La lettera di motivazione va firmata?

L'elenco ufficiale, identico in quattro lingue

La risposta breve e verificabile viene dalla SECO. I consigli per la candidatura pubblicati su arbeit.swiss elencano gli elementi che una lettera di motivazione dovrebbe generalmente includere: indirizzo del mittente, indirizzo del destinatario, data, oggetto, appellativo, formula di saluto e firma. È l'elenco su cui si basano anche i consulenti degli URC.

Lo stesso elenco compare invariato nelle versioni tedesca, francese e inglese della pagina. Il dettaglio conta: su parecchie questioni di candidatura le versioni linguistiche delle pagine ufficiali svizzere divergono, perché non vengono aggiornate nello stesso momento. Qui no. La firma è trattata come parte strutturale della lettera in tutte e quattro.

Quello che l'elenco non spiega è come una firma arrivi su un documento che non verrà mai stampato. È lì che comincia la confusione, ed è lì che le fonti ufficiali smettono di andare d'accordo.

La contraddizione italiana sta dentro una sola pagina

Orientamento.ch, il portale del CSFO per la Svizzera italiana, elenca gli elementi della lettera e alla voce di chiusura scrive «Cordiali saluti, firma elettronica, nome e cognome». Presa alla lettera, l'espressione «firma elettronica» rimanda a un istituto giuridico preciso, quello disciplinato dalla legge federale sulla firma elettronica.

La stessa pagina offre in download un modello di lettera da completare. Abbiamo scaricato il file e ne abbiamo esaminato il contenuto: sotto la riga «Nome Cognome» compare la dicitura «Firma a mano». Nell'elenco la firma è elettronica; nel modello è autografa.

C'è un secondo dettaglio che distingue il modello italiano dagli altri. I file tedeschi e francesi incorporano un carattere tipografico che imita la scrittura a mano — Bradley Hand ITC — e lo usano per il nome all'altezza della firma. Il modello italiano non incorpora alcun carattere di quel tipo: al posto di un fac-simile di firma stampa l'istruzione, cioè le parole «Firma a mano».

La conseguenza pratica è liberatoria. Se le tre versioni linguistiche della stessa istituzione danno tre indicazioni diverse — digitale in tedesco, manoscritta e scansionata in francese, elettronica nell'elenco italiano e autografa nel suo modello — nessuno può contestarvi il metodo scelto. Quello che si nota è un blocco finale incompleto, non la tecnica con cui è stato prodotto.

Cosa contengono davvero i modelli ufficiali

Il CSFO pubblica, sulle pagine tedesche e francesi, tre lettere già scritte in formato PDF, intitolate ai loro mittenti immaginari: Aurora, Elias e Victoria in tedesco, Levicia, Emirhan e Anissa in francese. Le abbiamo scaricate tutte e sei e abbiamo esaminato il contenuto dei file invece del loro aspetto.

Nessuno dei sei contiene un solo oggetto immagine: né fotografie, né firme scansionate. Tutti e sei incorporano invece lo stesso carattere corsivo in grassetto accanto ai caratteri di testo. Nel modello «Victoria» l'unico testo composto in quel carattere è la stringa «Victoria Muster», collocata fra la formula di saluto e il nome digitato normalmente.

È tanto più notevole quanto più esplicita è l'istruzione francese. Su orientation.ch la voce si chiama «Signature manuscrite» e spiega che potete digitalizzare la firma, per esempio scansionandola, e inserirla nella lettera prima di salvarla in PDF se vi candidate interamente online. I tre esempi francesi, però, quella scansione non ce l'hanno.

Messi in fila, i sei file raccontano vent'anni di passaggio dalla carta al documento digitale. Raccontano anche perché la domanda continua a tornare: non esiste un unico metodo ufficiale da cui ci si possa discostare.

Il diritto: più breve di quanto si creda

Il Codice delle obbligazioni disciplina la firma solo per i contratti per i quali la legge richiede la forma scritta. Articolo 13 capoverso 1: il contratto per cui la legge richiede la forma scritta deve essere firmato da tutte le persone che ne assumono obbligazioni. Articolo 14 capoverso 1: la firma deve essere fatta di propria mano. Il capoverso 2 riconosce la riproduzione meccanica della firma autografa solo dove sia ammesso dall'uso.

Nulla di tutto ciò tocca la selezione del personale. L'articolo 320 capoverso 1 stabilisce che, salvo disposizione contraria della legge, il contratto individuale di lavoro non richiede per la sua validità forma speciale. Il rapporto di lavoro si considera concluso perfino quando il datore di lavoro accetta per un certo tempo l'esecuzione di un lavoro che, secondo le circostanze, non può attendersi senza salario.

Ne derivano due conseguenze rassicuranti. L'immagine della vostra firma non è una firma ai sensi dell'articolo 14 capoverso 1: la lettera non vi vincola a nulla, anche con un grafismo in fondo alla pagina. E non esiste una norma che violate omettendola; resta una consuetudine, e le consuetudini si notano, non si sanzionano.

L'unica forma elettronica con peso giuridico, la firma elettronica qualificata con marca temporale qualificata dell'articolo 14 capoverso 2bis, costa denaro, presuppone una verifica d'identità e risponde a una domanda che in una procedura di assunzione nessuno pone.

Dove finisce davvero il file firmato

Prima di decidere l'aspetto della firma conviene sapere chi la riceve. Per ogni annuncio attivo nel nostro archivio abbiamo guardato dove porta il suo link di candidatura. Nel 33,2 per cento dei casi l'indirizzo di destinazione contiene una parte del nome del datore di lavoro che pubblica l'annuncio. Nel 34,5 per cento appartiene a un fornitore che raccoglie candidature per molti datori di lavoro contemporaneamente. Nel 18,3 per cento è un portale di annunci o un'agenzia di collocamento. Il restante 14,0 per cento non è attribuibile con certezza e comprende amministrazioni cantonali, ospedali e scuole universitarie il cui portale non ripete il nome nell'indirizzo.

Le destinazioni sono inoltre molto frammentate. Le dieci più frequenti coprono insieme solo il 32,0 per cento degli annunci, le cinquanta più frequenti il 50,7 per cento, e circa il 4,9 per cento degli annunci porta a un indirizzo che nel nostro archivio non compare una seconda volta. Candidarsi in modo ampio non significa caricare i propri documenti presso due o tre operatori noti.

Solo il 38,5 per cento degli indirizzi di destinazione finisce in .ch; il 38,1 per cento finisce in .com, l'11,7 per cento in .jobs e il 3,4 per cento in .io. L'estensione non dice nulla sul luogo fisico di conservazione, ma dice qualcosa su quanto sia internazionale questo mercato.

Non è un argomento contro la firma, è un invito alla misura: l'immagine della firma sta sullo stesso foglio del vostro indirizzo, del vostro numero di telefono e della vostra data di nascita. Se comunque preferite non diffondere una scansione, il carattere corsivo resta coperto da un modello ufficiale.

Una regola per ogni canale d'invio

PDF allegato, per e-mail o caricato in un portale: firmate. La firma sta fra la formula di saluto e il nome e cognome per esteso, alta all'incirca quanto una riga di testo.

Lettera scritta nel corpo dell'e-mail: niente firma. Le immagini inserite nel corpo di un messaggio arrivano male o vengono rimosse; chiudete con la formula, il nome, il telefono e l'indirizzo e-mail. La versione firmata viaggia in allegato.

Campo libero di un portale di candidatura: niente firma, perché non c'è dove metterla. Alcuni portali offrono un campo «lettera di motivazione» che accetta solo testo, altri richiedono un documento caricato. Nel primo caso scrivete la lettera senza le tre righe finali del modello, nel secondo caricate il PDF che le contiene.

Candidatura stampata: firmate a mano dopo la stampa, con inchiostro scuro. L'invio postale è diventato raro ma resta indicato come via d'invio a sé stante accanto al formulario online e all'e-mail. Dove si chiede la carta, la firma autografa è l'unica forma che non richiede spiegazioni.

Se scansionate: sei minuti, una volta per tutte

Firmate tre o quattro volte su un foglio bianco non rigato, con una penna scura, più in grande e più lentamente del solito. Fotografate il foglio alla luce del giorno, perfettamente dall'alto, e scegliete la versione che somiglia a un giorno qualunque, non la più decorativa. Una firma che sembra costruita al computer si nota proprio per questo.

Ritagliate stretto, eliminate lo sfondo e salvate in PNG con trasparenza. Collocate l'immagine su un'altezza di circa una riga: oltre, il blocco finale perde equilibrio. Il nome digitato resta sotto, perché è la riga che verrà letta se l'immagine non si visualizza o se il documento viene rielaborato.

Due abitudini valgono la disciplina che richiedono. Usate quel file solo per le candidature e tenetelo dove stanno gli altri documenti di candidatura. E tenetelo fuori dagli strumenti di correzione: il servizio di orientamento consiglia di togliere i dati personali prima di sottoporre un testo a un'intelligenza artificiale e di non caricarvi affatto documenti riservati. Fate rileggere la versione non firmata e firmate quella definitiva.

E se tutto questo vi sembra troppo, ricordate cosa fanno gli esempi ufficiali: le lettere che gli allievi svizzeri ricevono come modello non contengono nessuna immagine, solo un nome in un carattere corsivo sopra lo stesso nome composto normalmente.