Was passiert, wenn ich zu spät einreiche?

Zwei Folgen, und die zweite ist die teure

Der Verordnungstext trennt sauber zwischen dem, was mit deinem Nachweis geschieht, und dem, was mit deinem Geld geschieht. Artikel 26 Absatz 2 AVIV regelt nur das Erste: Die Arbeitsbemühungen werden nicht mehr berücksichtigt, wenn du die Frist verstreichen lässt und keinen entschuldbaren Grund geltend machst. Der Monat wird damit nicht schlecht bewertet, sondern gar nicht bewertet.

Das Zweite steht anderswo, und der Verweis ist in der Verordnung selbst angelegt: Die Sachüberschrift von Artikel 26 AVIV nennt ausdrücklich Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe c AVIG. Wer sich persönlich nicht genügend um zumutbare Arbeit bemüht, ist in der Anspruchsberechtigung einzustellen — und ein Monat ohne anrechenbare Bemühungen ist in der Akte ein Monat ohne Bemühungen.

Zuständig ist dafür nicht deine Arbeitslosenkasse. Artikel 30 Absatz 2 AVIG weist die Einstellungen nach Buchstabe c der kantonalen Amtsstelle zu; in den übrigen Fällen verfügen die Kassen. Und Absatz 4 schliesst die Lücke in die andere Richtung: Stellt eine Kasse nicht ein, obwohl ein Einstellungsgrund vorliegt, verfügt die kantonale Amtsstelle. Es gibt also keine Stelle, bei der ein verspäteter Nachweis unbemerkt liegen bleibt.

Das Einstellraster: zu spät wiegt schwerer als zu wenig

Wie viele Tage es sind, steht nicht im Gesetz, sondern in der Weisung AVIG ALE des SECO — dem Einstellraster für die kantonalen Amtsstellen und die RAV, Ziffer D79. Es ist für die Durchführungsstellen verbindlich gedacht und soll die Gleichbehandlung auf nationaler Ebene sichern. Ziffer 1.E behandelt genau diesen Fall: zu spät eingereichte Arbeitsbemühungen während der Kontrollperiode.

Erstmals zu spät: leichtes Verschulden, fünf bis neun Einstelltage. Zweitmals zu spät: leichtes bis mittelschweres Verschulden, zehn bis neunzehn Tage. Beim dritten Mal sieht das Raster keine Zahl mehr vor, sondern die Überweisung zum Entscheid an die kantonale Amtsstelle.

Der bemerkenswerte Vergleich steht zwei Zeilen höher. Für erstmals ungenügende Arbeitsbemühungen während der Kontrollperiode nennt Ziffer 1.C drei bis vier Tage. Wer zu wenige Bewerbungen fristgerecht meldet, steht also klar besser da als wer die richtige Zahl zu spät meldet — und wer gar nichts unternommen hat, liegt nach Ziffer 1.D mit fünf bis neun Tagen exakt gleichauf mit dem, der bloss zu spät war.

Innerhalb der Spanne wird nicht frei gegriffen. Ziffer D77 der Weisung hält fest, dass die Bemessung vom Mittelwert der Spanne auszugehen hat und erschwerende wie mildernde Faktoren sowie die Verhältnismässigkeit zu berücksichtigen sind; das Bundesgericht hat das für das schwere Verschulden entschieden, und die Weisung erklärt den Grundsatz für leichtes und mittelschweres Verschulden als ebenso anwendbar. Für ein erstes Zuspätkommen ist die Mitte sieben Tage.

Was ein Einstelltag tatsächlich kostet

Ein Einstelltag ist ein volles Taggeld. Das volle Taggeld beträgt achtzig Prozent des versicherten Verdienstes; siebzig Prozent erhält, wer keine Unterhaltspflicht gegenüber Kindern unter 25 Jahren hat, ein volles Taggeld von mehr als 140 Franken erreicht und keine Invalidenrente ab einem Invaliditätsgrad von vierzig Prozent bezieht (Art. 22 AVIG). Der Tagesverdienst ergibt sich, indem der Monatsverdienst durch 21.7 geteilt wird (Art. 40a AVIV).

Rechne es an dem Beispiel durch, das die Weisung selbst verwendet: versicherter Verdienst von CHF 6000. Das ergibt ein volles Taggeld von CHF 221.20 zu achtzig Prozent und von CHF 193.55 zu siebzig Prozent. Sieben Einstelltage — die Mitte der Spanne beim ersten Mal — kosten damit CHF 1548.40 beziehungsweise CHF 1354.85. Die ganze Spanne reicht von CHF 1106.00 bis CHF 1990.80, beim zweiten Mal von CHF 2212.00 bis CHF 4202.80.

Entscheidend ist, dass diese Tage nicht nachgerückt werden. Artikel 30 Absatz 3 AVIG bestimmt, dass die Einstellung an die Höchstzahl der Taggelder nach Artikel 27 angerechnet wird, und die Weisung präzisiert in Ziffer D65: Die Einstellung ist wertmässig zu tilgen, also in Form voller Taggelder. Wer Anspruch auf höchstens 260 Taggelder hat und sieben Einstelltage kassiert, hat danach höchstens 253 übrig.

Dieselbe Bestimmung schränkt die Einstellung auch ein: Sie gilt nur für Tage, für die du die Voraussetzungen der Anspruchsberechtigung erfüllst. Wer in dieser Zeit ohnehin keinen Anspruch hat, tilgt in dieser Zeit auch keine Einstelltage — sie warten.

Wann die Einstellung läuft, und wann sie verfällt

Die Einstellungsfrist beginnt am ersten Tag nach der Handlung oder Unterlassung, derentwegen sie verfügt wird (Art. 45 Abs. 1 Bst. b AVIV). Bei einer verspäteten Einreichung ist das der Tag nach dem verpassten Stichtag, nicht der Tag der Verfügung. Das ist mehr als eine Formalie, denn Artikel 30 Absatz 3 AVIG setzt daran eine harte Grenze: Der Vollzug der Einstellung fällt binnen sechs Monaten dahin, nachdem die Einstellungsfrist zu laufen begonnen hat.

Getilgt wird die Einstellung nach der bestandenen Wartezeit oder einer bereits laufenden Einstellung (Art. 45 Abs. 2 AVIV) — zwei Sanktionen laufen also nacheinander ab, nicht parallel. Wiederholst du das Versäumnis, wird die Dauer angemessen verlängert, wobei die Einstellungen der letzten zwei Jahre berücksichtigt werden (Art. 45 Abs. 5 AVIV). Die Weisung hält dazu fest, dass eine einzelne Verfügung 60 Tage nicht überschreiten darf; dieselbe Obergrenze je Einstellungsgrund steht in Artikel 30 Absatz 3 AVIG.

Was nicht passiert, ist ebenso wichtig. Die Rahmenfrist für den Leistungsbezug beträgt zwei Jahre und beginnt mit dem ersten Tag, für den sämtliche Anspruchsvoraussetzungen erfüllt sind (Art. 9 AVIG); eine Verlängerung wegen einer Einstellung kennt die Bestimmung nicht. Du wirst wegen einer verspäteten Einreichung auch nicht abgemeldet, und bereits bezogene Taggelder werden deswegen nicht zurückgefordert. Es ist eine Kürzung nach vorne, keine Rückabwicklung.

Die Lücke, die viele Fälle rettet: das Erfassungsdatum

Für den elektronischen Weg hält die Weisung in Ziffer B324 und D33 etwas fest, das kaum jemand kennt: Massgebend ist das Datum der Erfassung, also der Speicherung deiner Arbeitsbemühungen, und nicht das Datum der automatischen Übermittlung. Die Bemühungen eines Monats werden automatisch am sechsten Tag des Folgemonats um 0.00 Uhr weitergereicht; später erfasste Nachträge folgen in der jeweils nächsten Nacht. Wer am fünften abends erfasst, hat die Frist gewahrt, obwohl der Eingang beim Amt auf den sechsten datiert.

Die Weisung illustriert das mit zwei Fällen, die den ganzen Unterschied zeigen. Im ersten erfasst die versicherte Person am Montag, dem sechsten April, ihre Bemühungen, merkt am Dienstag, dass es zu wenige sind, und trägt die fehlenden nach. Sanktioniert wird sie nicht für verspätete Einreichung nach Ziffer 1.E, sondern nur für ungenügende Bemühungen nach Ziffer 1.C — drei bis vier Tage statt fünf bis neun. Im zweiten Fall hat sie am sechsten überhaupt nichts erfasst; dann greift Ziffer 1.E.

Praktisch heisst das: Eine unvollständige, aber rechtzeitig erfasste Liste ist deutlich besser als eine vollständige, die einen Tag zu spät kommt. Wer am Stichtag merkt, dass Belege fehlen, erfasst zuerst, was da ist.

Auf dem Papierweg gilt der Poststempel des Stichtags. Weil die Zustellung dauert, muss das RAV laut Ziffer D33 den zwölften Tag des Monats abwarten, bevor es einen Einstellungsentscheid nach Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe c AVIG fällt. Ein Brief, der am fünften aufgegeben wurde und am neunten ankommt, ist rechtzeitig — und darf gar nicht anders behandelt werden.

Wenn die Verfügung schon im Briefkasten liegt

Rechne nicht damit, vorher angehört zu werden. Artikel 42 ATSG gibt zwar Anspruch auf rechtliches Gehör, nimmt davon aber Verfügungen aus, die durch Einsprache anfechtbar sind — und die Einstellungsverfügung ist eine solche. Viele RAV fragen trotzdem vorher nach einer Stellungnahme; wenn sie es tun, ist das der günstigste Zeitpunkt, den Grund zu belegen.

Die Verfügung selbst muss eine Rechtsmittelbelehrung tragen und begründet sein, soweit sie deinem Begehren nicht voll entspricht (Art. 49 Abs. 3 ATSG). Dagegen läuft eine Einsprachefrist von dreissig Tagen bei der verfügenden Stelle, und das Einspracheverfahren ist kostenlos (Art. 52 ATSG).

Die Weisung liefert die Argumente gleich mit. Ziffer D72 hält fest, dass das Raster den Ermessensspielraum in keinem Fall einschränkt und von der Pflicht nicht entbindet, sämtliche objektiven und subjektiven Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen; es gelten die Prinzipien der Rechtmässigkeit, der Verhältnismässigkeit und des Verschuldens. Ziffer D74 verlangt, dass eine Abweichung nach oben oder unten in der Verfügung begründet wird.

Und die Rechtsprechung zeigt, wie weit nach unten es gehen kann, wenn der Grund für die Verspätung kausal war. Die Weisung führt drei Fälle auf: eine Reduktion von fünf auf einen Einstelltag bei einer alleinerziehenden schwangeren Mutter in schwieriger Trennung, die kurz vor dem Abgabetermin krank war (Cour de Justice Genf, Entscheid vom 10. Oktober 2012); eine Reduktion von fünf auf einen Tag bei einer erstmaligen, knapp fünf Tage verspäteten Einreichung einer bis dahin tadellosen Versicherten (BGE 8C_2/2012 vom 14. Juni 2012); und eine Reduktion von fünf auf zwei Tage bei drei Tagen Verspätung ohne jedes andere Fehlverhalten (Versicherungsgericht des Kantons St. Gallen, Entscheid vom 4. April 2012, AVI 2011/77). Entscheidend war jedes Mal der Zusammenhang zwischen dem Hindernis und der Verspätung, nicht das blosse Bedauern.

Warum die Rekonstruktion am Monatsende misslingt

Die meisten verspäteten Nachweise entstehen nicht aus Gleichgültigkeit, sondern aus Beweisnot: Am dritten des Folgemonats fehlt der Inseratstext zur Bewerbung vom achten des Vormonats. Unser eigener Stellenindex zeigt, wie schnell das passiert. In elf der zwölf Berufsfamilien, die wir laufend auswerten, liegt das mittlere Alter der ausgeschriebenen Stellen zwischen fünfzehn und vierundzwanzig Tagen; nur im Bau sind es einundvierzig. Die Hälfte aller offenen Inserate ist also jünger als rund zweieinhalb Wochen — der Bestand tauscht sich während einer einzigen Kontrollperiode weitgehend aus.

Daraus folgt der einzige Arbeitsschritt, der die Frist zuverlässig entschärft: die Zeile am Tag der Bewerbung erfassen, mitsamt Firma, Datum, Funktion, Form der Bewerbung und späterem Ergebnis. Am fünften wird dann nur noch übertragen, nicht rekonstruiert.

Und die Abgrenzung, die zu diesem Thema gehört: Eine Bewerbungsliste — unsere eingeschlossen — ist deine Arbeitsunterlage und ersetzt die Einreichung nie. Gezählt wird ausschliesslich, was fristgerecht im Job-Room erfasst oder als unterschriebenes Formular bei der zuständigen Stelle eingegangen ist. Der Tracker sorgt nur dafür, dass du am Stichtag etwas zum Erfassen hast.

Der Wortlaut, und warum er härter ist als er klingt

Artikel 26 Absatz 2 AVIV besteht aus zwei Sätzen. Der erste setzt die Frist: Die versicherte Person muss den Nachweis der Arbeitsbemühungen für jede Kontrollperiode spätestens am fünften Tag des folgenden Monats oder am ersten auf diesen Tag folgenden Werktag einreichen. Der zweite setzt die Folge: Die Arbeitsbemühungen werden nicht mehr berücksichtigt, wenn sie die Frist verstreichen lässt und keinen entschuldbaren Grund geltend macht.

Das Wort, auf das es ankommt, ist «nicht mehr berücksichtigt». Es steht dort kein Abzug, keine Kürzung und keine Teilanrechnung. Ein verspätet eingereichtes Blatt mit zwölf sauber dokumentierten Bewerbungen wird behandelt wie ein leeres Blatt. Der Monat verschwindet aus der Beurteilung, obwohl die Arbeit geleistet wurde.

Was danach passiert, ist kein Automatismus, aber die Kette ist kurz. Wer sich nicht genügend um zumutbare Arbeit bemüht, wird nach Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe c AVIG in der Anspruchsberechtigung eingestellt. Wie lange, richtet sich nach dem Verschulden: eins bis fünfzehn Tage bei leichtem, sechzehn bis dreissig bei mittelschwerem, einunddreissig bis sechzig Tage bei schwerem Verschulden.

Absatz 3 desselben Artikels 26 erklärt, warum die Frist so eng gesetzt ist: Die zuständige Amtsstelle überprüft die Arbeitsbemühungen monatlich. Der Nachweis ist nicht Ablage, sondern die Grundlage einer wiederkehrenden Prüfung — und eine Prüfung, deren Unterlagen fehlen, fällt gegen dich aus.

Die konkreten Stichtage bis September 2027

Weil der fünfte Tag ein fixes Kalenderdatum ist, lässt sich der ganze Kalender im Voraus hinschreiben. Für die Kontrollperiode August 2026 fällt der fünfte September auf einen Samstag; massgebend ist dann Montag, der siebte September. Danach folgen: fünfter Oktober (Montag), fünfter November (Donnerstag), fünfter Dezember (Samstag, also Montag der siebte).

Im neuen Jahr geht es weiter mit dem fünften Januar (Dienstag), fünften Februar (Freitag), fünften März (Freitag), fünften April (Montag) und fünften Mai (Mittwoch). Der fünfte Juni ist wieder ein Samstag, es gilt also Montag der siebte. Es folgen der fünfte Juli (Montag), der fünfte August (Donnerstag) und der fünfte September, ein Sonntag — massgebend ist Montag, der sechste.

In dreizehn aufeinanderfolgenden Kontrollperioden rutscht der Stichtag also viermal ins Wochenende. Die Verschiebung stützt sich auf Artikel 38 Absatz 3 ATSG: Ist der letzte Tag der Frist ein Samstag, ein Sonntag oder ein anerkannter Feiertag, endet sie am nächstfolgenden Werktag; massgebend ist das Recht des Kantons, in dem du Wohnsitz hast. Kantonale Feiertage können den Termin daher zusätzlich verschieben — und weil sie kantonal sind, gilt für dich der Kalender deines Wohnkantons und nicht der deines RAV-Standorts, falls die beiden auseinanderfallen.

Praktisch bedeutet der Kalender vor allem eines: Die Verschiebung ist ein Puffer, kein Planungsinstrument. Wer den Nachweis für August erst am siebten September zusammenstellt, arbeitet an einem Montagmorgen an Belegen aus der ersten Augustwoche. Zwei Termine sind besonders unangenehm, und beide stehen fest: der fünfte Januar, weil die Unterlagen des Dezembers über die Feiertage hinweg zusammengesucht werden müssen, und jeder Stichtag, der auf einen Freitag fällt, weil dann kein Wochenende mehr dahintersteht.

Es ist nicht eine Frist, sondern vier — mit verschiedenen Empfängern

Die häufigste Verwechslung im ersten Monat ist die zwischen RAV und Arbeitslosenkasse. Es sind zwei Stellen mit zwei Aufgaben. Ans RAV geht der Nachweis der Arbeitsbemühungen, mit der Frist des fünften Tages. An die Arbeitslosenkasse geht das Formular «Angaben der versicherten Person», und zwar nach Auskunft von arbeit.swiss am Ende jedes Monats.

Für dieses zweite Formular nennt die Verordnung kein fixes Kalenderdatum. Artikel 29 Absatz 2 AVIV zählt nur auf, was für jede weitere Kontrollperiode einzureichen ist: das Formular «Angaben der versicherten Person», Bescheinigungen über Zwischenverdienste und alles Weitere, was die Kasse zur Beurteilung verlangt. Nötigenfalls setzt dir die Kasse selbst eine angemessene Frist zur Vervollständigung und weist dich auf die Folgen einer Unterlassung hin.

Die äussere Grenze für alles, was Geld betrifft, steht in Artikel 20 Absatz 3 AVIG: Der Anspruch erlischt, wenn er nicht innert dreier Monate nach dem Ende der Kontrollperiode geltend gemacht wird, auf die er sich bezieht. Unzustellbare Entschädigungen verfallen drei Jahre nach dem Ende der Kontrollperiode. Diese drei Monate sind kein zweiter Anlauf für den Nachweis der Bemühungen — sie betreffen die Geltendmachung des Taggeldanspruchs, nichts anderes.

Eine vierte Frist ist die, an die man erst denkt, wenn es zu spät ist: Gegen eine Verfügung kann innerhalb von dreissig Tagen bei der verfügenden Stelle Einsprache erhoben werden, und das Einspracheverfahren ist kostenlos. Wer eine Einstellungsverfügung wegen ungenügender oder verspäteter Bemühungen erhält, hat also einen Monat Zeit — gerechnet ab Eröffnung, nicht ab dem Datum auf dem Brief.

Und eine fünfte, die keine Einreichung ist, aber denselben Kalender braucht: Kontrollfreie Tage musst du deinem RAV nach Angabe von arbeit.swiss zwei Wochen im Voraus melden. Wer sie in derselben Woche ankündigt, in der er sie beziehen will, hat sie nicht angekündigt.

Was «eingereicht» genau heisst

Für die Rechtzeitigkeit zählt nicht, wann jemand deine Unterlagen liest, sondern wann du sie aus der Hand gibst. Artikel 39 Absatz 1 ATSG hält fest: Schriftliche Eingaben müssen spätestens am letzten Tag der Frist dem Versicherungsträger eingereicht oder zu dessen Handen der Schweizerischen Post übergeben werden. Der Poststempel des Stichtags genügt also, auch wenn der Brief erst zwei Tage später ankommt.

Absatz 2 desselben Artikels entschärft den zweithäufigsten Fehler: Gelangt die Partei rechtzeitig an einen unzuständigen Versicherungsträger, so gilt die Frist als gewahrt. Wer den Nachweis versehentlich an die Kasse statt ans RAV schickt, hat die Frist damit nicht automatisch verpasst — aber verlassen sollte man sich darauf nicht, denn der Umweg kostet Tage, die du in der Beurteilung nicht zurückbekommst.

Der sicherste Weg bleibt der elektronische. arbeit.swiss nennt für Stellensuchende genau drei Dienste des RAV im Job-Room, und der erste davon sind die Arbeitsbemühungen. Nutzbar sind sie in zwei Schritten: zuerst die Anmeldung zur Arbeitsvermittlung über den entsprechenden Dienst, danach ein eigenes Benutzerkonto im Job-Room. Beides erledigt man einmal, nicht jeden Monat.

Wer das Papierformular vorzieht, sollte den auf arbeit.swiss beschriebenen Weg einhalten: das Formular herunterladen und lokal speichern, im Acrobat Reader statt im Browser öffnen, am Computer ausfüllen — das ist ausdrücklich wichtig, weil die Arbeitslosenkasse die Blätter mit Zeichenerkennung einliest —, dann ausdrucken, unterschreiben und mit den Beilagen einreichen. Für jede Einreichung lädt man eine frische Kopie.

Wenn die Frist trotzdem verstrichen ist

Der Verordnungstext lässt eine einzige Tür offen, und sie steht schon im selben Satz wie die Frist: «keinen entschuldbaren Grund geltend macht». Ein entschuldbarer Grund ist nicht Vergesslichkeit und nicht Arbeitsüberlastung. Gemeint sind Hindernisse, die dich am Handeln gehindert haben — und die Beurteilung liegt im Einzelfall bei deiner Amtsstelle, nicht bei einem Ratgeber.

Daneben kennt das Sozialversicherungsrecht die Wiederherstellung der Frist. Artikel 41 ATSG: Wurde die gesuchstellende Person oder ihre Vertretung unverschuldeterweise abgehalten, binnen Frist zu handeln, so wird diese wiederhergestellt — sofern sie unter Angabe des Grundes innert dreissig Tagen nach Wegfall des Hindernisses darum ersucht und die versäumte Handlung nachholt. Beides zusammen, nicht nur das Gesuch.

Daraus folgt eine unangenehme, aber klare Reihenfolge für den Ernstfall: sofort einreichen, was du hast, im selben Zug den Grund schriftlich darlegen, und den Zeitpunkt festhalten, an dem das Hindernis weggefallen ist. Denn ab diesem Zeitpunkt läuft die Frist von dreissig Tagen, nicht ab dem Tag, an dem dir der Fehler auffällt.

Kommt es dennoch zu einer Verfügung, gilt der Weg über die Einsprache: dreissig Tage, bei der Stelle, die verfügt hat, kostenlos. Die Verfügung selbst muss begründet sein und eine Rechtsmittelbelehrung enthalten — dort steht, an wen sie geht und bis wann.

Der Monatsplan, mit dem die Frist nie eng wird

Die Frist ist nur deshalb ein Problem, weil sie eine Sammelarbeit abschliesst, die über dreissig Tage verteilt war. Wer jede Bewerbung am selben Tag erfasst, hat am fünften nichts zu rekonstruieren, sondern nur zu übertragen. Die Frist verlangt keine Leistung am Stichtag; sie bestraft nur, wenn die Leistung dort erst beginnt.

Drei Termine im Monat genügen. Erstens: der Tag der Bewerbung, an dem die Zeile entsteht. Zweitens: der letzte Arbeitstag des Monats, an dem der Nachweis fertig zusammengestellt und das Formular für die Kasse ausgefüllt wird. Drittens: der erste Werktag des neuen Monats, an dem beides raus ist — vier Tage vor der gesetzlichen Grenze.

Diese vier Tage Reserve sind der eigentliche Zweck der Übung. Sie fangen genau die Fälle ab, die sonst teuer werden: eine fehlende Unterschrift, ein Anhang, der nicht hochgeladen wurde, ein Konto, dessen Zugang man ein Jahr nicht gebraucht hat, oder ein Stichtag, der auf einen Freitag fällt.

Und der Vollständigkeit halber die Abgrenzung, die dieselbe ist wie bei jedem privaten Hilfsmittel: Eine Bewerbungsliste — unsere eingeschlossen — ist deine Arbeitsunterlage und nie die Einreichung. Gezählt wird, was bis zum fünften Tag des Folgemonats im Job-Room oder auf dem unterschriebenen Formular bei der zuständigen Stelle angekommen ist.