Das Schweizer Bewerbungsdossier — welche Beilagen dazugehören, in welcher Reihenfolge, in welcher Datei

Die vier Dokumente — und warum sie in eine einzige Datei gehören

Das klassische Schweizer Dossier ist kurz beschrieben: Bewerbungs- oder Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Ausbildungsabschlüsse. So listet es berufsberatung.ch, so listet es arbeit.swiss, und beide sagen dazu, dass die Bewerbung heute digital eingereicht wird und die Dokumente in der richtigen Reihenfolge als PDF hochzuladen sind. arbeit.swiss geht einen Schritt weiter und verlangt, dass alle Dokumente in einer PDF-Datei zusammengestellt werden — dasselbe gelte für Diplome und Zertifikate.

Diese eine Datei ist der eigentliche Rat. Wer sieben Anhänge schickt, verlagert Arbeit auf die Gegenseite: sortieren, umbenennen, weiterleiten. Wer eine Datei schickt, in der die Seiten schon in der erwarteten Folge liegen, wird in derselben Reihenfolge gelesen, in der er geschrieben hat. Und es gibt einen zweiten, unsichtbaren Grund: Ein Dossier wird intern weitergereicht. Eine Datei überlebt diese Weitergabe, sieben Anhänge verlieren unterwegs Teile.

Die Ausnahmen nennt berufsberatung.ch selbst: Je nach Branche und Arbeitgeber wird etwas anderes erwartet — ein Bewerbungsvideo, eine Arbeitsprobe, ein handschriftliches Bewerbungsschreiben. Das sind aber Anforderungen, die im Inserat stehen. Ungefragt eine Arbeitsprobe beizulegen, ist keine Initiative, sondern eine Datei mehr, die niemand bestellt hat.

Wohin Ihre Bewerbung tatsächlich geht

Die Beilagenfrage hat eine zweite Hälfte, über die Ratgeber selten sprechen: Nicht Sie bestimmen, wie viele Dateien Sie anhängen dürfen, sondern das Formular. Und dieses Formular ist in der deutschsprachigen Schweiz bemerkenswert uneinheitlich. Von den deutschsprachigen Inseraten auf SwissJobs.app führen 46,3 Prozent auf eine firmeneigene Seite, 38,3 Prozent auf eine der etablierten Schweizer Bewerbungsplattformen, 12,0 Prozent auf ein international verbreitetes Bewerbersystem, 2,2 Prozent auf eine Personalvermittlung und 1,2 Prozent auf ein kantonales oder städtisches Stellenportal.

Die Streuung ist der Punkt. Knapp tausend verschiedene Ziele stehen hinter diesen Inseraten, und die zehn häufigsten decken zusammen erst 40,2 Prozent ab. Über den ganzen Bestand hinweg tragen 45,1 Prozent aller Ziele genau ein einziges Inserat. Sie können also nicht davon ausgehen, dass die nächste Bewerbung so abläuft wie die letzte — und genau deshalb ist die Antwort auf «Welche Beilagen?» eine Datei, die überall passt, und nicht ein Ablauf, den Sie einüben.

Ein Detail lohnt sich trotzdem zu merken: Bewerbungsplattformen fragen typischerweise nach Feldern, firmeneigene Seiten oft nach einem Mailanhang oder einem einzigen Upload. Halten Sie deshalb den Lebenslauf zusätzlich einzeln bereit. Formulare, die getrennt nach «Lebenslauf» und «weitere Unterlagen» fragen, sind häufig genug, dass sich die zweite Datei lohnt — und ein Dossier-PDF, das in das Feld «Lebenslauf» gekippt wird, ist auf der Gegenseite unangenehm zu lesen.

Die Zusatzdokumente — und wer sie verlangen darf

Für alles jenseits der vier Dokumente gilt eine gesetzliche Grenze. Art. 328b OR erlaubt dem Arbeitgeber, Daten über den Arbeitnehmer nur zu bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind; im Übrigen gilt das Datenschutzgesetz. Diese Bestimmung steht formell im Recht des laufenden Arbeitsverhältnisses, sie ist aber der Massstab, an dem sich eine Beilagenforderung messen lassen muss: Sie muss mit der Stelle zu tun haben.

Der Sonderprivatauszug aus dem Strafregister ist das beste Beispiel, weil das Gesetz hier ungewöhnlich deutlich ist. Art. 55 des Strafregistergesetzes gibt das Recht, ihn zur Leumundsprüfung zu verlangen, nur jenen, die eine Tätigkeit mit regelmässigem Kontakt zu Minderjährigen oder anderen besonders schutzbedürftigen Personen anbieten oder vermitteln, oder eine Tätigkeit im Gesundheitsbereich mit direktem Patientenkontakt. Wer ihn verlangt, darf ihn ausserdem nur für diesen Zweck verwenden, und der Bestellung ist ein amtliches Formular beizulegen, auf dem der Arbeitgeber bestätigt, dass sich die Person auf eine solche Tätigkeit bewirbt. Ohne dieses Formular bekommen Sie den Auszug gar nicht — die Prüfung, ob die Forderung berechtigt ist, ist also bereits in den Ablauf eingebaut.

Beim Betreibungsregisterauszug regelt Art. 8a SchKG den Zugang: Wer ein Interesse glaubhaft macht, kann Auszüge verlangen, und der unmittelbare Zusammenhang mit einem Vertragsabschluss gilt ausdrücklich als solches Interesse. Derselbe Artikel begrenzt aber auch, was Dritte überhaupt sehen: Nichtige, aufgehobene oder zurückgezogene Betreibungen werden nicht mitgeteilt, und das Einsichtsrecht Dritter erlischt fünf Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Wer also eine alte, erledigte Sache fürchtet, sollte die Fristen kennen, bevor er sich selbst erklärt.

Was keine Beilage ist

Referenzen. Sie stehen als Zeile im Lebenslauf — auf Anfrage — und werden im Gespräch übergeben. Das ist die Praxis, die arbeit.swiss beschreibt, und sie hat einen handfesten Grund: Namen und Telefonnummern von Menschen, die noch nicht wissen, dass sie angerufen werden, gehören nicht in eine Datei, die im Unternehmen herumgereicht wird.

Lohnabrechnungen und Gehaltsnachweise. Sie sind kein Bestandteil des Dossiers, und sie betreffen nicht Ihre Eignung, sondern Ihre Verhandlungsposition. Wird im Inserat eine Lohnvorstellung verlangt, ist das eine Angabe im Schreiben, keine Beilage.

Der Bewilligungsnachweis. Die Bewilligung ist eine Angabe, keine Kopie: Sie steht als Zeile im Lebenslauf, und das Dokument selbst wird beim Vertragsabschluss gebraucht, nicht bei der Bewerbung. Dasselbe gilt für Ausweiskopien.

Und schliesslich alles, was das Inserat nicht verlangt. Der Bestand zeigt, wie stark die Kanäle auseinanderlaufen; was er nicht zeigt, ist ein Arbeitgeber, der eine unaufgeforderte Beilage honoriert. Ein Dossier wird nicht dadurch stärker, dass es dicker wird. Es wird dadurch stärker, dass die vier verlangten Dokumente vollständig, aktuell und in der erwarteten Reihenfolge in einer Datei liegen.

«Vollständig» heisst lückenlos — und das ist eine Prüfung, keine Meinung

arbeit.swiss zählt die Vollständigkeit der Unterlagen ausdrücklich als einen der drei Punkte auf, die Sie vor dem Versand oder dem Hochladen kontrollieren — neben Schreib- und Formatierungsfehlern und korrekten, eindeutigen Dateibezeichnungen. Das ist deshalb wichtig, weil Vollständigkeit nicht gegen eine allgemeine Liste geprüft wird, sondern gegen Ihren eigenen Lebenslauf: Jede Anstellung, die dort steht, braucht das dazugehörige Arbeitszeugnis, und die Zeugnisse müssen laut arbeit.swiss lückenlos und chronologisch geordnet vorliegen, das aktuellste zuerst. Ein Dossier mit sieben Stationen im Lebenslauf und fünf Zeugnissen ist unvollständig, auch wenn es dick ist.

Der zweite Massstab betrifft den Umfang. arbeit.swiss hält fest, dass der Lebenslauf nicht mehr als drei Seiten umfassen soll und chronologisch aufgebaut ist, wobei das Aktuellste zuerst genannt wird. Und die kantonale Berufsberatung ergänzt die Form: Die Unterlagen sollen in der richtigen Reihenfolge und möglichst in einer PDF-Datei hochgeladen werden. Vollständig und kurz sind also kein Widerspruch, sondern zwei Vorgaben, die zusammengehören — der Lebenslauf bleibt knapp, die Belege dahinter sind vollzählig.

Der Grundstock: die Arbeit, die Sie nur einmal machen

In den Grundstock gehören die Dokumente, die sich zwischen zwei Bewerbungen nicht ändern: sämtliche Arbeitszeugnisse, die Diplome und die Weiterbildungsabschlüsse, dazu die vollständige Fassung Ihres Lebenslaufs, aus der Sie später kürzen. Genau hier liegt der einzige Teil des Dossiers, den Sie nicht selbst herstellen können. arbeit.swiss sagt dazu nur einen Satz, aber den deutlich: Fordern Sie die Arbeitszeugnisse bei Ihren früheren Arbeitgebern rechtzeitig ein. Das Recht dazu steht im Obligationenrecht: Nach Art. 330a kann die arbeitnehmende Person jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistungen und Verhalten ausspricht. «Jederzeit» heisst auch: nicht erst, wenn Sie kündigen, und nicht nur in den Wochen nach dem Austritt.

Praktisch bedeutet das drei Handgriffe, die Sie an einem Abend erledigen. Erstens: die Lücken auflisten — Stationen im Lebenslauf ohne Zeugnis, Abschlüsse ohne Urkunde. Zweitens: die fehlenden Dokumente anfordern, freundlich und mit der Angabe, um welchen Zeitraum es geht. Drittens: alles einmal sauber einscannen, in der Reihenfolge zusammenlegen, die arbeit.swiss nennt, und als eine Datei ablegen. Ab diesem Punkt kostet Sie eine Bewerbung nicht mehr einen Abend, sondern eine Stunde — und das ist der eigentliche Unterschied zwischen zwölf Bewerbungen im Monat und drei.

Die Deckschicht: was pro Inserat neu entsteht

Lesen Sie das Inserat als Prüfliste, nicht als Text. 63,1 Prozent der aktiven Inserate auf SwissJobs.app nennen alle drei harten Angaben gleichzeitig: eine Sprachanforderung, die Art des Engagements und einen konkreten Arbeitsort statt bloss «Schweiz». Ein gutes weiteres Drittel nennt zwei der drei. Ihr Dossier ist für dieses eine Inserat vollständig, wenn jede dieser Angaben darin beantwortet ist — die Sprache durch eine belegte Stufe im Lebenslauf, das Pensum durch eine ausdrückliche Zeile im Schreiben, der Ort durch eine Aussage zur Erreichbarkeit oder zum Umzug. Was das Inserat ausdrücklich fragt und Ihr Dossier nicht beantwortet, beantwortet die lesende Person mit einer Vermutung, und die geht selten zu Ihren Gunsten aus.

Neu geschrieben wird pro Bewerbung nur das Bewerbungsschreiben und die oberste Handbreit des Lebenslaufs. Für das Schreiben nennt arbeit.swiss die formalen Bestandteile — Absenderadresse, Empfängeradresse, Datum, Betreffzeile, Anrede, Grussformel und Unterschrift — und beschreibt es als persönliche Visitenkarte, die dem Arbeitgeber einen Überblick über Kompetenzen, Qualifikationen und Motivation für die ausgeschriebene Stelle gibt. Die Berufsberatung formuliert die Regel dahinter noch knapper: Erstellen Sie für jede Bewerbung ein eigenes Dossier. Gemeint ist nicht, alles neu zu tippen, sondern dass keine Bewerbung so verschickt wird, wie sie beim letzten Inserat aussah.

Wenn Branche oder Sprache mehr verlangen als die drei Dokumente

Die Berufsberatung hält fest, dass je nach Branche und Unternehmen auch andere Formate und Inhalte üblich oder gewünscht sein können — ein Bewerbungsvideo, eine Arbeitsprobe oder ein handschriftliches Bewerbungsschreiben. Vollständigkeit ist in diesen Fällen nicht durch die Standardliste definiert, sondern durch das, was Ihr Berufsfeld sehen will: Wer gestaltet, entwickelt oder schreibt, hat neben dem Dossier eine Auswahl von Arbeiten bereit; wer unterrichtet oder pflegt, hat die Bewilligungen und Registereinträge zur Hand, die für die Ausübung nötig sind. Diese Beilage bauen Sie ebenfalls in den Grundstock ein und nicht in die Stunde vor dem Absenden.

Die zweite Erweiterung ist sprachlich. Deutsch wird in knapp der Hälfte der aktiven Inserate verlangt, und 35,5 Prozent dieser Inserate verlangen zusätzlich mindestens eine weitere Sprache — meistens Englisch, das in 27,6 Prozent der deutschsprachigen Anforderungsprofile mitsteht, gefolgt von Französisch mit 14,5 Prozent. Für ein gutes Drittel Ihrer Bewerbungen gehört also eine zweite Sprachfassung des Lebenslaufs zum vollständigen Dossier. Auch sie ist Grundstock: einmal erstellt, mit dem Original gepflegt, und im entscheidenden Moment vorhanden statt versprochen.

Die Reihenfolge steht wörtlich in zwei offiziellen Texten

Die meisten Bewerbungsratgeber behaupten eine Reihenfolge. Zwei Stellen schreiben sie vor, und beide sind öffentlich nachlesbar. arbeit.swiss, die Plattform von SECO und Kantonen, führt unter «Arbeitszeugnisse, Diplome und Zertifikate» aus: Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitszeugnisse vollständig vorliegen. Fordern Sie diese bei Ihren früheren Arbeitgebern rechtzeitig ein. Die Arbeitszeugnisse müssen lückenlos und chronologisch geordnet sein, wobei das aktuellste Zeugnis zuerst aufgeführt wird. Alle Dokumente sollten in einer PDF-Datei zusammengestellt werden. Dasselbe gilt für Diplome und Zertifikate.

berufsberatung.ch, der Dienst des SDBB im Auftrag der Kantone, nennt das klassische Dossier in dieser Folge: Bewerbungs- oder Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Ausbildungsabschlüsse. Und für den heute üblichen Weg — digital eingereicht — steht dort der Satz, der die Frage eigentlich beantwortet: Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterlagen in der richtigen Reihenfolge und möglichst in einer PDF-Datei hochladen.

Beides zusammen ergibt eine Vorgabe, keine Empfehlung: eine Datei, vier Blöcke in fester Folge, und innerhalb des Zeugnisblocks die Zeit rückwärts. Wer davon abweicht, tut es gegen die einzige Beschreibung, auf die sich in der Schweiz alle Beteiligten berufen können — auch der Personaldienst, der Ihr Dossier nach zwei Minuten weglegt.

Wenn die Chronologie nicht aufgeht

Eine Reihe setzt voraus, dass es eine Reihe gibt. Bei einer Laufbahn aus drei Vollzeitstellen ist das der Fall; bei einer aus zwei Pensen, einem Stundenlohnvertrag und zwei Temporäreinsätzen nicht mehr. Wie häufig das ist, hängt am Berufsfeld: Unter den Inseraten, die eine Anstellungsform deklarieren, sind im Bildungs- und Betreuungsbereich 38,0 Prozent Teilzeit oder befristet, in der Pflege 21,5 Prozent, im Verkauf 13,5 Prozent, im kaufmännischen Bereich 10,3 Prozent und in der Gastronomie 9,7 Prozent. Am Bau sind es 1,9 Prozent und in der Informatik 3,7 Prozent.

Für die Ordnung heisst das: Die Zeitachse wird nicht durch den Beginn der Anstellung definiert, sondern durch ihr Ende. Sortiert wird nach dem Datum, an dem ein Arbeitsverhältnis aufhörte, das zuletzt beendete zuoberst; alles, was noch läuft, steht darüber. Zwei am selben Tag beendete Anstellungen ordnen Sie so, dass die für die Zielstelle einschlägige zuerst kommt — das ist die einzige Stelle, an der Relevanz die Reihenfolge überhaupt beeinflussen darf.

Der zweite Fall ist der Verleih. Wer über eine Personaldienstleisterin arbeitet, hat ein Arbeitsverhältnis mit ihr, nicht mit dem Einsatzbetrieb, und bekommt am Schluss oft ein Dokument über alle Einsätze. Dieses Blatt ist ein Zeugnis und belegt eine zusammenhängende Zeitspanne; es in fünf Einsätze zu zerlegen, erzeugt fünf Lücken statt Klarheit. Umgekehrt gilt: Hat Ihnen ein Einsatzbetrieb zusätzlich etwas Schriftliches gegeben, ist das eine Referenz und gehört nicht in den Zeugnisstapel.

Die Lücke im Stapel — und was das Gesetz dazu hergibt

«Lückenlos» ist die härtere Hälfte der Vorgabe. Eine fehlende Anstellung fällt in einem chronologischen Stapel sofort auf, weil zwei Daten nicht aneinander anschliessen — und der Verdacht, den eine Lücke auslöst, ist fast immer grösser als das, was tatsächlich dahintersteckt. Deshalb ist Nachfordern der erste Schritt und Umsortieren gar keiner.

Das Recht dazu ist knapp und deutlich formuliert. Art. 330a Abs. 1 OR: Der Arbeitnehmer kann jederzeit vom Arbeitgeber ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht. «Jederzeit» ist dabei das entscheidende Wort — es deckt die laufende Anstellung, in der ein Zwischenzeugnis entsteht, und es deckt den Anruf bei einem Arbeitgeber, den Sie vor Jahren verlassen haben.

Bleibt eine Lücke trotzdem, weil ein Betrieb nicht mehr existiert oder nicht reagiert, gehört sie in den Text und nicht in die Sortierung. Eine Zeile im Lebenslauf, die Zeitraum, Funktion und den Grund für das fehlende Blatt nennt, kostet Sie eine Sekunde Aufmerksamkeit. Ein Stapel, in dem plötzlich das Jahr fehlt, kostet Sie die Erklärung im Gespräch, das Sie dann nicht bekommen. Und wenn ein Vollzeugnis ungünstig ausfiele: Art. 330a Abs. 2 OR erlaubt auf besonderes Verlangen die auf Art und Dauer beschränkte Fassung — ein vorhandenes kurzes Dokument an der richtigen Stelle schlägt ein fehlendes langes.

Die Datei entscheidet, ob Ihre Ordnung ankommt

Der Stapel existiert für die lesende Person nur als Seitenfolge. Was Sie beim Zusammenfügen im Namen der Datei oder in einer Merkliste ordnen, sieht sie nicht; sie scrollt. Deshalb gilt: eine Datei, die Seiten in genau der Folge, die Sie behaupten, und bei einem dicken Dossier ein kurzes Deckblatt, das die Zeugnisse mit Arbeitgeber und Zeitraum auflistet. Das ist kein Schmuck, sondern die Navigation für das, was danach kommt.

Die technische Seite entscheidet mit. Zeugnisse liegen meist als Scan vor, also als Bild ohne durchsuchbaren Text; drehen Sie sie in die Leserichtung, halten Sie eine einheitliche Seitengrösse und verzichten Sie auf Fotos vom Papier. Eine Datei mit klarem Namen aus Nachname, Vorname und dem Wort Dossier lässt sich nach dem Herunterladen noch zuordnen — genau das meint arbeit.swiss mit korrekten und eindeutigen Dateibezeichnungen.

Bleibt der Fall, in dem das Formular am Ende des Inserats mehr als ein Feld anbietet. Dann laden Sie den Lebenslauf einzeln hoch und das vollständige Dossier als zweite Datei — in beiden bleibt die Reihenfolge dieselbe. Ein Stapel, der je nach Feld anders sortiert ist, wirkt bei zwei parallel geöffneten Fenstern schlechter als ein einziges gut geordnetes Dokument.

«Referenz» heisst in der Schweiz zwei verschiedene Dinge

Bevor die Auswahl überhaupt beginnt, lohnt sich die Unterscheidung, an der englischsprachige Ratgeber regelmässig vorbeireden. Das Arbeitszeugnis ist ein Dokument: Ihr früherer Arbeitgeber schreibt es, unterschreibt es, und es liegt im Dossier. Die Referenzauskunft ist ein Telefonat: Jemand wird angerufen und antwortet mündlich. Beide heissen im Alltag «Referenz», und nur das zweite meint eine Person.

Das Dokument ist der Normalfall des Schweizer Dossiers und wird ungefragt beigelegt. Die Person ist der Ausnahmefall und wird auf Anfrage genannt — die Bewerbungsseite des Bundes beschreibt genau das, mit der Zeile im Lebenslauf und dem separaten Blatt, das im Gespräch übergeben werden kann. Wer die beiden verwechselt, legt entweder Telefonnummern in eine Datei, die im Betrieb herumgereicht wird, oder erscheint zum Gespräch ohne die Angaben, nach denen dort gefragt wird.

Die Frage «Wen gebe ich an?» betrifft also ausschliesslich den zweiten Fall. Sie hat auch nur dort eine Wahlmöglichkeit: Welche Zeugnisse Sie beilegen, steht fest, sobald Ihr Lebenslauf steht. Wen Sie als Auskunftsperson nennen, entscheiden Sie.

Was rechtlich passiert, wenn jemand über Sie Auskunft gibt

Eine Referenzauskunft ist datenschutzrechtlich kein Gespräch unter Bekannten, sondern eine Bekanntgabe. Das Datenschutzgesetz definiert «Bekanntgeben» als das Übermitteln oder Zugänglichmachen von Personendaten, und die anrufende Firma ist gegenüber der Auskunftsperson eine Drittperson.

Artikel 30 hält fest, dass wer Personendaten bearbeitet, die Persönlichkeit der betroffenen Personen nicht widerrechtlich verletzen darf — und zählt drei Fälle auf, in denen eine solche Verletzung «insbesondere» vorliegt. Der dritte lautet, dass «Dritten besonders schützenswerte Personendaten bekanntgegeben werden». Nicht ungeschickt, nicht unfair: bekanntgegeben. Die Kategorie allein genügt.

Artikel 31 schliesst daran an: Eine solche Verletzung ist widerrechtlich, wenn sie nicht durch Einwilligung der betroffenen Person, durch ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder durch Gesetz gerechtfertigt ist. In einem Bewerbungsverfahren ist der erste dieser drei Rechtfertigungsgründe der einzige, der praktisch trägt — und die betroffene Person, deren Einwilligung gemeint ist, sind Sie.

Dazu kommt der Grundsatz aus Artikel 6: Personendaten dürfen nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft werden, und nur so bearbeitet werden, dass es mit diesem Zweck vereinbar ist. Der Zweck, den Sie mit der Nennung einer Person erkennbar machen, ist die Beurteilung Ihrer Eignung für eine bestimmte Stelle. Alles, was ausserhalb dieses Zwecks liegt, ist nicht dadurch gedeckt, dass Sie den Namen genannt haben.

Die sechs Kategorien, die den Kreis in der Praxis begrenzen

Was «besonders schützenswert» heisst, steht nicht im Ermessen der Beteiligten, sondern in einer Liste. Artikel 5 des Datenschutzgesetzes zählt auf: Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten oder Tätigkeiten; Daten über die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie; genetische Daten; biometrische Daten, die eine Person eindeutig identifizieren; Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen; und Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe.

Lesen Sie diese Liste als Beschreibung von Menschen statt von Daten, und die übliche Auswahlregel erklärt sich von selbst. Die Person, die Sie durch eine Krankheit begleitet hat, hält Gesundheitsdaten. Die Kollegin aus der Gewerkschaftskommission hält Daten über gewerkschaftliche Tätigkeit. Der Nachbar, bei dem Sie nach einer Trennung gewohnt haben, hält Daten über Ihre Intimsphäre. Keiner davon ist als Mensch ungeeignet; sie halten nur Wissen, das in einem beruflichen Telefonat nichts zu suchen hat und das im schlechten Fall in einem Nebensatz herausrutscht.

Umgekehrt: Eine Vorgesetzte, die Sie nur aus dem Betrieb kennt, hat gar keine Möglichkeit, in diese Kategorien zu geraten. Das ist der eigentliche Grund für die Konvention, dass Referenzpersonen aus dem Arbeitszusammenhang stammen. Nicht Etikette — Reichweite des Wissens.

Warum eine frühere Vorgesetzte anders steht als eine Bekannte

Es gibt einen zweiten Unterschied, und er ist selten benannt. Für den Arbeitgeber gilt eine eigene Norm: Artikel 328b des Obligationenrechts bestimmt, dass der Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten darf, «soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind»; im Übrigen gelten die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes.

Diese Bestimmung steht formell im Recht des laufenden Arbeitsverhältnisses. Sie beschreibt aber einen Massstab, den eine private Bekanntschaft von vornherein nicht kennt: Der frühere Betrieb hat ein Verhältnis zu Ihnen, das an einen Zweck gebunden ist, und alles, was er über Sie weiss, ist in diesem Zweck entstanden. Eine Person aus dem Privatleben hat kein solches Verhältnis und damit auch keinen Rahmen, in dem sich ein Telefonat von selbst begrenzt.

Wer daraus eine Regel machen will, formuliert sie nicht als Empfehlung, sondern als Beobachtung: Je enger die Beziehung zwischen Ihnen und der genannten Person auf die Arbeit begrenzt ist, desto weniger kann in dem Gespräch überhaupt vorkommen, was dort nicht hingehört. Zu der Frage, wieweit ein Anruf inhaltlich gehen darf und was er nicht in Frage stellen darf, hat sich das Bundesgericht 2025 im Urteil 4A_493/2024 geäussert; das ist eine eigene Geschichte und wird in unserer Antwort zu den Codes im Arbeitszeugnis ausgeführt.

Was die amtlichen Seiten zum «Wer» sagen — und wo sie schweigen

Die Bewerbungstipps des Bundes beschreiben, wo Referenzen im Dossier stehen, aber nicht, wer sie sein soll. Die einzige offizielle Schweizer Anleitung, die überhaupt zum «Wer» etwas sagt, ist die Lebenslaufseite der kantonalen Berufsberatung — und sie sagt es in den drei Sprachfassungen unterschiedlich ausführlich. Wir haben alle drei am 31. August 2026 aufgerufen.

Die deutsche Fassung führt «Referenzen» als neunten und letzten Schritt und formuliert zwei Sätze: «Gib Auskunftspersonen mit Namen und Telefonnummern an. Frage diese Personen vorher, ob sie einverstanden sind.» Wer diese Auskunftspersonen sein könnten, steht nicht da. Die italienische Fassung hat dieselben neun Schritte und fasst sich noch kürzer: «Inserisci i nomi e i numeri di telefono delle persone di riferimento, chiedendo prima il loro consenso.» — Namen und Nummern eintragen, vorher um Zustimmung fragen.

Die französische Fassung ist die Ausnahme. Sie hat eine andere Gliederung — zwölf Schritte statt neun, und «Personnes de référence» steht nicht am Schluss, sondern vor den Sprachen — und sie nennt als Einzige Beispiele: eine Lehrperson, eine Ausbildnerin, die einen während eines Praktikums begleitet hat, «oder jemand, der deine Qualitäten in Arbeits- und Lernsituationen bestätigen kann». Das ist der einzige Ort, an dem eine offizielle Schweizer Seite das «Wer» beantwortet, und er existiert nur auf Französisch.

Ein Vorbehalt gehört dazu, und er gilt für alle drei Fassungen: Diese Seiten sind für die Lehrstellenbewerbung geschrieben, im Du, mit dem Lehrbetrieb als Adressat. Die Beispiele sind entsprechend Lehrpersonen und Praktikumsbetreuende. Für eine Bewerbung mit zwanzig Berufsjahren übertragen sie sich nur der Struktur nach, nicht dem Personal nach.

Im Inserat steht fast nie, dass Referenzen verlangt werden

Weil die offiziellen Texte so wenig hergeben, lohnt der Blick auf die Inserate selbst. Wir haben Ende August 2026 eine nach Inseratssprache geschichtete Stichprobe aktiver Schweizer Inserate von SwissJobs.app nochmals aufgerufen und den lesbaren Text durchgesucht — nicht das Kurzprofil, sondern die Seite, auf die der Bewerbungslink führt.

In den deutschsprachigen Inseraten erwähnen 0,9 Prozent eine Referenzperson. Zum Vergleich, an derselben Stichprobe gemessen: 4,1 Prozent nennen das Arbeitszeugnis, 10,8 Prozent das Motivations- oder Bewerbungsschreiben. Die Leiter zeigt nach unten, und ganz unten steht die Referenz. Über alle vier Inseratssprachen hinweg sind es 3,6 Prozent.

Das ist keine Nachlässigkeit der Betriebe, sondern die Ablaufordnung: Referenzen kommen nach dem Gespräch. Eines der beiden deutschsprachigen Inserate, die das Thema überhaupt nennen, schreibt den Ablauf sogar aus — erstes Gespräch, zweites Gespräch mit Kennenlernen der Abteilung, «Einholen von Referenzen», Anstellungsentscheid. Die Referenz ist dort der vorletzte Schritt vor der Zusage.

Eine Einschränkung, die dazugehört: Die deutschsprachigen Treffer stammen von einem einzigen Arbeitgeber. Bei einer Quote unter einem Prozent ist die Grössenordnung belastbar, die genaue Zahl nicht.

Der schwierigste Fall ist der aktuelle Arbeitgeber

Solange Sie angestellt sind, ist die naheliegendste Auskunftsperson zugleich die, die am wenigsten in Frage kommt — nicht aus rechtlichen Gründen, sondern weil ein Anruf dort Ihre Bewerbung offenlegt, bevor sie entschieden ist. Es gibt keine Norm, die einer Firma verbietet, bei Ihrem laufenden Arbeitgeber anzurufen; es gibt nur Ihre Einwilligung, die Sie nicht erteilen müssen.

Die übliche Auflösung ist eine Reihenfolge statt eines Verzichts: Personen aus früheren Stellen werden sofort genannt, die aktuelle Vorgesetzte erst nach einer mündlichen Zusage. Diese Bedingung auszusprechen, ist in der Schweiz kein Misstrauensbeweis, sondern der erwartete Halbsatz. Wer sie nicht ausspricht, riskiert den Anruf, den er nicht will.

Wenn im laufenden Betrieb überhaupt niemand angesprochen werden soll, tritt die Lücke ohnehin selten auf: Zwei frühere Vorgesetzte, eine langjährige Kundin oder eine Projektleiterin aus einem gemeinsamen Mandat decken den beruflichen Ausschnitt vollständig ab, um den es geht.

Wenn die Person den Betrieb inzwischen verlassen hat

Der Fall ist häufig und wird selten behandelt: Ihre frühere Vorgesetzte arbeitet längst woanders. Sie spricht dann nicht mehr für den früheren Betrieb, sondern in eigenem Namen. Was sie sagt, ist ihre Aussage — nicht die des Unternehmens, das Ihr Zeugnis unterschrieben hat.

Für Sie hat das zwei Seiten. Die Auskunft wird persönlicher und meist auch konkreter, weil niemand mehr eine Firmenlinie vertritt. Gleichzeitig steht sie neben dem Zeugnis, statt es zu bestätigen: Wenn der Betrieb heute niemanden mehr hat, der Sie kennt, ist die einzige Stimme aus dieser Zeit eine private. Das ist kein Nachteil, aber es erklärt, weshalb viele Dossiers eine zweite Person aus derselben Zeit nennen.

Und es erklärt, weshalb die Rückfrage vorher noch wichtiger ist als sonst. Eine Person, die den Betrieb verlassen hat, weiss vielleicht nicht mehr, welche Daten sie überhaupt nennen darf, und sie hat kein Personalwesen im Rücken, das ihr das sagt.

Was auf dem Blatt steht, und was diese Antwort nicht leistet

Die Angaben, die eine Referenzliste in der Schweiz üblicherweise trägt, sind knapp: Name, Funktion und Firma zum Zeitpunkt der Zusammenarbeit, das Verhältnis zu Ihnen, der Zeitraum, eine Telefonnummer und die Sprache, in der die Person Auskunft geben kann. Der letzte Punkt wird in einem viersprachigen Land regelmässig vergessen und entscheidet, ob der Anruf zustande kommt.

Beide amtlichen Anleitungen, die deutsche wie die französische, verlangen an derselben Stelle dasselbe: vorher fragen. Das ist der einzige Punkt, an dem sich alle Quellen einig sind, und es ist auch der, der die Einwilligung aus Artikel 31 auf beiden Seiten herstellt — Ihre gegenüber der anrufenden Firma, und die der genannten Person gegenüber Ihnen.

Was hier steht, ist die Erklärung von Regeln, keine Rechtsberatung und keine Einschätzung Ihres Falls. Die kantonale Praxis in Bewerbungsverfahren ist zudem nicht einheitlich, und einzelne Branchen — Gesundheitswesen, Finanzsektor, Sicherheitsaufgaben — kennen zusätzliche Prüfungen, die eigenen Regeln folgen. Für eine persönliche Beurteilung sind die kantonale Berufs- und Laufbahnberatung, eine Rechtsberatungsstelle oder eine Gewerkschaft die richtigen Adressen.