Comment se déroule un entretien téléphonique ?

Les quatre vérifications, et les chiffres à garder sous les yeux

Un entretien téléphonique n’est pas un entretien d’embauche en miniature, c’est un filtre. Il se place au début de la procédure, il est presque toujours conduit par les ressources humaines ou par une agence, et il poursuit un seul but : ramener une liste de vingt personnes à cinq sans que personne n’ait à réserver une salle de réunion. On n’y vient donc pas pour convaincre, on y vient pour ne pas être écarté. Les longues démonstrations techniques n’y servent à rien, car la personne au bout du fil ne peut souvent pas les évaluer et n’a pas à le faire.

La première vérification est la plus ennuyeuse : vos données tiennent-elles ? Dates d’engagement, taux d’activité, domicile, statut de séjour, délai de congé. Gardez l’annonce et votre propre CV ouverts devant vous. Cela paraît trivial, mais l’accroc le plus fréquent au téléphone reste l’impossibilité d’indiquer sa propre date de sortie, parce que la candidature date de six semaines et que douze autres ont suivi.

La deuxième porte sur la disponibilité, et elle exige une date, non une impression. L’article 335c CO fixe le délai de congé à un mois pendant la première année de service, à deux mois de la deuxième à la neuvième année comprise, puis à trois mois, chaque fois pour la fin d’un mois. Ces délais peuvent être modifiés par accord écrit ; ils ne peuvent être ramenés en dessous d’un mois que par convention collective et seulement pour la première année. Calculez une fois votre date d’entrée la plus proche, avant l’appel, et notez-la sur la feuille posée à côté du téléphone.

La troisième concerne le salaire. Au téléphone, la question tombe tôt et sur un ton anodin, parce qu’elle constitue le motif d’élimination le moins coûteux de toute la procédure. Fixez à l’avance un montant ou une fourchette étroite, en brut annuel, en précisant si un treizième salaire y est compris. « J’aimerais en parler plus tard » est une réponse admissible, mais dans un tour de présélection elle fait perdre la place plus souvent qu’elle ne préserve la marge de négociation. La quatrième vérification, la langue, mérite sa propre section.

La langue : la partie qui ne se prépare pas

Près de trois quarts des annonces actives dans notre index nomment explicitement une langue. Parmi celles qui demandent l’allemand, 88,9 pour cent l’exigent au niveau professionnel, 8,2 pour cent acceptent le niveau conversation, 2,5 pour cent réclament une langue maternelle et 0,4 pour cent se contentent de bases. L’anglais est à peine plus clément avec 86,2 pour cent au niveau professionnel. Quiconque a inscrit dans son CV un niveau qu’il ne pratique qu’à l’écrit s’en aperçoit à la troisième minute d’un appel.

Les langues latines sont les plus tolérantes. Parmi les annonces exigeant le français, 73,1 pour cent demandent le niveau professionnel, 16,8 pour cent se satisfont de la conversation et 4,5 pour cent de connaissances de base. Pour l’italien, on est à 59,8 pour cent au niveau professionnel, 19,7 pour cent en conversation et 12,9 pour cent en connaissances de base : l’italien est donc la seule langue nationale pour laquelle un niveau incomplet suffit régulièrement et explicitement. Si votre italien est hésitant mais réel, mieux vaut l’aborder pendant l’appel que le contourner.

Concrètement, cela donne trois gestes. Indiquez la langue dans laquelle vous souhaitez parler lorsque le créneau est proposé, ou demandez au moins laquelle sera utilisée. Préparez trois phrases parlées par langue exigée : ce que vous faites aujourd’hui, ce que vous faisiez avant, pourquoi cette annonce. Ce qui est mesuré n’est pas votre vocabulaire mais votre fluidité. Et annoncez votre niveau honnêtement : une correction faite au téléphone coûte peu, une exagération découverte en entretien met fin à la procédure.

Le cas particulier, pour qui postule en Suisse alémanique, est le dialecte. Le suisse allemand n’apparaît pratiquement jamais comme exigence distincte dans les indications que nous recensons : ce qui est demandé, c’est l’allemand standard. Vous pouvez malgré tout être salué en dialecte. Demander poliment de poursuivre en bon allemand est courant dans une procédure de recrutement et n’est presque jamais retenu contre un candidat ; deviner un dialecte à moitié compris coûte, lui, les premières minutes de l’échange.

Qui appelle, et pourquoi cela change vos questions

Environ douze pour cent des annonces actives dans notre index paraissent sous le nom d’une agence, d’un conseil en personnel ou d’une plateforme de recrutement, et non sous celui de l’entreprise où l’on travaillerait. Dans cette partie du marché, l’appel n’est pas une étape de la procédure : il en est le commencement. L’intermédiaire dispose d’un profil décrit par un mandant et doit établir que vous y correspondez avant même de transmettre votre dossier.

Cela modifie ce qu’il est utile de demander. Un intermédiaire vous dira de façon fiable combien de tours sont prévus, qui décide, à quelle échéance et dans quelle fourchette salariale le mandant se situe. Il ne pourra en général rien vous dire du fonctionnement de l’équipe, de l’introduction au poste ni des raisons de la vacance, puisqu’il n’y a jamais mis les pieds. Ces questions ne sont pas perdues, elles appartiennent au tour suivant. À l’inverse, il est légitime de demander dès l’appel pour quelle entreprise le poste est ouvert, même si la réponse n’est pas garantie.

Lorsque c’est le service du personnel de l’employeur qui appelle, l’échange est plus structuré et plus proche de l’annonce. Tenez-vous-en à des réponses de soixante à nonante secondes. Parler cinq minutes d’affilée en présélection ne donne pas une impression de rigueur mais de difficulté à cerner — et la personne qui appelle a encore six numéros sur sa liste cet après-midi-là.

Dans les deux cas, notez le nom et le numéro de la personne qui appelle avant que la conversation ne démarre sur le fond. C’est la seule information dont vous aurez certainement besoin ensuite et que vous pourrez le moins bien reconstituer.

Ce qui peut être noté, ce qui peut être enregistré

Pour les rapports de travail en cours, l’article 328b CO pose une limite nette : l’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où elles portent sur ses aptitudes à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail ; pour le reste s’appliquent les dispositions de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données. Le critère de l’aptitude à remplir l’emploi est aussi la meilleure pierre de touche pour un appel de présélection : ce qui n’a aucun rapport avec le poste n’a rien à faire dans les notes.

Sur l’enregistrement, le texte est plus tranchant encore. L’article 179ter du code pénal punit quiconque, sans le consentement des autres interlocuteurs, enregistre sur un porteur de son une conversation non publique à laquelle il prend part ; la peine, sur plainte, est privative de liberté d’un an au plus ou pécuniaire. Celui qui écoute ou enregistre de l’extérieur une conversation entre d’autres personnes relève de l’article 179bis, avec une peine pouvant aller jusqu’à trois ans. En pratique : une entreprise qui souhaite enregistrer ou faire transcrire automatiquement un appel de présélection doit vous le demander, et vous n’avez pas davantage le droit d’enregistrer discrètement, même « pour vous ».

Si un enregistrement est annoncé, votre accord est une décision et non une formalité. Vous pouvez demander combien de temps il sera conservé et qui l’écoutera, et vous pouvez refuser. Les notes manuscrites de la personne qui appelle, elles, sont toujours permises, sous la seule réserve du droit de la protection des données.

Si une question tombe qui n’a manifestement rien à voir avec l’aptitude à remplir l’emploi, la réponse la plus efficace et la plus polie au téléphone est une question en retour : « en quoi cela concerne-t-il le poste ? » Elle ne fait perdre la face à personne, elle est plus facile à poser au téléphone qu’en face à face, et elle clôt le sujet dans la grande majorité des cas.

La check-list de la Confédération ignore le téléphone

arbeit.swiss, la plateforme du Secrétariat d’État à l’économie, publie une check-list pour l’entretien d’embauche : sur vous, sur l’employeur, sur ses questions, plus la négociation salariale. Pour le bloc consacré à l’employeur, elle nomme précisément ce qu’il faut chercher — branche, produits ou services, position sur le marché, objectifs déclarés, organisation, nombre d’employés. L’appel n’y figure pas. Nous avons contrôlé les versions allemande, française et italienne de cette page : aucune des trois ne mentionne le téléphone, un premier échange téléphonique ou la disponibilité téléphonique.

Ce n’est pas un reproche adressé à la page, mais cela explique pourquoi tant de candidats abordent ce tour sans préparation : la préparation officielle décrit une salle, alors que le premier examen se déroule sur un combiné. Le remplacement tient sur une seule feuille, posée à côté du téléphone, et que vous écrivez vous-même.

Y figurent : l’annonce avec vos trois passages surlignés, votre CV avec les dates exactes, votre date d’entrée la plus proche, votre montant salarial, deux questions que vous voulez poser, et un champ vide pour le nom et le numéro de la personne qui appelle. À cela s’ajoutent les conditions matérielles, banales en apparence, qui expliquent la moitié des mauvais appels : une pièce calme, un casque plutôt que le haut-parleur, un appareil chargé, et surtout pas un appel pris dans le train.

Et si l’appel arrive au mauvais moment, demander à être rappelé est admis et parfaitement courant — à condition d’indiquer une plage précise. « aujourd’hui dès 16 heures » vaut mieux que « plus tard ». Une présélection prise dans un bureau paysager entre deux séances ne vaut rien comme candidature, quelle qu’ait été votre préparation.

Après l’appel

Un entretien téléphonique ne se termine presque jamais par une décision, mais par une procédure. Posez donc deux questions à la fin : quelle est l’étape suivante, et d’ici quand aurez-vous des nouvelles ? Noter ces deux réponses importe davantage que tout compte rendu, car c’est le seul point sur lequel vous pourrez revenir plus tard de façon factuelle, sans donner l’impression d’insister.

Si quelque chose a été promis pendant l’appel — un certificat de travail, un exemple de travail, un diplôme —, envoyez-le le jour même avec trois lignes d’accompagnement. La pièce jointe est l’objectif, les trois lignes ne sont que l’emballage. Personne n’attend un résumé de l’entretien sur une page.

Si l’échéance annoncée passe sans nouvelles, une relance brève est appropriée et rarement mal prise, puisqu’elle porte sur ce qui a été convenu au téléphone et non sur votre candidature en général. Et si cela s’arrête là : un refus après une présélection ne dit presque rien de vos compétences. Il dit quelque chose de quatre données comparées, et le plus souvent c’est la disponibilité ou la fourchette salariale qui a tranché.