Quale formato di file supera un ATS?

Formati di file e come vengono letti

PDF e .docx passano entrambi, purché il testo sia testo vero. Il guasto più frequente non è il formato ma un documento scansionato o esportato come immagine. Nel dubbio, segui ciò che chiede l'annuncio.

Che cosa dicono i moduli, a partire dal Ticino

L’esempio più netto viene dall’indirizzo di candidatura che porta il maggior numero di annunci ticinesi nel nostro indice. Il suo modulo ammette un formato solo e lo scrive: tipi di file accettati, pdf; dimensione massima, 5 MB. Sotto il campo c’è persino il link a un convertitore online per trasformare un documento Word in PDF. Non è una preferenza estetica, è una condizione di invio: un curriculum in .docx semplicemente non arriva.

Altrove gli elenchi sono più larghi, ma il PDF c’è sempre. Un modulo di un assicuratore svizzero, servito da un grande fornitore internazionale, indica «formati ammessi: .docx, .pdf, .jpg» con un tetto di 10 MB. Il Canton Berna etichetta il campo con «pdf, docx, pptx (max. 10 MB)» e sopra chiede comunque di caricare i documenti in PDF. Un gruppo ospedaliero accetta per il curriculum soltanto PDF. Su venti configurazioni leggibili, nove ammettono il PDF come unico formato di documento; nessuna ammette Word rifiutando il PDF.

Vale la pena notare la distanza fra l’elenco tecnico e la frase scritta accanto. In un caso il campo accetta dieci tipi di file fino a PowerPoint, mentre la riga sopra chiede documenti in PDF. L’elenco tecnico è il minimo tollerato, la frase è l’aspettativa reale. Nel dubbio si segue la frase.

Il canale italiano passa per il settore pubblico

Fra gli annunci in italiano che rileviamo, la quota che finisce in un sistema di selezione è alta rispetto al francese, ma la ragione non è il mercato privato ticinese: è l’Amministrazione federale, che pubblica anche in italiano perché l’italiano è lingua ufficiale. Abbiamo verificato il percorso: aprendo un annuncio federale in italiano, il pulsante «Candidarsi» porta al portale SAP dell’ente, con la lingua impostata su italiano. Le regole sui formati che incontrate in italiano sono quindi spesso quelle di un unico grande sistema del settore pubblico.

Le aziende private ticinesi, al contrario, pubblicano in gran parte sul proprio sito o tramite un singolo intermediario, e finiscono nell’altro gruppo. È il motivo per cui il consiglio generico sugli ATS calza male in Ticino: chi vi legge il curriculum è più spesso una persona, e la scelta del formato serve a farvi vedere bene, non a superare un filtro. La riserva statistica resta: gli annunci in italiano sono una quota piccola di quelli che rileviamo, e ogni percentuale per l’italiano va presa come ordine di grandezza.

Il punto vero è il livello di testo

Abbiamo prodotto un curriculum inventato — un’impiegata di contabilità a Winterthur, con profilo, esperienza, formazione, lingue, competenze e interessi — in sette file diversi, poi abbiamo passato ciascuno attraverso le librerie che il nostro import dei curriculum usa per estrarre testo da un documento caricato.

Il PDF stampato dal browser ha restituito tutto: i sei titoli di sezione, i sette termini di controllo, accenti e dieresi compresi. Lo stesso il .docx e il vecchio .doc. Il PDF che conteneva solo un’immagine della stessa pagina ha restituito dodici caratteri, provenienti da un segno di pagina e non dal curriculum. RTF, testo semplice e JPG il nostro import li rifiuta, benché diversi moduli esaminati li accetterebbero.

La prova pratica non è dunque «PDF o Word», è «riesco a selezionare il testo». Aprite il PDF e provate a evidenziare una riga con il mouse. Se il testo si evidenzia, il livello di testo c’è e qualsiasi programma può leggerlo. Se non si evidenzia nulla, il vostro curriculum è un’immagine: bella da vedere e vuota per qualsiasi preselezione. Esportate dal programma in cui l’avete scritto; non stampate per poi riscansionare.

Le dimensioni, e il dossier svizzero che le fa saltare

Una candidatura svizzera non è solo curriculum e lettera. Comprende i certificati di lavoro che ogni datore precedente rilascia, i diplomi e spesso l’indicazione del permesso B, C o G — quest’ultimo per chi lavora come frontaliere. Questi documenti arrivano come scansioni, e sono loro a scontrarsi con i limiti. I tetti rilevati vanno da 5 MB a 50 MB, con 10 MB come valore frequente. Nel nostro test una pagina A4 pesava circa 76 KB come testo, contro circa 106 KB come immagine grossolana, 217 KB a risoluzione media e 479 KB a risoluzione fine. Dieci pagine di certificati scansionate finemente raggiungono da sole il tetto di 5 MB applicato dall’indirizzo più diffuso in Ticino.

Due gruppi ospedalieri svizzeri risolvono la cosa nel modulo stesso e lo scrivono: caricare curriculum, diplomi e certificati come PDF, eventualmente riunendo tutto in un unico file PDF. È un’istruzione che viene dai datori di lavoro, non da noi. Scansionate i certificati a una risoluzione leggibile e non da archivio, tenete il curriculum come PDF esportato con il suo livello di testo, e unite tutto solo se il modulo offre un campo unico. Chi invia da oltre confine ha spesso scansioni fatte con il telefono: sono le più pesanti e le meno leggibili.

Che cosa dichiara il browser e che cosa è davvero il file

Una fonte di errore che conosciamo dal nostro caricamento: il tipo di file dichiarato dal browser spesso è sbagliato. Quando un file arriva da una cartella di download o da uno spazio cloud, il browser dichiara con regolarità un tipo indeterminato, e un modulo che si fida di quella dichiarazione rifiuta un documento perfettamente valido. Il nostro import legge perciò i primi byte del file — un PDF comincia con %PDF, un .docx è in realtà un archivio zip, un vecchio .doc ha una firma propria — e solo dopo guarda il nome. Non tutti i moduli lo fanno.

Due conseguenze pratiche. Rinominare non converte: un documento Word chiamato CV.pdf resta un documento Word, e si vede al caricamento o all’apertura. E se un caricamento fallisce senza motivo visibile benché il formato sia nell’elenco, riesportare il file funziona meglio che rinominarlo. Coglietene l’occasione per dargli un nome che una persona ritrovi in una cartella con trenta allegati: cognome, nome, curriculum. Documento1.pdf non ha mai aiutato nessuno.

Che cosa possiamo affermare e che cosa nessuno può promettere

Nessuno può garantirvi che un file «superi un ATS», e un fornitore che vi cita un tasso di successo cita un numero che non ha modo di verificare. Noi vediamo questi moduli dall’esterno, non le regole configurate dietro, e un datore di lavoro può cambiare un’impostazione domani. Quello che possiamo mostrare è più stretto e resta utile: ovunque l’elenco fosse leggibile il PDF era ammesso, Word lo era circa una volta su due, e un PDF senza livello di testo non restituisce nulla, per quanto bello sia.

Un promemoria per chi è iscritto a un URC: il formato del file non ha effetto sulla registrazione delle ricerche d’impiego, che segue regole proprie, cantonali e federali. Sono due questioni distinte e la seconda non si risolve dentro un modulo di candidatura.

Se comunque state rifacendo il curriculum, il nostro editor esporta un PDF con livello di testo — per questa risposta abbiamo passato quell’esportazione attraverso la stessa estrazione e abbiamo riavuto il testo completo. E poiché gli annunci svizzeri li rileviamo già noi, potete scrivere il curriculum davanti a un annuncio preciso invece di incollarne prima il testo.