Muss ich Referenzen im Lebenslauf angeben?

Referenzen im Schweizer Lebenslauf

In der Schweiz ersetzt das Arbeitszeugnis weitgehend, was anderswo Referenzen leisten. «Referenzen auf Anfrage» ist eine angelsächsische Formel und wirkt hier ausweichend.

Das Wort «Referenzen» steht im Bundesrecht — aber in einer Verordnung über Vermittler

Wer eine Rechtsgrundlage für die Referenzzeile im Lebenslauf sucht, findet sie nicht, weil es sie nicht gibt. Der Lebenslauf ist kein Dokument mit vorgeschriebenem Inhalt: Es gibt keine Norm, die eine Rubrik verlangt, keine, die eine verbietet, und keine, die an das Weglassen einer Angabe eine Folge knüpft.

Genau eine Stelle im Bundesrecht spricht in diesem Zusammenhang ausdrücklich von Referenzen, und sie steht in der Arbeitsvermittlungsverordnung. Artikel 19 trägt den Titel «Datenschutz» und beginnt mit dem Grundsatz: «Der Vermittler darf Daten über Stellensuchende und offene Stellen grundsätzlich nur mit der Zustimmung der Betroffenen bearbeiten.» Danach zählt Absatz 1 drei Fälle auf, in denen eine Zustimmung «insbesondere erforderlich» ist. Der erste ist die Weitergabe an andere Geschäftsniederlassungen oder an rechtlich unabhängige Geschäftspartner. Der zweite lautet wörtlich: «Gutachten und Referenzen über Stellensuchende einholt». Der dritte ist die Weitergabe über die Landesgrenzen hinaus.

Diese Verordnung stützt sich auf Artikel 7 Absatz 3 des Arbeitsvermittlungsgesetzes, der die Regel in einem Satz vorgibt: Der Vermittler darf die Daten von Stellensuchenden nur so weit und so lange bearbeiten, wie es die Vermittlung erfordert, und er «hat diese Daten geheim zu halten». Gesetz und Verordnung zusammen ergeben also keine Empfehlung, sondern eine Erlaubnisnorm mit einer Bedingung.

Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte führt in seiner Darstellung der Phasen des Arbeitsverhältnisses genau diese beiden Erlasse — neben dem Obligationenrecht — als Rechtsgrundlagen für die Datenbearbeitung im Bewerbungsverfahren auf. Das ist die Antwort auf die Frage «muss ich»: Verpflichtet wird nicht die bewerbende Person, sondern die Stelle, die Auskünfte einholen will.

Schriftlich, und jederzeit widerrufbar

Absatz 4 desselben Artikels ist der Teil, den kaum ein Ratgeber erwähnt, und er ist der praktisch wichtigste: «Die Zustimmung der Betroffenen hat schriftlich zu erfolgen und kann jederzeit widerrufen werden. Die betroffene Person ist auf dieses Recht aufmerksam zu machen.»

Drei Dinge stehen damit fest, sobald ein privater Vermittler im Spiel ist. Die Zustimmung ist an eine Form gebunden — ein Nicken im Gespräch genügt der Verordnung nicht. Sie ist nicht endgültig; ein Widerruf braucht keinen Grund und keine Frist. Und über das Widerrufsrecht muss man Sie von sich aus aufklären, nicht erst auf Nachfrage.

Beim direkten Arbeitgeber, der keinen Vermittler einschaltet, gilt diese Formvorschrift nicht. Dort beschreibt der Datenschutzbeauftragte den Grundsatz allgemeiner: Wenn mögliche Arbeitgeber Auskünfte von Dritten einholen wollen, etwa von aktuellen oder ehemaligen Arbeitgebern, müssen sie vorher die Einwilligung der bewerbenden Person einholen. Der Unterschied zwischen den beiden Wegen ist also nicht das Ob, sondern die Form — und damit die Nachweisbarkeit.

Wofür der Vermittler Sie nicht fragen muss

Eine ehrliche Antwort nennt auch die Gegenseite der Regel. Absatz 2 zählt drei Weitergaben auf, für die der Vermittler keine Zustimmung braucht: an Mitarbeiter der eigenen Geschäftsniederlassung, an «einen Kunden im Hinblick auf den bevorstehenden Vertragsabschluss» und an einen grösseren Kreis möglicher Kunden, «sofern die Daten keinen Rückschluss auf die Identität des Stellensuchenden oder des Arbeitgebers zulassen».

Für die Frage nach der Referenzzeile heisst das: Ihr Dossier darf innerhalb des Hauses zirkulieren, und es darf an den einen Kunden gehen, mit dem es konkret wird. Was es nicht darf, ist anonymisiert an einen breiten Kreis zu gehen und dabei erkennbar bleiben — und dieser Punkt ist der Grund, weshalb die Frage nach den Kontaktdaten Dritter im Dokument nicht nebensächlich ist. Eine Telefonnummer ist ein Rückschluss.

Absatz 3 zieht die zeitliche Grenze nach: Nach erfolgter Vermittlung oder nach dem Widerruf des Vermittlungsauftrags darf der Vermittler die Daten nur weiterbearbeiten, wenn die betroffene Person erneut zustimmt; vorbehalten bleiben Aufbewahrungspflichten aus anderen Normen. Die Erlaubnis läuft also mit dem Auftrag ab und lebt nicht stillschweigend weiter.

Beim Personalverleih steht dieselbe Regel unter einer anderen Nummer

Wer über ein Temporärbüro sucht, steht nicht unter Artikel 19, sondern unter Artikel 47 derselben Verordnung — und der Text ist bis auf die Rollenbezeichnungen deckungsgleich. Der Verleiher darf Daten über Arbeitssuchende und Arbeitnehmer grundsätzlich nur mit deren Zustimmung bearbeiten; ausdrücklich zustimmungspflichtig ist unter anderem, «Gutachten und Referenzen über Arbeitssuchende und über seine Arbeitnehmer» einzuholen.

Im Gesetz dahinter steht Artikel 18 Absatz 3 des Arbeitsvermittlungsgesetzes, und dieser ist schärfer formuliert als sein Gegenstück für den Vermittler: Der Verleiher darf Daten über den Arbeitnehmer «nur bearbeiten und an Einsatzbetriebe weitergeben, soweit und solange sie für die Verleihung erforderlich sind. Jede darüber hinausgehende Bearbeitung oder Weitergabe dieser Daten bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Arbeitnehmers.»

Der Unterschied hat einen sachlichen Grund. Beim Verleih geht Ihr Dossier planmässig an mehrere Einsatzbetriebe, nicht an einen einzigen Arbeitgeber — Absatz 2 von Artikel 47 erlaubt die Weitergabe an «interessierte Einsatzbetriebe, sofern diese ein spezielles Interesse geltend machen können». Ein Lebenslauf, der drei Telefonnummern trägt, wird in dieser Konstellation nicht einmal weitergereicht, sondern so oft, wie es Einsätze gibt.

Die öffentliche Vermittlung steht unter einer eigenen Schweigepflicht

Für das RAV und die kantonalen Amtsstellen gilt keine der beiden Verordnungsbestimmungen, sondern Artikel 34 des Arbeitsvermittlungsgesetzes: Personen, die an der Durchführung, der Kontrolle oder an der Beaufsichtigung der öffentlichen Arbeitsvermittlung beteiligt sind, «müssen die Angaben über Stellensuchende, Arbeitgeber und offene Stellen gegenüber Dritten geheim halten».

Das ist eine Schweigepflicht und keine Zustimmungsregel, und sie ist damit anders gebaut als die Vorschrift für den privaten Vermittler. Die Verordnung ergänzt sie an einer Stelle, die für Stellensuchende wichtig ist: Nach Artikel 58 müssen die Amtsstellen Sie über die Identität des Verantwortlichen, den Zweck des Informationssystems, die bearbeiteten Daten, allfällige Empfänger und Ihre Rechte orientieren. Und Sie können verlangen, dass Ihnen kostenlos und schriftlich Auskunft gegeben, dass unrichtige oder unvollständige Daten berichtigt und dass nicht mehr benötigte Daten vernichtet werden.

Wer sich also fragt, wo die Angaben aus seinem Dossier am ehesten wieder verschwinden, hat hier eine Antwort, die nirgends sonst so konkret steht: bei der Amtsstelle auf Verlangen, beim privaten Vermittler mit dem Ablauf des Auftrags, beim direkten Arbeitgeber nach der Absage.

Für wen dieses ganze Regelwerk nicht geschrieben ist

Lesen Sie die drei Erlasse hintereinander, und eine Lücke fällt auf, die den Kern der Frage trifft. Jede einzelne dieser Pflichten ist gegenüber der stellensuchenden Person geschuldet. Der Vermittler braucht Ihre Zustimmung. Der Verleiher braucht Ihre ausdrückliche Zustimmung. Die Amtsstelle schuldet Ihnen Auskunft und Berichtigung. Über die Person, deren Name und Telefonnummer Sie in Ihr Dokument geschrieben haben, sagt keine dieser Bestimmungen ein Wort.

Diese Person ist in der Systematik der Arbeitsvermittlung nicht Partei. Sie hat den Vermittlungsauftrag nicht erteilt, sie steht in keinem Vertrag mit dem Verleiher, und sie ist bei der Amtsstelle nicht gemeldet. Sie taucht in Ihrem Dossier auf, ohne dass eine der Normen, die dieses Dossier schützen, sie kennt.

Daraus folgt keine Verhaltensvorschrift, sondern eine Beschreibung der Lage: Die Zeile «Referenzen auf Anfrage» verschiebt eine Angabe aus einem Dokument, das zirkuliert, in ein Gespräch, das stattfindet. Sie ändert nichts an Ihren Rechten. Sie ändert etwas an der Zahl der Stellen, die eine fremde Telefonnummer erhalten, bevor deren Inhaberin überhaupt weiss, dass sie angerufen werden könnte.

Wohin Ihr Dossier nach dem Absenden tatsächlich geht

Wie viele Stellen das sind, lässt sich messen. Wir haben für jedes offene Inserat in unserem Bestand die Adresse angesehen, auf die der Bewerbungsknopf führt, und gezählt, wie viele verschiedene Inserenten dieselbe Zieladresse benutzen. Stand: 31. August 2026.

9,6 Prozent der Zieladressen dienen mehr als einem Inserenten. Auf diese knapp ein Zehntel entfallen 44,3 Prozent aller offenen Inserate. Enger gefasst: 29,7 Prozent der Inserate führen an eine Adresse, die von fünf oder mehr verschiedenen Inserenten benutzt wird, und 25,0 Prozent an eine, die von zehn oder mehr benutzt wird. Das grösste einzelne Ziel nimmt Bewerbungen für 101 verschiedene Inserenten entgegen, das zweitgrösste für 82, das drittgrösste für 67.

Der Befund ist kein Skandal, sondern die Bauweise des Marktes: Betriebe mieten ihre Bewerbungsstrecke ein, statt sie selbst zu bauen. Für die Frage nach der Referenzzeile ist er trotzdem der entscheidende Teil der Antwort. Fast die Hälfte der Bewerbungen wird nicht an einen Betrieb geschickt, sondern in eine Umgebung, in der auch andere Betriebe arbeiten — und der Lebenslauf ist die Datei, die dort abgelegt wird.

Eine Einschränkung gehört dazu: Der Anteil ist nicht das Werk eines einzelnen Grossinserenten. Der grösste Inserent innerhalb dieser Gruppe stellt 6,4 Prozent von ihr; rechnet man ihn ganz heraus, bleiben 42,7 Prozent statt 44,3. Die Grössenordnung ist belastbar.

Wenn das Inserat ausdrücklich Referenzen verlangt

Dann verlangt es sie, und die vorstehenden Regeln stehen dem nicht entgegen — keine von ihnen verbietet einem Betrieb, nach Auskunftspersonen zu fragen. Was sie regeln, ist der Anruf, nicht die Frage.

Was ein Inserat verlangt, schlägt in der Praxis jede allgemeine Konvention. Die eigentliche Entscheidung, die dann noch offen ist, betrifft den Zeitpunkt: ob die Namen mit dem Dossier mitgehen oder ob sie im Gespräch übergeben werden, nachdem die genannten Personen davon wissen. Der Datenschutzbeauftragte hält für das Dossier fest, dass es nur von befugten Personen eingesehen werden darf — in der Regel vom Personalwesen oder von direkten Vorgesetzten. Das ist eine Pflicht des Betriebs und keine Garantie über die ganze Kette.

Wen man überhaupt nennen kann und wer dafür nicht in Frage kommt, ist eine eigene Frage; wir beantworten sie in der Antwort dazu, wen Sie als Referenz angeben. Hier geht es nur um das Muss — und das gibt es nicht.

Was diese Antwort nicht leistet

Sie erklärt Regeln und beurteilt keinen Einzelfall. Die zitierten Bestimmungen gelten für private Stellenvermittler, für den Personalverleih und für die öffentliche Arbeitsvermittlung; für eine gewöhnliche Direktbewerbung bei einem Betrieb ohne Vermittler gelten sie nicht, dort tragen das Obligationenrecht und das Datenschutzgesetz die Beurteilung.

Öffentlich-rechtliche Anstellungen folgen zusätzlich dem Personalrecht von Bund, Kanton oder Gemeinde, und dieses ist von Kanton zu Kanton verschieden. Einzelne Branchen — Gesundheitswesen, Finanzsektor, Sicherheitsaufgaben — kennen eigene Prüfungen mit eigenen Grundlagen.

Für eine Beurteilung Ihres Falls sind eine Rechtsberatungsstelle, eine Gewerkschaft oder die kantonale Berufs- und Laufbahnberatung die richtigen Adressen.