Quanti paragrafi deve avere una lettera di motivazione?

Struttura di una lettera di motivazione svizzera

Una pagina, quattro paragrafi, non un CV in prosa. Il numero di paragrafi è convenzione, non regola — conta che ciascuno abbia un compito.

Il modello ufficiale italiano conta cinque blocchi, quello tedesco quattro

Il modello di lettera pubblicato dal centro svizzero di servizi per le professioni percorre la lettera elemento per elemento. Fra l’appellativo e la formula di chiusura, la versione italiana pone cinque blocchi di testo: l’introduzione, la motivazione e i punti di forza, la spiegazione delle proprie motivazioni, ciò che colpisce dell’azienda e la frase conclusiva. Il numero non è scritto da nessuna parte: compare solo contando l’elenco.

La versione tedesca dello stesso modello, pubblicata dallo stesso ente, ne pone quattro: introduzione, motivazione e punti di forza, legame con l’azienda, frase conclusiva. La versione francese ne pone cinque come quella italiana, con un blocco dedicato a chi siete. Chi cerca un numero ufficiale trova quindi quattro o cinque, a seconda della lingua del modello che apre.

La versione italiana e quella francese precisano inoltre che il blocco sull’azienda può essere spostato all’inizio della lettera. L’ordine è dunque ufficialmente mobile, il numero dei blocchi no. È questo il vero indizio: un numero sensato esiste, ma non sta nel modello, sta nell’annuncio a cui state rispondendo.

La Segreteria di Stato dell’economia, dal canto suo, i paragrafi non li conta affatto. La sua pagina di consigli elenca gli elementi formali della lettera — indirizzo del mittente, indirizzo del destinatario, data, oggetto, appellativo, formula di saluto e firma — e sul contenuto si limita a dire che la lettera deve fornire una panoramica delle vostre competenze, delle vostre qualifiche e della vostra motivazione rispetto al posto vacante. Tre dimensioni, nessun conteggio.

Dai modelli si ricava quindi che la dimensione prevista sta fra quattro e cinque blocchi. Il numero esatto va cercato nell’annuncio, ed è la parte che si può misurare.

Il numero sta nell’annuncio: due tipi di requisiti alla mediana

Per ogni annuncio attivo di cui abbiamo analizzato il testo abbiamo contato quanti tipi diversi di requisiti solleva: lingue, esperienza professionale, formazione o titolo, uno strumento o software indicato per nome, un certificato o una patente, esperienza di conduzione di un gruppo, disponibilità a viaggiare, orari particolari. Si conta il tipo, non la menzione: due programmi citati fanno un tipo solo, non due.

Il risultato è più stretto di quanto lascino intendere i manuali. Un solo tipo di requisito nel 10,5 per cento degli annunci analizzati, due nel 54,1 per cento, tre nel 28,9 per cento, quattro nel 5,0 per cento e cinque nello 0,4 per cento. La media è 2,27 e la mediana due. Un annuncio che vi chiede sei cose diverse è l’eccezione.

Per frequenza l’elenco è questo: un requisito linguistico nel 97,7 per cento degli annunci analizzati, l’esperienza professionale nel 76,7 per cento, la formazione o il titolo nel 31,4 per cento, uno strumento indicato per nome nell’11,6 per cento, un certificato o una patente nel 4,9 per cento, la conduzione di un gruppo nel 3,3 per cento, la disponibilità a viaggiare nello 0,9 per cento e gli orari particolari nello 0,7 per cento.

Da qui discende il numero di paragrafi. Due tipi di requisiti significano due paragrafi di prova; con apertura e chiusura fanno quattro. Per il 28,9 per cento di annunci che ne sollevano tre diventano cinque. Per il 5,4 per cento che ne sollevano quattro o più occorre unire due requisiti affini in un solo paragrafo, altrimenti la pagina cede — ed è la sezione seguente.

La prova al contrario è altrettanto utile. Se la vostra bozza ha cinque paragrafi mentre l’annuncio solleva due tipi di requisiti, tre di quei paragrafi parlano di ciò che nessuno ha chiesto. È il motivo più comune per cui una lettera sembra lunga e non dice nulla.

Quanto costa ogni paragrafo in più

Un paragrafo costa più delle sue parole. Ciascuno è seguito da una spaziatura di 12 punti e, su una pagina A4 con margini di 2,5 cm, Arial 11 punti e interlinea 1,15, quella spaziatura vale quasi una riga intera. Una riga piena in una colonna di 16 cm porta in media 13,03 parole italiane, e l’ultima riga del paragrafo precedente resta riempita a metà. Ogni paragrafo aperto vi costa quindi circa 22 parole.

Sulla stessa pagina: tre paragrafi lasciano 25 righe e 314 parole italiane. Quattro lasciano 24 righe e 297 parole, cinque lasciano 23 righe e 269, sei lasciano 22 righe e 247. Passare da quattro a sei paragrafi costa 50 parole, un sesto della lettera, senza che vi sia entrata una sola idea nuova.

Più del totale conta ciò che resta per paragrafo. Con tre paragrafi ciascuno ha 105 parole, con quattro 74, con cinque 54, con sei 41 e con sette 36. Una prova sta in tre frasi: un’affermazione, un elemento verificabile e il rinvio al requisito dell’annuncio, cioè circa 60 parole. Sotto le 50 salta per primo l’elemento verificabile.

Sei paragrafi su una pagina non sono quindi una struttura più curata, ma una più debole. I paragrafi diventano elenchi puntati senza punti: «Mi trovo bene in gruppo. Sono precisa. Imparo in fretta.» Ogni frase resta sola, nessuna è sostenuta, e la lettera si legge come un elenco messo in prosa per sbaglio.

Tre, al contrario, diventa insufficiente non appena l’annuncio pone due tipi di requisiti: un paragrafo dovrebbe rispondere a entrambi, oppure l’apertura dovrebbe fare anche da prova. Quattro è il punto in cui tornano tutti e due i conti: paragrafi sufficienti per i due requisiti abituali, parole sufficienti in ciascuno per una prova.

Il paragrafo sulle lingue: in Ticino quasi la metà delle volte

La lingua è il requisito più frequente degli annunci svizzeri, e in Ticino è la ragione per cui quattro paragrafi diventano cinque più spesso che altrove. Fra gli annunci del nostro indice con requisito linguistico registrato, il 72,4 per cento chiede una sola lingua, il 20,9 per cento due, il 5,8 per cento tre e lo 0,9 per cento quattro. Due o più nel 27,6 per cento dei casi, tre o più nel 6,7 per cento.

La distribuzione cambia molto secondo la lingua dell’annuncio. Gli annunci redatti in italiano chiedono due lingue o più nel 46,1 per cento dei casi, quelli in francese nel 39,4 per cento, quelli in inglese nel 29,9 per cento e quelli in tedesco nel 23,3 per cento. Va detto che gli annunci in italiano sono la quota più piccola dell’indice, quindi la loro percentuale poggia su una base più stretta delle altre.

Le lingue nominate sono soprattutto il tedesco, nel 68,1 per cento di quegli annunci, l’inglese nel 41,5 per cento, il francese nel 20,3 per cento e l’italiano nel 3,9 per cento. La combinazione che fa scattare il paragrafo aggiuntivo è quasi sempre la stessa: la lingua nazionale del luogo di lavoro più l’inglese, oppure due lingue nazionali.

Se l’annuncio chiede una sola lingua e voi scrivete in quella lingua, il requisito è già soddisfatto dalla lettera stessa. Un paragrafo che spiega che parlate italiano, scritto in italiano, è il passaggio più caro del documento. Basta mezza frase dentro un paragrafo di prova, meglio se con un livello o un diploma.

Dalla seconda lingua in poi la cosa cambia. La domanda non è più se la sapete, ma a quale livello e in quale situazione: colloquio con la clientela, verbale, trattativa. È un’affermazione a sé con una prova a sé, e quindi un paragrafo a sé.

I quattro paragrafi e il loro budget di parole

Paragrafo uno, circa 74 parole: l’attribuzione. La denominazione del posto ripresa alla lettera dall’annuncio, il luogo di lavoro, il grado di occupazione e dove avete trovato l’annuncio. Nessuna giustificazione e nessuna presentazione di sé: questo paragrafo attribuisce la candidatura alla procedura giusta e poi si ferma.

Paragrafo due, circa 74 parole: il primo requisito, di norma l’esperienza professionale, perché la solleva il 76,7 per cento degli annunci. Affermazione, prova, rinvio. «Quattro anni alla contabilità clienti di un’azienda industriale» è una prova; «dispongo di solida esperienza» non lo è. Il rinvio è la mezza frase che riprende il requisito così come compare nell’annuncio.

Paragrafo tre, circa 74 parole: il secondo requisito. Il più delle volte la formazione o il titolo, sollevati dal 31,4 per cento degli annunci, oppure lo strumento indicato per nome, nell’11,6 per cento. I titoli svizzeri vanno lasciati nella loro forma esatta — AFC, SSS, attestato professionale federale —, perché è la forma che usa l’annuncio.

Paragrafo quattro, circa 74 parole: la chiusura. La data di entrata più vicina indicata come data, la richiesta di un colloquio, la formula di saluto. Il modello ufficiale non prevede di più: per la frase conclusiva ammette esattamente due cose, l’attesa di un riscontro e l’interesse per un colloquio.

Il quinto paragrafo, quando l’annuncio solleva un terzo tipo di requisito, sta fra il terzo e il quarto e costa a ciascuno degli altri quattro o cinque parole. È sostenibile. Un sesto non lo è: tutti i paragrafi scendono a 41 parole, e una prova in 41 parole è un’affermazione con la rincorsa.

La verifica: tre domande per ogni paragrafo

Prima domanda: a quale requisito dell’annuncio risponde questo paragrafo? Mettete l’annuncio accanto alla bozza e scrivete a margine il numero del requisito. I paragrafi senza numero sono i candidati alla cancellazione: nella maggior parte delle bozze sono la motivazione e il complimento all’azienda.

Seconda domanda: ci sono due paragrafi che rispondono allo stesso requisito? Allora sono uno solo. Succede spesso fra formazione ed esperienza quando entrambe dimostrano la stessa competenza: l’apprendistato e i quattro anni successivi sono una storia sola, non due.

Terza domanda: c’è in questo paragrafo qualcosa di verificabile? Una cifra, una durata, il nome di un sistema, un titolo, un luogo. Un paragrafo senza ancoraggio spende 74 parole e non porta nulla che il curriculum non porti già. Cancellatelo e restituite quelle parole agli altri.

Chi tiene fede a queste tre domande arriva quasi sempre a quattro paragrafi, qualche volta a cinque, raramente a tre. È esattamente la distribuzione che gli annunci lasciano prevedere: due tipi di requisiti alla mediana, tre per un buon quarto di essi, uno solo per uno su dieci.

E se la candidatura finisce in un semplice campo di modulo senza formattazione, il numero non cambia: cambia solo l’aspetto. Quattro blocchi restano quattro blocchi, separati da una riga vuota invece che da una spaziatura. Il conto della pagina viene meno, quello dei requisiti no.