Faut-il envoyer un e-mail de remerciement après un entretien d’embauche ?

Là où s’arrêtent les deux sources officielles

En Suisse, deux institutions publient des conseils de candidature pour les adultes. L’orientation professionnelle — orientation.ch, éditée par le CSFO sur mandat des cantons et avec le soutien de la Confédération — et le portail fédéral arbeit.swiss, tenu par le SECO. Les deux traitent l’entretien d’embauche en détail. Les deux s’arrêtent au moment où vous quittez la pièce.

La page « Rechercher un emploi » d’orientation.ch propose six points de préparation, puis quatre points pour l’entretien lui-même. Le dernier : « ne prenez aucune décision sur place : laissez-vous un temps de réflexion d’au moins 24 heures ». Le paragraphe suivant commence par « Vous avez fait face à un refus ? ». Entre les deux, rien.

Sur arbeit.swiss, la structure est différente mais l’issue identique. La rubrique « Candidature : dossier et entretien » couvre la lettre, le CV, les certificats de travail, les références, la préparation, les questions types, la négociation salariale, puis se termine par une liste sur l’attitude et la communication non verbale. Ses deux derniers points : « saluer vos interlocuteurs et prendre congé d’eux chaleureusement » et « laisser vos interlocuteurs s’exprimer ». Le titre suivant est « La formation continue en tant qu’option ».

Le dernier conseil que la Confédération donne au sujet d’un entretien d’embauche est donc de prendre congé. Ce n’est pas une formule : c’est littéralement l’avant-dernier élément d’une liste avant le changement de sujet.

Une remarque sur la rubrique « Relancer » de la même page, parce qu’elle prête à confusion. Elle dit : si vous n’avez pas reçu de réponse à votre postulation après quelque temps, relancez en restant aimable et neutre. Elle figure bien avant la partie sur l’entretien et concerne une candidature sans réponse. Elle ne dit rien de l’après-entretien.

La seule page qui prescrit un message s’adresse à des jeunes de quinze ans

Même service, même domaine, autre page : « Entretien d’embauche » sur orientation.ch s’adresse aux jeunes en recherche de place d’apprentissage. Et là figure une section complète « Après l’entretien », avec trois étapes titrées : « Évaluer l’entretien », « Montrer de nouveau son intérêt », « Reprendre poliment contact ».

Le résumé en tête de page mentionne pourtant bien le remerciement : « Après l’entretien, tu devrais remercier ton interlocuteur-trice et confirmer ton intérêt pour la place d’apprentissage. » Le remerciement vient en premier dans la phrase — mais le titre de la section qui développe ensuite ne le reprend pas. Il parle d’intérêt.

Le texte confirme ce déplacement : « Si tu veux occuper la place d’apprentissage, il est conseillé de reprendre contact par courriel dans les 24 heures suivant l’entretien. Cela montre à l’entreprise formatrice que tu es réellement intéressé-e. » La justification est l’intérêt, pas la politesse. Le message est un signal, pas une convenance.

Cette page peut-elle se transposer à une candidature adulte ? Elle ne le dit pas, et cette page-ci ne le prétend pas non plus. Une entreprise formatrice qui a reçu une adolescente n’est pas un service RH qui compare trois profils pour un poste qualifié. Mais c’est la seule prescription suisse vérifiable sur le sujet, et son contenu vaut d’être lu précisément parce qu’il est étroit.

Deux fois vingt-quatre heures, dans des sens opposés

Le chiffre figure sur les deux pages du même service, et il commande dans les deux cas une action — mais pas la même.

Sur la page apprentissage, les 24 heures sont un délai pour écrire : « reprendre contact par courriel dans les 24 heures suivant l’entretien ». Sur la page adulte, ce sont 24 heures pour ne rien dire : « laissez-vous un temps de réflexion d’au moins 24 heures ». D’un côté vous devez parler dans la journée, de l’autre vous devez vous taire pendant une journée.

Pour une candidate adulte, cela signifie que les fameuses 24 heures ne sont pas, en Suisse, le délai d’un message de remerciement. Elles sont le délai contre une acceptation trop rapide. Qui règle les deux choses le même soir — envoyer le message et accepter au passage — a suivi le conseil qui ne le concerne pas et ignoré celui qui a été écrit pour lui.

D’où l’intérêt pratique de séparer les deux. Un message qui confirme votre intérêt n’est pas l’acceptation d’une offre. Si une promesse d’engagement a déjà été formulée pendant l’entretien, c’est un sujet distinct, avec ses propres règles ; il existe pour cela une page à part sur la négociation en fin d’entretien. Ici, il n’est question que du message.

Le modèle officiel, mot pour mot

orientation.ch imprime une trame. La voici : « Madame, / Monsieur, / Je tenais à vous remercier une nouvelle fois pour notre entretien (d’hier). Je suis toujours très intéressé-e par la place d’apprentissage de (profession), parce que ... (indiquer pourquoi tu souhaites précisément cette place d’apprentissage dans l’entreprise). Je serais ravi-e d’obtenir une réponse positive. / Merci d’avance pour votre réponse et meilleures salutations, »

Quarante mots, en-tête et formule finale comprises, sans compter les indications rédactionnelles entre parenthèses. C’est la plus longue des trois versions nationales, et la seule qui aille jusqu’à la formule de politesse : les versions allemande et italienne s’arrêtent avant.

La structure, elle, est identique partout : un intérêt affirmé, un « parce que » laissé ouvert, une attente de réponse. Le « parce que » est le seul endroit où la trame vous demande de travailler, et c’est le seul contenu que personne ne peut écrire à votre place.

Ce que la trame ne fait pas mérite autant d’attention. Elle ne demande pas quand la décision tombera. Elle ne résume pas l’entretien. Elle n’ajoute pas d’arguments. L’étape qui interroge sur la décision est une autre étape, deux à trois semaines plus tard, sous le titre « Reprendre poliment contact ».

Détail d’adresse : la version française propose « Madame, / Monsieur, » et non un nom. La version allemande, elle, s’adresse à une personne nommée. Après un entretien mené par deux ou trois personnes — l’orientation professionnelle anticipe explicitement ce cas de figure — la forme française est la plus sûre si vous n’êtes pas certain de l’orthographe du nom.

Ce que la version italienne révèle, et pourquoi cela vous concerne

La même consigne existe en italien sur orientamento.ch, et elle ne remercie pas. Le modèle y est : « Egregio signor XY, Ribadisco il mio grande interesse per il posto di apprendistato di (professione), perché… Attendo con piacere un gentile riscontro da parte sua. » Vingt-quatre mots, aucun « grazie ».

Le résumé en tête de la page italienne demande pourtant « ringrazia e ribadisci il tuo interesse » — remercie et réaffirme ton intérêt. La page réclame donc un remerciement puis montre un message qui n’en contient aucun.

La conclusion utile pour un lecteur romand n’est pas que l’italien serait sec. C’est que le remerciement est, dans ce message, une enveloppe et non le contenu. Le français en met deux couches, l’allemand une, l’italien aucune, et les trois disent exactement la même chose sur le fond : je reste intéressé, voici pourquoi, j’attends votre réponse.

Si vous hésitez sur le ton, c’est là que se trouve la marge. Vous pouvez remercier une fois ou deux sans rien changer d’essentiel. Vous ne pouvez pas supprimer le « parce que ».

La meilleure raison d’écrire n’est pas la politesse

Si aucune autorité suisse ne réclame ce message, reste la question de ce qu’il vous apporte. Une réponse figure dans le Code civil, et elle n’a rien à voir avec les bonnes manières.

Art. 8 CC : « Chaque partie doit, si la loi ne prescrit le contraire, prouver les faits qu’elle allègue pour en déduire son droit. » C’est la règle générale du fardeau de la preuve en droit privé suisse. Elle ne dit rien du recrutement et ne crée aucun droit. Elle indique seulement qui devra établir un fait en cas de contestation : celui qui s’en prévaut.

Un entretien est oral et ne vous laisse rien. Un courriel qui consigne ce qui a été dit — le taux d’occupation, la date d’entrée la plus proche, l’étape suivante convenue, le document que vous vous êtes engagé à transmettre — laisse un texte daté dans vos propres messages envoyés. Ce n’est pas une preuve au sens technique et cela ne transforme pas une intention en engagement. C’est simplement la différence entre « je me souviens » et « je l’ai écrit et personne n’a rectifié ».

C’est pourquoi une ligne factuelle vaut mieux qu’une ligne chaleureuse. « Comme convenu : 80 %, entrée en fonction au plus tôt en décembre, retour prévu en fin de semaine prochaine » produit un effet. « L’entretien a été très agréable » répète ce que l’entretien avait déjà démontré.

Sur ce qu’il convient de faire si un engagement oral n’est pas tenu, cette page ne dit rien : c’est une question juridique qui demande un conseil personnel, auprès d’une protection juridique, d’un syndicat ou d’un avocat.

Quatre éléments, tous tirés du modèle officiel

La confirmation de l’intérêt, motivée. Seul élément que la trame officielle exige explicitement, et seul élément que vous êtes seul à pouvoir écrire. Prenez le « parce que » au pied de la lettre : nommez ce que l’entretien a confirmé ou modifié, pas le fait que le poste vous « intéresse beaucoup ».

Une référence concrète à l’entretien. Une phrase suffit, à condition qu’elle cite quelque chose qui n’a été dit que dans cette pièce. C’est ce qui prouve que le message a été écrit pour cet employeur et non recopié.

Ce que vous avez promis ou oublié. Un certificat de travail à transmettre, les coordonnées d’une personne de référence, un chiffre demandé que vous n’aviez pas sous la main. Si vous hésitez à écrire, c’est cet élément qui donne au message une raison d’exister.

Le remerciement, bref. Une demi-phrase, comme dans la trame — ou deux si vous suivez la version française. Il encadre le message ; il n’en est pas le contenu.

Et une omission : ne demandez pas quand la décision tombera. Le texte officiel ne le fait pas et traite la relance comme une étape séparée. Un message qui confirme l’intérêt tout en réclamant une date n’est plus une confirmation d’intérêt.

Frontaliers et personnes venues de France : deux points qui changent

Le premier est le vocabulaire, et il se voit immédiatement dans un message de trois lignes parce qu’il n’y a rien d’autre à lire. En Suisse on écrit taux d’occupation et non temps partiel chiffré en heures, certificat de travail et non attestation d’emploi, ORP et non Pôle emploi ou France Travail, CCT et non convention de branche. Reprendre les termes employés pendant l’entretien est la manière la plus simple de ne pas se tromper.

Le second est la langue du message. Écrivez dans la langue de l’entretien, pas dans celle du canton : en Romandie, une part importante des annonces est rédigée en anglais, et l’entretien suit souvent l’annonce. Si l’échange s’est déroulé en anglais, le message aussi.

Un troisième point vaut pour les frontaliers en particulier. Si l’entretien portait sur un poste soumis à autorisation — permis G notamment — et que le sujet a été abordé, c’est exactement le type de détail qui gagne à être consigné dans le message : ce qui a été dit sur la date d’entrée, sur le lieu de travail effectif et sur les jours de télétravail depuis la France est souvent décisif et rarement écrit.

Enfin, une différence de rythme qu’il vaut mieux connaître : la relance officielle suisse est fixée à deux ou trois semaines après l’entretien, pas à une. Un message envoyé le lendemain est une confirmation d’intérêt ; un message envoyé au bout de cinq jours pour demander où en est le dossier est une relance prématurée.

Quand il vaut mieux ne rien envoyer

Quand vous ne voulez pas du poste. Le modèle officiel pose l’intérêt comme condition — « si tu veux occuper la place » — et une confirmation d’intérêt qui n’est pas sincère coûte du temps à l’autre partie et vous coûte en crédibilité si vous postulez à nouveau.

Quand une étape suivante et une date ont déjà été convenues sur place. Sans contenu nouveau, le message est une répétition, et le délai court de toute façon.

Quand la procédure passe par une agence de placement et que vous ignorez qui a décidé chez l’employeur. Votre message arrive alors chez la personne qui recrute pour le compte d’un tiers et devrait être transmis : le trajet est plus long et l’effet moins sûr.

Et quand vous ne trouvez aucune référence concrète à citer. Un message qui ne contient rien de l’entretien est interchangeable d’une candidature à l’autre, et c’est ainsi qu’il sera lu.

Ce que cette page ne traite pas

Ni le délai habituel d’une réponse. Ni la manière de demander où en est le dossier quand rien n’arrive — le guide officiel place cette étape à deux ou trois semaines et lui donne son propre titre, et elle fait ici l’objet d’une question distincte. Ni la façon de réagir à un refus.

Il n’est question ici que du message envoyé juste après l’entretien : de savoir si la Suisse l’attend, de ce que dit le seul modèle officiel qui existe, et de ce qu’il faudrait y mettre pour qu’il fasse autre chose qu’un geste.