Wie viele Absätze soll ein Motivationsschreiben haben?

Aufbau eines Schweizer Motivationsschreibens

Eine Seite, vier Absätze, kein Lebenslauf in Prosa. Die Zahl der Absätze ist Konvention, nicht Vorschrift — was zählt, ist dass jeder Absatz eine Aufgabe hat.

Die amtlichen Vorlagen zählen unterschiedlich — und keine nennt eine Zahl

Die Bewerbungsseite des Staatssekretariats für Wirtschaft zählt auf, was ein Bewerbungsschreiben formell enthält: Absenderadresse, Empfängeradresse, Datum, Betreffzeile, Anrede, Grussformel und Unterschrift. Das sind sieben Elemente, und kein einziges davon ist ein Absatz im Sinn der Frage. Zum Inhalt sagt dieselbe Seite nur, das Schreiben solle dem Arbeitgeber einen Überblick über Kompetenzen, Qualifikationen und Motivation für die ausgeschriebene Stelle geben. Drei Inhaltsdimensionen, keine Absatzzahl.

Die Vorlage für die Lehrstellenbewerbung von berufsberatung.ch wird konkreter. Sie listet die Teile des Briefs der Reihe nach auf, und zwischen Anrede und Grussformel stehen genau vier Textblöcke: Einleitung, «Deine Motivation und Stärken», «Bezug zum Lehrbetrieb», Schlusssatz. Vier Absätze also — aber nirgends steht die Zahl, sie ergibt sich erst, wenn man die Liste abzählt.

Interessant wird es beim Sprachvergleich. Dieselbe Vorlage, herausgegeben von derselben Stelle, führt in der französischen Fassung fünf Textblöcke: introduction, «qui es-tu», «ta motivation et tes qualités», «liens avec l’entreprise», conclusion. Die italienische Fassung führt ebenfalls fünf. Der französische Brief hat einen eigenen Block dafür, wer du bist; der deutsche steckt das in die Einleitung. Wer also eine feste Zahl sucht, findet je nach Sprachfassung vier oder fünf.

Beide nichtdeutschen Fassungen halten ausserdem ausdrücklich fest, dass der Block über den Betrieb auch an den Anfang des Briefs rücken darf. Die Reihenfolge ist damit amtlich beweglich, die Zahl der Blöcke bleibt es nicht. Das ist der eigentliche Hinweis: Es gibt eine sinnvolle Zahl, aber sie steht nicht im Muster, sondern im konkreten Fall.

Praktisch heisst das: Nimm die Vorlage als Beweis dafür, dass vier bis fünf Blöcke die amtlich vorgesehene Grössenordnung sind, und hol dir die genaue Zahl aus dem Inserat, auf das du antwortest. Genau das lässt sich messen.

Die Zahl steht im Inserat: zwei Anforderungsarten im Mittel

Wir haben für jedes aktive Inserat mit ausgewertetem Text gezählt, wie viele verschiedene Arten von Anforderungen es überhaupt stellt: Sprachen, Berufserfahrung, Ausbildung oder Abschluss, ein bestimmtes Fachwerkzeug, ein Zertifikat oder ein Ausweis, Führungserfahrung, Reisebereitschaft, besondere Einsatzzeiten. Gezählt wird die Art, nicht die einzelne Nennung — zwei Programme sind eine Anforderungsart, nicht zwei.

Das Ergebnis ist enger, als die Ratgeberliteratur vermuten lässt. 10,5 Prozent der ausgewerteten Inserate nennen genau eine Anforderungsart, 54,1 Prozent zwei, 28,9 Prozent drei, 5,0 Prozent vier und 0,4 Prozent fünf. Im Mittel sind es 2,27, im Median zwei. Ein Inserat, das dir sechs verschiedene Dinge abverlangt, ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Nach Häufigkeit geordnet sieht die Liste so aus: Sprachanforderungen in 97,7 Prozent der ausgewerteten Inserate, Berufserfahrung in 76,7 Prozent, Ausbildung oder Abschluss in 31,4 Prozent, ein namentlich genanntes Fachwerkzeug in 11,6 Prozent, ein Zertifikat oder Ausweis in 4,9 Prozent, Führungserfahrung in 3,3 Prozent, Reisebereitschaft in 0,9 Prozent und besondere Einsatzzeiten in 0,7 Prozent.

Daraus folgt die Absatzzahl unmittelbar. Zwei Anforderungsarten heissen zwei Nachweisabsätze; mit Einstieg und Schluss sind das vier Absätze. Bei den 28,9 Prozent mit drei Anforderungsarten wird daraus fünf. Bei den 5,4 Prozent mit vier oder mehr fasst du zwei verwandte Anforderungen in einem Absatz zusammen — sonst sprengst du die Seite, und dazu gleich mehr.

Die Gegenprobe ist ebenso nützlich: Wenn du fünf Absätze geschrieben hast, das Inserat aber nur zwei Anforderungsarten nennt, sind drei deiner Absätze über etwas geschrieben, wonach niemand gefragt hat. Das ist der häufigste Grund für ein Schreiben, das lang wirkt und nichts sagt.

Was jeder zusätzliche Absatz auf der Seite kostet

Ein Absatz kostet mehr als seine Wörter. Nach jedem Absatz steht ein Abstand von 12 Punkt, und dieser Abstand entspricht auf einer A4-Seite mit 2,5 Zentimeter Rand, Arial 11 Punkt und Zeilenabstand 1,15 knapp einer Textzeile. Eine volle Zeile trägt auf Deutsch im Mittel 9,95 Wörter. Dazu kommt, dass die letzte Zeile eines Absatzes im Schnitt nur halb gefüllt ist. Jeder Absatz, den du zusätzlich beginnst, kostet dich deshalb rund 17 Wörter Inhalt.

Auf derselben Seite gerechnet: Bei drei Absätzen bleiben 25 Textzeilen und 241 deutsche Wörter. Bei vier sind es 24 Zeilen und 228 Wörter, bei fünf 23 Zeilen und 211 Wörter, bei sechs 22 Zeilen und 193 Wörter, bei sieben 21 Zeilen und 182 Wörter. Von vier auf sechs Absätze verlierst du 35 Wörter — 15 Prozent des Textes, ohne dass ein einziger Gedanke dazugekommen wäre.

Wichtiger als die Summe ist, was pro Absatz übrig bleibt. Bei drei Absätzen hat jeder 80 Wörter, bei vier 57, bei fünf 42, bei sechs 32 und bei sieben 26. Ein Nachweis besteht aus einer Behauptung, einem Beleg und dem Bezug zur Anforderung im Inserat — das sind drei Sätze und rund 50 Wörter. Unterhalb von 40 Wörtern fällt zuerst der Beleg weg, und übrig bleibt eine Behauptung.

Deshalb ist sechs auf einer Seite keine sorgfältigere Gliederung, sondern eine schlechtere. Die Absätze werden zu Aufzählungspunkten ohne Aufzählungszeichen: «Ich bin teamfähig. Ich arbeite genau. Ich lerne schnell.» Jeder Satz steht allein, keiner ist belegt, und der Brief liest sich wie eine Liste, die versehentlich in Prosa gesetzt wurde.

Umgekehrt ist drei zu wenig, sobald das Inserat zwei Anforderungsarten nennt — dann müsste ein Absatz beide beantworten oder Einstieg und Nachweis müssten zusammenfallen. Vier ist der Punkt, an dem beide Rechnungen aufgehen: genug Absätze für die typischen zwei Anforderungen, genug Wörter pro Absatz für einen Beleg.

Der Sprachabsatz: nur ab der zweiten Sprache einer

Sprachen sind die häufigste Anforderung überhaupt, und sie sind der Grund, aus dem aus vier Absätzen fünf werden. In den Inseraten unseres Bestands mit erfasster Sprachanforderung verlangen 72,4 Prozent genau eine Sprache, 20,9 Prozent zwei, 5,8 Prozent drei und 0,9 Prozent vier. Zwei oder mehr Sprachen also in 27,6 Prozent der Fälle, drei oder mehr in 6,7 Prozent.

Genannt werden vor allem Deutsch — in 68,1 Prozent dieser Inserate —, Englisch in 41,5 Prozent, Französisch in 20,3 Prozent und Italienisch in 3,9 Prozent. Die Kombination, die den zusätzlichen Absatz auslöst, ist fast immer dieselbe: die Landessprache des Arbeitsorts plus Englisch, oder zwei Landessprachen.

Wenn das Inserat genau eine Sprache verlangt und du den Brief in dieser Sprache schreibst, ist die Anforderung bereits beantwortet — durch den Brief selbst. Ein Absatz, der erklärt, dass du Deutsch sprichst, während er auf Deutsch geschrieben ist, ist der teuerste Satz im ganzen Schreiben. Ein Halbsatz im Nachweisabsatz genügt, wenn du ein Niveau oder ein Diplom nennen kannst.

Ab der zweiten Sprache kippt das. Dann ist die Frage nicht mehr, ob du die Sprache kannst, sondern auf welchem Niveau und in welcher Situation — Kundengespräch, Protokoll, Verhandlung. Das ist eine eigene Behauptung mit eigenem Beleg und damit ein eigener Absatz, keine Klammer.

Wie oft dich das trifft, hängt von der Sprache des Inserats ab. Bei deutschsprachigen Inseraten verlangen 23,3 Prozent zwei oder mehr Sprachen, bei englischsprachigen 29,9 Prozent, bei französischsprachigen 39,4 Prozent und bei italienischsprachigen 46,1 Prozent. In der Romandie und im Tessin ist der fünfte Absatz also fast die Hälfte der Fälle, in der Deutschschweiz nicht einmal jeder vierte.

Die vier Absätze, mit ihrem Wortbudget

Absatz eins, rund 57 Wörter: die Zuordnung. Berufsbezeichnung wörtlich aus dem Inserat, Arbeitsort, Pensum, Fundort. Dieser Absatz enthält keine Begründung und keine Selbstvorstellung — er sorgt dafür, dass die Bewerbung dem richtigen Verfahren zugeordnet wird, und hört dann auf.

Absatz zwei, rund 57 Wörter: die erste Anforderung, in der Regel die Berufserfahrung, weil sie 76,7 Prozent der Inserate nennen. Aufbau: Behauptung, Beleg, Bezug. «Vier Jahre in der Debitorenbuchhaltung eines Industriebetriebs» ist ein Beleg; «ich bringe fundierte Erfahrung mit» ist keiner. Der Bezug ist der Halbsatz, der die Anforderung aus dem Inserat wörtlich aufgreift.

Absatz drei, rund 57 Wörter: die zweite Anforderung. Meist Ausbildung oder Abschluss — 31,4 Prozent der Inserate nennen sie — oder das Fachwerkzeug, bei 11,6 Prozent. Für Schweizer Abschlüsse gilt: EFZ, HF, eidg. Fachausweis genau so schreiben, wie sie im Diplom stehen, denn genau diese Kürzel stehen auch im Inserat.

Absatz vier, rund 57 Wörter: der Schluss. Frühester Eintrittstermin als Datum, die Bitte um ein Gespräch, Grussformel. Mehr sieht auch die amtliche Vorlage nicht vor — sie nennt für den Schlusssatz genau zwei Dinge: die Freude über eine Rückmeldung und den Wunsch nach einem Gespräch.

Der fünfte Absatz, falls das Inserat eine dritte Anforderungsart stellt, steht zwischen drei und vier und kostet alle anderen je vier bis fünf Wörter. Das ist verkraftbar. Ein sechster ist es nicht: Dann rutschen alle Absätze auf 32 Wörter, und ein Nachweis in 32 Wörtern ist eine Behauptung mit Anlauf.

Die Probe: drei Fragen an jeden Absatz

Erstens: Welche Anforderung aus dem Inserat beantwortet dieser Absatz? Nimm das Inserat daneben und schreib die Nummer der Anforderung an den Rand. Absätze ohne Nummer sind die Kandidaten fürs Streichen — in den meisten Entwürfen ist das der Motivationsabsatz und das Lob für den Arbeitgeber.

Zweitens: Beantworten zwei Absätze dieselbe Anforderung? Dann gehören sie zusammen. Das passiert regelmässig bei Erfahrung und Ausbildung, wenn beide dieselbe Fachlichkeit belegen — der Lehrabschluss und die vier Jahre danach sind eine Geschichte, nicht zwei.

Drittens: Steht in diesem Absatz ein überprüfbarer Beleg? Eine Zahl, ein Zeitraum, ein Systemname, ein Abschluss, ein Ort. Ein Absatz ohne solchen Anker kostet 57 Wörter und trägt nichts, was nicht auch im Lebenslauf steht. Streich ihn und gib die Wörter den anderen.

Wer die drei Fragen durchhält, landet fast immer bei vier Absätzen, gelegentlich bei fünf und selten bei drei. Genau diese Verteilung sagen auch die Inserate voraus: zwei Anforderungsarten im Median, drei bei gut einem Viertel, eine bei jedem zehnten.

Und wenn am Ende nur ein Formularfeld ohne Formatierung übrig bleibt, ändert sich nichts an der Zahl, nur an der Optik: Vier Blöcke bleiben vier Blöcke, getrennt durch eine Leerzeile statt durch einen Absatzabstand. Die Rechnung mit dem Seitenplatz entfällt dann — die mit den Anforderungen nicht.