’activité visée, à plein temps ou à temps partiel avec le pourcentage ; le mode de l’offre de service, par lettre ou par voie électronique, en visite personnelle ou par téléphone ; le résultat, en suspens, entretien, engagement ou négatif ; et le motif.

En bas de page se trouvent la date, la signature de la personne assurée et une rubrique « justificatifs ». Cette rubrique n’est pas décorative : le même feuillet précise que les justificatifs écrits, tels que les copies d’offres de services ou de réponses négatives, doivent être conservés et présentés sur demande.

Le test à faire passer à n’importe quel outil est donc simple. Puis-je y consigner ces neuf informations, et puis-je y accrocher la pièce justificative ? Le reste — codes couleur, rappels, statistiques — relève du confort, et le confort ne sert à rien si une colonne reste vide le 5 du mois.

Deux canaux font foi, et ils partagent le même délai

Sur Job-Room, arbeit.swiss recense exactement trois eServices de l’ORP : les recherches d’emploi personnelles, l’incapacité de travail et les documents pour la recherche d’emploi. Le premier est la preuve électronique. Deux étapes y donnent accès : d’abord l’inscription auprès du service public de l’emploi via l’eService prévu, ensuite l’ouverture d’un compte utilisateur sur Job-Room.

Le second canal est le formulaire. arbeit.swiss en décrit la marche à suivre : télécharger le document PDF et l’enregistrer localement, l’ouvrir dans Acrobat Reader et non directement dans le navigateur, le compléter sur l’ordinateur — point explicitement important, car la caisse de chômage lit les feuillets par reconnaissance de caractères —, puis l’imprimer, le signer et l’envoyer avec les autres pièces. Pour chaque envoi, il faut retélécharger une version fraîche.

Le délai est le même des deux côtés. L’article 26 alinéa 2 de l’ordonnance sur l’assurance-chômage impose de remettre la preuve des recherches pour chaque période de contrôle au plus tard le cinq du mois suivant ou le premier jour ouvrable qui suit cette date ; passé ce délai, et en l’absence d’excuse valable, les recherches ne sont plus prises en considération. L’alinéa 3 ajoute que l’office compétent contrôle chaque mois.

En amont, l’article 17 alinéa 1 de la loi sur l’assurance-chômage pose l’obligation : il incombe à la personne assurée de chercher du travail, au besoin en dehors de la profession exercée précédemment, et elle doit pouvoir apporter la preuve des efforts fournis. Le formulaire rappelle que cette obligation vaut déjà avant le début du chômage, par exemple pendant le délai de congé ou un emploi à durée déterminée. Commencer le suivi le jour de la résiliation évite toute reconstitution.

Pourquoi « entreprise plus poste » est une ligne trop courte

Le suivi improvisé le plus répandu tient en deux colonnes : l’employeur et le poste. Cela suffit comme aide-mémoire, pas comme preuve, et le marché montre pourquoi. Parmi les annonces ouvertes sur SwissJobs.app le 22 août 2026, 93,2 pour cent émanaient d’un employeur qui avait au moins une autre annonce ouverte au même moment, et 81 pour cent d’un employeur en ayant au moins cinq. « J’ai postulé chez X » n’identifie donc presque jamais un poste précis.

L’intitulé ne referme pas non plus l’écart. Pour 21,1 pour cent des annonces ouvertes, le même employeur publiait le même intitulé plus d’une fois : sites différents, taux différents, une seule ligne dans votre tableau. Et 8,8 pour cent portaient un intitulé qu’un autre employeur utilisait au même moment.

Ce qui referme l’écart, c’est l’adresse de l’annonce. Dans notre relevé, 72,6 pour cent des liens de postulation contiennent une référence d’au moins quatre chiffres, et c’est précisément ce numéro qui distingue la seconde succursale de la première. Le copier coûte un clic droit le jour de la candidature et épargne vingt minutes de fouilles en fin de mois.

Une colonne est plus délicate qu’il n’y paraît : le taux d’activité. Seules 22 pour cent des annonces ouvertes affichent un pourcentage dans l’intitulé. Pour les autres, il est dans le corps du texte — et le corps du texte est exactement ce qui disparaît quand l’annonce est retirée.

Les champs qu’on ne reconstitue pas après coup

Trois colonnes du formulaire deviennent quasi impossibles à remplir plus tard. La personne contactée et son téléphone figurent dans l’annonce ou dans un courriel de confirmation, nulle part ailleurs. Le taux figure dans le texte de l’annonce. Et le motif du refus n’existe que tant que vous conservez la réponse négative.

S’y ajoute l’écart que le calendrier lui-même crée. Une candidature envoyée le premier du mois n’est déposée, au plus tôt, que le cinq du mois suivant : jusqu’à trente-cinq jours plus tard. Le marché bouge visiblement pendant cet intervalle : l’âge médian d’une annonce ouverte est d’environ dix-neuf jours, et à peine plus d’un tiers dépassent trente-cinq jours. Le stock se renouvelle donc plus vite que le délai qui sépare la candidature du dépôt.

La conséquence pratique est banale et pourtant rarement suivie : enregistrez l’annonce en PDF le jour où vous postulez et rangez-la avec la ligne. C’est de toute façon la pièce que le formulaire vous demande de conserver et de présenter sur demande.

Un outil de suivi sans emplacement pour ces fichiers n’est donc qu’un demi-outil. Il retient que vous avez postulé, mais pas à quoi.

Tableur, papier ou application : la comparaison honnête

Le tableur est un outil légitime. Il ne coûte rien, il se met en place en cinq minutes avec les neuf colonnes, et il fonctionne hors ligne. Ses deux faiblesses sont connues : chaque ligne se saisit à la main, et une pièce jointe ne s’y évoque que par un chemin de fichier que personne ne retrouvera dans trois mois.

Tenir le suivi directement sur le formulaire papier est l’option la plus conservatrice, et elle fonctionne étonnamment bien parce qu’elle impose le bon ordre : on remplit la ligne quand la candidature part, pas en fin de mois. Quatorze lignes par feuillet couvrent la plupart des périodes de contrôle. L’inconvénient est le doublon si vous déposez ensuite par voie électronique.

Job-Room est le seul canal où saisir et déposer sont un même geste, ce qui constitue son avantage structurel sur tout outil privé : ce qui y est saisi n’a plus à être recopié. Comme surface de travail quotidienne, beaucoup le trouvent étroit, car il ne s’intéresse pas aux candidatures au-delà de la preuve.

Une application se justifie donc exactement quand elle raccourcit ce transfert : quand la date, l’entreprise, le poste et le lien sont déjà là au moment où vous postulez, et quand la personne contactée, le taux et le résultat s’ajoutent dans le même écran. Sans cela, c’est un tableur plus élégant.

Ce que SwissJobs.app prend en charge, et ce qu’il ne fait pas

Notre outil de suivi est un document de travail, pas une preuve. Comme il vit dans la même recherche d’emploi, chaque annonce mise de côté arrive avec l’employeur, l’intitulé du poste, le lieu, le lien vers l’annonce et la date ; s’y ajoutent la date de la candidature, un champ pour les coordonnées de contact et l’affichage du temps écoulé depuis l’envoi sans réponse. Il est compris dans le compte et ne coûte rien.

Quatre des neuf colonnes se remplissent ainsi sans frappe, et une cinquième est préparée. Vous complétez à la main ce que vous seul savez : si le poste a été assigné par l’ORP, le taux demandé, le mode de postulation utilisé, et, une fois arrivé, le motif du refus.

Ce que l’outil ne fait pas : il ne transmet rien à votre ORP. Le dépôt reste l’affaire de l’eService dans Job-Room ou du formulaire signé, et le délai reste le cinquième jour du mois suivant. Confondre les deux, c’est se retrouver avec un tableau de bord soigné et aucune recherche prise en compte.

Le meilleur outil de suivi pour l’ORP n’est donc pas un produit mais une habitude servie par un outil adapté : neuf champs remplis le jour de la candidature, l’annonce enregistrée à côté, et un seul report par mois, avant que le délai ne tombe.

Le mois ORP, de la recherche à la preuve

La preuve est due en fin de mois, que vous ayez pris des notes ou non. Saisir une candidature au moment de l'envoyer évite toute reconstruction le 28 — et c'est cette reconstruction qui produit les candidatures inadaptées que les recruteurs remarquent.

Trois formes de gratuité, qui ne font pas la même chose

La première est officielle. Job-Room est la plate-forme du service public de l'emploi, et ses eServices pour demandeurs d'emploi comprennent la saisie des recherches personnelles d'emploi. Qui préfère le papier reçoit le formulaire du SECO auprès de son ORP. Ni l'un ni l'autre n'est payant.

La deuxième est le tableur. Dix minutes de mise en place, aucun coût, et un avantage qu'aucun éditeur ne peut égaler : le fichier est à vous. Si un service ferme, réduit son offre gratuite ou refait son interface, votre tableau reste exactement là où vous l'avez rangé.

La troisième est l'offre gratuite d'un outil déjà présent à côté de la recherche d'emploi. Sur SwissJobs.app, le suivi n'est pas un produit séparé : c'est la liste d'annonces enregistrées, où l'entreprise, l'intitulé, le lieu, le lien et la date sont déjà remplis ; une case à cocher en fait une candidature.

Ces trois voies se combinent, et c'est même la combinaison qui tient dans la durée : un outil qui accepte la saisie le jour même, et le canal officiel pour le dépôt en fin de période de contrôle.

Ce que la gratuité coûte en ressaisie

Le coût réel d'un outil gratuit naît là où il n'a rien vu passer et où vous devez retaper. Son ampleur dépend moins de l'outil que de l'endroit où vos candidatures aboutissent.

Dans notre stock d'annonces ouvertes, 48.1 pour cent des liens de candidature mènent à un domaine qui ne porte pas le nom de l'employeur : un système de recrutement tiers, un portail sectoriel, une agence. Près d'une candidature sur deux ne laisse donc pas de trace chez l'employeur lui-même.

Et ce ne sont jamais tout à fait les mêmes. Pour 41.3 pour cent des annonces ouvertes, la candidature passe par un système partagé par plusieurs employeurs, pour 23.8 pour cent par un système qui en sert dix ou plus, et le reste par des systèmes derrière lesquels se trouve une seule entreprise. Il n'existe donc aucune boîte de réception où vos candidatures s'accumuleraient d'elles-mêmes, ni accusé de réception au format commun.

D'où une exigence unique, et elle suffit : l'outil gratuit doit accepter une entrée complète en quelques secondes, quelle qu'ait été la voie de candidature. Les colonnes, les couleurs et les statistiques sont accessoires ; ce sont les secondes du jour même qui font la différence.

Le canal officiel est gratuit, mais ce n'est pas un outil de suivi

L'eService remplit une seule fonction : recevoir ce que vous faites valoir pour la période de contrôle, et le transmettre. L'ordonnance prévoit expressément que l'office compétent contrôle chaque mois les recherches d'emploi de l'assuré ; c'est là que l'appréciation se joue.

Ce qu'il ne fait pas compte autant. Il ne vous rappelle pas de relancer après dix jours. Il ne connaît pas d'état intermédiaire entre « postulé » et « refusé ». Il ignore l'entretien fixé à mardi prochain. Tous les outils de suivi, gratuits ou payants, existent pour combler cet écart.

Le délai, lui, ne se négocie pas : la preuve des recherches doit être remise pour chaque période de contrôle au plus tard le cinq du mois suivant, ou le premier jour ouvrable qui suit. Passé ce délai et sans excuse valable, les recherches ne sont plus prises en considération — pas réduites, plus prises en compte du tout.

La FAQ de l'assurance le formule sobrement : chaque mois, vous devez fournir la preuve de vos recherches d'emploi à l'ORP. Le partage des rôles en découle : l'outil de suivi est votre mémoire de travail, le canal officiel est la preuve.

Le calcul d'une seule période de contrôle

Faites le compte de ce qu'un mois représente pour un outil gratuit. Le nombre de recherches exigées est fixé par votre conseiller et consigné par écrit ; l'ordre de grandeur se situe à deux chiffres, et la période de contrôle est le mois civil.

Tirez douze annonces ouvertes au hasard dans notre stock : elles se répartissent en moyenne sur une onzaine de destinations différentes. Un mois de candidatures, c'est donc presque un mois de systèmes distincts — onze formulaires, onze accusés de réception, parfois onze comptes utilisateurs à créer.

C'est précisément là que lâchent les outils gratuits qui n'enregistrent qu'une seule source. Qui ne consigne que ce qui est passé par une plate-forme donnée ne documente qu'une fraction de son mois et reporte le reste à la main, en général pendant les jours où le délai court déjà.

La conclusion n'a rien de spectaculaire, mais elle tient : une entrée par candidature, le jour même, avec la voie empruntée — portail, courriel ou page carrière — et le justificatif à côté. Que l'outil soit payant ou non est secondaire ; qu'il accepte cette entrée en quelques secondes ne l'est pas.

La question à poser à tout outil gratuit

Non pas « combien ça coûte », mais « comment j'en ressors ». Pouvez-vous exporter vos entrées dans un fichier, ou les imprimer proprement ? Si oui, l'offre gratuite est un outil. Si non, c'est une location — et ce que vous y stockez, ce sont vos justificatifs.

Deuxième point : l'outil conserve-t-il l'annonce, ou seulement un lien vers elle ? Un lien vaut preuve tant que la page existe. Enregistrer le texte de l'annonce vous laisse quelque chose en main une fois le poste pourvu et la page retirée.

Troisième point : sur quelle durée devez-vous pouvoir remonter ? Un délai-cadre se compte en mois, pas en semaines, et les questions n'arrivent pas toujours tout de suite. Un outil qui vous rend vos données à la demande vaut mieux qu'un outil plus riche sans export.

Quatrième point : à quel compte est-il rattaché ? Une offre gratuite liée à une adresse professionnelle que vous êtes sur le point de perdre est une offre gratuite avec une mèche allumée. Utilisez une adresse privée, et exportez une fois par mois.

Ce qui est gratuit chez nous, et ce qui ne l'est pas

Sur SwissJobs.app, l'offre gratuite comprend la recherche d'emploi, le suivi des candidatures et le générateur de CV, export compris : aucun mur payant au téléchargement. Il faut un compte gratuit — une adresse e-mail, pas de carte. Premium coûte CHF 15 par mois ou CHF 95 par an, avec sept jours gratuits d'abord ; la liste des candidatures n'est pas derrière ce mur.

Ce que vous obtenez est volontairement sobre : des annonces enregistrées avec entreprise, intitulé, lieu, lien et date, une coche « postulé », une date modifiable et une saisie manuelle avec un champ pour les coordonnées de contact — nom, e-mail, téléphone, selon ce dont vous disposez. C'est cette saisie manuelle qui couvre les candidatures parties d'un portail tiers ou d'un simple courriel.

Ce que vous n'obtenez pas, dit aussi clairement : pas de tableau kanban à étapes personnalisables, pas d'extension de navigateur qui enregistre depuis n'importe quel site, pas de statistiques sur votre entonnoir. Des outils spécialisés comme Huntr ou Teal sont plus avancés sur ces points précis. Nous n'indiquons pas leurs tarifs : ils n'ont pas été vérifiés sur leurs propres pages pour ce texte.

Et nous ne déposons rien. Ce qui compte pour l'ORP passe par Job-Room ou par le formulaire que votre ORP vous remet, par vous, dans les délais. Notre liste sert à ce que rien ne manque le cinq du mois — pas à remplacer la voie officielle.

Le mois ORP, de la recherche à la preuve

La preuve est due en fin de mois, que vous ayez pris des notes ou non. Saisir une candidature au moment de l'envoyer évite toute reconstruction le 28 — et c'est cette reconstruction qui produit les candidatures inadaptées que les recruteurs remarquent.

Ce que la loi exige d'un relevé

La formule décisive se trouve à l'art. 17 al. 1 LACI. Après avoir rappelé que l'assuré doit entreprendre tout ce qu'on peut raisonnablement exiger de lui pour éviter le chômage ou l'abréger, la disposition se termine ainsi : « Il doit pouvoir apporter la preuve des efforts qu'il a fournis. » Non pas remettre la preuve quand on la lui réclame, mais pouvoir la produire. C'est un état permanent, et un dossier qui n'existe que le 5 du mois n'est pas cet état.

Le pendant figure à l'art. 26 al. 3 OACI : « L'office compétent contrôle chaque mois les recherches d'emploi de l'assuré. » L'art. 27a OACI fixe l'unité de compte — « Chaque mois civil constitue une période de contrôle » — et l'art. 26 al. 2 le point de remise, au plus tard le cinq du mois suivant ou le premier jour ouvrable qui suit. Ces trois dispositions forment tout le cahier des charges : clôture mensuelle, preuve disponible à tout moment, un seul délai.

Le canton de Vaud traduit cette obligation en une phrase que l'on gagne à lire dès la lettre de congé : « Conservez les justificatifs de vos démarches (copies de vos postulations et des réponses reçues). Votre Office Régional de Placement (ORP) vous demandera de lui prouver quelles recherches vous avez effectuées depuis le moment où vous avez eu connaissance de votre licenciement. » La liste des devoirs du même guide commence d'ailleurs par « Faire des recherches d'emploi et en apporter les preuves » — les deux moitiés de la même obligation.

Un relevé bien tenu n'a donc pas pour objet de vous rassurer. Il sert à répondre, un mardi après-midi que vous n'avez pas choisi, à la question de savoir ce que vous avez fait le mois dernier, chez qui, quel jour et avec quel résultat.

Premier temps : la ligne se saisit à l'envoi

Une seule règle porte ce temps : la candidature n'est pas terminée tant que la ligne n'existe pas. Joindre, envoyer, écrire la ligne, fermer l'onglet — dans cet ordre. Toute autre séquence finit en soirée de reconstitution au début du mois suivant, et c'est en reconstituant qu'un relevé perd les détails qui le rendent vérifiable.

Quatre éléments doivent entrer dans cette minute-là, parce qu'ils disparaissent ensuite. L'annonce elle-même, enregistrée en PDF ou en capture d'écran : le texte auquel vous avez répondu est la seule preuve que l'offre de services était ciblée. La personne contactée avec son numéro direct ou son adresse, à laquelle le formulaire officiel consacre une colonne entière et qui ne figure nulle part ailleurs une fois l'annonce retirée. Le taux d'activité demandé — à plein temps, ou à temps partiel avec le pourcentage, autre colonne du formulaire. Et le canal : par lettre ou par voie électronique, visite personnelle, par téléphone.

Les démarches sans annonce obéissent à la même discipline sous une autre forme, et travail.swiss la décrit avec précision. Pour les appels téléphoniques et les contacts professionnels : « inscrivez la date, le nom de l'entreprise, ainsi que le nom de la personne avec laquelle vous avez parlé », puis, conseil qui transforme un appel en justificatif, « après un entretien téléphonique, envoyez toujours un courriel de confirmation en y joignant votre CV ». Pour une visite sur place : demandez une carte de visite ou un cachet de l'entreprise.

Le calcul est vite fait. Écrite à l'envoi, une ligne coûte moins d'une minute. Reconstituée le 5 du mois suivant, une douzaine de lignes coûte une soirée et reste de moins bonne qualité, puisque deux ou trois noms d'interlocuteurs ont tout simplement disparu.

Deuxième temps : dix minutes par semaine, trois questions

Le point hebdomadaire est la partie que presque tout le monde saute, et c'est précisément elle qui transforme une pile en système. Trois questions, dix minutes, de préférence le même jour de la semaine.

Qu'est-ce qui a bougé ? Chaque réponse arrivée cette semaine — accusé de réception, invitation, réponse négative — se reporte dans sa ligne. Le formulaire officiel ne connaît que quatre résultats : « en suspens », « entretien », « engagement », « négatif », plus un champ pour le motif. Votre relevé n'a pas besoin d'un vocabulaire plus riche, puisque personne ne vous en demandera davantage.

Qu'est-ce qui traîne ? C'est l'objet de la section suivante, et la raison d'être du point hebdomadaire. Où en suis-je dans le mois ? Si un nombre de recherches a été convenu avec votre conseillère ou conseiller, le milieu du mois est le moment où un retard se rattrape encore. Les objectifs fixés en fin d'entretien à l'ORP ne valent que s'ils sont relus avant l'échéance ; contrôlés le jour du délai, ils ne sont plus des objectifs mais un constat.

Ce rythme a un second effet, visible seulement quand quelque chose tourne mal : il répartit la charge, de sorte qu'une semaine de maladie ou quelques jours de vacances ne font pas basculer la période de contrôle. Un relevé qui n'existe qu'une fois par mois n'offre qu'une seule occasion de le manquer.

Troisième temps : relancer ou clore, selon le métier

« Relancez après deux semaines » est le conseil le plus répété et le moins étayé du marché de l'emploi. La durée pendant laquelle un poste est encore réellement en cours de repourvoi se lit dans le stock d'annonces, et les écarts entre domaines sont considérables. Sur les annonces ouvertes le 22 août 2026 sur SwissJobs.app, l'âge médian d'une annonce ouverte atteint 41 jours dans la construction, 24 jours dans les soins, 22 dans le marketing et la communication, 18 en informatique comme en logistique, 16 dans les métiers commerciaux, la vente et l'hôtellerie-restauration, et 15 jours dans les métiers de l'ingénierie.

Ces chiffres ne disent pas quand la décision tombe : l'employeur seul le sait. Ils disent combien de temps une annonce reste habituellement ouverte dans le domaine concerné. On en tire une règle utilisable au point hebdomadaire : tant que l'annonce à laquelle vous avez répondu est encore en ligne, une relance brève et courtoise est un geste ordinaire. Une fois qu'elle a disparu sans qu'aucune réponse ne soit venue, la relance est rarement un meilleur emploi de votre temps qu'une nouvelle candidature.

Pour le relevé, cela signifie que l'état « en suspens » a besoin d'une date de péremption, et que cette date dépend du métier. Dans la construction, une ligne peut rester ouverte un mois sans devenir caduque. Dans l'ingénierie, tranchez après une quinzaine : relancer ou clore. Un relevé où tout est encore « en suspens » au bout de trois mois n'informe ni vous ni votre conseiller.

Un détail passe souvent inaperçu : l'annonce disparaît presque toujours avant l'entretien de conseil au cours duquel vous en parlerez. C'est là que la copie enregistrée au premier temps prend toute sa valeur — elle est la seule preuve que le poste était bien décrit comme vous le décrivez.

Quatrième temps : le rapprochement des premiers jours du mois

Au tournant du mois, une seule opération compte : poser votre relevé à côté de la preuve officielle et comparer ligne à ligne. Si vous saisissez dans l'eService des recherches d'emploi de Job-Room, vous en tirez le récapitulatif du mois ; si vous tenez le formulaire papier, vous avez la feuille. Trois choses sont recherchées : les candidatures qui n'existent que chez vous et restent à reporter, les lignes saisies deux fois, et les résultats qui ont changé depuis la saisie.

La remise vient ensuite, le premier ou le deuxième jour ouvrable, pas le cinquième. Le 5 du mois suivant est la limite extrême fixée par l'art. 26 al. 2 OACI, reportée au premier jour ouvrable suivant lorsqu'elle tombe un week-end ou un jour férié. Traiter la limite extrême comme un rendez-vous revient à supprimer toute marge le jour où un imprévu survient.

Le rapprochement est aussi le moment où le mois se ferme. Chaque ligne reçoit son état final, les candidatures encore vivantes passent dans le mois suivant, les réponses négatives reçoivent leur motif, et les justificatifs du mois rejoignent le dossier. Ensuite, plus rien n'est modifié dans ce mois-là : c'est ce qui sépare un outil de travail d'une pièce probante.

N'oubliez pas que deux destinataires attendent à la fin du mois, et non un seul. Les preuves de recherches vont à l'ORP ; le formulaire « Indications de la personne assurée » va à la caisse de chômage. Deux formulaires, deux guichets, une seule date — les confondre revient à déposer à l'heure au mauvais endroit. Si vous utilisez les formulaires papier, remplissez-les à l'ordinateur avant de les imprimer : la caisse les lit avec un logiciel de reconnaissance de caractères, raison pour laquelle travail.swiss demande de les ouvrir dans Acrobat Reader plutôt que dans le navigateur.

Le dossier de justificatifs : contenu et nommage

La preuve, c'est la ligne. Les justificatifs sont autre chose et restent chez vous jusqu'à ce qu'on les demande. Le formulaire officiel en fait une obligation : « Les justificatifs écrits tels que les copies d'offres de services ou de réponses négatives doivent être conservés et présentés sur demande. » Le formulaire prévoit d'ailleurs une case « Justificatifs » juste au-dessus de la signature.

Travail.swiss décrit le contenu du dossier : les courriels et les lettres, y compris les réponses reçues ; pour les appels, la note avec la date, l'entreprise et l'interlocuteur ; pour les visites, la carte de visite ou le cachet. Pour le rangement, un schéma résiste à l'usage : un dossier par période de contrôle, un fichier par candidature, nommé par date, employeur et intitulé du poste, dans cet ordre. La date trie toute seule, l'employeur rend la ligne trouvable pendant un entretien, l'intitulé distingue deux candidatures dans la même maison.

Reprenez l'intitulé tel qu'il figurait dans l'annonce. Non par souci d'exactitude, mais parce que votre conseiller cherchera les mêmes mots, et parce que les grands employeurs publient couramment plusieurs postes voisins en même temps. Si vous êtes passé par une agence de placement, indiquez l'agence : la preuve doit montrer qui a réellement reçu l'offre de services.

Reste l'étape qui ne coûte rien et que l'on saute presque toujours : garder une copie de ce que vous avez remis — le récapitulatif du mois ou le formulaire signé — et la ranger avec les justificatifs. Lors de l'entretien de conseil, c'est le seul document que vous et votre conseiller pouvez regarder ensemble, et il montre sans un mot que le relevé n'a pas été fabriqué la veille.

Le mois ORP, de la recherche à la preuve

La preuve est due en fin de mois, que vous ayez pris des notes ou non. Saisir une candidature au moment de l'envoyer évite toute reconstruction le 28 — et c'est cette reconstruction qui produit les candidatures inadaptées que les recruteurs remarquent.

Ce qui lâche, c'est la ressemblance, pas le volume

Comme la question ressemble à un problème de capacité, on y répond presque toujours par un changement d'outil : plus de colonnes, une autre application, un tableau à cartes. Quelques semaines plus tard la vue d'ensemble a de nouveau disparu, ce qui devrait suffire à montrer que la capacité n'était pas la contrainte.

Ce qui tue une liste, c'est le moment où deux lignes semblent dire la même chose et où vous ne savez plus laquelle est laquelle. Ce moment arrive plus tôt qu'on ne le croit : pas à la centième candidature, mais à la troisième candidature pour un poste comparable chez le quatrième employeur comparable.

Et il arrive à cause de la structure du marché, non par négligence de votre part. Les intitulés de poste sont des étiquettes standard, pas des noms propres. 13,8 pour cent des annonces ouvertes portent un intitulé que deux employeurs différents au moins publient au même moment, et 1,5 pour cent un intitulé utilisé simultanément par cinq employeurs ou plus. Dans 5,1 pour cent des cas, le même intitulé au même endroit est mis au concours par deux employeurs ou davantage.

L'intitulé est donc le champ le plus faible dont vous disposez, et c'est précisément celui que l'on note en premier et que l'on abrège le plus volontiers, parce que c'est ce que l'on avait sous les yeux au moment d'envoyer.

La ligne qui veut encore dire quelque chose dans six mois

Le test est simple : lisez une ligne à voix haute et demandez-vous si elle vous permettrait de tenir une conversation téléphonique sur cette candidature dans six mois. Sinon, un champ manque. Quatre suffisent presque toujours : employeur, intitulé exact, lieu, date.

L'ordre dans lequel ces quatre champs achètent de la certitude se mesure. L'intitulé seul : 69,0 pour cent d'annonces identifiées sans ambiguïté. Ajoutez l'employeur et l'on passe à 77,1 pour cent — un saut plus modeste qu'attendu, parce qu'un même employeur a souvent plusieurs postes au même intitulé ouverts en parallèle. C'est le lieu qui fait franchir la marche, à 87,2 pour cent.

Les 12,8 pour cent restants justifient le quatrième champ. Ce sont les cas où employeur, intitulé et lieu sont identiques : un même rôle pourvu plusieurs fois, une annonce remise en ligne, un même poste diffusé par deux canaux distincts. Seule la date de votre candidature les sépare — et cette date vous est de toute façon nécessaire, puisque chaque mois civil constitue une période de contrôle et que chaque recherche est rattachée à un mois précis.

Tout le reste relève du confort et non des fondations : le lien, la personne de contact, le taux d'activité, la voie empruntée par la candidature. Utile, mais remplaçable. En revanche, s'il manque l'un des quatre champs de base, la ligne n'est pas incomplète : elle est sans valeur. Elle atteste que quelque chose s'est passé sans dire quoi.

Le même employeur revient, plus souvent qu'on ne l'imagine

La deuxième raison pour laquelle les listes s'embrouillent tient à la répartition des employeurs. Le marché est tout sauf plat : 81,0 pour cent des annonces ouvertes émanent d'employeurs qui publient cinq postes ou plus simultanément, et 56,1 pour cent d'employeurs qui en publient vingt ou plus. Le premier pour cent des annonceurs concentre 31,5 pour cent de tout ce qui est ouvert, les cinq premiers pour cent un peu plus de la moitié. Seules 6,8 pour cent des annonces viennent d'un employeur n'ayant qu'un seul poste ouvert.

Sur un délai-cadre de deux ans, cela signifie que vous postulerez plusieurs fois chez les mêmes maisons sans jamais l'avoir décidé. Et chez les gros annonceurs, les intitulés se répètent aussi : parmi les employeurs ayant cinq postes ouverts ou plus, 26,5 pour cent de leurs annonces portent un intitulé que le même employeur publie une seconde fois au même moment. Près de sept sur dix de ces employeurs recrutent en outre dans plus d'un lieu.

Une vue d'ensemble utilisable a donc besoin d'un second tri : par employeur, et pas seulement par date. Il répond aux questions qui deviennent gênantes en entretien — ai-je déjà écrit à cette maison, à qui, quand, et qu'est-ce qui m'est revenu ? Et il évite les deux erreurs que ce schéma produit : postuler deux fois au même poste, et envoyer à la même personne deux versions différentes de son dossier.

En pratique, il suffit d'écrire le nom de l'employeur toujours de la même manière. Une entreprise qui apparaît avec sa forme juridique dans une annonce et sans elle dans la suivante devient deux employeurs dans votre liste là où il n'y en a qu'un. Choisissez une graphie une fois pour toutes et tenez-vous-y.

Trois listes, trois horloges

La plupart des vues d'ensemble échouent parce qu'une liste unique doit assumer trois tâches qui ne suivent pas la même horloge. Séparez-les — sous forme de trois vues d'un même tableau, pas de trois fichiers.

La première est la liste vivante : tout ce dont vous attendez une réponse. Son horloge est la vôtre. Une annonce encore en ligne ne dit rien de votre candidature ; la présélection se déroule souvent en parallèle de la publication. Si vous attendez un signal extérieur, vous attendrez indéfiniment. Fixez plutôt votre propre limite — dix jours ouvrables est un chiffre raisonnable — au terme de laquelle vous relancez ou vous clôturez la ligne.

La deuxième est la liste du mois : tout ce qui est daté dans le mois civil en cours et qui entrera dans la preuve de vos recherches d'emploi. Son horloge est celle du droit. Ce qui compte est la date de la candidature, non l'état actuel du dossier : une candidature envoyée le 28 juin appartient à juin, même si le refus arrive en juillet.

La troisième est l'archive : tout ce qui est clos. Son horloge court le plus longtemps, car un délai-cadre s'étend sur deux ans et les questions ne tombent pas toujours tout de suite. Archiver n'est pas supprimer : cela signifie seulement que ces lignes quittent la vue hebdomadaire, pour que ce qui est réellement ouvert reste visible.

Le quart d'heure qui maintient la liste en vie

Une liste que l'on remplit sans jamais la relire est un cimetière. Ce qui fait la différence, c'est un rendez-vous court et fixe avec vous-même : un jour de la semaine, quinze minutes, toujours au même moment. Le vendredi matin convient à beaucoup, parce qu'il reste du temps pour agir sur ce qui remonte.

Pendant ce quart d'heure, vous posez exactement trois questions. Qu'est-ce qui attend au-delà de ma propre limite ? Ces lignes reçoivent aujourd'hui une relance ou une clôture, rien entre les deux. Qu'est-ce qui est agendé cette semaine ? Entretiens, retours promis, un rendez-vous à l'ORP. Qu'est-ce qui manque pour la preuve du mois ? Un nom de contact, une date incertaine, une entrée sans résultat noté.

Le rendement de ces quinze minutes apparaît en fin de mois. Qui range chaque semaine recopie sa preuve en quelques minutes ; qui ne le fait pas reconstitue un mois entier de mémoire et depuis ses messages envoyés, précisément dans les jours où le délai court déjà. La preuve des recherches doit être remise pour chaque période de contrôle au plus tard le cinq du mois suivant ou le premier jour ouvrable qui suit, et les recherches remises hors délai sans excuse valable ne sont plus prises en considération.

Une petite habitude pèse étonnamment lourd : notez le résultat dans l'état où il se trouve ce jour-là, et datez le changement. « Refus le 14 » est une information. « Refus » sans date est un souvenir que personne ne pourra vérifier quatre semaines plus tard.

Ce qu'il faut délibérément laisser de côté

Les vues d'ensemble meurent plus souvent d'un excès de colonnes que d'un manque. La règle est brutale : une colonne selon laquelle vous ne triez jamais, ne filtrez jamais et ne cherchez jamais n'est pas une colonne, c'est un pense-bête. Elle vous coûte des secondes à chaque saisie et ne rend jamais rien.

On peut en général renoncer à l'auto-évaluation de ses chances, aux codes couleur à plus de trois niveaux, aux champs de texte libre que personne ne relit, et à toute statistique sur son propre entonnoir. Le pourcentage de vos candidatures qui débouche sur un entretien est un chiffre intéressant et inutile : il ne change rien à ce que vous ferez demain.

Deux champs méritent en revanche d'être conservés et manquent souvent. La voie empruntée par la candidature — site carrière, portail, courriel, en personne —, sans laquelle vous ne saurez pas où chercher quand quelqu'un vous rappellera. Et la personne de contact avec un moyen de la joindre, lorsqu'il y en avait une : c'est le seul champ qui relie votre ligne au monde extérieur.

Le reste tient à une seule discipline : l'entrée se crée le jour de la candidature, pas le week-end et pas en fin de mois. Tout ce que vous complétez plus tard de mémoire est moins exact que les trente secondes prises pendant que la page de confirmation est encore ouverte devant vous.