Quelle alternative au dossier papier pour l'entretien à l'ORP ?

Ce qu'il faut apporter à l'entretien ORP

Personne n'a besoin d'un dossier relié. Ce qui compte, ce sont les preuves — et l'ORP les veut sous une forme précise, pas sous une forme élégante.

Les eServices de Job-Room (arbeit.swiss)

Le portail du service public de l'emploi héberge trois eServices ORP : « Recherches d'emploi personnelles », « Incapacité de travail » et « Documents pour la recherche d'emploi ». Le premier remplace le formulaire, le troisième remplace le classeur — vous y déposez dossier, certificats et lettres en PDF, et votre conseiller les a sous les yeux avant l'entretien. Si cette entrée figure en tête et pas la nôtre, la raison est simple : ici, il n'y a rien à choisir.

Prix : gratuit, dans les quatre langues nationales et en anglais. Le compte n'existe qu'après l'inscription ; arbeit.swiss écrit : « Après l'achèvement de votre inscription par l'ORP, enregistrez-vous sur la plateforme Job-Room et ouvrez un compte utilisateur. » Le guide vaudois détaille ce que l'accès permet : « saisir vos recherches d'emploi », « déposer vos documents de candidature » et « transmettre votre formulaire (IPA) à votre caisse de chômage ».

Pour qui : toute personne au chômage indemnisé. L'article 26 alinéa 2 OACI fixe la remise au plus tard le cinquième jour du mois suivant, faute de quoi les recherches ne sont plus prises en compte. Le mode d'emploi bâlois précise que les recherches saisies dans l'eService sont transmises automatiquement à l'office entre le 5 et le 6 du mois : saisir suffit, il n'y a pas de bouton d'envoi séparé — et pas de rattrapage le 7 non plus.

La limite : c'est un système de formulaires et de dépôt, pas une aide à la candidature. Personne n'y relit votre lettre. Et les règles sont strictes : PDF uniquement, 5 MB au maximum par fichier destiné à l'ORP et 10 MB pour la caisse de chômage, des documents entiers plutôt que des pages isolées, séparés par type. Photographier un certificat page par page ne passe pas. Sans inscription dans votre canton de domicile, les eServices n'existent tout simplement pas pour vous.

Le formulaire « Preuves de recherches personnelles en vue de trouver un emploi »

Le papier dont il est question — et il fonctionne depuis longtemps sans papier. arbeit.swiss met le formulaire à disposition en PDF ; vous le remplissez à l'écran et le transmettez à votre conseiller si vous n'avez pas de compte Job Room ou si la plateforme est indisponible.

Prix : gratuit, en français, en allemand et en italien.

Pour qui : toute personne sans accès à Job Room, les premières semaines après l'inscription tant que le compte n'est pas ouvert, et comme solution de repli en début de mois. C'est aussi la seule voie qui ne demande aucun identifiant.

La limite : il n'accuse rien. L'eService vous montre que la saisie existe ; un courriel vous montre seulement que vous avez envoyé. Le délai reste le même, et savoir si votre ORP accepte le courriel ou exige le dépôt à la réception relève de la pratique cantonale — demandez-le avant, pas le 5.

SwissJobs.app

Nous sommes à la fois une bourse de l'emploi suisse et un outil de dossier dans le même compte ; pour cette question, c'est le second qui compte. À partir d'une annonce ouverte, nous produisons un CV et une lettre écrits contre cette annonce précise, prêts en PDF. C'est exactement le format que Job Room réclame : vous téléversez le résultat au lieu de l'imprimer, de le perforer et de le classer. L'interface et les documents produits existent en français, en allemand, en italien et en anglais.

Prix : chercher et lire les annonces ne coûte rien et ne demande pas de compte ; la liste de candidatures est comprise dans le compte gratuit. Ce qui est payant, ce sont les outils de dossier : sept jours gratuits, puis CHF 15 par mois ou CHF 95 par an.

Pour qui : les personnes qui répondent régulièrement à des annonces suisses et veulent un dossier propre à chaque annonce plutôt qu'un modèle où l'on remplace le nom de l'entreprise — et qui ne veulent pas saisir trois fois les mêmes informations, une fois en enregistrant l'annonce, une fois en écrivant, une fois pour les preuves de recherches.

La limite, et elle est de principe : nous ne remettons rien. Nous n'avons aucun lien avec l'ORP, nous ne voyons pas votre période de contrôle et nous ne pouvons respecter aucun délai à votre place — nous sommes une couche de confort posée sur une procédure qui se déroule sans nous. À cela s'ajoutent trois manques qui pèsent précisément ici : pas d'export en fichier, pas de vue d'impression, et sans compte ni connexion vous ne voyez pas votre liste. Qui veut imprimer quelque chose pour son conseiller ou lui envoyer un tableau sera mieux servi par Excel ou Google Sheets.

Adobe Scan

L'appareil photo du téléphone transformé en scanner : certificats de travail, diplômes et lettres de refus deviennent des pages PDF droites et redressées, avec reconnaissance de texte, au lieu de photos de travers pleines d'ombres. C'est l'étape à laquelle la plupart des classeurs papier disparaissent réellement.

Prix : le téléchargement est gratuit, sur iOS et Android ; Adobe indique sur le Play Store que l'application peut être téléchargée gratuitement. Des achats intégrés viennent au-dessus.

Pour qui : la constitution unique du dossier électronique. Numérisez proprement tous vos certificats une fois, et le classeur ne resservira plus — pas même lors d'une prochaine période de chômage dans dix ans.

La limite : la version gratuite reconnaît le texte sur cinq pages, l'abonnement porte la limite « de 5 à 100 pages » selon la description d'Adobe, et la fusion de plusieurs numérisations en un seul document figure explicitement sous « achat intégré ». C'est précisément la fonction qu'exige la règle « documents entiers, pas de pages isolées » de Job Room. Et si vous connaissez Microsoft Lens par d'anciens conseils : Microsoft a retiré l'application des magasins le 9 février 2026 et il n'est plus possible d'y créer de nouvelles numérisations depuis le 9 mars 2026.

Smallpdf

Une boîte à outils PDF dans le navigateur : fusionner, compresser, pivoter, supprimer des pages. Pour cette question, c'est le maillon manquant — huit numérisations deviennent un document, et un fichier trop lourd passe sous la barre des 5 MB. L'entreprise est zurichoise et met en avant sur sa propre page de tarifs la mention « Built in Switzerland ».

Prix : il existe un palier gratuit que Smallpdf décrit lui-même par « Limited document downloads ». Le palier Pro est un abonnement dont le montant n'apparaît qu'après le choix du pays et de la périodicité : vérifiez-le sur la page de tarifs avant de cliquer.

Pour qui : la dernière étape avant le téléversement, et toute personne qui ne veut rien installer.

La limite : les fichiers partent sur des serveurs tiers pour être traités. Pour un certificat de travail qui mentionne un salaire et un motif de départ, c'est une décision consciente et non un détail. Qui refuse cela fait la même chose hors ligne : l'Aperçu de macOS et la plupart des logiciels PDF fusionnent aussi des pages, sans rien envoyer.

Infomaniak kDrive et SwissTransfer

Le stockage en nuage genevois. kDrive range le dossier de manière à ce que vous l'ayez sur votre téléphone pendant l'entretien, sans rien porter ; SwissTransfer, du même éditeur, envoie des fichiers isolés sans compte, si votre conseiller attend un lien.

Prix : kDrive Solo coûte CHF 5.54 par mois, ou CHF 4.99 en paiement annuel, avec 3 TB pour une personne ; 30 jours d'essai sont possibles. SwissTransfer est gratuit et transmet des fichiers jusqu'à 50 GB.

Pour qui : celles et ceux à qui l'emplacement des données importe. Avec des certificats de travail qui mentionnent un salaire, ou un certificat médical, ce n'est pas une impression mais un point réel — et c'est l'un des rares domaines où un fournisseur suisse offre quelque chose qu'un fournisseur international ne reproduit pas facilement.

La limite : il n'y a pas de palier gratuit, seulement un essai, et 3 TB pour un dossier de candidature sont absurdes — vous payez un espace auquel vous ne toucherez jamais. Et le lien ne remplace rien : votre conseiller ne va rien chercher dans votre nuage, il attend les documents dans l'eService.

Proton Drive

Genevois également, avec chiffrement de bout en bout. Proton écrit sur sa propre page de tarifs que, grâce à ce chiffrement, « not even Proton » ne peut consulter ni modifier vos fichiers.

Prix : le palier gratuit offre 5 GB. C'est largement de quoi contenir en PDF tous les certificats d'une carrière entière. Des paliers payants existent au-dessus et peuvent s'afficher en francs.

Pour qui : celles et ceux qui veulent leurs certificats en numérique mais pas en libre accès, et qui ne veulent rien payer. C'est le seul rangement de cette page qui soit à la fois gratuit et suisse.

La limite : un espace de stockage n'est pas un suivi de candidatures. Pas de rendez-vous, pas de liste, pas de colonne de statut, pas de rappel le 3 du mois. Et le chiffrement se paie en confort : modifier et partager rapidement un fichier dans le navigateur est plus simple ailleurs.

Le classeur papier

L'entrée honnête, car il reste parfois la bonne réponse. Il ne demande ni identifiant, ni réseau, ni batterie, il fonctionne même quand la plateforme sature le 5 du mois, et il s'ouvre et se feuillette à deux pendant l'entretien. Sur un écran de téléphone, ce n'est pas la même chose, et quiconque s'est déjà penché à deux sur un mobile le sait.

Prix : un classeur et le coût des impressions.

Pour qui : les entretiens où les documents sont réellement pris en main ; les personnes sans scanner à domicile qui redoutent le passage par l'appareil photo ; et celles qui préfèrent remplir physiquement leur obligation de conservation.

La limite : à lui seul, il ne remplit aucune obligation. Les preuves ne comptent que remises dans les délais, et plusieurs cantons demandent en plus les documents sous forme électronique. Un classeur montré en entretien est un service rendu à votre conseiller — pas le respect du délai.

Lequel choisir

Vous êtes inscrit à l'ORP : les eServices de Job Room, obligatoirement, plus le formulaire comme solution de repli en cas de panne. Vous voulez tenir le dossier sans papier : Adobe Scan pour numériser, Smallpdf ou un logiciel installé pour fusionner sous 5 MB, Proton Drive gratuitement ou kDrive dès CHF 4.99 par mois pour ranger. Vous répondez régulièrement à des annonces suisses et voulez un dossier adapté à chaque annonce plutôt qu'un modèle : alors nous, sept jours gratuits puis CHF 15 par mois. Et si votre conseiller demande explicitement du papier, apportez du papier — ce n'est pas un retour en arrière, c'est un accord.

Deux phrases restent vraies quel que soit l'outil retenu : la remise passe par Job Room ou par le formulaire cantonal, et par rien d'autre ; et le délai est le cinquième jour du mois suivant.