Welche Schweizer Arbeitgeber nutzen gar kein ATS?

Kein ATS ist keine Firmenliste, sondern eine Betriebsgrösse

Die Frage klingt so, als gäbe es zwei Lager: Firmen mit Bewerbersystem und Firmen ohne. Aus der Sicht einer Bewerberin ist das keine brauchbare Einteilung, weil niemand von aussen in den Posteingang eines Arbeitgebers schauen kann. Messbar ist nur, wohin der Bewerbungsweg führt, und der hängt fast ausschliesslich daran, wie viele Stellen ein Betrieb gleichzeitig besetzen muss.

In unserem Bestand haben 45,9% der Arbeitgeber genau ein Inserat offen. Von deren Inseraten bleiben 62,9% auf der eigenen Adresse, 35,5% führen in ein System, verschwindend wenige laufen über eine Börse. Am anderen Ende: Arbeitgeber mit zwanzig und mehr gleichzeitigen Inseraten sind nur 5,4% der Namen, aber sie stellen 52,8% aller Inserate, und bei ihnen bleiben nur noch 38,1% der Bewerbungen auf der eigenen Domain, während 26,5% über Börsen und Vermittler laufen.

Dazwischen ist die Kurve flach: Betriebe mit zwei bis vier offenen Stellen liegen bei 52,9%, solche mit fünf bis neunzehn bei 55,2%. Der Bruch kommt also nicht schleichend, sondern erst dort, wo Rekrutierung zu einem eigenen Vollzeitjob wird. Ein weiterer Wert sagt dasselbe von der anderen Seite: 56,2% aller Arbeitgebernamen im Bestand führen ausnahmslos jede ihrer Ausschreibungen auf die eigene Adresse.

Was auf den Karriereseiten kleiner Betriebe wirklich steht

Für diese Antwort haben wir am 29. August 2026 nachgeschaut statt geschätzt. Wir haben 47 Arbeitgeber ausgewählt, die in unserem Bestand ein bis drei Stellen offen haben und deren Bewerbungslink auf ihre eigene Schweizer Adresse führt: vom Plattengeschäft in Meilen über die Stadtverwaltung Olten und ein Ingenieurbüro in Zürich bis zum Autohaus in Gordola. Jede Seite haben wir einmal aufgerufen und im ausgelieferten Quelltext nach den Spuren gesucht, die eine Rekrutierungssoftware hinterlässt.

44 Seiten antworteten; zwei Adressen waren gar nicht erreichbar, eine lieferte einen Serverfehler. 18 der 44 zeigten eine Software, das sind 41%. 26 zeigten keine: 15 nannten offen eine E-Mail-Adresse, an die das Dossier geht, bei zwei weiteren stand nur ein einfaches Upload-Feld, und bei neun war im ausgelieferten Quelltext überhaupt kein Bewerbungsweg zu sehen. Bei der Stadtverwaltung Olten und bei der Kantonspolizei Bern stand eine Mailadresse, bei der Stadt Frauenfeld dagegen ein System.

Das ist das Gegenstück zu einer Messung, die wir für eine frühere Frage dieser Reihe am oberen Ende gemacht haben: Bei den knapp vierzig Arbeitgeber-Karriereadressen mit den meisten Inseraten liefen rund vier von fünf auf zugekaufter Software. Dieselbe Methode, entgegengesetztes Ergebnis. Zusammen ergeben die beiden Zahlen die einzige belastbare Antwort auf die Frage: Nicht die Branche und nicht die eigene Domain entscheiden, sondern die Grösse.

Eine Einschränkung gehört dazu, und sie ist wichtig. Wir sehen nur, was eine Seite im ausgelieferten Quelltext preisgibt. Eine Bewerbungsmaske, die erst im Browser nachgeladen wird, kann uns entgehen. Die 41% sind deshalb eine Untergrenze, und keine Spur gefunden heisst nicht bewiesenermassen kein System.

Die Software der kleinen Betriebe heisst nicht Workday

Bemerkenswerter als die Quote ist, welche Namen bei den kleinen Arbeitgebern auftauchten. Fünfmal Prospective, viermal Umantis beziehungsweise Abacus, zweimal Dualoo, zweimal Teamtailor, je einmal Refline, Solique, Ostendis, rexx und SAP SuccessFactors. Kein einziges Mal Workday, Greenhouse, Lever, Ashby oder SmartRecruiters, also genau die Namen, um die herum der englischsprachige ATS-Ratgeberstoff geschrieben ist.

Das ist kein Zufall, sondern Preispolitik, und die lässt sich nachlesen. Refline, einer dieser Schweizer Anbieter, veröffentlicht seine Pakete: CHF 99 pro Monat für eine einzige aktive Stelle, CHF 199 für drei, CHF 349 für sechs, ab CHF 699 für zehn und mehr, jeweils ohne Mehrwertsteuer und bei Jahresrechnung. Damit ist der Zusammenhang zwischen Grösse und Software kein Kulturunterschied, sondern eine Rechnung: Software wird pro gleichzeitig offener Stelle bezahlt, und wer eine Stelle im Jahr besetzt, zahlt sie nicht.

Ostendis, ein weiterer Anbieter aus Boniswil im Aargau, nennt sich auf der eigenen Seite Swiss E-Recruiting und wirbt mit einem Pay-as-you-need-Modell «für weniger als einen Kaffee pro Tag»: damit werde eine professionelle Bewerbungsverwaltung «endlich auch für KMU erschwinglich, die nicht permanent offene Stellen zu besetzen haben». Deutlicher als vom Anbieter selbst lässt sich der Zusammenhang zwischen Betriebsgrösse und Software kaum sagen. Die Preisseite selbst ist passwortgeschützt, eine Zahl nennt die Firma also nicht. Prospective, in unserer Stichprobe die häufigste Spur, wirbt auf der eigenen Startseite mit über dreihundert Kunden und stand bei uns hinter einer Stadtverwaltung, einem Spital, einem Kraftwerk, einer Schifffahrtsgesellschaft und einer Landi-Genossenschaft. Das ist die Schweizer Wirklichkeit hinter dem Wort ATS.

Für dich hat das eine unmittelbare Folge: Ratschläge, die auf ein amerikanisches Grosssystem zugeschnitten sind, also Formatierungsregeln, Punktzahlen und ATS-sichere Vorlagen, treffen die Software, die ein Schweizer Kleinbetrieb tatsächlich einsetzt, oft gar nicht. Und wenn ein Betrieb für hundert Franken im Monat ein System für eine einzige Stelle mietet, dann sitzt dahinter keine Screening-Abteilung, sondern die Person, die auch die Buchhaltung macht.

Wo im Arbeitsmarkt die Betriebe ohne System sitzen

Die Unterschiede zwischen den Berufsfeldern sind gross, und sie folgen wieder der Betriebsgrösse. Rechnet man in jedem Feld den jeweils grössten Arbeitgeber heraus, damit nicht ein einzelner Konzern das Bild bestimmt, bleiben im Detailhandel 77,5% der Bewerbungen auf der Domain des Arbeitgebers, in Transport und Logistik 64,9%, in Gastronomie und Hotellerie 56,1%, in kaufmännischen Funktionen 54,6%, im Bau und im Handwerk 46,5%.

Am anderen Ende stehen zwei Felder, die man dort nicht unbedingt erwartet. In der Informatik und im Ingenieurwesen führen 55,5% der Inserate in ein Bewerbersystem und nur 42,8% auf die eigene Adresse. In Pflege und Gesundheit sind es 41,7% gegen 38,4%: Spitäler und Heime sind grosse Häuser mit Dutzenden gleichzeitiger Vakanzen, und genau dort lohnt sich Software.

Ein zweiter Blick verschiebt das Bild noch einmal. Wie hoch ist in einem Berufsfeld der Anteil der Inserate, die von einem kleinen Arbeitgeber mit höchstens vier offenen Stellen stammen? In Transport und Logistik sind es 25,3%, in der Informatik 19,0%, in kaufmännischen Funktionen 16,2%, in der Gastronomie 13,8%, in der Pflege dagegen nur 7,3%. Wer gezielt bei Betrieben ohne System landen will, sucht also nicht nach einer Branche, sondern nach kleinen Namen innerhalb einer Branche.

Die öffentliche Hand ist der Sonderfall, den viele falsch einschätzen. Bei Arbeitgebern, deren Name auf Gemeinde, Stadt oder Kanton verweist, führen 48,2% der Inserate in ein System und 47,2% auf die eigene Adresse. Eine Gemeindeverwaltung ist also ungefähr so oft mit Software unterwegs wie ohne, und die Vorstellung, beim Staat lese immer noch jemand von Hand, stimmt nur zur Hälfte.

Wie oft du diesen Arbeitgebern wirklich begegnest

Der Schweizer Arbeitsmarkt besteht überwiegend aus kleinen Betrieben. Das Bundesamt für Statistik zählt für 2023 99,7% aller marktwirtschaftlichen Unternehmen als KMU; 89,7% sind Mikrounternehmen mit höchstens neun Beschäftigten, und die KMU zusammen stellen rund zwei Drittel aller Arbeitsplätze. Die Grossunternehmen sind 0,3% der Firmen und beschäftigen gut ein Drittel aller Angestellten. Wer daraus schliesst, dass die meisten Bewerbungen ohne Software auskommen, rechnet allerdings falsch herum.

Denn Betriebe schreiben nicht nach Kopfzahl aus, sondern nach Fluktuation. In unserem Bestand entfallen auf die 45,9% Arbeitgeber mit genau einer offenen Stelle nur 7,4% der Inserate, während die 5,4% grössten Arbeitgeber 52,8% stellen. Beim Durchblättern eines Stellenmarkts begegnest du also überwiegend genau den Häusern, die Software haben, auch wenn sie im Arbeitsmarkt zahlenmässig die Ausnahme sind.

Dazu kommt ein Sichtbarkeitseffekt, den man selten erwähnt: Der Bäcker mit einer Stelle inseriert oft gar nicht online, sondern hängt ein Blatt ins Schaufenster, fragt im Team herum oder meldet die Stelle dem RAV. Ein spürbarer Teil der Betriebe ohne Bewerbersystem ist deshalb überhaupt nicht auf dem Weg zu finden, auf dem du sonst suchst. Die Initiativbewerbung und das Job-Room-Portal der öffentlichen Arbeitsvermittlung sind hier keine Verlegenheitslösungen, sondern der passende Kanal.

Und noch eine Beobachtung aus den Daten, die dazu passt: Inserate auf der Domain des Arbeitgebers sind im Median 28 Tage alt, solche in einem Bewerbersystem 39, solche auf einer Börse 15. Das misst in erster Linie, wie lange ein Inserat für uns sichtbar bleibt, und nicht die Dauer des Verfahrens. Aber es passt zum Bild: Der kleine Betrieb nimmt sein Inserat weg, sobald jemand unterschrieben hat.

Wenn keine Software liest, liest sofort ein Mensch

Die Erleichterung, auf einen Betrieb ohne System zu stossen, hält meistens einen Moment. Denn dort fällt die Vorsortierung nicht weg, sie wird nur schneller: Statt eines Filters öffnet eine Person das PDF und entscheidet in rund dreissig Sekunden, in einer ziemlich festen Reihenfolge, nämlich Bewilligung und Wohnort, Sprachen, aktuelle Position und Arbeitgeber, Ausbildung, Form des Verlaufs. Was in einem Bewerbersystem ein Pflichtfeld ist, muss in einer E-Mail-Bewerbung von selbst im oberen Drittel stehen.

Für eine Bewerbung per E-Mail heisst das konkret: ein einziges PDF mit Lebenslauf, Anschreiben, Arbeitszeugnissen und Diplomen in dieser Reihenfolge, mit einem Dateinamen, der deinen Namen und die Stelle trägt. Eine Betreffzeile mit der genauen Stellenbezeichnung und, falls vorhanden, der Referenznummer. Und ein kurzer Mailtext, der nicht das Anschreiben wiederholt, sondern es ankündigt.

Das Gegenstück zur Stichwortarbeit gilt hier ebenfalls. Wo kein Filter Begriffe zählt, wirkt ein mit Stichwörtern vollgestopfter Lebenslauf nicht neutral, sondern schlecht: Ein Mensch liest Wiederholungen als Füllmaterial. Die Vokabel aus dem Inserat gehört trotzdem hinein, aber einmal, an der Stelle, an der du die Tätigkeit ohnehin beschreibst.

Zwei Schweizer Eigenheiten fallen bei kleinen Betrieben stärker ins Gewicht als bei Konzernen. Erstens die Bewilligung: Wer keine HR-Abteilung hat, will nicht abklären müssen, ob eine Anstellung überhaupt möglich ist; eine Zeile wie Niederlassungsbewilligung C, sofort verfügbar erspart die Rückfrage. Zweitens die Arbeitszeugnisse: Eine Bewerbung ohne sie wirkt in der Schweiz unvollständig, und gerade der kleine Betrieb hat keine Maske, die sie später nachfordert. Wer aus Deutschland bewirbt, gibt ausserdem das Pensum in Prozent an statt in Wochenstunden und die Sprachen als Niveau B2 oder C1 statt als fliessend.

Was gar kein ATS nicht heisst

Es heisst nicht, dass niemand aussortiert. Es heisst, dass die Aussortierung nicht dokumentiert ist. Ein System schickt wenigstens eine Eingangsbestätigung und zeigt einen Status; ein Mailpostfach tut das nicht. Rechne deshalb bei kleinen Betrieben mit längerem Schweigen und mit der Möglichkeit, dass eine Mail im Spam gelandet ist. Ein Anruf nach zehn Tagen ist hier üblich und nicht aufdringlich.

Es heisst auch nicht, dass deine Bewerbung nirgends gespeichert wird. Ein Ordner auf einem Laufwerk ist ebenso eine Bearbeitung von Personendaten wie ein gekauftes System, mit denselben Auskunfts- und Löschungsrechten nach dem revidierten Datenschutzgesetz.

Und es heisst nicht, dass du es sicher wissen kannst. Von aussen sind Bewerbersysteme nur so weit sichtbar, wie sie sich zu erkennen geben: an einer fremden Adresse, an einem Formular, das den Lebenslauf Feld für Feld noch einmal abfragt, oder an einem Anbieterlogo im Seitenfuss. Bleibt all das aus, ist ein System unwahrscheinlich. Mehr als unwahrscheinlich lässt sich ehrlicherweise nicht sagen, und wer dir eine Erfolgsquote gegen ein System verspricht, verspricht etwas, das er nicht prüfen kann.

Was sich dagegen sagen lässt: Ein Lebenslauf, der die Wörter des Inserats verwendet, passt besser zu einem stichwortbasierten Filter als ein allgemeiner, und er liest sich für den Menschen dahinter ebenfalls präziser. Beides zieht in dieselbe Richtung, und beides ist unabhängig davon, ob am anderen Ende Software sitzt oder nicht.