Lettera di motivazione in allegato PDF o nel testo dell'e-mail?

Allegare la lettera o scriverla nella mail

La risposta è entrambi — ma non la stessa cosa due volte. L'allegato è il documento; il testo della mail lo introduce. Inviare solo il corpo fa perdere impaginazione e carta intestata; allegare soltanto invia un messaggio vuoto.

Una lettera ha sette elementi formali; un messaggio ne porta due

arbeit.swiss, il portale della Segreteria di Stato dell'economia, chiude l'elenco di ciò che una lettera di motivazione svizzera contiene: indirizzo del mittente, indirizzo del destinatario, data, oggetto, appellativo, formula di saluto e firma. Quell'elenco è di per sé l'argomento a favore del PDF. Descrive una lettera, cioè un documento con un'intestazione, e non un messaggio depositato in una casella di posta.

Incollata in un'e-mail, la lettera conserva l'appellativo e la formula di saluto. Il vostro indirizzo, quello dell'azienda, la data e la firma svaniscono. Due hanno un sostituto accettabile: il destinatario sta nel campo di invio, la data nell'intestazione del messaggio. Il vostro indirizzo e la vostra firma non ne hanno alcuno.

La firma non è un ornamento. Il modello svizzero di lettera la prevede espressamente, nell'ordine formula di saluto, firma digitale, nome e cognome, anche quando la lettera non viene mai stampata. È il segno che qualcuno ha chiuso un documento di proposito, invece di riempire una casella.

C'è poi ciò che accade alle due versioni dentro l'azienda. Un allegato è un file con un nome, che viene archiviato in un dossier e inoltrato a chi deciderà davvero. Il corpo di un'e-mail appartiene a un messaggio indirizzato a una sola casella. Mettere la lettera solo nel testo significa affidare al caso il fatto che la seconda persona la legga.

Il modello ufficiale di messaggio è lungo quattro righe

L'unico testo ufficialmente proposto in Svizzera si trova su orientamento.ch, il portale che il CSFO gestisce su mandato dei Cantoni. Si rivolge a chi cerca un posto di apprendistato — è bene saperlo — ma è l'unica formulazione pubblica esistente, ed è sorprendentemente asciutta: un appellativo, una frase che indica l'allegato, una formula di attesa e i saluti.

Una frase: «In allegato trova i documenti della mia candidatura per il posto di…», poi «In attesa di un suo gentile riscontro porgo distinti saluti». L'istruzione che la circonda è dello stesso tenore: se l'annuncio non contiene alcun link a un formulario online, di solito indica un indirizzo e-mail; in quel caso si spedisce la candidatura per e-mail, con un testo breve ed essenziale e tutti i documenti allegati in PDF.

Questa brevità è una divisione dei compiti, non modestia. Il messaggio dice che cosa arriva e per quale posto. La lettera dice perché dovreste essere voi. Affidare entrambi i compiti al messaggio non lo arricchisce: sposta la lettera nell'unico luogo in cui metà dei suoi componenti non può esistere, e riduce l'allegato a un doppione.

Due cose appartengono invece al messaggio e non alla lettera: l'indirizzo di invio, che secondo arbeit.swiss deve essere adeguato e possibilmente contenere nome e cognome, e l'oggetto, unico testo che si legge prima di aprire. Entrambi richiedono un minuto ed entrambi sono il punto in cui inciampa una candidatura per il resto curata.

In italiano la strada è quasi sempre un formulario

Prima di chiedersi che cosa scrivere nel messaggio conviene sapere quanto spesso un messaggio ci sia. Su SwissJobs.app ogni annuncio attivo porta un link di candidatura che conduce a una pagina web; nessuno conduce a una casella di posta. Nei riassunti dei testi degli annunci un indirizzo e-mail per candidarsi compare in circa un caso su mille.

Ciò che sta dietro quel link dipende però molto dalla lingua dell'annuncio, e l'italiano è il caso più concentrato dei quattro. Il 49 per cento degli annunci in italiano finisce su una piattaforma di reclutamento nota, e due soli indirizzi raccolgono circa tre quarti degli annunci in questa lingua: i portali di carriera che un unico fornitore gestisce per diversi datori di lavoro e il sito di un'unica agenzia di collocamento attiva nel settore tecnico e artigianale.

Il confronto rende l'idea. Gli annunci in inglese arrivano al 65,5 per cento di piattaforme, quelli in tedesco al 35,4, quelli in francese soltanto al 26,9 — ed è in francese che il 15,4 per cento degli annunci finisce su un indirizzo che ne porta al massimo tre, cioè sulle piccole pagine aziendali dove un indirizzo e-mail compare ancora. Chi cerca lavoro in italiano incontra il contrario: pochi canali, molto ripetuti.

Questo ha una conseguenza pratica. Se il vostro mercato è quello ticinese, la domanda «PDF o testo dell'e-mail» si risolve quasi sempre in «campo di caricamento o campo di testo», e la risposta utile è avere il PDF pronto prima di aprire il formulario. Vale anche l'inverso: poiché gli indirizzi con al massimo tre annunci rappresentano oltre due terzi delle destinazioni di candidatura ma solo il 10,8 per cento degli annunci, non imparerete un formulario, ne incontrerete uno nuovo quasi ogni volta.

Il caso in cui il testo va davvero nel campo

Alcuni formulari non hanno alcun campo di caricamento per la lettera, ma solo uno spazio di testo intitolato «motivazione» o «il vostro messaggio». In quel caso lo spazio è la lettera: incollatevi il corpo del testo, senza indirizzo del mittente, senza indirizzo del destinatario e senza data, perché i campi soprastanti li contengono già. Appellativo, testo e saluti restano identici.

Verificate poi due cose. Prima i capoversi: molti campi eliminano le righe vuote, e una lettera che arriva come un unico blocco non somiglia a quella che avete redatto. Poi i caratteri speciali: virgolette e trattini lunghi provenienti da un programma di videoscrittura escono a volte come punti interrogativi.

Conservate comunque la versione PDF. Vi servirà per il colloquio, per il sollecito dopo due settimane e per la prossima candidatura nella stessa azienda. E se più in basso nel formulario compare un campo generico per altri documenti, è lì che va.

L'errore opposto costa di più: un messaggio gentile senza alcun allegato. arbeit.swiss chiede di verificare la completezza della documentazione prima di inviare o caricare, e completo in Svizzera significa lettera, curriculum, certificati di lavoro e diplomi. Per quanto ben scritto, il solo testo di un'e-mail non è una candidatura.