Bewerbungsdateien: benennen, ordnen, verschicken

Eindeutig heisst dabei nicht kreativ, sondern unverwechselbar für die Person am anderen Ende. Deine Datei landet nicht in deinem Ordner, sondern in einem fremden — neben den Dateien aller anderen, die sich beworben haben. Dort sortiert der Nachname, nicht das Wort Lebenslauf. Genau umgekehrt ist es bei dir zu Hause: Die kantonale Berufsberatung empfiehlt für den eigenen Rechner einen Ordner «Bewerbungsunterlagen» mit Unterordnern je Dokumentart und einem eigenen Ordner pro Stelle, und ihre Beispiele beginnen deshalb mit der Dokumentart: bewerbungsbrief-coiffeuse-musterfirma.pdf und lebenslauf-kosmetikerin.pdf.

Was in den Namen gehört und was nicht, entscheidet die Frage, ob die Angabe die Bewerbung wiederauffindbar macht. Der Firmenname allein tut das nicht: 93.2 Prozent der Inserate auf SwissJobs.app stammen von einem Arbeitgeber, der gleichzeitig mehr als eine Stelle offen hat. Der Stellentitel dazu genügt auch nicht: Bei 21 Prozent der Inserate ist die Kombination aus Arbeitgeber und exaktem Titel nicht einmal innerhalb dieses Arbeitgebers eindeutig. Was eindeutig ist, ist die Nummer im Link, über den du dich bewirbst.

• Nachname zuerst, dann Vorname, dann die Dokumentart. In der Ablage des Empfängers stehen deine Dateien zwischen fremden. Beginnt jede mit deinem Nachnamen, liegen sie beieinander und lassen sich einer Person zuordnen, ohne dass jemand sie öffnen muss. Beginnt jede mit dem Wort Lebenslauf, sortieren sie sich zwischen alle anderen Lebensläufe — und heissen dort im Zweifel gleich wie drei weitere.
• Keine Umlaute, keine Leerzeichen, keine Schrägstriche. Der Schrägstrich lässt sich auf einem Mac gar nicht in einen Dateinamen schreiben — der Versuch scheitert mit einer Fehlermeldung, weil das Zeichen als Ordnertrennung gilt. Umlaute überleben den Weg nicht zuverlässig: Packt man eine Datei namens mueller-anna-lebenslauf mit Umlaut geschrieben in ein ZIP-Archiv, steht der Name zwar in UTF-8 darin, aber ohne die dafür vorgesehene Markierung. Nach der ZIP-Spezifikation ist er dann als alte Codepage zu lesen, und aus ü wird ├╝.
• Statt des Stellentitels die Referenznummer. 73.1 Prozent der Bewerbungslinks auf SwissJobs.app enthalten eine Zahl mit vier oder mehr Stellen, im Mittel sechs Stellen lang. Diese Nummer steht in der Adresszeile des Formulars, das du gerade ausfüllst, und sie ist genau das, wonach im System des Arbeitgebers gesucht wird. Sechs Ziffern am Schluss des Dateinamens leisten mehr als vierzig Zeichen abgeschriebener Stellentitel.
• Alles als PDF, und Zeugnisse in einer einzigen Datei. arbeit.swiss ist an beiden Stellen deutlich: Arbeitszeugnisse, Diplome und Zertifikate «sollten in einer PDF-Datei zusammengestellt werden», lückenlos und chronologisch mit dem aktuellsten zuoberst; und die Unterlagen sind als PDF zu speichern und zu versenden. Ein Dossier aus elf einzeln benannten Anhängen widerspricht dieser Vorgabe, auch wenn jeder einzelne Name gut gewählt ist.
• Keine Arbeitsstände im Namen. Bezeichnungen wie final, neu, Version 2, Kopie oder aktuell sind Notizen an dich selbst und stehen in einem Dokument, das andere lesen, wie eine offene Werkstatt. Wenn du Versionen auseinanderhalten musst, gehört das Datum in den Namen — vierstelliges Jahr, Monat, Tag, in dieser Reihenfolge, dann sortiert die Liste von selbst chronologisch.
• Der Absender gehört zum Dateinamen. arbeit.swiss verlangt im selben Abschnitt eine seriöse E-Mail-Adresse, die idealerweise Vor- und Nachnamen enthält. Adresse, Dateiname und Unterschrift sollten dieselbe Schreibweise deines Namens zeigen. Wer als A. Muster unterschreibt, aus anna.m@ schreibt und muster-anna-lebenslauf.pdf anhängt, zwingt den Empfänger zu einer Zuordnung, die er nicht machen müsste.

Die Marktzahlen wurden am 22. August 2026 aus den zu diesem Zeitpunkt auf SwissJobs.app aktiven Inseraten ausgezählt und beziehen sich auf Stellentitel, Firmennamen und Bewerbungslinks, also auf wörtlich vorliegende Felder und nicht auf Textanalysen. Als im Dateinamen unbrauchbar gilt ein Zeichen, das Windows in Dateinamen nicht zulässt; ein Titel gilt als unverändert brauchbar, wenn er nur Zeichen des englischen Alphabets samt Ziffern und einfacher Satzzeichen enthält, keines dieser verbotenen Zeichen trägt und höchstens sechzig Zeichen lang ist — eine bewusst grosszügige Grenze. Die Angaben zur Eindeutigkeit vergleichen Zeichenkette mit Zeichenkette: Zwei Inserate gelten nur dann als gleich betitelt, wenn ihre Titel bis auf Gross- und Kleinschreibung übereinstimmen, weshalb die Zahl die tatsächliche Verwechslungsgefahr eher unter- als überschätzt. Als Referenznummer zählt die längste Ziffernfolge von mindestens vier Stellen im Bewerbungslink; sie kann im Einzelfall auch etwas anderes bezeichnen. Die Vorgaben zu Dateibezeichnungen, PDF-Format und Absenderadresse stammen aus den Bewerbungstipps von arbeit.swiss (SECO), die Beispiele für Dateinamen und Ordner von berufsberatung.ch, orientation.ch und orientamento.ch (SDBB im Auftrag der Kantone). Das Verhalten von Schrägstrich, Gross- und Kleinschreibung und Namenslänge wurde auf einem aktuellen Mac nachgeprüft und kann auf anderen Systemen abweichen; die Aussage zur Kodierung von Namen in ZIP-Archiven stammt aus Anhang D der ZIP-Spezifikation.