Come personalizzo velocemente una lettera di motivazione?

La maggior parte della lettera non è personale, è formale

lavoro.swiss elenca gli elementi che una lettera di motivazione dovrebbe contenere: indirizzo del mittente, indirizzo del destinatario, data, oggetto, appellativo, formula di saluto e firma. Di questi sette elementi ne cambiano esattamente due da una candidatura all’altra — l’indirizzo del destinatario e l’oggetto. Tutto il resto è impaginazione che si sistema una volta e non si tocca più.

Per questo la risposta onesta a «come faccio in fretta» comincia prima della prima candidatura: costruisci il documento di base. orientamento.ch dà lo stesso consiglio in forma pratica — spedire i documenti in PDF, ma conservare la versione modificabile della lettera per crearne una copia e adattarla facilmente a ogni nuova candidatura. L’indicazione di scrivere una lettera diversa per ogni posto sta sulla stessa pagina e non la contraddice: una lettera diversa è una lettera che risponde a questo annuncio, non una lettera che riparte dal foglio bianco.

I cinque campi che cambiano davvero

Primo, l’oggetto: il titolo del posto esattamente come lo scrive l’annuncio, con il numero di riferimento o la data di pubblicazione se ci sono, e dove hai visto l’offerta. Secondo, l’appellativo con il nome indicato nell’annuncio. Terzo, una frase di riferimento che dica a quale offerta stai rispondendo e che cosa, concretamente, ti ha convinto a candidarti — un compito, uno strumento, una sede, non l’azienda in generale.

Quarto, il paragrafo che riprende due o tre requisiti dell’annuncio e accosta a ciascuno un elemento del tuo percorso. Usa i sostantivi dell’annuncio: se chiede la contabilità clienti e tu scrivi «esperienza in ambito finanziario», hai buttato via proprio la corrispondenza per cui stai scrivendo. Quinto, la disponibilità: percentuale come cifra, entrata in servizio come data e termine di disdetta se sei ancora occupato.

Cinque campi sono tutto il lavoro. Se sono giusti la lettera è personalizzata, anche se i paragrafi che li circondano vengono dal tuo documento di base.

Perché il titolo è il materiale più rapido

Per l’oggetto non devi inventare nulla. orientamento.ch chiede di inserirvi il nome della professione esattamente come riportato nell’annuncio: puro lavoro di copiatura, e nonostante ciò il campo più efficace dell’intera lettera. Il motivo sta in come sono scritti gli annunci. Nella nostra rilevazione un titolo in italiano conta quattro parole in mediana, e nove titoli su dieci, considerando tutte le lingue, stanno in nove parole al massimo.

Quelle poche parole portano molta informazione. Il 91,3 per cento di tutti i titoli contiene almeno un termine presente in meno di mezzo per cento degli annunci. Sul fronte italiano vale però una cautela in più: il 64,4 per cento dei titoli in italiano è unico, contro il 74,6 per cento di quelli in tedesco. La ripetizione è quindi più frequente, e proprio per questo alla riga dell’oggetto conviene aggiungere la località o il riferimento: il solo titolo distingue un po’ meno che altrove.

Il grado di occupazione, quasi mai nel titolo italiano

Gli annunci svizzeri esprimono spesso il posto in percentuale invece che come «tempo pieno». È un’abitudine soprattutto di lingua tedesca: il 29,1 per cento degli annunci in tedesco mette una percentuale nel titolo, contro il 18,5 per cento di quelli in francese, il 9,1 per cento di quelli in inglese e solo il 3,6 per cento di quelli in italiano. Chi si candida in italiano nella grande maggioranza dei casi non trova la percentuale nella prima riga: è la tua lettera a dover dire quale grado di occupazione cerchi.

Quando una percentuale compare, spesso è una forchetta: nel 46,2 per cento degli annunci in italiano che indicano un grado di occupazione si tratta di una fascia e non di una cifra fissa. Una fascia è una domanda aperta, e chiuderla è la personalizzazione meno costosa che esista. Rispondi con una cifra dentro la fascia invece di ripetere la fascia. Quattro parole, e hai risposto a qualcosa che il datore di lavoro ha lasciato esplicitamente in sospeso.

Dire di quale posto si tratta — i numeri dietro

«Mi permetto di candidarmi presso la vostra azienda» non è soltanto scialbo: è spesso ambiguo. Il 92,3 per cento degli annunci attivi proviene da datori di lavoro che hanno contemporaneamente almeno due posti diversi aperti, e il 21,1 per cento da datori che hanno lo stesso titolo aperto più di una volta — due filiali, due turni, due squadre. I venti maggiori inserzionisti da soli rappresentano il 26,3 per cento degli annunci attivi.

Identificare l’offerta è quindi già personalizzazione, e non costa nulla: titolo esatto nell’oggetto, riferimento o data accanto, e lo stesso titolo nell’oggetto dell’e-mail. Entrambe le fonti ufficiali aggiungono lo stesso gesto: dare ai file nomi inequivocabili. orientamento.ch arriva a mostrare il modello del nome, composto da tipo di documento, professione e azienda. Un file chiamato lettera-di-motivazione-operatore-socioassistenziale-lugano.pdf sopravvive allo scaricamento in una cartella che ne contiene altri quaranta; uno chiamato lettera_definitiva2.pdf no.

Che cosa togliere, perché è lento e intercambiabile

Il paragrafo sulla storia dell’azienda, la frase sulla lunga tradizione, la citazione dalla pagina dei valori del sito: mentre lo scrivi sembra personalizzazione, ma basta cambiare il nome dell’azienda e il passaggio va bene ovunque. È anche la parte più cara in minuti, perché obbliga a leggere una seconda fonte.

Da togliere anche: il riassunto del curriculum, la fila di aggettivi sulla propria motivazione e ogni frase già usata il giorno prima per un altro posto. Il tempo risparmiato appartiene al quarto campo — due o tre requisiti con una prova ciascuno. È l’unico paragrafo della lettera che non si può riciclare, ed è quindi l’unico per cui vale davvero la pena faticare.

In che ordine trattare gli annunci

La velocità non rende allo stesso modo dappertutto. Nella nostra rilevazione un annuncio attivo ha 19 giorni in mediana; il 37,9 per cento ha più di 30 giorni e solo il 13,8 per cento è uscito negli ultimi sette giorni. Gli annunci freschi sono quindi la minoranza, e sono quelli in cui conta il giorno in cui scrivi. Su un annuncio di due mesi conta più la cura che l’ora.

In pratica: ordina per data di pubblicazione, non per simpatia. L’annuncio più recente riceve la prima sessione da dodici minuti, quelli più vecchi possono aspettare l’indomani mattina. Vale in particolare per chi cerca in italiano: il Ticino rappresenta il 2,1 per cento degli annunci di cui è noto il cantone, il bacino si rinnova lentamente e una candidatura curata spedita tre settimane dopo resta una candidatura in ritardo.

Il controllo di sessanta secondi, e la lingua

Alla fine rileggi ad alta voce soltanto i cinque passaggi modificati, nient’altro. Ogni frase che potrebbe partire immutata verso un altro datore di lavoro non è una frase personalizzata: cancellala o legala a una parola dell’annuncio. Il test dura un minuto e vale più dell’impressione lasciata dalla stesura.

Un ultimo punto prima di spedire: la lingua. Fra gli annunci attivi di cui è riconosciuta la lingua, il 56,1 per cento è in tedesco, il 27,2 per cento in inglese, il 13,1 per cento in francese e il 2,2 per cento in italiano. Il 72,8 per cento degli annunci porta un requisito linguistico dichiarato, e nel 27,6 per cento di questi casi si tratta di due lingue o più. Rispondi nella lingua in cui è scritto l’annuncio: è la forma di personalizzazione più rapida e la meno negoziabile. Per chi cerca dal Ticino significa anche che il documento di base conviene averlo in due lingue, perché oltre metà del mercato attivo parla tedesco.