Quelle alternative à un tableau Excel pour les recherches d’emploi ?

Comparatif des fonctions

Au 4 septembre 2026. « non indiqué » signifie : illisible sur leur propre site — pas « n'existe pas ». Nos lignes viennent du code (lib/stripe/trialConfig.ts) et du parcours réel, pas de textes marketing.

Les prix côte à côte

Au 4 septembre 2026. « non indiqué » signifie : illisible sur leur propre site — pas « n'existe pas ». Nos lignes viennent du code (lib/stripe/trialConfig.ts) et du parcours réel, pas de textes marketing.

Pourquoi un tableau n’est pas une preuve

La loi ne parle pas d’outils, elle parle de preuve. L’art. 17 al. 1 LACI impose à la personne assurée d’entreprendre tout ce qu’on peut raisonnablement exiger d’elle pour éviter le chômage ou l’abréger, en particulier de chercher du travail, « au besoin en dehors de la profession qu’elle exerçait précédemment », et se termine par la phrase qui décide de tout ici : « Il doit pouvoir apporter la preuve des efforts qu’il a fournis. »

L’art. 26 al. 2 OACI fixe ensuite la mécanique : la preuve se remet pour chaque période de contrôle au plus tard le cinq du mois suivant ou le premier jour ouvrable qui suit, et l’al. 3 charge l’office compétent de contrôler les recherches chaque mois. Le verbe est « remettre ». Un fichier qui reste sur votre ordinateur n’a rien remis, aussi bien tenu soit-il.

Et le formulaire tranche la question du support en une incise : la preuve écrite se fournit « au moyen du présent formulaire ». La formulation française est ici plus explicite que l’allemande, qui dit seulement que le formulaire sert à cela. Autrement dit : si vous voulez remettre une liste maison, ce n’est pas à vous d’en décider seul, c’est à demander à votre conseiller ou conseillère ORP.

L’alternative qui remplace vraiment le tableur : l’eService

travail.swiss range « Recherches d’emploi personnelles » parmi les trois eServices de l’ORP, avec « Incapacité de travail » et « Documents pour la recherche d’emploi », et justifie la recommandation par la transmission elle-même : « Les eServices garantissent un transfert confidentiel et sécurisé de vos données. » Ce n’est pas une formule creuse quand l’alternative est un fichier qui circule en pièce jointe avec des noms d’entreprises, des personnes de contact et des numéros de téléphone à l’intérieur.

La deuxième différence est que l’eService remet tout seul. L’ORP du canton de Zurich décrit le mécanisme dans son mode d’emploi : les recherches saisies sont transmises automatiquement à l’ORP dans la nuit du 5 au 6 du mois, une transmission manuelle pouvant être déclenchée à des moments définis. Saisir, c’est avoir remis. Avec un tableau, ce sont deux gestes, et c’est le second qu’on oublie le 5 à 23 heures.

Le troisième point est celui où la plupart des arguments en faveur d’Excel tombent. Le même mode d’emploi indique qu’on peut à tout moment exporter en PDF un récapitulatif à jour de toutes les recherches d’un mois, « comme base pour les entretiens de conseil ou pour votre classement local ». Si vous gardiez le tableau pour poser une feuille sur la table lors de l’entretien de conseil, ou pour pouvoir relire tout cela dans un an, l’eService vous donne exactement cela — sans tenir la preuve en double.

Le formulaire, et la pratique cantonale qui décide du reste

La deuxième alternative est le PDF du SECO : le bon choix si vous ne voulez pas de compte Job-Room ou si le login vous bloque. Son mode d’emploi est assez particulier pour changer la manière de s’en servir : télécharger, enregistrer localement, ouvrir avec Acrobat Reader et non dans le navigateur, puis la phrase décisive — « Remplissez le formulaire sur votre ordinateur – c’est important, car la CCh scanne le formulaire avec un logiciel de reconnaissance de caractères. » Une feuille remplie à la main, et à plus forte raison une photo prise au téléphone, est le mauvais format pour cette voie.

Comment remettre : c’est votre canton qui le dit, pas Berne. Zurich énumère quatre voies côte à côte — en ligne via les eServices, par courriel à la conseillère ou au conseiller ORP, par la poste, ou en personne. Genève cadre plus serré : l’Office cantonal de l’emploi écrit que le formulaire est « à remplir et à remettre chaque mois à l’ORP (dès le 30 du mois en cours et au plus tard le 5 du mois suivant) », qu’il « vous est envoyé chaque mois par le SECO » et que, « nominatif, ce document est valable uniquement pour le mois mentionné en haut à droite ». Un frontalier inscrit à Genève et une personne inscrite à Zurich ne suivent donc pas la même procédure, pour la même règle fédérale.

Une case du formulaire explique au passage pourquoi la question de l’outil finit en question de date : en haut figure « Date de réception / du timbre postal ». Ce qui compte n’est pas la date inscrite dans votre cellule, mais le moment où l’office a la preuve en main. Un tableau ne porte aucune date que quelqu’un d’autre que vous puisse confirmer.

Les semaines où votre liste est la seule option

Il y a un trou, et il tombe précisément au moment où l’on ouvre un tableur. Les remarques du formulaire sont explicites : l’obligation de chercher du travail vaut déjà avant le début du chômage, « par ex. pendant le délai de congé ou un emploi à durée déterminée ». Les postulations envoyées pendant le délai de congé comptent donc, et elles sont examinées au premier entretien.

Or l’eService ne vous est pas encore ouvert. travail.swiss donne l’ordre sans ambiguïté : d’abord l’inscription auprès de l’ORP, puis seulement, « après l’achèvement de votre inscription par l’ORP », l’enregistrement sur Job-Room et l’ouverture d’un compte. D’ici là, deux possibilités : le formulaire téléchargeable, ou votre propre liste, reportée ensuite. Genève nomme d’ailleurs ce cas comme un usage légitime du formulaire téléchargeable — « en prévision d’une prochaine inscription à l’OCE ».

Ce qui est en jeu figure sur le même formulaire : la personne qui ne fait pas tout ce qu’on peut raisonnablement exiger d’elle pour trouver un travail convenable est suspendue dans son droit à l’indemnité, pour une durée proportionnelle à la gravité de la faute et « qui peut s’élever à 60 jours au maximum » (art. 30 LACI). La liste tenue pendant le délai de congé n’est donc pas de l’administratif : c’est la seule chose que vous pourrez montrer le jour de l’inscription. Tenez-la avec les rubriques que la preuve demandera ensuite, et le report prend un quart d’heure au lieu d’une soirée.

Ce que le tableur garde pour lui

Le bilan honnête : le fichier vous appartient, il fonctionne sans login et sans réseau, il s’ouvrira encore après la fin du délai-cadre, et il accepte toutes les colonnes pour lesquelles la preuve officielle n’a pas de case — quand vous vouliez relancer, qui a rappelé, jusqu’où le taux d’occupation était négociable, le temps de trajet, ce que vous voulez faire autrement au deuxième entretien. La preuve est un formulaire destiné à une autorité, pas un outil de recherche. Forcer les deux dans le même fichier n’améliore ni l’un ni l’autre.

S’ajoute une obligation dont l’eService ne vous décharge pas : selon le formulaire, « les justificatifs écrits tels que les copies d’offres de services ou de réponses négatives doivent être conservés et présentés sur demande ». Les pièces restent chez vous, et un dossier de PDF envoyés à côté d’un fichier d’index reste la façon la plus simple de les tenir. Garder le tableau se défend donc très bien — mais pas pour la raison qu’on avance d’habitude, et jamais comme remise.

Cinq jours ouvrables que seul le portail officiel donne

Le canal officiel apporte un avantage qui n’a rien à voir avec la preuve et qu’aucun tableur ni aucune bourse de l’emploi privée — la nôtre comprise — ne peut reproduire. Depuis le 1er janvier 2020, l’obligation d’annoncer les postes vacants s’applique aux genres de professions dont le taux de chômage national atteint au moins 5 %. Ces postes paraissent d’abord dans l’espace protégé de Job-Room : « Cinq jours ouvrables seulement après la publication du poste sur le portail d’offres d’emploi en ligne de l’ORP destiné aux demandeurs d’emploi inscrits, le poste peut être publié ailleurs. »

Pour une personne inscrite, cela fait cinq jours ouvrables d’avance sur tous les autres candidats, et précisément dans les métiers où la concurrence est la plus forte. Seules les personnes inscrites à un ORP voient cet espace. Si vous ouvrez Job-Room chaque mois pour la preuve, vous avez déjà l’accès ; si vous tenez tout dans Excel en évitant le portail, vous renoncez à une semaine d’avance.

Où SwissJobs.app se place — et où non

D’abord la phrase qui prime sur tout ce que nous pourrions dire de notre propre outil : les recherches d’emploi comptent là où votre ORP les reçoit — dans l’eService de Job-Room ou sur le formulaire. Nous ne remplaçons pas cela et ne cherchons pas à le remplacer. Tenir son mois chez nous sans rien remettre à l’ORP, c’est n’avoir rien remis, et cela peut coûter des indemnités journalières.

Ce que nous sommes, c’est la liste d’à côté. Une annonce enregistrée depuis le flux se retrouve dans votre liste de candidatures avec l’intitulé, l’employeur, le lieu, le lien et la date ; les candidatures venues d’ailleurs s’ajoutent à la main, avec la personne de contact. Gratuit, un compte suffit. L’utilité pour cette question est étroite : le 5, vous avez les informations sous les yeux pour les saisir dans l’eService, au lieu de les reconstituer depuis votre boîte mail.

Et les limites, parce que ce sont elles qui décident : pas d’export ni d’aperçu avant impression, pas de champs pour le taux d’occupation, le type de démarche et le motif de refus, pas de lien retour vers l’annonce pour les offres venues de LinkedIn, et rien du tout sans compte ni connexion. Si la preuve mensuelle est tout ce dont vous avez besoin, vous n’avez pas besoin de nous ici : l’eService seul suffit.

Quelle alternative pour qui

Inscrit à l’ORP, avec un compte Job-Room : prenez l’eService, et exportez le PDF mensuel si vous voulez une copie. C’est la seule variante où la preuve n’est tenue qu’une fois.

Sous congé mais pas encore inscrit : gardez votre liste, avec les rubriques de la preuve — date de la postulation, entreprise et adresse, personne contactée avec numéro de téléphone, description du poste, taux d’occupation, forme de la démarche, résultat. Classez à côté les dossiers envoyés. Le jour de l’inscription, cette liste est votre preuve pour le délai de congé.

Pas de compte Job-Room et pas l’intention d’en ouvrir un : prenez le formulaire, remplissez-le sur ordinateur, et vérifiez la voie de remise avec votre ORP — elle varie d’un canton à l’autre, et à Genève c’est même l’exemplaire du formulaire qui est prescrit. Enfin, si vous tenez un tableau uniquement pour vous, sans inscription à l’ORP derrière, vous n’avez aucun problème à résoudre : le tableau convient très bien.