Come si inizia una lettera di motivazione in Svizzera?

L’inizio è fatto di tre elementi, due dei quali non sono frasi

Chi chiede come si inizia una lettera di motivazione pensa alla prima frase. In Svizzera la prima frase è il terzo elemento dell’inizio. La pagina della Segreteria di Stato dell’economia dedicata a chi cerca lavoro elenca gli elementi formali della lettera: indirizzo del mittente, indirizzo del destinatario, data, oggetto, appellativo, formula di saluto e firma. Due di questi — oggetto e appellativo — precedono la prima frase e vengono letti prima di essa.

Lo stesso elenco compare nelle quattro versioni linguistiche della pagina, con le stesse voci: Betreffzeile in tedesco, objet in francese, subject heading in inglese. L’oggetto non è quindi una preferenza grafica ma una parte del documento. Una lettera svizzera senza riga dell’oggetto non appare originale, appare incompleta.

L’unica fonte che ne detta la formulazione è il modello pubblicato da orientamento.ch, il portale del Centro svizzero di servizi Formazione professionale. Recita: «Candidatura per un posto di apprendistato come … (inserire il nome della professione esattamente come riportata nell’annuncio del posto di apprendistato)», e aggiunge che l’oggetto va formattato in grassetto. Per una candidatura a un impiego la riga diventa «Candidatura per il posto di …»; il resto vale identico.

Quell’istruzione — inserire la professione esattamente come riportata — sembra una copia meccanica. Nella pratica è un lavoro di redazione, e quanto sia grande si misura sugli annunci stessi.

L’oggetto: copiare il titolo, ma non tutto

Abbiamo esaminato tutti i titoli attivi della nostra banca dati. Il titolo italiano è il più pulito delle quattro lingue: solo il 10,9 per cento contiene una sigla di genere o una percentuale, contro il 62,7 per cento in tedesco, il 41,4 per cento in francese e il 18 per cento in inglese. La sigla di genere compare nel 9,2 per cento degli annunci in italiano, le parentesi nel 16,8 per cento.

Il problema dei titoli italiani è un altro: il maiuscolo. Nel 39,8 per cento dei casi il titolo contiene almeno una parola scritta interamente in lettere maiuscole — la quota più alta delle quattro lingue, quasi il doppio di quella tedesca. «Ingegnere / Tecnico SSS elettrotecnico 80-100% (f/m/d) – Nuova sede di Bellinzona» diventa, nel vostro oggetto: «Candidatura per il posto di ingegnere / tecnico SSS elettrotecnico, 80–100 per cento».

Che cosa resta in ogni caso: la percentuale, quando c’è, e il qualificatore che distingue la posizione. Il grado gerarchico — capo, responsabile, vice, senior — compare solo nel 4,5 per cento dei titoli in italiano, la quota più bassa delle quattro lingue; proprio per questo, quando c’è, è la parola che porta l’intero significato della riga e non va tolta.

Un motivo tipografico completa l’elenco. Il titolo italiano mediano è corto — 36 caratteri, quattro parole — ma la coda è lunga: un titolo su dieci supera i 78 caratteri. Anteponendo «Candidatura per il posto di», una riga non ripulita va a capo, e una riga dell’oggetto spezzata su due righe è la prima cosa che il lettore vede.

Il grado di occupazione che l’annuncio non dice

In Svizzera un impiego si misura in percentuale: un 100 per cento, un 80 per cento, un 60–80 per cento. Il numero fa parte del posto in un modo che l’espressione «tempo pieno» non riesce a rendere. Ma che l’annuncio ve lo dica dipende moltissimo dalla lingua in cui è scritto: 29,1 per cento dei titoli in tedesco, 18,5 per cento in francese, 9,1 per cento in inglese e 3,6 per cento in italiano.

Il campo strutturato non aiuta molto di più. Su tutti gli annunci attivi, l’82,3 per cento è indicato come tempo pieno, il 5,5 per cento come tempo parziale e il 9,5 per cento non riporta alcuna indicazione sul tipo di rapporto. Per la maggior parte degli annunci in italiano, quindi, nulla nel testo si impegna su un grado di occupazione.

Colmare quel silenzio è compito della vostra prima frase, perché è la prima cosa che il datore di lavoro confronta con la propria pianificazione del personale. «Mi candido per il posto di infermiere SSS al 80 per cento, pubblicato il 12 agosto sul vostro sito, e sono disponibile dal 1° novembre» risponde in una riga alla domanda su quale posto e alla domanda su quanto tempo.

Se potete coprire una fascia, indicate la fascia e non il massimo. Quando sono i datori di lavoro a indicare una percentuale, nel 62 per cento dei casi scrivono due numeri e non uno: una fascia nella vostra prima frase suona come prassi svizzera normale, non come un’esitazione.

L’appellativo quando non c’è un nome

Il modello ufficiale mette i due casi uno accanto all’altro: «Gentile signora Bernasconi / Egregio signor Bernasconi» quando il nome è noto, e «Gentili signore, egregi signori» quando non si conosce la persona responsabile. La seconda formula è quindi la soluzione prevista dalla fonte ufficiale, non il segno di una ricerca fatta male.

Due dati spiegano quanto spesso serva. Il 12,1 per cento degli annunci attivi è pubblicato da una società di consulenza del personale o da un’agenzia di collocamento e non dal datore di lavoro: in quei casi l’azienda non è nemmeno nominata al momento della candidatura. E il 37,6 per cento di tutti gli annunci proviene dall’1,7 per cento di datori di lavoro che hanno cinquanta o più posizioni aperte contemporaneamente, dove la candidatura arriva a un indirizzo collettivo e non a una persona.

Due errori nascono dal tentativo di mascherare l’assenza del nome. Il primo è la formula non risolta, «Gentile signora / Egregio signor» con la barra lasciata al suo posto: mostra soltanto che il documento non è stato finito. Il secondo è il nome preso dall’impressum — scrivere all’amministratore delegato perché non si è trovato nessun altro significa affidare la candidatura a qualcuno che dovrà passarla ad altri.

Se un nome c’è, usatelo per intero e scritto correttamente, con il titolo indicato nell’annuncio. In Svizzera la corrispondenza di candidatura resta formale ben oltre il primo colloquio: il solo nome di battesimo nell’appellativo non è cordialità, è un errore di registro.

Quando l’annuncio non è in italiano

È la situazione più frequente per chi cerca lavoro dal Ticino o dalle valli grigionesi. Gli annunci in lingua italiana sono meno del due per cento del mercato attivo nella nostra banca dati; il tedesco da solo ne rappresenta la quota maggiore. Chi si candida fuori cantone risponde quindi quasi sempre a un annuncio scritto in un’altra lingua.

La regola pratica è semplice: la lettera segue la lingua dell’annuncio. Se l’annuncio è in tedesco, la lettera è in tedesco, oggetto compreso; se è in francese, in francese. Non si tratta di cortesia ma di smistamento: la persona che legge la candidatura è la stessa che ha scritto l’annuncio.

Se decidete comunque di scrivere in italiano — succede con datori di lavoro bilingui o con posizioni destinate al Ticino — il titolo della professione nell’oggetto resta nella lingua originale. Tradurre «Sachbearbeiter Debitoren» in «impiegato contabilità clienti» rende la riga irriconoscibile proprio nel punto in cui deve essere riconosciuta. Il resto della frase può essere in italiano; il titolo no.

Vale anche per le sigle svizzere. AFC, SSS, SUP e i loro equivalenti tedeschi EFZ, HF e FH non si traducono: sono titoli di studio con un valore legale preciso e vanno lasciati nella forma in cui compaiono. Non sono un dettaglio: compaiono nel 17,1 per cento dei titoli in lingua italiana — quasi sempre come AFC — e nell’11,6 per cento dei titoli in tedesco, dove fanno parte a tutti gli effetti del nome della posizione.

Dire dove e quando avete visto l’annuncio

Il modello ufficiale lo chiede in modo diretto: scrivete che vi state candidando e specificate dove avete trovato l’annuncio. La versione francese della stessa pagina ne dà anche la ragione: alcune aziende vogliono sapere attraverso quale canale arrivano le candidature.

I nostri dati mostrano perché l’informazione non è superflua. Le destinazioni di candidatura sono estremamente disperse: la più frequente raccoglie il 10,6 per cento degli annunci attivi, le prime dieci insieme il 32 per cento, le prime cinquanta il 50,7 per cento, e il 45,1 per cento delle destinazioni compare una volta sola. Per il datore di lavoro la vostra frase è l’unico riscontro su quale canale abbia funzionato.

Poi c’è il rischio di confusione. Il 26,6 per cento degli annunci attivi condivide il titolo esatto con almeno un altro annuncio attivo e il 10,2 per cento con un datore di lavoro diverso. Presso lo stesso datore di lavoro, il 19,9 per cento degli annunci convive con un altro annuncio dal titolo identico — sede diversa, percentuale diversa. Solo il 3,1 per cento dei titoli in italiano nomina un luogo di lavoro e appena l’1,2 per cento di tutti i titoli nomina l’azienda.

Per questo serve anche la data. L’annuncio mediano della nostra banca dati ha diciannove giorni; un quarto ne ha meno di dieci, un quarto più di 66, e il 13,5 per cento meno di una settimana. «Il vostro annuncio del 12 agosto» costa quattro parole e colloca subito la candidatura nella campagna di selezione giusta.

Cinque aperture che non reggono

«Con la presente mi permetto di sottoporre la mia candidatura.» La frase comunica che esiste una lettera, cosa che il documento dimostra già da solo. Non nomina né la posizione, né la percentuale, né la fonte, e lascia aperta l’unica domanda a cui il destinatario deve rispondere per prima: di quale annuncio si tratta.

«Con vivo interesse ho letto il vostro annuncio.» L’apertura più diffusa e la più rapidamente saltata. L’interesse è il presupposto per scrivere, non un’informazione. Se togliendo la parola «vivo» la frase non perde nulla, allora non conteneva nulla.

«La vostra azienda, leader riconosciuto del settore …» Doppio rischio. Non dice niente di voi, e nel 12,1 per cento degli annunci il datore di lavoro non è chi pubblica: il complimento finisce a una società di consulenza che dovrebbe trasmetterlo.

«Sono una persona motivata, precisa e con ottime capacità relazionali.» Aggettivi senza prova, nella riga più letta del documento. Ogni affermazione di questo tipo occupa lo spazio di un dato verificabile — una percentuale, una data, un titolo di studio — e non ne sostituisce nessuno.

«Gentili signore, egregi signori, sarei interessato a entrare a far parte del vostro team.» Troppo generica per essere smistata. In un’azienda che pubblica decine di posizioni contemporaneamente — e il 37,6 per cento degli annunci attivi viene da aziende di quelle dimensioni — una lettera senza titolo e senza percentuale finisce fra le candidature spontanee.