CV Assistente: esempio e modello
Ecco come si presenta un CV svizzero convincente per funzioni di assistenza - dalla reception all'assistenza di direzione con attestato professionale federale.
Attualmente 16 posti come Assistente aperti in Svizzera, in 2 cantoni, di cui 5 degli ultimi 7 giorni. Coop è chi pubblica di più.
Esempio di CV — modello di due pagine
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Quale titolo di studio deve figurare nel CV di un'assistente?
Indicate innanzitutto il titolo di studio riconosciuto più elevato - in Svizzera solitamente impiegata di commercio EFZ, completato da un attestato professionale federale in assistenza di direzione o gestione.
Nella maggior parte degli annunci di lavoro, la base è costituita dalla formazione commerciale di base: impiegata o impiegato di commercio EFZ, idealmente profilo E o M, oppure in alternativa un diploma commerciale VSH o la scuola media di commercio. Indicate per intero il profilo e il settore di apprendistato, ad esempio "Impiegata di commercio EFZ, profilo E, settore servizi e amministrazione", poiché i responsabili del personale ne deducono la vostra formazione amministrativa di base.
Chi desidera lavorare a livello di direzione generale dovrebbe possedere un attestato professionale federale - tipicamente assistente di direzione con attestato professionale federale o specialista in gestione con attestato professionale federale. In aggiunta, potete distinguervi con certificati come specialista in contabilità o in risorse umane di edupool.ch, un certificato in verbalizzazione o un certificato di assistenza HR. Aggiungete l'anno di conseguimento e l'istituto di formazione, affinché le informazioni rimangano verificabili.
Per le posizioni di assistenza, le competenze linguistiche devono essere obbligatoriamente documentate: Cambridge C1 Advanced, BEC Higher, DELF B2 o C1, CELI o un soggiorno linguistico con relativo certificato. Evitate autovalutazioni generiche come "buona conoscenza orale e scritta" e utilizzate invece i livelli del QCER da A1 a C2. Se redigete regolarmente corrispondenza in francese o inglese, indicate il volume - ad esempio 400 documenti all'anno - direttamente nella relativa esperienza professionale.
Come descrivere in modo convincente la propria esperienza professionale come assistente?
Mostrate l'ampiezza delle vostre responsabilità con numeri concreti: numero di dirigenti supportati, riunioni, documenti, dossier o dimensioni dei budget, invece di generici elenchi di compiti.
Iniziate ogni posizione con una riga di contesto: settore, dimensione dell'azienda e chi avete supportato. "Assistenza a CEO, CFO e due responsabili di area in un'azienda di fiduciaria con 120 collaboratori" dice più di "lavori di segretariato generale". Seguono poi tre o quattro punti con risultati misurabili - ad esempio 60 riunioni a trimestre, 1'800 documenti creditori all'anno o un budget per eventi di CHF 85'000.
Formulate con precisione le attività tipiche del mestiere: redigere l'ordine del giorno, preparare la documentazione per le riunioni del consiglio di amministrazione, redigere verbali di decisione, seguire le pendenze, controllare le spese secondo il regolamento interno, preparare i pagamenti ai creditori con fattura QR nel formato ISO 20022, archiviare i dossier secondo il piano di classificazione e rispettare i termini di conservazione secondo l'art. 958f CO. Questi termini dimostrano che padroneggiate il mestiere e vengono riconosciuti anche dai sistemi di gestione delle candidature.
Indicate i vostri sistemi in modo concreto, con la versione con cui avete lavorato: Abacus, Bexio o SAP per creditori e spese, Microsoft 365 con SharePoint e Teams per l'archiviazione e la collaborazione, Umantis o un altro strumento HR per l'onboarding, oltre a rilevazione delle ore e CRM. Aggiungete una riga sulla discrezione e la protezione dei dati secondo la nLPD - a livello di direzione generale, la gestione di documenti salariali, contrattuali e di riunione confidenziali è un criterio di selezione centrale.
Quanto deve essere lungo il CV e serve una foto?
Due pagine sono lo standard; una foto professionale è ancora consuetudine in Svizzera per le posizioni di assistenza e viene spesso richiesta.
Mantenete il CV su due pagine: dati di contatto, profilo sintetico, esperienza professionale con risultati, formazione, aggiornamenti professionali, lingue, conoscenze informatiche. Con più di dieci anni di esperienza, riassumete le prime esperienze in una sola riga. Le posizioni di lavoro temporaneo inferiori a tre mesi raggruppatele come "Incarichi temporanei in segretariato, 2015-2016, tre mandati" - questo appare ordinato invece che discontinuo.
Per le posizioni di assistenza con componenti di reception e rappresentanza, una foto attuale e professionale in abbigliamento business è lo standard; selfie o foto di vacanza sono penalizzanti. Ci si aspettano inoltre indicazioni sul luogo di residenza, nazionalità o permesso di soggiorno, disponibilità e grado di occupazione desiderato. Le informazioni su stato civile, confessione religiosa o data di nascita dei figli sono facoltative e vengono sempre più spesso omesse; l'anno di nascita, invece, rimane ancora consuetudine.
Allegate i certificati di lavoro e i diplomi come dossier PDF separato e nominate i file in modo comprensibile, ad esempio "CV_Bergmaier_Nadine.pdf". Indicate le referenze con la formula "Referenze su richiesta" e informate preventivamente le persone interessate. Adattate il profilo sintetico e le parole chiave a ogni annuncio: chi cerca un'assistenza di direzione presta attenzione alla verbalizzazione e alla gestione dell'agenda, chi cerca un'assistenza di team presta attenzione al volume, alle conoscenze dei sistemi e alla resistenza nella gestione operativa quotidiana.
Dove si cercano Assistente in Svizzera
Distribuzione dei 16 posti aperti per cantone.
Numeri in tabella
| Cantone | annunci |
|---|---|
| Genf | 3 |
| Waadt | 2 |
Quali lingue richiedono gli annunci
Su 12 annunci con indicazione della lingua — tra parentesi quelli che richiedono un livello professionale.
Numeri in tabella
| Lingua | annunci |
|---|---|
| francese | 12 (12) |
| inglese | 2 (2) |
| tedesco | 2 (1) |
Chi cerca Assistente in Svizzera
Datori di lavoro con più posti aperti. Le agenzie di collocamento sono escluse.
Numeri in tabella
| Datore di lavoro | annunci |
|---|---|
| Coop | 3 |
| Multi Personnel | 2 |
| MedSanté Sàrl | 2 |
| Genève Aéroport | 2 |
| Apotheken-forum.ch | 1 |
| HUG - Hopitaux Universitaires de Genève | 1 |
Tempo pieno o parziale?
Come sono pubblicati i posti.
Numeri in tabella
| Percentuale | annunci |
|---|---|
| Vollzeit / plein temps | 15 |
| Teilzeit / partiel | 1 |
Il CV in versione integrale
Da rileggere e riutilizzare.
Nadine Bergmaier
Assistente di direzione con attestato professionale federale | Impiegata di commercio EFZ profilo E
Assistente di direzione con attestato professionale federale e 9 anni di esperienza nel supporto a direzioni generali e consigli di amministrazione in aziende di fiduciaria e immobiliari. Gestisco le agende di fino a 4 membri della direzione, verbalizzo le riunioni in modo pronto per la decisione entro 24 ore e mantengo i processi di spese, creditori e archiviazione a prova di revisione. Corrispondenza trilingue (D/F/E) secondo la norma svizzera SN 010130, puntualità superiore al 98 percento con oltre 60 riunioni a trimestre.
Cosa mi distingue
Verbalizzazione a livello di CdA: Verbali di decisione e di andamento per le riunioni del consiglio di amministrazione, inclusi ordine del giorno, invio della documentazione con 7 giorni di anticipo e controllo delle pendenze - oltre 90 verbali all'anno, approvazione al primo passaggio nell'85 percento dei casi.
Amministrazione a prova di revisione: Archiviazione secondo il piano di classificazione con termini di conservazione conformi all'art. 958f CO, verifica dei documenti conforme all'IVA e controllo delle spese secondo il regolamento interno - tre revisioni senza contestazioni nell'area della documentazione contabile.
Corrispondenza trilingue: Redazione autonoma di lettere commerciali, lettere di accompagnamento offerte e informazioni ai clienti in tedesco, francese e inglese secondo la norma SN 010130 - circa 400 documenti all'anno senza revisione esterna.
Gestione pagamenti e creditori: Registrazione e preparazione di fatture QR in formato ISO 20022 in Abacus, proposte di contabilizzazione e controllo visti - 1'800 documenti creditori all'anno, perdite di sconto ridotte a zero.
Risultati principali
Riorganizzazione dell'amministrazione delle riunioni. Introdotti modelli standardizzati per l'ordine del giorno e uno spazio riunioni su SharePoint; tempo di preparazione per riunione della direzione generale ridotto da 3,5 a 1,5 ore e invio dei verbali abbreviato da 5 a 1 giorno lavorativo.
Digitalizzazione del processo spese. Accompagnata l'introduzione di uno strumento digitale per le spese destinato a 45 collaboratori, condotte formazioni in due lingue; richieste di chiarimento della contabilità ridotte del 70 percento e durata dei rimborsi diminuita da 21 a 8 giorni.
Evento aziendale e acquisti. Organizzato l'evento annuale per i clienti con 180 invitati, responsabile di un budget di CHF 85'000 concluso con un risparmio del 6 percento; rinegoziato il contratto quadro con l'agenzia di viaggi, con un risparmio di CHF 12'000 all'anno sulle spese di viaggio.
Esperienza professionale
Assistente di direzione, direzione generale — Lumaris Treuhand AG, Zurigo, da 03/2020
Azienda di fiduciaria e revisione con 120 collaboratori; supporto a CEO, CFO e due responsabili di area, nonché segretariato del consiglio di amministrazione.
- Gestione dell'agenda per 4 membri della direzione generale con oltre 60 riunioni a trimestre, puntualità del 98 percento
- Verbalizzazione di 12 riunioni del CdA e 48 della direzione generale all'anno, invio entro 24 ore
- Controllo e registrazione di 1'800 documenti creditori all'anno in Abacus, perdite di sconto ridotte a CHF 0
- Amministrazione dell'onboarding per 25 nuovi assunti all'anno in Umantis, tempo di elaborazione ridotto da 10 a 4 giorni
Assistente di team, gestione immobiliare — Sattelberg Immobilien AG, Winterthur, 08/2017 - 02/2020
Portafoglio di gestione di 3'200 oggetti in locazione; assistenza a un team di 9 gestori immobiliari, inclusa la corrispondenza con gli inquilini.
- Gestione di circa 120 richieste di inquilini alla settimana, tempo di reazione medio inferiore a 4 ore
- Redazione di 350 contratti di locazione e protocolli di consegna appartamenti all'anno senza reclami formali
- Gestione del sollecito di livello 1 e 2 per 3'200 oggetti, arretrati ridotti di CHF 140'000
- Coordinata la digitalizzazione di 8'000 dossier secondo il piano di classificazione, tempi di ricerca ridotti del 60 percento
Impiegata commerciale, reception e amministrazione — Nordwind Bauunternehmung AG, Baden, 08/2014 - 07/2017
Impresa di costruzioni con 200 collaboratori; reception, centralino telefonico e amministrazione generale, inclusa l'amministrazione dei cantieri.
- Centralino telefonico con circa 90 chiamate al giorno in D/F/E, smistamento corretto nel 99 percento dei casi
- Preparazione di 140 offerte e contratti d'appalto all'anno, scadenze di consegna rispettate al 100 percento
- Controllo mensile della rilevazione delle ore e dei rapporti orari per 60 collaboratori di cantiere, correzioni ridotte del 45 percento
- Gestiti ordini di materiale per un valore di CHF 260'000 all'anno e precontabilizzate le fatture dei fornitori
Formazione
Assistente di direzione con attestato professionale federale, Assistenza di direzione e comunicazione aziendale — Wirtschaftsschule Zürichsee · 2021
Impiegata di commercio EFZ, profilo E, Formazione commerciale di base, settore servizi e amministrazione — Berufsfachschule Baden · 2014
Specialista in contabilità edupool.ch (2018) · Cambridge English C1 Advanced (2019) · DELF B2 francese (2016) · Corso di certificato in verbalizzazione e gestione delle riunioni, KV Zürich (2022)
Domande frequenti
- In quale lingua devo scrivere il curriculum come Assistente?
- Il 100% degli annunci è in francese — scrivete il curriculum in francese, a meno che l'annuncio stesso sia in tedesco.
- Che livello di lingua chiedono gli annunci per Assistente?
- francese nel 100% degli annunci che indicano un requisito, e il 100% a livello professionale. «Buone conoscenze» non basta — indicate da A2 a C2.
- Le posizioni per Assistente sono a tempo pieno o parziale?
- 94% a tempo pieno, solo 6% a tempo parziale. Se cercate il tempo parziale, ditelo subito.
- Chi assume Assistente in Svizzera?
- Attualmente Coop, Multi Personnel, MedSanté Sàrl, tra gli altri. I loro annunci sono il miglior lessico per il vostro curriculum.