Was ist eine Alternative zu Excel für die Bewerbungsübersicht?

Funktionsvergleich

Stand 4. September 2026. «nicht ausgewiesen» heisst: auf der Anbieterseite nicht lesbar — nicht «gibt es nicht». Unsere Angaben stammen aus dem Code (lib/stripe/trialConfig.ts) und dem live durchlaufenen Ablauf, nicht aus Marketingtexten.

Preise nebeneinander

Stand 4. September 2026. «nicht ausgewiesen» heisst: auf der Anbieterseite nicht lesbar — nicht «gibt es nicht». Unsere Angaben stammen aus dem Code (lib/stripe/trialConfig.ts) und dem live durchlaufenen Ablauf, nicht aus Marketingtexten.

Was Excel besser kann — und das ist nicht wenig

Die Datei gehört dir. Sie liegt auf deinem Rechner, sie öffnet sich in zehn Jahren noch, und kein Anbieter entscheidet, ob es die Gratisstufe weiterhin gibt. Für eine Liste, die eine Kontrollperiode überdauern muss und im Streitfall vorgelegt wird, ist das kein Nebenpunkt, sondern der Hauptpunkt. Ein Bewerbungswerkzeug, das seine Bedingungen ändert, nimmt dir deine Belege mit; eine Tabelle auf der Festplatte tut das nie.

Rechnen kann sie ausserdem. Wie viele Bewerbungen sind diesen Monat zusammengekommen, wie viele haben nach vier Wochen keine Antwort, wie hoch ist der Anteil der Absagen bei Inseraten über Portale gegenüber Direktbewerbungen — drei Formeln, und du hast Zahlen über deine eigene Suche, die dir kein fertiges Werkzeug in dieser Form liefert. Genauso lässt sich jede Spalte hinzufügen, die dein Fall braucht: Fahrzeit, Sprachanforderung, Bewilligungsfrage, der Name der Person, die zurückrufen wollte.

Und sie lässt sich drucken. Wer beim Beratungsgespräch ein Blatt über den Tisch schieben kann, spart sich das Vorlesen vom Bildschirm. Der Preis dafür ist ehrlicherweise null: Microsoft schreibt auf der Schweizer Seite, Excel im Web sei für jede Person kostenlos nutzbar, mit 5 GB Speicher; die bezahlten Stufen — Single für CHF 99.95 im Jahr, Family für CHF 139.95, Premium für CHF 199.95 — brauchst du für zwanzig Zeilen nicht. Wer also sagt, Excel sei zu teuer oder zu kompliziert für eine Bewerbungsliste, argumentiert an der Sache vorbei.

Die Übersicht hat in der Schweiz eine vorgegebene Form

Der entscheidende Unterschied zu jedem internationalen Ratgeber: Wer beim RAV angemeldet ist, führt keine private Liste, sondern einen Nachweis. Das Formular «Nachweis der persönlichen Arbeitsbemühungen» von arbeit.swiss zeigt, wie dieser aussieht — Datum der Bewerbung, Firma und Adresse, Kontaktperson mit Telefonnummer, Stellenbezeichnung, Zuweisung RAV, Pensum als Vollzeit oder Teilzeit in Prozent, die Art der Bewerbung, das Ergebnis und bei einer Absage deren Grund. Dazu Name, Vorname und der Monat, für den die Liste gilt.

Digital führt derselbe Weg über den Job-Room: arbeit.swiss zählt unter den eServices für Stellensuchende ausdrücklich «Arbeitsbemühungen, Arbeitsunfähigkeit, Dokumente für die Stellensuche» auf und empfiehlt die eServices gegenüber Papierformularen, weil sie eine «geschützte und vertrauliche Übermittlung» sicherstellen. Das ist der Kanal, in dem die Bemühungen zählen — nicht Excel, nicht wir.

Wie viele Bewerbungen pro Monat verlangt werden, wird individuell mit dem RAV vereinbart, und die Praxis unterscheidet sich von Kanton zu Kanton; arbeit.swiss verweist für die persönliche Beratung auf das zuständige RAV. Was daraus für die Werkzeugfrage folgt, ist unabhängig vom Kanton: Deine Übersicht ist dann brauchbar, wenn sie sich ohne Nacharbeit in diese Felder übertragen lässt. Eine Tabelle mit den Spalten «Firma», «Job» und «Status» erfüllt das nicht — sie sieht nur so aus.

Wo die Tabelle tatsächlich bricht: bei der Übertragung

Eine Tabelle hat keinen Nachteil beim Aufbewahren, sondern beim Befüllen. Jede Zeile entsteht durch Abtippen aus einem Inserat, das gerade offen ist, und der Moment liegt ungünstig: Du hast eben eine Bewerbung abgeschickt, du bist fertig, und jetzt sollst du acht Felder in ein zweites Fenster übertragen. Genau dort entstehen die Lücken, die einen Monat später nicht mehr zu schliessen sind — der Arbeitgeber ist notiert, die genaue Stellenbezeichnung nicht, das Pensum fehlt, die Kontaktperson ohnehin.

Die zweite Bruchstelle ist der Link. Er wirkt wie der beste Eintrag, weil er alles enthält, aber er ist der einzige Eintrag, der von selbst verfällt. Inserate werden besetzt und verschwinden: In unserem Bestand ist ein offenes Inserat je nach Berufsfeld im Median 15 bis 41 Tage alt — im Bau am längsten, in Ingenieurberufen am kürzesten. Wenn das RAV im dritten Monat nachfragt oder du dich vor einem Gespräch erinnern willst, was in der Ausschreibung stand, führt die Adresse ins Leere oder auf eine allgemeine Karriereseite.

Daraus folgt eine Regel, die für jedes Werkzeug gilt: Schreibe die Angaben aus, statt auf sie zu verweisen. Stellenbezeichnung wörtlich, Arbeitgeber mit Ort, Datum, Art der Bewerbung, und beim Ergebnis nicht nur «Absage», sondern der genannte Grund. Wer will, legt das Inserat zusätzlich als PDF ab; das amtliche Formular sieht dafür sogar ein Feld für Beilagen vor. Der Link ist dann Beigabe, nicht Beleg.

Was die Bewerbungsliste auf SwissJobs.app tut — und was sie nicht tut

Unsere Antwort auf die Übertragung ist, dass sie entfällt. Die Liste sitzt in derselben Jobsuche: Was du im Feed speicherst, steht anschliessend in der Bewerbungsliste, mit Stellenbezeichnung, Arbeitgeber, Ort, Link und Datum, ohne dass du ein Feld tippst. Ein Häkchen macht aus dem gemerkten Inserat eine Bewerbung, das Datum lässt sich anklicken und korrigieren, wenn du erst zwei Tage später abgeschickt hast, und die Einträge sind nach Tagen gruppiert, sodass die Frage «was habe ich diese Woche gemacht» eine Antwort auf einen Blick hat.

Für alles, was nicht von hier stammt, gibt es den manuellen Eintrag: Stellenbezeichnung, Firma, Ort, Datum, Adresse der Anzeige und ein Feld für die Kontaktperson mit Name, Mail und Telefon. Damit lässt sich auch die Bewerbung erfassen, die über eine Zeitung, ein anderes Portal oder ein Gespräch am Gartenzaun entstanden ist. Das Ganze ist in der Gratisstufe enthalten; ein Konto mit E-Mail-Adresse genügt, eine Kreditkarte nicht nötig.

Und jetzt die Grenzen, weil sie über die Wahl entscheiden. Es gibt keinen Export und keine Druckansicht — du kannst die Liste weder als Datei einreichen noch auf Papier mitnehmen. Es gibt keine Spalten für Pensum, Art der Bewerbung und Absagegrund, wie sie der amtliche Nachweis verlangt. Bei Inseraten von LinkedIn zeigen wir aus Rücksicht auf deren Bedingungen keinen Rücklink auf die Anzeige. Und ohne Konto und Internetverbindung siehst du gar nichts. Wer eine Datei zum Abgeben braucht, braucht weiterhin eine Tabelle oder das Formular.

Google Sheets, spezialisierte Tracker, ein Blatt Papier

Google Sheets ist die naheliegendste Alternative und in der Sache dasselbe: «Jede Person mit einem Google-Konto kann Dokumente in Google Sheets erstellen», schreibt Google. Der Unterschied zu Excel ist die Zusammenarbeit und der Zugriff vom Telefon; der Nachteil ist, dass die Datei im Konto liegt statt auf der Festplatte. Wer die Liste einer Beratungsperson zeigen will, ohne sie zu verschicken, ist damit besser bedient als mit einer Datei im Anhang.

Dann gibt es spezialisierte Bewerbungs-Tracker — Notion-Vorlagen und Anbieter wie Teal oder Huntr. Sie sind für den amerikanischen Bewerbungsablauf gebaut und kennen weder den Nachweis der Arbeitsbemühungen noch den Job-Room; was sie im Einzelnen kosten und können, prüfen wir auf eigenen Seiten, statt es hier zu behaupten. Für die Schweizer Kontrollperiode ist das entscheidende Kriterium ohnehin nicht der Funktionsumfang, sondern ob sich die Felder in den Nachweis übertragen lassen.

Und die unterschätzte Alternative: Papier. Das amtliche Formular ist ein PDF, das man ausfüllen oder ausdrucken kann. Wer vier Bewerbungen im Monat schreibt und ein Gespräch pro Woche hat, verliert mit einem Blatt in der Mappe nichts — und spart sich jede Anmeldung. Der Aufwand einer Software lohnt sich ab dem Punkt, an dem du den Überblick über die Antworten verlierst, nicht vorher.

Welche Alternative für wen

Bist du beim RAV angemeldet, ist die Reihenfolge klar: Der Nachweis läuft über den eService im Job-Room oder das Formular, weil nur dort zählt, was du gemacht hast. Alles andere — Excel, wir, ein Notizbuch — ist die Arbeitsliste daneben, in der du Nachfassen, Kontaktpersonen und Gesprächstermine führst. Zwei Listen sind hier kein Mangel, sondern die Aufgabenteilung.

Bist du nicht angemeldet und bewirbst dich regelmässig auf Schweizer Inserate, die du online findest, nimm uns. Der Grund ist eng, aber er ist der einzige, der zählt: Die Zeile entsteht beim Speichern, weil das Inserat schon hier liegt. Für zwei Bewerbungen pro Woche über Monate hinweg ist das der Unterschied zwischen einer gepflegten und einer halb geführten Liste.

Willst du eine Datei, die dir gehört, die rechnet und die du ausdrucken kannst, bleib bei Excel oder wechsle zu Google Sheets — und lege die Spalten nach dem amtlichen Formular an, nicht nach Gefühl. Und wenn deine Suche aus einer Handvoll Bewerbungen besteht, nimm das Blatt Papier. Das beste Werkzeug ist in dieser Frage nicht das mit den meisten Funktionen, sondern das, in dem die Zeile tatsächlich entsteht, wenn du auf «Senden» geklickt hast.