Welches Dateiformat kommt durch ein ATS?

Dateiformate und wie sie geparst werden

PDF und .docx sind beide sicher, solange der Text echter Text ist. Der häufigste echte Fehler ist nicht das Format, sondern ein gescanntes oder als Bild exportiertes Dokument. Im Zweifel gilt, was das Inserat verlangt.

Was auf den Formularen wirklich steht

Wir haben aus den erfassten Schweizer Inseraten gut zweihundert Bewerbungsadressen abgerufen — quer über die Anbieter, über die grössten Arbeitgeber-Karriereseiten und über die französisch- und italienischsprachigen Inserate. Auf 35 Seiten liess sich die Liste der erlaubten Dateitypen tatsächlich lesen: entweder direkt im Upload-Feld hinterlegt oder als Satz danebengeschrieben. Nach Zusammenfassen gleicher Anbieter bleiben zwanzig unterschiedliche Konfigurationen. Der Rest baut das Formular erst im Browser auf, weshalb ein einfacher Abruf dort nichts sieht.

Das Ergebnis ist eindeutiger, als die Ratgeberliteratur vermuten lässt. PDF war in allen zwanzig erlaubt. Word stand in elf. Neun Konfigurationen nahmen PDF als einziges Dokumentformat — darunter das Lebenslauf-Feld der Insel Gruppe, das ausser PDF nur noch Bilddateien für Zeugnisse annimmt. Umgekehrt gab es keine einzige Konfiguration, die Word erlaubte und PDF nicht. Wer PDF schickt, ist überall im lesbaren Teil unseres Abrufs zulässig; wer Word schickt, ist es in gut der Hälfte.

Eine Beobachtung nebenbei, die zeigt, wie wenig die Liste über die Erwartung sagt: Bei Helvetia erlaubt das Feld technisch zehn Typen bis hin zu PowerPoint, während direkt darüber steht, man möge die Unterlagen als PDF oder als Videodatei hochladen. Bei Visana nennt der Text drei Formate, das Feld selbst lässt zusätzlich das alte .doc zu. Die technische Erlaubnis ist die Untergrenze, die geschriebene Bitte die eigentliche Erwartung — und im Zweifel gilt die Bitte.

Warum PDF und nicht Word — und wo Word tatsächlich vorn liegt

PDF ist deshalb die sichere Wahl, weil es beide Prüfungen besteht, die eine Bewerbung durchläuft. Es ist im lesbaren Teil unseres Abrufs überall zulässig, und es kommt beim Gegenüber so an, wie Sie es abgeschickt haben. Ein Word-Dokument wird beim Öffnen neu umbrochen: fehlt die Schrift, verschiebt sich der Umbruch, und aus zwei sauberen Seiten werden zweieinhalb mit einer verwaisten Zeile. Das ist kein Filterproblem, das ist ein Eindruckproblem, und es trifft genau die rund die Hälfte der Inserate, bei denen ohnehin zuerst ein Mensch schaut.

Es gibt aber eine ehrliche Gegenseite, und sie ist in unseren eigenen Daten sichtbar. Die grösste einzelne Bewerbungsadresse ausserhalb der Arbeitgeberseiten gehört einem Schweizer Vermittler, und dessen Formular nennt die Formate in dieser Reihenfolge: «Bevorzugte Formate: doc, docx, pdf, jpeg, jpg, png, jeweils mit einer Dateigrösse unter 15 MB.» Word steht dort zuerst, und der Grund ist plausibel: Vermittler setzen Ihren Lebenslauf auf ihre eigene Vorlage um, bevor sie ihn dem Kunden schicken, und aus Word geht das schneller. Wenn Sie sich bei einem Personalvermittler bewerben und der ausdrücklich Word bevorzugt, schicken Sie Word. Das ist kein Widerspruch zur Regel, sondern der eine Fall, in dem die geschriebene Bitte etwas anderes sagt.

Das eigentliche Problem ist nicht die Endung, sondern die Textebene

Wir haben denselben erfundenen Lebenslauf — eine Sachbearbeiterin Rechnungswesen aus Winterthur, mit Profil, Berufserfahrung, Ausbildung, Sprachen, Kenntnissen und Interessen — in sieben Dateien ausgegeben und jede durch dieselben Bibliotheken geschickt, mit denen auch unser eigener Lebenslauf-Import Text aus hochgeladenen Dateien holt.

Aus dem PDF, das aus dem Browser gedruckt wurde, kam der Text vollständig zurück: alle sechs Abschnittstitel, alle sieben Prüfbegriffe, inklusive Umlauten und der Zeile «Bewilligung C». Aus dem .docx und aus dem alten .doc dasselbe. Aus dem PDF, das nur ein Bild derselben Seite enthält, kamen zwölf Zeichen zurück, und die stammten aus einer Seitenmarkierung, nicht aus dem Lebenslauf. RTF, reiner Text und JPG kennt unser Import gar nicht und lehnt sie ab, obwohl mehrere der geprüften Formulare sie annehmen würden.

Daraus folgt die Regel, die tatsächlich zählt: Exportieren Sie den Lebenslauf aus dem Programm, in dem Sie ihn geschrieben haben, statt ihn auszudrucken und wieder einzuscannen. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Sorte PDF Sie vor sich haben, öffnen Sie es und versuchen Sie, eine Zeile mit der Maus zu markieren. Lässt sich Text markieren, ist eine Textebene da. Lässt sich nichts markieren, ist Ihr Lebenslauf ein Bild — hübsch anzusehen und für jede automatische Vorauswahl leer.

Dateigrösse: das Schweizer Dossier ist das Problem, nicht der Lebenslauf

Die Grössenlimiten der geprüften Formulare reichen von 5 MB bis 50 MB, mit 10 MB als häufigem Wert. Ein Lebenslauf mit Textebene bleibt weit darunter — in unserem Test wog eine A4-Seite rund 76 KB. Kritisch wird das Schweizer Bewerbungsdossier, das eben nicht nur aus Lebenslauf und Schreiben besteht, sondern aus Arbeitszeugnissen und Diplomen, und die liegen naturgemäss als Scan vor. Dieselbe Seite wog in unserem Test als Bild rund 106 KB bei grober, rund 217 KB bei mittlerer und rund 479 KB bei feiner Auflösung. Zehn gescannte Zeugnisseiten in feiner Auflösung landen damit bereits an der 5-MB-Grenze, die etwa das grösste französischsprachige Bewerbungsportal in unserem Bestand setzt.

Zwei Schweizer Spitäler lösen das in ihrem Formular gleich und schreiben es hin: Lebenslauf, Diplome und Arbeitszeugnisse bitte als PDF, und man könne alles zu einer einzigen PDF-Datei zusammenfassen. Das ist der praktische Rat, der aus den Formularen selbst kommt und nicht von uns: Lebenslauf als exportiertes PDF mit Textebene, Zeugnisse als Scan, und wenn nur ein Feld zur Verfügung steht, alles in eine Datei. Scannen Sie die Zeugnisse dabei nicht feiner als nötig — lesbar reicht, Archivqualität sprengt das Limit.

Was der Browser über Ihre Datei sagt, und was sie wirklich ist

Eine Fehlerquelle, die wir aus dem eigenen Betrieb kennen: Was der Browser beim Hochladen über den Dateityp meldet, stimmt oft nicht. Kommt die Datei aus einem Download oder aus einem Cloud-Ordner, meldet der Browser regelmässig einen unbestimmten Typ, und ein Formular, das sich auf diese Meldung verlässt, weist eine völlig gültige Datei ab. Unser eigener Import prüft deshalb die ersten Bytes der Datei — ein PDF beginnt mit %PDF, ein .docx ist im Kern ein Zip-Archiv, ein altes .doc hat eine eigene Signatur — und erst danach den Namen. Nicht jedes Formular macht das.

Praktisch heisst das zweierlei. Erstens: Eine Datei umzubenennen macht sie nicht zu einem PDF. Wer ein Word-Dokument in «Lebenslauf.pdf» umtauft, hat ein Word-Dokument mit falschem Namen, und die Prüfung fällt entweder beim Hochladen oder beim Öffnen auf. Zweitens: Wenn ein Upload grundlos scheitert, obwohl das Format auf der Liste steht, hilft oft, die Datei einmal neu zu exportieren, statt sie umzubenennen. Und geben Sie ihr einen Namen, den ein Mensch in einem Ordner mit dreissig Anhängen wiederfindet — Nachname, Vorname, Lebenslauf. «Dokument1.pdf» ist niemandes Freund.

Wann sich die Frage gar nicht stellt

Bei rund der Hälfte der erfassten Inserate führt der Bewerbungslink auf eine Adresse des Arbeitgebers, bei gut einem Drittel in ein Bewerbersystem und beim Rest auf Börsen und Vermittler. Es gibt ausserdem Formulare, die überhaupt keinen Upload anbieten, sondern Sie Feld für Feld tippen lassen; dort ist die Formatfrage gegenstandslos, und die Zeit ist besser in die Formulierungen investiert. Umgekehrt sagt eine Arbeitgeberadresse wenig darüber aus, ob Software mitliest — hinter den grossen Karriereseiten steckt sie meistens trotzdem.

Und die Grenze der Aussage, weil sie in dieser Frage ständig überschritten wird: Niemand kann Ihnen garantieren, dass eine Datei «durch ein ATS kommt». Wir sehen die Formulare von aussen, nicht die Regeln dahinter. Was wir belegen können, ist enger und trotzdem nützlich — PDF war überall zulässig, wo wir die Liste lesen konnten, Word nur in gut der Hälfte, und ein PDF ohne Textebene gibt keinen Text her, egal wie gut es aussieht. Wer daraus ein Versprechen macht, verkauft etwas, das er nicht prüfen kann.

Wenn Sie den Lebenslauf ohnehin neu aufsetzen: Unser Lebenslauf-Editor exportiert ein PDF mit Textebene — wir haben den Export für diese Antwort selbst durch dieselbe Extraktion geschickt und den vollständigen Text zurückbekommen. Und weil wir laufend Schweizer Inserate erfassen, können Sie den Lebenslauf direkt gegen ein konkretes Inserat schreiben, statt den Text erst hineinzukopieren.