CV secrétaire : exemple et modèle
Un exemple complet de CV suisse pour secrétaires, avec des formulations qui rendent les prestations de secrétariat mesurables.
Actuellement 25 postes de Secrétaire ouverts en Suisse, dans 5 cantons, dont 8 publiés ces 7 derniers jours. Etat de Fribourg - Staat Freiburg en publie le plus.
Exemple de CV — modèle de deux pages
Ce modèle est directement modifiable — ou téléversez votre CV actuel, il sera repris automatiquement dans cette mise en page.
Quels diplômes doivent figurer dans le CV d'une secrétaire ?
Mentionnez d'abord le diplôme commercial de base, puis les diplômes spécifiques au secrétariat comme le diplôme de secrétariat VSH ou le diplôme de commerce VSH.
En Suisse, la base est généralement l'EFZ d'employée ou employé de commerce, avec indication du profil (B, E ou M) et de la branche, par exemple services et administration. Si vous venez d'un autre parcours, par exemple de la vente au détail ou de l'étranger, présentez plutôt une qualification commerciale complémentaire : diplôme de secrétariat VSH, diplôme de commerce VSH ou le titre de gestionnaire en administration. Pour les diplômes étrangers, ajoutez une mention de la reconnaissance par le SEFRI, sinon un service des ressources humaines ne pourra pas évaluer l'équivalence.
Viennent ensuite les formations continues qui comptent vraiment pour un secrétariat : assistante de direction avec brevet fédéral, gestionnaire en administration du personnel, comptabilité ou un certificat en rédaction de procès-verbaux et correspondance commerciale. Indiquez-les avec l'institution et l'année, pas seulement le titre. Pour viser un secrétariat dans l'administration publique, des cours sur la tenue des dossiers, l'archivage et le principe de transparence constituent un atout.
Les diplômes de langue méritent une ligne à part dans un CV de secrétariat, car la correspondance et le service téléphonique se font en deux langues. Justifiez votre niveau de français ou d'anglais par un DELF, DALF, Cambridge ou Goethe, avec le niveau atteint selon le CECR. Précisez en outre où vous avez utilisé la langue, par exemple pour la traduction de procès-verbaux ou au guichet, car un diplôme de 2014 ne convainc que s'il est accompagné d'une preuve de pratique.
Comment décrire son expérience professionnelle de secrétaire avec des chiffres ?
Rendez visibles le volume, la fréquence et le périmètre de responsabilité, plutôt que de simplement mentionner des tâches générales comme la correspondance ou le classement.
Commencez chaque poste par une ligne de contexte : taille de l'entreprise, nombre de supérieurs ou de collaborateurs pour lesquels vous assuriez le secrétariat, langues et secteur d'activité. Un secrétariat pour une direction de trois personnes dans une société fiduciaire est très différent d'un accueil avec centrale téléphonique dans une entreprise de construction. Ce cadrage aide la personne responsable du recrutement à évaluer si votre profil correspond au poste mis au concours.
Quantifiez ensuite votre travail avec des grandeurs courantes en secrétariat : nombre de rendez-vous ou de voyages par an, séances dont vous avez rédigé le procès-verbal par an, appels par jour, factures établies ou saisies, mètres linéaires de dossiers migrés, nombre de dossiers de personnel gérés ou responsabilité budgétaire pour des événements, par exemple CHF 85'000. Complétez avec des valeurs avant/après pour illustrer les améliorations, par exemple transmission du procès-verbal réduite de 10 jours à 48 heures ou délai de paiement ramené de 41 à 29 jours.
Mentionnez également les systèmes avec lesquels vous avez travaillé, car de nombreuses offres d'emploi filtrent précisément là-dessus : Abacus, Bexio, SAP, Outlook avec droits de délégation, SharePoint, DocuWare ou un système métier de l'administration. N'indiquez pas seulement le nom, mais aussi le module et l'activité, par exemple comptabilité des débiteurs et gestion des rappels dans Abacus. Vous démontrez ainsi de manière crédible votre niveau d'utilisation et évitez l'impression d'une simple énumération.
Quelle longueur pour le CV et une photo est-elle nécessaire ?
Deux pages sont la norme pour un dossier de secrétariat ; une photo de portrait sobre reste habituelle en Suisse et est même attendue pour les fonctions d'accueil.
Restez sur deux pages : la première avec les coordonnées, le profil, les compétences clés et les deux derniers postes, la seconde avec le reste de l'expérience, la formation, les langues, les connaissances informatiques et les références. Si vous avez plus de quinze ans d'expérience, résumez les postes les plus anciens en une ligne chacun. Optez pour une mise en page sobre, car votre CV constitue aussi un échantillon de travail démontrant votre soin et votre sens de la présentation : police uniforme, tabulations propres, aucune faute de frappe.
Une photo de portrait professionnelle reste de mise en Suisse, en particulier lorsque le poste comprend l'accueil, le guichet ou le contact avec la clientèle. Ajoutez le lieu de domicile, la nationalité ou le type d'autorisation (par exemple permis C), l'année de naissance et le numéro de téléphone au format 079 000 00 00. Les informations sur la confession ou l'état civil ne sont pas nécessaires ; en revanche, une indication sur le taux d'occupation souhaité ou la disponibilité à partir d'une date précise est utile.
Le dossier complet comprend la lettre de motivation, le CV, les certificats de travail et les diplômes réunis dans un seul PDF portant un nom de fichier explicite, par exemple CV_Buergisser_Secretariat.pdf. Adaptez le profil et les compétences clés à chaque offre et reprenez les termes de l'annonce, par exemple assistanat de direction, rédaction de procès-verbaux ou facturation. Deux personnes de référence, avec fonction et numéro de téléphone, dont vous avez obtenu l'accord préalable, complètent le dossier.
Où les Secrétaire sont recherchés en Suisse
Répartition des 25 postes ouverts par canton.
Chiffres sous forme de tableau
| Canton | annonces |
|---|---|
| Freiburg | 5 |
| Genf | 3 |
| Waadt | 2 |
| Bern | 2 |
| Neuenburg | 1 |
Quelles langues les annonces exigent
Sur 19 annonces mentionnant une langue — entre parenthèses, celles exigeant un niveau professionnel.
Chiffres sous forme de tableau
| Langue | annonces |
|---|---|
| français | 19 (18) |
| allemand | 10 (8) |
| anglais | 3 (0) |
| italien | 1 (0) |
Qui recherche des Secrétaire en Suisse
Employeurs avec le plus de postes ouverts. Les agences de placement sont exclues.
Chiffres sous forme de tableau
| Employeur | annonces |
|---|---|
| Etat de Fribourg - Staat Freiburg | 5 |
| Spitalzentrum Biel / Centre hospitalier Bienne | 3 |
| HUG - Hopitaux Universitaires de Genève | 3 |
| MedSanté Sàrl | 2 |
| JoBBsquare Belgie | 1 |
| Hôpital du Valais | 1 |
Temps plein ou temps partiel ?
Comment les postes sont publiés.
Chiffres sous forme de tableau
| Taux | annonces |
|---|---|
| Vollzeit / plein temps | 21 |
| Teilzeit / partiel | 2 |
| Temporär | 2 |
Le CV en texte intégral
À relire et à reprendre.
Sandrine Bürgisser
Secrétaire / Assistante de direction, diplôme de secrétariat VSH & attestation fédérale de formation professionnelle (AFP) de commerce KV
Secrétaire bilingue (D/F) avec onze ans d'expérience en secrétariat de direction, à l'accueil et dans la gestion administrative au sein de PME ainsi que dans une administration publique. Je gère les agendas de trois membres de la direction, rédige les procès-verbaux de séances conformément aux règles de l'Association Suisse des Écoles de Commerce (VSH) et établis la correspondance selon la norme SN 010130 (norme suisse pour les lettres commerciales). Mon point fort est un secrétariat qui fonctionne sans questions supplémentaires : contrôle rigoureux des délais, classement soigné des dossiers selon le plan de classement et traitement discret des données de personnel et de salaire.
Ce qui me distingue
Secrétariat bilingue D/F: Je rédige et corrige de manière autonome la correspondance commerciale en allemand et en français et traduis les procès-verbaux de séances, règlements et circulaires ; environ 120 documents par an sans passer par un bureau de traduction externe, ce qui a permis d'économiser environ CHF 9'000.
Correspondance et procès-verbaux conformes aux normes: Toutes les lettres, offres et contrats respectent la norme suisse SN 010130, avec une zone d'adresse correcte et un adressage postal conforme aux directives de La Poste Suisse ; je rédige les procès-verbaux de décisions et les procès-verbaux détaillés pour la direction, le conseil d'administration et la commission du personnel.
Gestion des agendas et des voyages sans doubles réservations: Je coordonne les rendez-vous de 3 membres de la direction dans Outlook avec droits de délégation, réserve les voyages en train et en avion, y compris via le compte clientèle commerciale CFF, et établis les décomptes de frais selon le règlement interne ; environ 180 voyages en 2023 sans aucune réclamation.
Discrétion dans les dossiers de personnel et de salaire: Je traite les contrats de travail, certificats de travail, annonces d'indemnités journalières en cas de maladie et documents relatifs à l'impôt à la source dans le respect de la loi révisée sur la protection des données (LPD), et travaille avec un plan de classement tant physique que numérique comportant des délais de conservation définis (10 ans selon l'art. 958f CO).
Réalisations clés
Mise en place du classement numérique. Migration de 14 mètres linéaires de dossiers papier vers un classement SharePoint structuré avec plan de classement ; temps de recherche par dossier réduit de 6 minutes en moyenne à moins d'une minute, surface d'archivage réduite de 60 pour cent.
Procès-verbaux disponibles en 48 heures. Introduction d'un nouveau modèle et d'un nouveau processus d'enregistrement pour les séances de direction : depuis 2022, les procès-verbaux de décisions sont disponibles en 48 heures au lieu de 10 jours, pour 24 séances par an, avec un suivi à 100 pour cent de la liste des points en suspens.
Professionnalisation de l'accueil et de la centrale téléphonique. Élaboration d'un guide téléphonique et d'une matrice de transfert pour 45 collaborateurs ; part des appels correctement transférés augmentée de 78 à 96 pour cent, pour environ 60 appels par jour.
Expérience professionnelle
Secrétaire de direction — Helvetia Nova Treuhand AG, Fribourg, 2019 - aujourd'hui
Société de fiduciaire et de conseil comptant 45 collaborateurs, secrétariat pour une direction de trois personnes, environnement bilingue D/F.
- Gestion des agendas de 3 membres de la direction avec environ 2'400 rendez-vous par an, doubles réservations réduites à zéro.
- Rédaction des procès-verbaux pour 24 séances de direction et 4 séances du conseil d'administration par an, transmission désormais en 48 heures.
- Facturation d'environ 1'900 notes d'honoraires par an dans Abacus, gestion des rappels jusqu'au 2e niveau ; délai de paiement moyen réduit de 41 à 29 jours.
- Organisation de 6 événements clients par an, avec 40 à 120 invités chacun, pour un budget de CHF 85'000.
Collaboratrice administrative de secrétariat — Administration communale de Seematt (canton de Fribourg), 2015 - 2019
Chancellerie d'une commune de 6'800 habitants, guichet, contrôle des habitants et secrétariat du conseil communal.
- Service de guichet et téléphonique pour environ 40 contacts clients par jour, en allemand et en français.
- Préparation et suivi de 22 séances du conseil communal par an, incluant l'envoi de 9 dossiers chacune et la publication des décisions dans la feuille officielle.
- Traitement d'environ 1'200 annonces du contrôle des habitants (arrivées et départs) par an, taux d'erreur inférieur à 1 pour cent.
- Introduction de formulaires numériques pour les inscriptions ; temps de traitement par dossier réduit de 35 pour cent.
Employée de commerce accueil et secrétariat — Rhoneblick Bau AG, Bulle, 2013 - 2015
Entreprise de construction comptant 70 collaborateurs, accueil, gestion des offres et soutien à la conduite de chantier.
- Accueil et centrale téléphonique avec environ 60 appels par jour, taux de transfert amélioré à 96 pour cent.
- Saisie et envoi d'environ 300 offres par an selon les directives de la conduite de chantier, respect des délais à 100 pour cent.
- Contrôle de 1'400 rapports d'heures par an en vue du traitement des salaires, questions adressées à la comptabilité réduites de moitié.
- Constitution d'une bibliothèque de modèles comprenant 25 documents Word et Excel, temps de création des lettres standard réduit de 40 pour cent.
Formation
Diplôme de secrétariat VSH, Secrétariat et administration — École de commerce KV Fribourg · 2017
Certificat fédéral de capacité (EFZ), Employée de commerce, profil E, branche services et administration — École professionnelle de Bulle · 2013
Certificat de formation continue, Rédaction de procès-verbaux et correspondance commerciale — Association suisse des employés de commerce, Berne · 2021
Diplôme de secrétariat VSH (2017) · DELF B2 français (2016) · Certificat protection des données dans le secrétariat selon la LPD révisée (2023) · MS Excel Advanced, ECDL Standard (2020)
Questions fréquentes
- Dans quelle langue rédiger mon CV en tant que Secrétaire ?
- 100% des annonces sont en français — rédigez le CV en français, sauf si l'annonce elle-même est en allemand.
- Où les Secrétaire sont-ils le plus recherchés en Suisse ?
- Réparti, Fribourg en tête (20%), puis Genève et Vaud. Au-delà de la frontière linguistique, postulez avec la bonne version.
- Quel niveau de langue exigent les annonces de Secrétaire ?
- français dans 100% des annonces qui précisent une exigence, dont 95% au niveau professionnel. « Bonnes connaissances » ne suffit pas — indiquez A2 à C2.
- Les postes de Secrétaire sont-ils à plein temps ou à temps partiel ?
- 91% à plein temps, seulement 9% à temps partiel. Si vous cherchez un temps partiel, dites-le tôt.
- Qui recrute des Secrétaire en Suisse ?
- Actuellement Etat de Fribourg - Staat Freiburg, Spitalzentrum Biel / Centre hospitalier Bienne, HUG - Hopitaux Universitaires de Genève, entre autres. Leurs annonces sont le meilleur lexique pour votre CV.