CV Assistante: exemple et modèle
Voici à quoi ressemble un CV suisse convaincant pour des fonctions d'assistanat - de la réception à l'assistanat de direction avec brevet fédéral.
Actuellement 29 postes de Assistante ouverts en Suisse, dans 1 cantons, dont 9 publiés ces 7 derniers jours. Coop en publie le plus.
Exemple de CV — modèle de deux pages
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La vérification compare votre CV à ce que les annonces suisses demandent réellement — structure, niveau de langue, justificatifs manquants.
Vérifier mon CVQuel diplôme mentionner dans le CV d'une assistante?
Mentionnez d'abord le diplôme reconnu le plus élevé - en Suisse, généralement l'EFZ d'employée de commerce, complété par un brevet fédéral d'assistante de direction ou de cadre.
Dans la plupart des offres d'emploi, la base est la formation commerciale de base: employée ou employé de commerce EFZ, idéalement profil E ou M, ou alternativement un diplôme de commerce VSH ou l'école de commerce. Précisez le profil et le secteur de la formation, par exemple "Employée de commerce EFZ, profil E, secteur services et administration", car les responsables RH y lisent votre formation administrative de base.
Pour travailler au niveau de la direction générale, il est utile de disposer d'un brevet fédéral - typiquement celui d'assistante de direction ou de spécialiste en conduite d'équipe. Vous marquerez des points supplémentaires avec des certificats tels que spécialiste en comptabilité ou en ressources humaines d'edupool.ch, un certificat en tenue de procès-verbaux ou un certificat d'assistanat RH. Indiquez l'année d'obtention et l'établissement de formation afin que les informations restent vérifiables.
Pour les postes d'assistanat, les certifications linguistiques doivent impérativement être justifiées: Cambridge C1 Advanced, BEC Higher, DELF B2 ou C1, CELI ou un séjour linguistique avec certificat. Évitez les auto-évaluations comme "bonnes connaissances orales et écrites" et utilisez plutôt les niveaux du CECR de A1 à C2. Si vous rédigez régulièrement de la correspondance en français ou en anglais, mentionnez le volume - par exemple 400 documents par an - directement au niveau du poste concerné.
Comment décrire mon expérience professionnelle d'assistante de manière convaincante?
Montrez l'étendue de vos responsabilités en chiffres: nombre de dirigeants soutenus, de séances, de pièces justificatives, de dossiers ou de budgets gérés, plutôt qu'une liste générale de tâches.
Commencez chaque poste par une ligne de contexte: secteur, taille de l'entreprise et personnes soutenues. "Assistanat du CEO, du CFO et de deux responsables de division dans une entreprise fiduciaire comptant 120 collaborateurs" en dit davantage que "travaux de secrétariat généraux". Ajoutez ensuite trois à quatre points avec des résultats mesurables - par exemple 60 séances par trimestre, 1'800 pièces créanciers par an ou un budget d'événement de CHF 85'000.
Formulez les tâches typiques du métier de manière précise: établir les ordres du jour, préparer les documents pour les séances du conseil d'administration, rédiger les procès-verbaux de décision, suivre les points en suspens, contrôler les notes de frais selon le règlement interne, préparer les créanciers avec factures QR au format ISO 20022, classer les dossiers selon le plan de classement et respecter les délais de conservation selon l'art. 958f CO. Ces termes montrent que vous maîtrisez le métier et sont également reconnus par les systèmes de gestion des candidatures.
Mentionnez vos systèmes de manière concrète et dans la version avec laquelle vous avez travaillé: Abacus, Bexio ou SAP pour les créanciers et les notes de frais, Microsoft 365 avec SharePoint et Teams pour l'archivage et la collaboration, Umantis ou un autre outil RH pour l'onboarding, ainsi que la saisie des temps et le CRM. Ajoutez une ligne sur la discrétion et la protection des données selon la LPD révisée - au niveau de la direction générale, la gestion de documents confidentiels relatifs aux salaires, aux contrats et aux séances constitue un critère de sélection central.
Quelle longueur pour le CV et une photo est-elle nécessaire?
Deux pages sont la norme; une photo de portrait professionnelle reste courante en Suisse pour les postes d'assistanat et est souvent attendue.
Limitez le CV à deux pages: coordonnées, profil succinct, expérience professionnelle avec résultats, formation, formations continues, langues, connaissances informatiques. Si vous avez plus de dix ans d'expérience, regroupez les premiers postes en une seule ligne. Regroupez les missions temporaires de moins de trois mois sous la mention "Missions temporaires au secrétariat, 2015-2016, trois mandats" - cela paraît structuré plutôt que décousu.
Pour les postes d'assistanat comportant une part de réception et de représentation, une photo récente et professionnelle en tenue de travail est la norme; les selfies ou photos de vacances sont disqualifiants. Sont également attendus le lieu de domicile, la nationalité ou le permis de séjour, la disponibilité et le taux d'activité souhaité. Les informations sur l'état civil, la confession ou la date de naissance des enfants sont facultatives et de plus en plus souvent omises; votre année de naissance, en revanche, reste d'usage courant.
Joignez les certificats de travail et les diplômes dans un dossier PDF séparé et nommez les fichiers de manière compréhensible, par exemple "CV_Bergmaier_Nadine.pdf". Mentionnez les références avec la formule "Références sur demande" et informez les personnes concernées au préalable. Adaptez le profil succinct et les mots-clés à chaque offre: pour un poste d'assistanat de direction, l'accent est mis sur la tenue de procès-verbaux et la gestion des agendas; pour un poste d'assistanat d'équipe, sur le volume, la maîtrise des systèmes et la résistance à la charge de travail quotidienne.
Où les Assistante sont recherchés en Suisse
Répartition des 29 postes ouverts par canton.
Chiffres sous forme de tableau
| Canton | annonces |
|---|---|
| Genf | 2 |
Quelles langues les annonces exigent
Sur 12 annonces mentionnant une langue — entre parenthèses, celles exigeant un niveau professionnel.
Chiffres sous forme de tableau
| Langue | annonces |
|---|---|
| français | 11 (10) |
| anglais | 4 (4) |
| allemand | 1 (1) |
Qui recherche des Assistante en Suisse
Employeurs avec le plus de postes ouverts. Les agences de placement sont exclues.
Chiffres sous forme de tableau
| Employeur | annonces |
|---|---|
| Coop | 14 |
| Hôpitaux Universitaires de Genève | 2 |
| Genève Aéroport | 2 |
| NOUAVOU.NET | 1 |
| Van Cleef & Arpels | 1 |
| Paul Cramatte S.A. | 1 |
Temps plein ou temps partiel ?
Comment les postes sont publiés.
Chiffres sous forme de tableau
| Taux | annonces |
|---|---|
| Vollzeit / plein temps | 27 |
Le CV en texte intégral
À relire et à reprendre.
Nadine Bergmaier
Assistante de direction avec brevet fédéral | Employée de commerce EFZ profil E
Assistante de direction avec brevet fédéral et 9 ans d'expérience dans le soutien de directions générales et de conseils d'administration au sein d'entreprises de fiduciaire et d'immobilier. Je gère les agendas de jusqu'à 4 membres de la direction, rédige des procès-verbaux prêts à la décision dans un délai de 24 heures et assure des processus de notes de frais, de créanciers et d'archivage conformes aux exigences de révision. Correspondance trilingue (D/F/E) selon la norme suisse SN 010130, respect des délais à plus de 98 pour cent pour plus de 60 séances par trimestre.
Ce qui me distingue
Tenue de procès-verbaux au niveau du conseil d'administration: Procès-verbaux de décision et de déroulement pour les séances du conseil d'administration, incluant l'ordre du jour, l'envoi des documents 7 jours à l'avance et le suivi des points en suspens - plus de 90 procès-verbaux par an, validation au premier passage dans 85 pour cent des cas.
Administration conforme aux exigences de révision: Archivage selon plan de classement avec délais de conservation conformes à l'art. 958f CO, vérification des pièces conforme à la TVA et contrôle des notes de frais selon le règlement interne - trois révisions sans remarque dans le domaine des pièces justificatives.
Correspondance trilingue: Rédaction autonome de courriers commerciaux, de lettres d'accompagnement d'offres et d'informations clients en allemand, français et anglais selon la norme SN 010130 - environ 400 documents par an sans relecture externe.
Gestion des paiements et des créanciers: Saisie et préparation de factures QR au format ISO 20022 dans Abacus, propositions d'imputation comptable et contrôle des visas - 1'800 pièces créanciers par an, pertes d'escompte réduites à zéro.
Réalisations clés
Refonte de l'administration des séances. Introduction de modèles d'ordre du jour standardisés et d'un espace SharePoint dédié aux séances; temps de préparation par séance de direction générale réduit de 3,5 à 1,5 heure et délai d'envoi des procès-verbaux ramené de 5 à 1 jour ouvrable.
Digitalisation du processus de notes de frais. Accompagnement de l'introduction d'un outil numérique de notes de frais pour 45 collaborateurs, formations dispensées en deux langues; demandes de clarification de la comptabilité réduites de 70 pour cent et délai de remboursement ramené de 21 à 8 jours.
Événement d'entreprise et achats. Organisation de l'événement client annuel réunissant 180 invités, responsabilité d'un budget de CHF 85'000 clôturé avec 6 pour cent d'économie; renégociation du contrat-cadre avec l'agence de voyages, permettant d'économiser CHF 12'000 de frais de déplacement par an.
Expérience professionnelle
Assistante de direction générale — Lumaris Treuhand AG, Zurich, depuis 03/2020
Entreprise de fiduciaire et de révision comptant 120 collaborateurs; soutien du CEO, du CFO et de deux responsables de division, ainsi que secrétariat du conseil d'administration.
- Gestion des agendas de 4 membres de la direction générale avec plus de 60 séances par trimestre, respect des délais à 98 pour cent
- Rédaction des procès-verbaux de 12 séances du CA et 48 séances de la direction générale par an, envoi dans les 24 heures
- Contrôle et saisie de 1'800 pièces créanciers par an dans Abacus, pertes d'escompte réduites à CHF 0
- Administration de l'onboarding pour 25 nouveaux collaborateurs par an dans Umantis, délai de traitement réduit de 10 à 4 jours
Assistante d'équipe en gérance immobilière — Sattelberg Immobilien AG, Winterthur, 08/2017 - 02/2020
Portefeuille de gérance de 3'200 objets locatifs; assistanat d'une équipe de 9 gérants, y compris la correspondance avec les locataires.
- Traitement d'environ 120 demandes de locataires par semaine, temps de réponse moyen inférieur à 4 heures
- Établissement de 350 contrats de bail et procès-verbaux de remise de logement par an sans réclamation formelle
- Gestion des rappels de niveau 1 et 2 pour 3'200 objets, créances en souffrance réduites de CHF 140'000
- Coordination de la numérisation de 8'000 dossiers selon le plan de classement, temps de recherche réduits de 60 pour cent
Collaboratrice commerciale réception et administration — Nordwind Bauunternehmung AG, Baden, 08/2014 - 07/2017
Entreprise de construction comptant 200 collaborateurs; réception, standard téléphonique et administration générale, y compris l'administration de chantier.
- Standard téléphonique avec environ 90 appels par jour en D/F/E, taux de transfert correct dans 99 pour cent des cas
- Préparation de 140 offres et contrats d'entreprise par an, délais de remise respectés à 100 pour cent
- Contrôle mensuel de la saisie des temps et des rapports d'heures pour 60 collaborateurs de chantier, corrections réduites de 45 pour cent
- Traitement de commandes de matériel d'une valeur de CHF 260'000 par an et précomptabilisation des factures fournisseurs
Formation
Assistante de direction avec brevet fédéral, Assistanat de direction et communication d'entreprise — Wirtschaftsschule Zürichsee · 2021
Employée de commerce EFZ, profil E, Formation commerciale de base, secteur services et administration — Berufsfachschule Baden · 2014
Spécialiste en comptabilité edupool.ch (2018) · Cambridge English C1 Advanced (2019) · DELF B2 français (2016) · Cours certifiant en tenue de procès-verbaux et gestion des séances, KV Zürich (2022)
Questions fréquentes
- Dans quelle langue rédiger mon CV en tant que Assistante ?
- 100% des annonces sont en français — rédigez le CV en français, sauf si l'annonce elle-même est en allemand.
- Quel niveau de langue exigent les annonces de Assistante ?
- français dans 92% des annonces qui précisent une exigence, dont 91% au niveau professionnel. « Bonnes connaissances » ne suffit pas — indiquez A2 à C2.
- Les postes de Assistante sont-ils à plein temps ou à temps partiel ?
- 100% à plein temps, seulement 0% à temps partiel. Si vous cherchez un temps partiel, dites-le tôt.
- Qui recrute des Assistante en Suisse ?
- Actuellement Coop, Hôpitaux Universitaires de Genève, Genève Aéroport, entre autres. Leurs annonces sont le meilleur lexique pour votre CV.