Quelle alternative à Excel pour suivre ses candidatures ?

Comparatif des fonctions

Au 4 septembre 2026. « non indiqué » signifie : illisible sur leur propre site — pas « n'existe pas ». Nos lignes viennent du code (lib/stripe/trialConfig.ts) et du parcours réel, pas de textes marketing.

Les prix côte à côte

Au 4 septembre 2026. « non indiqué » signifie : illisible sur leur propre site — pas « n'existe pas ». Nos lignes viennent du code (lib/stripe/trialConfig.ts) et du parcours réel, pas de textes marketing.

Ce qu’Excel fait mieux que n’importe quel outil de suivi

Le fichier vous appartient. Il est sur votre machine, il s’ouvrira encore dans dix ans, et aucun prestataire ne décidera à votre place si la formule gratuite existe toujours au printemps prochain. Pour une liste qui doit traverser une période de contrôle et qui peut être produite en cas de désaccord, ce n’est pas un détail : c’est l’argument principal. Un outil qui change ses conditions emporte vos justificatifs avec lui ; un classeur posé sur un disque ne le fait jamais.

Il calcule, aussi. Combien de candidatures ce mois-ci, combien sans réponse après quatre semaines, quelle proportion de refus selon que vous avez postulé par un portail ou directement auprès de l’employeur : trois formules et vous disposez de chiffres sur votre propre recherche qu’aucun outil fini ne vous livre sous cette forme. La même souplesse permet d’ajouter la colonne dont votre situation a besoin — temps de trajet, exigence linguistique, question du permis, nom de la personne qui devait rappeler.

Et il s’imprime. Pouvoir poser une feuille sur la table lors d’un entretien de conseil vaut mieux que de faire défiler un écran. Tout cela ne coûte rien : Microsoft indique sur sa page suisse qu’Excel pour le web s’utilise gratuitement, pour une personne, avec 5 Go de stockage en ligne. Autrement dit, l’argument « Excel est trop cher » ou « trop technique » pour tenir vingt lignes ne tient pas, et un outil qui prétend remplacer le tableur doit se justifier autrement que par le prix.

En Suisse, le suivi a un format imposé

C’est le point que les guides internationaux ignorent. Inscrit à l’ORP, vous ne tenez pas un suivi privé : vous produisez une preuve. Le formulaire « Preuves des recherches personnelles effectuées en vue de trouver emploi » en donne la forme exacte — jour et mois, entreprise et adresse, personne de contact avec téléphone, description du poste, assignation ORP, plein temps ou temps partiel, mode de candidature, résultat et motif en cas de réponse négative, sans oublier la case des justificatifs joints.

La voie numérique passe par Job-Room. Travail.swiss liste sous « eServices de l’ORP » les rubriques « Recherches d’emploi personnelles », « Incapacité de travail » et « Documents pour la recherche d’emploi », et précise que « les eServices garantissent un transfert confidentiel et sécurisé de vos données ». C’est là que les recherches comptent. Excel ne transmet rien, et nous non plus : aucun outil privé ne dépose vos preuves à votre place.

Le nombre de candidatures exigé par mois se convient individuellement avec l’ORP et la pratique varie d’un canton à l’autre ; travail.swiss renvoie à votre office régional pour tout conseil personnalisé. La conséquence pour le choix de l’outil est la même partout : votre suivi est utile s’il se transfère dans ces champs sans second travail de saisie. Vérifiez les modalités auprès de votre ORP plutôt que sur la page marketing d’un outil, la nôtre comprise.

Là où le tableur casse vraiment : la saisie

Le tableur n’est pas mauvais pour conserver, il est mauvais au moment où il faut le remplir. Chaque ligne est recopiée depuis une annonce encore ouverte, et le moment tombe mal : vous venez d’envoyer un dossier, vous avez terminé, et il faudrait maintenant reporter huit champs dans une seconde fenêtre. C’est là que naissent les trous impossibles à combler un mois plus tard — l’employeur est noté, l’intitulé exact non, le taux d’occupation manque, la personne de contact n’a jamais été saisie.

La deuxième rupture, c’est le lien. Il paraît être la meilleure entrée possible puisqu’il contient tout, et c’est la seule qui se périme toute seule. Dans notre index, l’ancienneté médiane d’une annonce ouverte va de 15 jours dans les métiers de l’ingénierie à 41 jours dans la construction : ces annonces sont de passage. Quand votre conseiller revient dessus au troisième mois, ou quand vous voulez relire ce que promettait le poste avant un entretien, l’adresse mène à une page de carrière générique, quand elle mène encore quelque part.

D’où une règle valable pour tous les outils, le nôtre inclus : écrivez les informations au lieu de les désigner. Intitulé au mot près, employeur avec le lieu, date, mode de candidature, et pour le résultat non pas « refus » mais le motif annoncé. Enregistrez au besoin l’annonce en PDF — le formulaire officiel prévoit d’ailleurs une case pour les justificatifs. Le lien devient alors un confort, pas la preuve.

Ce que fait notre liste de candidatures, et ce qu’elle ne fait pas

Notre réponse au problème de saisie consiste à la supprimer. La liste se trouve dans la même recherche d’emploi : un poste enregistré depuis le fil d’offres y figure ensuite avec l’intitulé, l’employeur, le lieu, le lien et la date, sans une seule frappe. Une case transforme l’annonce mise de côté en candidature, la date se corrige d’un clic si vous avez envoyé le dossier deux jours plus tard, et les entrées sont regroupées par jour : « qu’ai-je fait cette semaine » devient un coup d’œil.

Pour tout ce qui ne vient pas d’ici, il y a l’ajout manuel : intitulé, entreprise, lieu, date, adresse de l’annonce et un champ pour la personne de contact avec nom, courriel et téléphone. De quoi enregistrer la candidature partie d’un autre portail, d’un journal ou d’une conversation. Le tout est compris dans la formule gratuite : un compte avec une adresse e-mail suffit, aucune carte n’est demandée.

Viennent les limites, car ce sont elles qui décident. Il n’existe ni export ni vue d’impression : la liste ne se remet pas sous forme de fichier et ne s’emporte pas sur papier. Il n’y a pas de colonnes pour le taux d’occupation, le mode de candidature et le motif du refus, les trois que réclame la preuve officielle. Pour les annonces provenant de LinkedIn, nous n’affichons pas de lien de retour vers l’offre. Et il faut un compte et une connexion, ce qu’un fichier local n’exige pas. Qui doit remettre un document garde donc un tableur ou le formulaire.

Google Sheets, outils spécialisés, papier

Google Sheets est le substitut le plus évident et, sur le fond, la même chose : Google indique que toute personne disposant d’un compte Google peut créer des documents dans Sheets. Vous y gagnez le partage et l’accès depuis le téléphone ; vous y perdez le fichier posé sur votre propre disque. Pour montrer la liste à un conseiller sans l’envoyer par courriel, c’est le meilleur des deux tableurs.

Viennent ensuite les outils dédiés : modèles Notion, produits comme Teal ou Huntr. Ils sont conçus pour le processus de recrutement américain et ignorent la preuve des recherches personnelles comme Job-Room. Ce qu’ils coûtent et ce qu’ils savent faire mérite une page de comparaison propre plutôt qu’une phrase ici ; pour une période de contrôle suisse, le critère décisif n’est de toute façon pas la richesse fonctionnelle, mais la transférabilité des champs vers la preuve officielle.

Reste l’option sous-estimée : le papier. Le formulaire officiel est un PDF qui se remplit ou s’imprime. Avec quatre candidatures par mois et un entretien par semaine, une feuille dans une chemise ne vous fait rien perdre et vous épargne toute inscription. Un logiciel se justifie à partir du moment où vous perdez le fil des réponses, pas avant.

Quelle alternative pour qui

Inscrit à l’ORP : la preuve passe par l’eService de Job-Room ou par le formulaire, puisque c’est le seul endroit où vos recherches comptent. Tout le reste — Excel, nous, un carnet — est la liste de travail posée à côté, celle qui porte les relances, les personnes de contact et les dates d’entretien. Deux listes ne sont pas un doublon mais une répartition des rôles, et tout outil qui se présente comme un remplaçant du canal officiel vous vend un risque.

Pas inscrit, et vous postulez régulièrement à des annonces suisses trouvées en ligne : prenez-nous. L’argument est étroit et c’est le seul qui compte — la ligne se crée à l’enregistrement, parce que l’annonce est déjà ici. Sur plusieurs mois à deux candidatures par semaine, c’est la différence entre une liste tenue et une liste qu’on avait l’intention de tenir.

Vous voulez un fichier qui vous appartient, qui calcule et qui s’imprime : restez sur Excel ou passez à Google Sheets, et calquez les colonnes sur le formulaire officiel plutôt que sur votre intuition. Et si votre recherche tient en une poignée de candidatures, prenez le papier. Le meilleur outil ici n’est pas celui qui offre le plus de fonctions, c’est celui dans lequel la ligne s’écrit vraiment une fois le dossier envoyé.