Den Lebenslauf auf die Stelle anpassen — wie viele Versionen es wirklich braucht

Warum eine einzige Fassung nicht reicht — gemessen statt behauptet

Der übliche Rat lautet, man solle den Lebenslauf «auf die Stelle zuschneiden», und bleibt dann die Begründung schuldig. Man kann sie ausrechnen. Nimmt man die Inserate auf SwissJobs.app, die eine ausführliche Beschreibung tragen, liest aus jedem heraus, welche Anforderungen es überhaupt nennt — Führung, Projekterfahrung, Schichtdienst, ein Fahrausweis, ein Abschluss, eine Anwendung, ein Zertifikat — und vergleicht anschliessend Paare von Inseraten, dann ergibt sich eine Zahl für die Frage, wie ähnlich sich zwei Stellen wirklich sind.

Bei zwei Inseraten mit demselben Stellentitel liegt diese Übereinstimmung im Mittel bei 59.7 Prozent, und bei 34.7 Prozent der Paare unter der Hälfte. Zieht man nur Paare von zwei verschiedenen Arbeitgebern heran, fällt sie auf 42.3 Prozent, und 54.4 Prozent der Paare teilen weniger als die Hälfte. Über zwei Inserate desselben Berufsfelds ohne Titelgleichheit gerechnet, bleiben 21.7 Prozent Übereinstimmung übrig. In 6.1 Prozent der Fälle haben zwei Inserate mit identischem Titel nicht eine einzige genannte Anforderung gemeinsam.

Am deutlichsten wird es dort, wo man es am wenigsten erwartet: beim selben Arbeitgeber. Vergleicht man die Inserate innerhalb eines Unternehmens, das mehrere Stellen ausgeschrieben hat, liegt die Übereinstimmung bei 35.5 Prozent, und 67.7 Prozent dieser Paare teilen weniger als die Hälfte ihrer Anforderungen. Zwei Bewerbungen an dieselbe Firma sind also selten zwei Bewerbungen auf dasselbe Anforderungsprofil. Wer eine Fassung für «alle Stellen bei diesem Arbeitgeber» pflegt, hat sich am falschen Merkmal orientiert.

Wie viele Versionen es braucht: meist drei, selten mehr

Aus denselben Daten lässt sich die eigentliche Frage beantworten. Man geht ein Berufsfeld durch und sucht den Schwerpunkt, der in den meisten Inseraten dieses Felds vorkommt; dann den, der die meisten der übrigen abdeckt; dann den dritten. So entsteht eine kleine Reihenfolge, in der jeder Schritt einer Version deines Lebenslaufs entspricht — einer Fassung also, deren oberes Drittel genau diesen Schwerpunkt zeigt.

Die Ergebnisse fallen je nach Feld sehr unterschiedlich aus. Im Detailhandel genügt praktisch eine Version: Der Schwerpunkt Verkauf kommt in 90.8 Prozent der Inserate vor, mit Kundenkontakt als zweitem sind es 96.1 Prozent. In der Pflege deckt ein Schwerpunkt rund um Ausbildung und Diplom 50.2 Prozent ab, zusammen mit Anleiten und Weiterbildung sind es 90 Prozent. Im kaufmännischen Bereich führen Anleiten, Kundenkontakt und Administration auf 81.6 Prozent, im Bau Lehre und EFZ, Anleiten und Kundenkontakt auf 82.1 Prozent.

Am anderen Ende steht die IT. Dort kommt der häufigste Schwerpunkt — Cloud und Betrieb — nur in 34.1 Prozent der Inserate vor; mit Projektarbeit und Kundenkontakt zusammen erreicht man 68 Prozent, und für die restlichen braucht es eine vierte Fassung mit den Programmiersprachen im Vordergrund. Ähnlich zersplittert sind Logistik mit 61 Prozent und Treuhand mit 61.6 Prozent nach drei Schwerpunkten. Die Faustregel lautet deshalb: drei Versionen für die meisten Felder, vier für IT und Treuhand, eine für den Detailhandel — und der Rest ist Feinarbeit am einzelnen Inserat, nicht ein weiteres Dokument.

Was zwischen zwei Versionen wechselt — und was nie

Die erste Zeile ist die wichtigste Variable. In den Inseraten auf SwissJobs.app ist der Stellentitel fast nie ein Standardbegriff: Bei den Projektleitungsstellen tragen 86.3 Prozent der Titel eine Formulierung, die kein zweites Inserat verwendet, in der Pflege sind es 77.9 Prozent, in der Sachbearbeitung 82.8 Prozent. Nur im Detailhandel ist das Gegenteil der Fall, dort wiederholen sich die Titel stark. Deine Titelzeile sollte deshalb den Begriff des Inserats aufnehmen, nicht deinen internen Funktionsnamen. Sie ist eine Zeile Arbeit und der sichtbarste Unterschied zwischen zwei Versionen.

Danach kommt die Gewichtung. Dieselbe Station kann in der einen Version drei Zeilen bekommen — Team, Budget, Ergebnis — und in der anderen eine einzige. Wer in der Version für eine Führungsstelle die Teamgrösse und das Budget nennt und in der Fachversion stattdessen die Anwendungen und die Fallzahlen, hat nichts erfunden und trotzdem zwei verschiedene Dokumente. Auch die Reihenfolge der Kompetenzen gehört hierher: Sprachen weit oben, wenn das Inserat zwei Sprachen verlangt, sonst weiter unten.

Nicht verändert werden dürfen die überprüfbaren Angaben. Monate und Jahre, exakte Firmennamen, Funktionsbezeichnungen aus dem Zeugnis, Pensen, Abschlüsse mit Jahr. Diese Felder sind in jeder Version identisch, weil im selben Dossier die Arbeitszeugnisse liegen und weil sie später in den Arbeitsvertrag wandern. Ein hilfreicher Test vor dem Versand: Lege die Version neben das aktuellste Arbeitszeugnis. Was dort nicht steht, muss in der Version so formuliert sein, dass es dem Zeugnis nicht widerspricht.

Die Sprachversion ist eine eigene Achse

Neben der fachlichen Ausrichtung gibt es eine zweite Achse, an der Versionen entstehen, und sie wird in der Schweiz häufiger gebraucht als anderswo: die Sprache. 72.8 Prozent der Inserate nennen überhaupt eine Sprachanforderung, und von diesen verlangen 27.6 Prozent zwei oder mehr Sprachen. Wo Deutsch verlangt wird, ist in 88.9 Prozent der Fälle das Berufsniveau gemeint, nicht Grundkenntnisse — die Sprachzeile ist also kein Schmuck.

Die Ausschreibungssprache selbst variiert stark nach Ort. In Zürich sind 43.3 Prozent der Inserate auf Deutsch und 33.5 Prozent auf Englisch verfasst, in Basel 54.5 gegenüber 22.2 Prozent, in Genf 40.1 Prozent auf Englisch und 31.6 Prozent auf Französisch, in Lausanne 52.8 Prozent auf Französisch und 22.2 Prozent auf Englisch, in Lugano 45.1 Prozent auf Italienisch und 28.6 Prozent auf Englisch. Wer über die Sprachgrenze hinweg sucht, braucht deshalb keine Variante, sondern ein zweites vollwertiges Dokument.

Dass beides zusammengehört, zeigt eine weitere Auszählung: 11.5 Prozent der Stellentitel, die mehrfach vorkommen, tauchen in mehr als einer Sprachregion auf. Derselbe Beruf wird also in Genf und in Zürich ausgeschrieben, nur eben in verschiedenen Sprachen und mit verschiedenen Begriffen. Eine Übersetzung Wort für Wort hilft dabei wenig — Berufsbezeichnungen, Abschlüsse und Zeugnisformeln haben in jeder Landessprache ihre eigene Form, und ein EFZ heisst auf Französisch CFC und nicht «Bundeszertifikat».

Ablage: Kopie, Name, Übersicht

Die Berufsberatung beschreibt den Arbeitsablauf für mehrere Versionen erstaunlich konkret, wenn auch für Lehrstellen: «Versende deine Dokumente als PDFs. Behalte aber vom Lebenslauf und von allen Bewerbungsbriefen die Word-Datei. So kannst du für jede neue Bewerbung eine Kopie erstellen und anpassen.» Das ist die ganze Mechanik in zwei Sätzen — bearbeitbares Original behalten, Kopie ziehen, anpassen, als PDF verschicken. Für Erwachsene gilt sie unverändert.

Dazu kommt die Ordnung auf dem Rechner. Dieselbe Stelle empfiehlt einen Hauptordner für die Bewerbungsunterlagen mit Unterordnern für Lebenslauf, Schreiben und Beilagen, dazu «für jede Lehrstelle einen eigenen Ordner» und Dateinamen, die keine Verwechslung zulassen. Wer sich daran hält, hat nach zehn Bewerbungen zehn nachvollziehbare Ordner statt einer Datei mit zehn Bearbeitungsständen. Beim Versand zählt ohnehin nur das PDF: arbeit.swiss verlangt, die Unterlagen als PDF zu speichern und zu versenden, und alle Zeugnisse und Diplome in eine Datei zusammenzufassen.

Das dritte Stück ist die Übersicht, und sie wird am häufigsten weggelassen. arbeit.swiss nennt sie unter der aktiven Stellensuche: eine Liste der versendeten Bewerbungen, der laufenden Verfahren und der offenen Rückmeldungen. Sobald du mit mehreren Versionen arbeitest, gehört in diese Liste eine zusätzliche Spalte — welche Fassung an welches Inserat gegangen ist. Beim Rückruf zwei Wochen später ist das die einzige Information, die du wirklich brauchst.

So sieht das auf SwissJobs.app aus

Der Lebenslauf-Editor ist genau auf diesen Ablauf gebaut. Deine Dokumente liegen in einer Liste, jedes mit eigenem Titel, und die Anzahl ist nicht beschränkt. Aus jedem Dokument heraus gibt es «Duplizieren» — die Kopie übernimmt Inhalt und Gestaltung und heisst zunächst wie das Original mit dem Zusatz «(copy)», bis du sie umbenennst. Genau das ist die Grundfassung-plus-Kopie-Mechanik, nur ohne Dateiverwaltung.

Für den Zuschnitt auf ein konkretes Inserat gibt es zwei Wege. «Für eine andere Stelle anpassen» öffnet den Assistenten mit dem gewählten Lebenslauf als Vorlage und fragt nach dem neuen Inseratstext. Und die Prüfung auf /lebenslauf-check vergleicht ein bestehendes Dokument mit einem einzelnen Inserat und gibt einen Abgleich zurück: Passung in Prozent, gefundene und fehlende Stichwörter, konkrete Korrekturen nach Dringlichkeit. Wer daraus eine neue Fassung erzeugen lässt, bekommt ein eigenes Dokument mit dem Stellentitel im Namen — die alte Version bleibt unangetastet.

Zwei praktische Details entscheiden im Alltag mehr als jede Vorlage. Erstens speichert jedes Dokument seine früheren Stände, und du kannst zu einem davon zurückkehren; eine zu weit getriebene Anpassung ist damit kein Verlust. Zweitens wird der Titel des Dokuments beim PDF-Export zum Dateinamen. Wer seine Versionen sauber benennt, erledigt damit gleichzeitig die Dateibenennung, die sonst am Schluss unter Zeitdruck schiefgeht.

Wann sich eine eigene Version nicht lohnt

Nicht jede Bewerbung verdient eine eigene Fassung. Bei einer Spontanbewerbung gibt es kein Inserat, an dem du dich ausrichten könntest — arbeit.swiss führt diese Form als sinnvolle Ergänzung zur regulären Suche, aber die Anpassung erfolgt dann am Schreiben und nicht am Lebenslauf. Hier ist die Schwerpunkt-Version deines Feldes die richtige Wahl, und die investierte Zeit gehört in die Recherche über den Arbeitgeber.

Auch bei sehr ähnlichen Inseraten desselben Typs lohnt der Aufwand selten. Die Auszählung zeigt, wo das der Fall ist: Im Detailhandel wiederholen sich Titel und Anforderungen so stark, dass zwei Fassungen kaum je verschieden ausfallen würden. Dort ist die zweite Version besser in eine Sprachfassung investiert als in einen zweiten fachlichen Schwerpunkt.

Und schliesslich gibt es die Grenze nach oben. Drei bis vier gepflegte Versionen kann man aktuell halten; zwölf kann niemand. Wer merkt, dass er für jede Bewerbung neu schreibt, hat meist kein Versionsproblem, sondern ein Zielproblem: zu viele Berufsfelder gleichzeitig. Dann ist die bessere Antwort nicht eine weitere Datei, sondern die Entscheidung, in welchen zwei Feldern du dich tatsächlich bewirbst — und für die beiden je eine Fassung, die du kennst.

Word oder PDF — was wann

PDF ist der Normalfall. Word nur, wenn die Gegenseite es ausdrücklich verlangt — Personalvermittler tun das oft, weil sie ihr Logo einsetzen.

Ihre Datei landet in einem Formular, nicht in einem Postfach

Die Frage «Word oder PDF» stammt aus der Zeit, als eine Bewerbung ein E-Mail mit Anhängen war. Diese Zeit ist im Schweizer Markt vorbei: Von den aktiven Inseraten auf SwissJobs.app führt keines auf eine E-Mail-Adresse, jedes einzelne auf eine Webseite. Damit entscheidet nicht mehr, was ein Mensch beim Öffnen bequem findet, sondern was ein Formular durchlässt. Und das steht in der Regel als kleine Zeile direkt unter dem Feld, in das Sie die Datei ziehen.

Die Ziele sind zudem erstaunlich weit gestreut. Die zehn häufigsten Adressen decken zusammen rund vier von zehn deutschsprachigen Inseraten ab; gleichzeitig liegen rund fünfzehn Prozent aller Inserate auf Adressen, die im ganzen Bestand fünf oder weniger Stellen tragen. Es gibt also kein Formular, das man einmal versteht und danach immer wieder bedient. Die einzige Vorbereitung, die überall trägt, ist eine Datei, die überall angenommen wird.

Ein einzelnes Ziel sticht heraus: Die grösste Sammeladresse im deutschsprachigen Teil des Bestands trägt allein 15.8 Prozent der deutschsprachigen Inserate und gehört einem einzigen Betreiber. Deren Upload-Feld nimmt .doc, .docx, .pdf sowie JPEG und PNG entgegen, bei 15 MB Obergrenze. Wer nur dort bewirbt, kommt mit Word tatsächlich durch. Wer daneben bei den nächstgrösseren Zielen bewirbt, trifft auf Formulare, die ausschliesslich application/pdf zulassen.

Was zwanzig Formulare aus dem Bestand ausdrücklich zulassen

Für diese Antwort wurden die Bewerbungsziele der Inserate der Reihe nach geöffnet und dort, wo das Formular seine erlaubten Dateitypen nennt, ausgezählt. Zwanzig Formulare sagen es ausdrücklich. Alle zwanzig lassen PDF zu. Zwölf lassen daneben .doc oder .docx zu, acht Bilddateien, sieben reinen Text oder RTF. Acht der zwanzig lassen nichts ausser PDF zu. Und keines der zwanzig lässt Word zu, ohne auch PDF zuzulassen — die Menge, in der Word erlaubt ist, liegt vollständig innerhalb der Menge, in der PDF erlaubt ist.

Die Bandbreite dahinter ist gross und folgt keiner Firmengrösse. Drei Schweizer Firmen im Bestand — eine Beratung, ein Planungsbüro und eine Bauunternehmung — nehmen nur PDF. Eine internationale Bewerbungssoftware, über die viele englischsprachige Inserate laufen, nennt pdf, doc, docx, txt und rtf. Eine Schweizer Bewerbungsplattform nennt PDF, DOC, DOCX, JPEG und PNG bis 50 MB. Das Portal eines Arbeitgebers formuliert es umgekehrt und schreibt in die Seite: Dokumente bitte als PDF hochladen, maximal 50 MB.

Die Zahl zwanzig ist klein, weil die meisten Formulare ihr Format gar nicht schreiben — bei den übrigen der geöffneten Ziele stand keine Angabe im ausgelieferten Text. Genau das ist aber das Argument: Wo nichts steht, wissen Sie nichts, und die einzige Datei, die in allen ausgezählten Fällen angenommen wurde, ist die PDF-Datei. Als Regel ist das schwächer als ein Gesetz und stärker als ein Ratschlag.

Die Obergrenze ist die Falle, nicht die Dateiendung

Von den ausgezählten Formularen nennen dreizehn eine maximale Dateigrösse. Die Werte lauten 2, 3, 5, 5, 10, 10, 15, 32 und mehrfach 50 MB. Zwischen der engsten und der weitesten Grenze liegt der Faktor fünfundzwanzig, und die engsten Grenzen stehen ausgerechnet bei kleinen Schweizer Firmen, deren Formulare sonst am freundlichsten wirken. Ein Bewerbungsdossier mit Lebenslauf, Motivationsschreiben, Diplomen und fünf eingescannten Arbeitszeugnissen liegt in Farbe schnell über 10 MB.

Damit gerät die amtliche Vorgabe mit der Praxis in Konflikt. arbeit.swiss verlangt, dass alle Dokumente in einer PDF-Datei zusammengestellt werden und die Arbeitszeugnisse lückenlos und chronologisch darin liegen, das neueste zuerst. Ein solches Dossier ist ein einziger grosser Anhang. Wo das Formular getrennte Felder für Lebenslauf, Motivationsschreiben und weitere Dokumente anbietet, ist die Aufteilung erlaubt und oft der einzige Weg unter die Grenze. Wo nur ein Feld steht, gilt die Zusammenstellung — dann muss die Auflösung sinken, nicht der Inhalt.

Bemerkenswert ist, dass zwei Schweizer Bewerbungsplattformen im Bestand die Hilfsmittel gleich neben das Upload-Feld stellen: mehrere PDF zusammenfügen, PDF verkleinern, Word in PDF umwandeln, Bild in PDF umwandeln. Wenn die Empfängerseite selbst einen Umwandler von Word nach PDF anbietet, ist die Frage nach dem bevorzugten Format eigentlich schon beantwortet — und zwar von der Seite, die Ihre Bewerbung entgegennimmt.

Rechtlich entscheidet das Dateiformat gar nichts

Es hält sich die Sorge, eine Bewerbung sei in der falschen Form irgendwie ungültig oder eine eingescannte Unterschrift mache das PDF verbindlich. Beides trifft nicht zu. Nach Art. 11 Abs. 1 OR bedürfen Verträge nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt. Für das Arbeitsverhältnis sagt Art. 320 Abs. 1 OR es ausdrücklich: Wird es vom Gesetz nicht anders bestimmt, bedarf der Einzelarbeitsvertrag zu seiner Gültigkeit keiner besonderen Form.

Wenn schon der Arbeitsvertrag selbst formfrei ist, dann ist es die Bewerbung, die ihm vorausgeht, erst recht. Kein Dateiformat macht sie gültiger, keines macht sie ungültig. Die Unterschrift im Bewerbungsschreiben ist eine Höflichkeitsform und kein Formerfordernis; ob sie eingescannt, eingefügt oder weggelassen ist, ändert an Ihrer Rechtslage nichts.

Was tatsächlich Wirkung hat, ist banaler und steht in derselben Liste von arbeit.swiss, in der auch der PDF-Satz steht: Vor dem Absenden oder Hochladen sind Schreib- und Formatierungsfehler, die Vollständigkeit der Unterlagen und korrekte, eindeutige Dateibezeichnungen zu prüfen. Drei Punkte, drei Minuten — und der einzige Teil der Formatfrage, bei dem Sie wirklich etwas gewinnen oder verlieren können.

Die kurze Entscheidungsregel

Steht am Formular nichts: PDF. Steht dort eine Liste: das erste Format aus der Liste, das PDF heisst. Verlangt jemand ausdrücklich eine bearbeitbare Datei: Word schicken, das PDF danebenlegen. Steht eine Obergrenze da: zuerst die Grösse prüfen, dann erst zusammenfügen. Mehr Regeln braucht die Frage nicht, und alles Weitere entscheidet sich am Inhalt des Lebenslaufs, nicht an seiner Endung.