Quelle est l’alternative au formulaire papier de l’ORP ?

Les outils comparés directement

Au 4 septembre 2026. Chaque indication sur un autre outil provient de son propre site ; « n. i. » signifie qu'elle n'y était pas lisible — pas que la fonction n'existe pas. Notre ligne vient du code et du parcours réel.

Ce qui est réellement imprimé sur la feuille

Le formulaire s’appelle « Preuves des recherches personnelles effectuées en vue de trouver un emploi » et émane du SECO. Le prendre pour une relique serait une erreur : l’édition date de septembre 2019, elle n’a pas été révisée depuis, et travail.swiss la propose toujours parmi les formulaires destinés aux demandeurs d’emploi. Ce n’est pas l’ancien formulaire, c’est le formulaire.

Au-dessus du tableau, en gras, l’instruction : « A remettre à l’ORP au plus tard le 5 du mois suivant ». En dessous, une ligne par offre de services, avec des colonnes pour la date, l’entreprise et son adresse, la personne contactée et son numéro, la description du poste, l’assignation ORP éventuelle, l’activité à plein temps ou le taux d’occupation en pour-cent, le mode de candidature et le résultat. En bas : une date, la signature de l’assuré, une ligne pour les justificatifs.

La partie la plus instructive est l’encadré « Remarques » qui ferme la première page, parce qu’il condense toute l’obligation en quatre renvois. Il faut entreprendre tout ce que l’on peut raisonnablement exiger de vous pour éviter ou abréger le chômage, au besoin hors de la profession exercée jusque-là (art. 17 LACI). Cette obligation vaut « déjà avant le début du chômage », par exemple pendant le délai de congé. Le délai découle de l’art. 26 OACI, avec la conséquence que ce qui est déposé plus tard ne peut plus être pris en considération sauf excuse valable. Et la suspension du droit à l’indemnité peut atteindre soixante jours au maximum (art. 30 LACI), tandis que des indications fausses ou incomplètes sont punissables (art. 105 ss LACI).

Autrement dit, le résumé le plus court et le plus fiable de ce que ce système attend de vous n’est pas un guide en ligne. C’est cet encadré, sur une feuille que vous devez de toute façon remplir.

La voie papier commence devant un écran

Quand on dit « papier », on imagine un stylo. C’est précisément ce que l’office déconseille. Pour ses formulaires téléchargeables, travail.swiss décrit quatre étapes : télécharger le document PDF et l’enregistrer localement ; l’« ouvrir au moyen d’Acrobat Reader (c.-à-d. pas directement dans le navigateur) » ; le « remplir sur votre ordinateur » — et la raison est donnée, la caisse le scanne au moyen d’un logiciel de reconnaissance de caractères ; puis l’imprimer, le signer et l’envoyer accompagné de toutes les pièces nécessaires.

S’y ajoute une consigne qu’on saute facilement : « Veuillez télécharger de nouveau les formulaires à chaque nouvelle opération afin d’utiliser la version la plus actuelle. » Un PDF enregistré une fois et réutilisé chaque mois n’est donc pas dans l’esprit du dispositif.

Une nuance s’impose ici. Cette marche à suivre figure sur la page consacrée aux formulaires de l’indemnité de chômage et désigne la caisse comme destinataire. Les preuves de recherches d’emploi, elles, vont à l’ORP — c’est imprimé sur la feuille. Deux offices distincts, une même consigne de remplissage.

La description honnête de la voie papier est donc : rempli numériquement, remis physiquement. La différence avec l’eService n’est pas le stylo contre le clavier, ce sont les trente derniers centimètres.

Ce que l’eService apporte en plus

Dans Job-Room, la rubrique correspondante permet de saisir chaque candidature séparément et de rouvrir n’importe quel mois pour vérifier ce qui s’y trouve déjà. L’essentiel est ailleurs : selon le mode d’emploi de l’ORP de Bâle-Ville, les recherches saisies sont transmises automatiquement à l’ORP dans la nuit du 5 au 6 du mois. Pas de bouton d’envoi à oublier, pas de délai postal à mal estimer.

Pour les postes publiés dans Job-Room même, un raccourci reprend l’annonce d’un clic : intitulé, entreprise et lieu passent dans vos recherches sans être retapés. Tout ce que vous trouvez ailleurs se saisit à la main.

Le prix d’entrée, c’est l’accès. Il faut être inscrit auprès d’un ORP, enregistré sur Job-Room et disposer d’un login AGOV. Travail.swiss délimite les choses explicitement : certains eServices et fonctions de Job-Room ne sont ouverts qu’aux demandeurs d’emploi inscrits auprès de l’ORP et enregistrés sur Job-Room, et la remise en ligne des recherches d’emploi en fait partie. L’inscription à l’office de placement, en revanche, se fait dans Job-Room sans compte.

La façon dont les cantons hiérarchisent les deux voies se lit chez Bâle-Campagne. Le guichet en ligne du KIGA écrit à propos de la voie électronique qu’elle « garantit que vous remettez toujours vos recherches d’emploi à temps à l’ORP » — puis, dans la phrase suivante, que l’on peut « aussi, comme jusqu’ici, télécharger ici le formulaire correspondant ». Coût : aucun. Les deux phrases sont traduites de l’allemand. A Genève, l’office cantonal met en avant un autre gain : la restitution mensuelle des recherches d’emploi passe par la plateforme, et l’envoi postal à l’office devient inutile.

Quand le papier reste le meilleur choix

L’hiver 2025/26 a transformé le cas d’école en situation réelle. En raison du changement de système de paiement des caisses de chômage, Job-Room et l’ensemble des eServices ont été hors service du 19 décembre 2025 à midi au 6 janvier 2026. L’Etat de Fribourg l’a dit sans détour : le formulaire de preuves des recherches devait être remis à l’ORP via Job-Room, par la poste ou en personne jusqu’au 19 décembre à 12 h.

Vaud est allé plus loin dans sa FAQ et a répondu à la question que tout le monde se posait : peut-on transmettre les recherches de décembre le 6 janvier, une fois la plateforme revenue ? « Non. Le délai sera dépassé. » Qui n’avait pas terminé le 19 décembre avait jusqu’au 5 janvier pour transmettre ses recherches à son conseiller « par courriel, par courrier postal ou encore en les déposant directement dans la boîte à lettres de votre ORP » — et le canton mettait sur la même page le lien de téléchargement du formulaire.

La règle générale en découle, et elle vaut aussi hors interruption annoncée : une panne de plateforme ne déplace aucun délai. Le papier est la voie de secours qui fonctionne sans login, ce qui en fait un choix différent et non un choix inférieur.

D’autres situations plaident pour la feuille. Sans compte AGOV, et sans envie d’en créer un, l’eService reste fermé. Un enregistrement Job-Room tout frais peut mettre jusqu’à 24 heures à devenir actif selon le mode d’emploi bâlois — bon à savoir si l’on s’enregistre le 4. Et remettre un document signé dont on garde une copie donne une trace matérielle qu’aucun portail ne fournit.

Délai fédéral, canal cantonal

L’art. 26 OACI est bref. L’alinéa 1 exige des recherches ciblées, « en règle générale selon les méthodes de postulation ordinaires ». L’alinéa 2 fixe le délai. L’alinéa 3 oblige l’office compétent à contrôler les recherches chaque mois. Nulle part il n’est question d’un formulaire, d’un portail ou d’un format de fichier.

C’est exactement pour cela que la pratique varie d’un canton à l’autre, et que « papier ou en ligne ? » finit par être une question à poser à son propre ORP. Bâle-Campagne présente les deux voies côte à côte. Fribourg a nommé Job-Room, la poste et la remise en personne pendant l’interruption. Vaud a nommé le courriel, la poste et la boîte aux lettres. Genève souligne que l’eService supprime l’envoi postal à l’office cantonal.

Pour qui vient de s’installer ou franchit une frontière chaque matin, voilà le point qu’aucun guide international n’explique : la remise ne va pas à une administration nationale, elle va à l’ORP de votre canton. Le délai est identique partout, le chemin pour y arriver non — et ce qui fait foi, c’est la page de votre canton et la consigne de votre conseiller, pas ce qu’un forum décrit comme la norme.

La langue relève du même constat. Le formulaire existe en allemand, en français et en italien. Un frontalier qui travaille en anglais dans une multinationale genevoise découvre ici que la remise mensuelle, elle, ne se fait dans aucune de ces trois langues par hasard : ce sont les langues officielles de l’assurance.

Où se situe SwissJobs.app — et où il ne se situe pas

Nous ne sommes une alternative ni au formulaire, ni à Job-Room. Ce que vous saisissez chez nous n’a aucune valeur juridique : ce n’est transmis nulle part, contrôlé par personne, et cela ne compte dans aucune période de contrôle. Nous l’écrivons aussi crûment parce qu’un malentendu à cet endroit coûte des indemnités journalières.

Ce que nous faisons, c’est le travail préparatoire. Notre suivi de candidatures est gratuit, et chaque poste que vous enregistrez dans le fil d’annonces suisses y arrive tout seul avec l’employeur, la fonction, le lien et la date, classé en enregistré, postulé, entretien et offre. C’est exactement la matière qu’il faut sinon reconstituer depuis sa boîte d’envoi le cinq du mois — et cette reconstitution est la vraie raison pour laquelle des remises partent incomplètes.

Ce que nous ne faisons pas appartient au même paragraphe : aucune transmission à l’ORP, aucun export vers le formulaire officiel, aucune reprise dans Job-Room. Les candidatures envoyées ailleurs, vous les ajoutez vous-même. Passer du suivi à la remise officielle reste une recopie — simplement à partir d’une liste complète plutôt que de mémoire.

La recommandation est donc d’une simplicité inconfortable. Avec un login AGOV, prenez l’eService : la transmission automatique élimine le seul incident que personne n’anticipe. Sans login, en cas de panne, ou si votre canton indique un autre canal, prenez le formulaire et remettez-le comme votre ORP le demande. Les deux sont justes. Seul le retard ne l’est pas.