Come controllo la lettera di motivazione prima di inviarla?

Perché la quarta rilettura non trova più niente

Dalla terza versione in poi non leggete più la vostra lettera: ve la ricordate. L’occhio scivola sulla frase già riscritta due volte e si ferma su quella che vi piace, cioè l’esatto contrario di un controllo. È così che si passa una serata a « controllare » una lettera e la si spedisce con il nome del datore di lavoro precedente nel secondo capoverso.

Un passaggio di confronto non ha questo difetto, perché non legge mai la lettera da sola. La tiene accanto a un secondo documento e cerca lo scarto fra i due. Uno scarto si vede; un’assenza in un testo che avete scritto voi, mai.

C’è anche un argomento pratico. Una rilettura stilistica non ha fine: si possono spostare frasi per una settimana. Un confronto finisce: o il grado di occupazione è nella lettera, o non c’è. Il controllo utile è quindi il più breve dei due, cosa che raramente si può dire di un consiglio sulle candidature.

Ed è la parte che nessun altro può fare al posto vostro. Chi rilegge troverà i refusi e le frasi pesanti. Se avete nominato il posto giusto, ripreso il requisito giusto e indicato una data d’entrata compatibile con il vostro termine di disdetta, lo sapete soltanto voi.

Passaggio 1: contro l’annuncio

Aprite l’annuncio accanto alla lettera e scorretelo dall’alto verso il basso. Prima la denominazione: va nell’oggetto parola per parola come è pubblicata, perché in molte aziende quella stringa è l’unica cosa che indirizza la vostra candidatura alla procedura corretta. Quello che non va copiato è l’eventuale marcatore di genere. Negli annunci in italiano compare nel 9,1 per cento dei titoli, molto meno che in tedesco, ma quando c’è la regola resta la stessa: nell’oggetto di una lettera segnala una ripresa meccanica invece di una lettura.

Aggiungete il riferimento o la sede, se l’annuncio li indica. Non è pignoleria: il 22,5 per cento degli annunci che rileviamo ha, presso lo stesso datore di lavoro, un secondo annuncio con esattamente la stessa denominazione — stessa funzione in un’altra sede, in un altro reparto o con un altro grado di occupazione. Nome dell’azienda e denominazione possono essere entrambi corretti e indicare comunque il dossier sbagliato.

Poi le lingue, ed è qui che la Svizzera italiana si distingue più nettamente. Fra gli annunci redatti in italiano che precisano i requisiti, il 45,8 per cento chiede due o più lingue: è la quota più alta fra tutte le lingue di pubblicazione che rileviamo, più alta che negli annunci in tedesco, in francese e in inglese. Il tedesco compare in un annuncio su tre e il francese in circa uno su sei. Una lettera in italiano impeccabile che tace sulla seconda lingua lascia quindi senza risposta un requisito esplicito in quasi metà dei casi.

Poi la disponibilità, e qui vale il contrario di quanto si legge di solito. Solo il 3,4 per cento degli annunci in italiano mette una percentuale nel titolo, contro il 29,2 per cento di quelli in tedesco. Non significa che il grado di occupazione non conti: significa che nessuno lo ha scritto per voi. Se la lettera non nomina una percentuale e una data d’entrata, la domanda resta aperta proprio nel momento in cui i dossier vengono confrontati.

Chiudete con le indicazioni in fondo all’annuncio: documenti richiesti, persona di riferimento, a volte un termine. Ognuna è una domanda chiusa. Se l’annuncio resta poco chiaro sui documenti attesi, il servizio pubblico di orientamento consiglia esplicitamente di telefonare o scrivere all’azienda per chiedere quali documenti allegare e come si struttura la procedura.

Passaggio 2: contro il vostro dossier

Questo passaggio cerca contraddizioni fra due documenti che descrivono la stessa persona. È il più noioso dei tre e quello che rende di più: una contraddizione è l’unico tipo di errore che viene usato attivamente contro di voi, perché diventa la prima domanda del colloquio.

Verificate quattro cose. Gli anni per primi: « oltre otto anni nella logistica » nella lettera e un’entrata in funzione sei anni fa nel CV non è un arrotondamento per chi somma date di mestiere. Poi le denominazioni: la funzione che vi attribuite nella lettera dovrebbe essere quella del CV e quella del certificato di lavoro.

Al terzo posto i livelli di lingua, ed è la rottura più frequente. La lettera dice « ottime conoscenze di tedesco », il CV indica un livello. Affiancati si leggono come due pareri sulla stessa domanda. Usate la stessa scala nei due documenti, oppure rinunciate all’autovalutazione nella lettera e descrivete l’uso: la lingua in cui conducete le riunioni, quella in cui scrivete i rapporti.

Al quarto la disponibilità. Grado di occupazione e data d’entrata devono comparire nella lettera e restare compatibili con ciò che il CV lascia intendere sul vostro impiego attuale. Un CV che mostra un posto non disdetto e una lettera che propone un’entrata immediata creano una domanda a cui dovrete rispondere prima di ogni altra.

Un ultimo sguardo, che non costa nulla: la lettera avanza un’affermazione che il CV non sostiene — un progetto, la dimensione di un team, un risultato? Spesso è proprio il senso di una lettera di motivazione, ed è legittimo. Deve però restare una decisione, non un incidente.

Passaggio 3: contro l’ultima candidatura inviata

Chi si candida seriamente invia più lettere alla settimana, tutte derivate dallo stesso file. Il terzo passaggio non mette quindi in dubbio la vostra serietà, mette in dubbio il documento: si controllano cinque campi e nient’altro. Nome dell’azienda, denominazione del posto, persona di riferimento, grado di occupazione, data d’entrata.

Il resto che tutti temono è il nome dell’azienda sbagliato, ed è quello che sopravvive meno: compare due volte, nel blocco d’indirizzo e nella formula di saluto, e l’occhio coglie la ripetizione. Il resto pericoloso è il datore di lavoro giusto con il posto sbagliato. Il mercato svizzero lo rende più probabile che altrove: il 68,8 per cento degli annunci che rileviamo proviene da aziende con dieci o più posizioni aperte nello stesso momento, e l’annuncio mediano viene da un’azienda che ne ha una venticinquina. Chi si candida due volte presso un grande datore di lavoro quasi mai si candida due volte alla stessa cosa.

La manovra è banale: aprite la versione inviata l’ultima volta accanto a quella nuova e confrontate solo quei cinque campi. Due minuti, e sostituisce la rilettura di un corpo di testo che non avete toccato.

Se tenete un elenco delle candidature inviate — il servizio pubblico di orientamento ne propone uno per le candidature di tirocinio, e funziona tale e quale per gli adulti — questo passaggio diventa quasi gratuito. Vi dà anche la risposta quando qualcuno vi richiama tre settimane dopo a proposito di un annuncio che non ricordate più.

Che cosa copre la lista ufficiale e che cosa lascia aperto

arbeit.swiss tratta la verifica come una tappa a sé e la riduce a tre righe: errori d’ortografia o di formattazione, completezza della documentazione, denominazione corretta dei file. Poi la forma: documenti salvati e inviati in PDF, invio da un indirizzo e-mail adeguato che contenga possibilmente nome e cognome.

« Completo » significa più di « ci sono tutti gli allegati ». Secondo la stessa fonte, un dossier svizzero completo comprende la lettera di motivazione, il curriculum vitae e i certificati di lavoro, i diplomi e gli attestati — questi ultimi senza lacune e in ordine cronologico, il più recente per primo, riuniti in un unico file PDF. Controllare la lettera senza controllare gli allegati significa controllare metà della candidatura.

Per la lettera in sé, la stessa fonte elenca gli elementi formali la cui assenza si nota: indirizzo del mittente, indirizzo del destinatario, data, oggetto, appellativo, formula di saluto e firma. Il servizio di orientamento aggiunge due dettagli utili: nell’oggetto va la professione esattamente come riportata nell’annuncio, e alla fine va l’elenco degli allegati. È una lista da sì o no, sbrigata in trenta secondi.

Ciò che nessuna di queste liste affronta è il contenuto. Nessun punto di controllo ufficiale chiede se la lettera dica di quale posto si tratta, se riprenda un requisito dell’annuncio o se la motivazione riguardi questa azienda piuttosto che un’altra qualsiasi. Non è una dimenticanza: la forma si può prescrivere, la pertinenza no. È esattamente ciò che coprono i tre passaggi qui sopra.

Una raccomandazione ufficiale sfugge spesso perché si trova nelle pagine dedicate alle candidature di tirocinio: far rileggere la lettera a un’altra persona prima di salvarla in PDF. Vale immutata per gli adulti. Chi legge da fuori legge quello che c’è scritto; voi leggete quello che intendevate dire.

La strada che fa la vostra lettera, e il termine che nessuno verifica

L’ultima verifica riguarda il trasporto più che il testo. Circa un terzo degli annunci che rileviamo indirizza la candidatura al formulario di un fornitore di servizi di reclutamento invece che alla casella di posta dell’azienda. Cambiano tre cose: la lettera diventa un file caricato, il vostro messaggio di accompagnamento finisce in un campo di testo e l’impaginazione sopravvive solo dentro il PDF.

Aprite quindi davvero il file caricato, invece di fidarvi del suo nome. I guasti abituali sono meccanici: due volte lo stesso allegato, un documento salvato con i commenti di revisione, un PDF di due pagine la cui seconda porta soltanto la formula di chiusura.

Il nome del file è l’unica parte della candidatura che resta visibile quando l’e-mail o il formulario sono ormai lontani. La formulazione ufficiale parla di « denominare correttamente i file »: correttamente significa che dal nome soltanto si capisce chi scrive e a che proposito. Il servizio di orientamento mostra il modello, con la professione e il nome dell’azienda nel nome del file.

Resta il termine a cui nessuno pensa, perché non è scritto da nessuna parte. Fra gli annunci in italiano che rileviamo, il 39,4 per cento è aperto da 30 giorni o più e l’età mediana è di 22 giorni. Prima di inviare una lettera che vi è costata due serate, cliccate una volta sull’annuncio. È ancora online? Il grado di occupazione è cambiato? È comparsa una persona di riferimento? È la verifica meno costosa e l’unica che può risparmiarvi tutto il resto.

I controlli che non valgono la vostra serata

La quarta passata stilistica. Oltre la terza versione il rendimento scende a zero, e quello che succede di solito è uno scambio: frasi concrete cedono il posto a frasi più levigate. Ma il levigato è la direzione in cui una lettera di motivazione non dovrebbe andare.

Il sondaggio fra conoscenti. Tre lettori producono tre ricostruzioni incompatibili e una lettera senza posizione. Una persona sola è il consiglio ufficiale ed è il numero giusto. Datele una domanda invece di un compito: si capisce di quale posto si tratta, e quale affermazione resta in mente?

La caccia alla lunghezza perfetta. Una pagina è la convenzione svizzera, e la questione della lunghezza finisce lì. Una lettera che sta perfettamente in una pagina senza mai rimandare all’annuncio non supera nessuno dei tre passaggi qui sopra.

E l’attesa del momento migliore. Fra « finita » e « inviata » molti lasciano passare giorni, mentre l’annuncio continua a correre e arrivano altri dossier. Fatti i tre passaggi e spuntata la lista ufficiale, la lettera è finita. Il momento migliore non arriverà.