Combien de paragraphes doit compter une lettre de motivation ?

Structure d’une lettre de motivation suisse

Une page, quatre paragraphes, pas un CV en prose. Le nombre de paragraphes est une convention, pas une règle — ce qui compte, c'est que chacun ait une fonction.

Le modèle officiel français compte cinq blocs, l’allemand quatre

Le modèle de lettre publié par le centre suisse de services aux professions déroule la lettre élément par élément. Entre la formule d’appel et les salutations, la version française pose cinq blocs de texte : l’introduction, « qui es-tu », « ta motivation et tes qualités », « liens avec l’entreprise » et la conclusion. Le nombre n’est écrit nulle part ; il apparaît quand on compte la liste.

La version allemande du même modèle, publiée par le même organisme, n’en pose que quatre : introduction, motivation et points forts, lien avec l’entreprise, phrase de conclusion. Le bloc « qui es-tu » n’y existe pas ; il est fondu dans l’introduction. La version italienne, elle, en compte cinq comme la française. Chercher un nombre officiel revient donc à trouver quatre ou cinq selon la langue du modèle consulté.

Les versions française et italienne précisent en outre que le bloc consacré à l’entreprise peut être déplacé au début de la lettre. L’ordre est donc officiellement mobile, alors que le nombre de blocs ne l’est pas. C’est le vrai indice : il existe un nombre raisonnable, mais il ne se trouve pas dans le modèle, il se trouve dans l’annonce à laquelle vous répondez.

Le Secrétariat d’État à l’économie, de son côté, ne compte pas les paragraphes du tout. Sa page de conseils énumère les éléments formels de la lettre — adresse de l’expéditeur, adresse du destinataire, date, objet, civilité, salutations et signature — et se borne à dire, pour le contenu, que la lettre doit donner une vue d’ensemble de vos compétences, de vos qualifications et de votre motivation à occuper le poste. Trois dimensions, aucun décompte.

Retenez donc des modèles qu’ils situent la bonne taille entre quatre et cinq blocs, et allez chercher le nombre exact dans l’annonce. Cette partie-là se mesure.

Le nombre est dans l’annonce : deux types d’exigences à la médiane

Pour chaque annonce active dont le texte a été analysé, nous avons compté combien de types d’exigences différents elle soulève : langues, expérience professionnelle, formation ou titre, outil ou logiciel nommé, certificat ou permis, expérience de conduite d’équipe, disponibilité à voyager, horaires particuliers. On compte le type, pas la mention : deux logiciels cités font un seul type, pas deux.

Le résultat est plus resserré que ne le laissent croire les guides. Un seul type d’exigence dans 10,5 pour cent des annonces analysées, deux dans 54,1 pour cent, trois dans 28,9 pour cent, quatre dans 5,0 pour cent et cinq dans 0,4 pour cent. La moyenne s’établit à 2,27 et la médiane à deux. Une annonce qui vous demande six choses différentes est l’exception.

Par fréquence, la liste donne : une exigence linguistique dans 97,7 pour cent des annonces analysées, l’expérience professionnelle dans 76,7 pour cent, la formation ou le titre dans 31,4 pour cent, un outil nommé dans 11,6 pour cent, un certificat ou un permis dans 4,9 pour cent, la conduite d’équipe dans 3,3 pour cent, la disponibilité à voyager dans 0,9 pour cent et les horaires particuliers dans 0,7 pour cent.

Le nombre de paragraphes en découle. Deux types d’exigences, donc deux paragraphes de preuve ; avec l’entrée et la conclusion, cela fait quatre. Pour les 28,9 pour cent d’annonces qui en soulèvent trois, cela fait cinq. Pour les 5,4 pour cent qui en soulèvent quatre ou plus, il faut réunir deux exigences voisines dans un même paragraphe, sinon la page cède — c’est la section suivante.

Le test inverse est tout aussi utile. Si votre brouillon compte cinq paragraphes alors que l’annonce ne soulève que deux types d’exigences, trois de vos paragraphes traitent de ce que personne n’a demandé. C’est la première raison pour laquelle une lettre paraît longue sans rien dire.

Ce que coûte chaque paragraphe supplémentaire

Un paragraphe coûte plus que ses mots. Chacun est suivi d’un espacement de 12 points, et sur une page A4 à marges de 2,5 cm, en Arial 11 points et interligne 1,15, cet espacement vaut près d’une ligne entière. Une ligne pleine dans une colonne de 16 cm porte en moyenne 13,25 mots français, et la dernière ligne du paragraphe précédent n’est remplie qu’à moitié. Chaque paragraphe ouvert vous coûte donc environ 22 mots.

Sur cette même page : trois paragraphes laissent 25 lignes et 316 mots français. Quatre laissent 24 lignes et 299 mots, cinq laissent 23 lignes et 271, six laissent 22 lignes et 249. Passer de quatre à six paragraphes coûte 50 mots, soit un sixième de la lettre, sans qu’une seule idée nouvelle y soit entrée.

Ce qui importe davantage que le total, c’est ce qui reste par paragraphe. À trois paragraphes, chacun dispose de 105 mots ; à quatre, de 75 ; à cinq, de 54 ; à six, de 42 ; à sept, de 36. Une preuve tient en trois phrases : une affirmation, un élément vérifiable, un renvoi à l’exigence de l’annonce — environ 60 mots. En dessous de 50, l’élément vérifiable saute en premier.

Six paragraphes sur une page ne sont donc pas une structure plus soignée, mais une structure plus faible. Les paragraphes deviennent des puces sans puces : « J’aime le travail d’équipe. Je suis rigoureuse. J’apprends vite. » Chaque phrase reste seule, aucune n’est étayée, et la lettre se lit comme une liste mise en prose par accident.

Trois, à l’inverse, devient insuffisant dès que l’annonce énonce deux types d’exigences : un paragraphe devrait répondre aux deux, ou l’entrée devrait servir de preuve. Quatre est le point où les deux calculs tombent juste — assez de paragraphes pour les deux exigences habituelles, assez de mots dans chacun pour une preuve.

Le paragraphe sur les langues : romand plus souvent qu’alémanique

La langue est l’exigence la plus fréquente des annonces suisses, et c’est en Suisse romande qu’elle transforme le plus souvent quatre paragraphes en cinq. Parmi les annonces de notre index dont l’exigence linguistique est enregistrée, 72,4 pour cent demandent une seule langue, 20,9 pour cent deux, 5,8 pour cent trois et 0,9 pour cent quatre. Soit deux langues ou plus dans 27,6 pour cent des cas et trois ou plus dans 6,7 pour cent.

La répartition change beaucoup selon la langue de l’annonce. Les annonces rédigées en français exigent deux langues ou plus dans 39,4 pour cent des cas, contre 29,9 pour cent des annonces en anglais et 23,3 pour cent des annonces en allemand. Les annonces en italien vont plus loin encore, avec 46,1 pour cent. Postuler en Romandie, c’est donc écrire un cinquième paragraphe dans presque deux cas sur cinq.

Les langues nommées sont d’abord l’allemand, dans 68,1 pour cent de ces annonces, puis l’anglais dans 41,5 pour cent, le français dans 20,3 pour cent et l’italien dans 3,9 pour cent. La combinaison qui déclenche le paragraphe supplémentaire est presque toujours la même : la langue nationale du lieu de travail plus l’anglais, ou deux langues nationales.

Si l’annonce ne demande qu’une langue et que vous écrivez dans cette langue, l’exigence est déjà satisfaite — par la lettre elle-même. Un paragraphe expliquant que vous parlez français, rédigé en français, est le passage le plus cher du document. Une demi-phrase à l’intérieur d’un paragraphe de preuve suffit, de préférence avec un niveau ou un diplôme.

À partir de la deuxième langue, tout change. La question n’est plus de savoir si vous l’avez, mais à quel niveau et dans quelle situation : entretien avec la clientèle, procès-verbal, négociation. C’est une affirmation distincte avec sa propre preuve, donc un paragraphe distinct.

Les quatre paragraphes et leur budget de mots

Paragraphe un, environ 75 mots : le rattachement. L’intitulé du poste repris mot pour mot de l’annonce, le lieu de travail, le taux d’activité et l’endroit où vous avez trouvé l’annonce. Ni justification ni présentation de soi : ce paragraphe rattache votre dossier au bon processus, puis s’arrête.

Paragraphe deux, environ 75 mots : la première exigence, en général l’expérience professionnelle, puisque 76,7 pour cent des annonces la soulèvent. Affirmation, preuve, renvoi. « Quatre ans à la comptabilité débiteurs d’une entreprise industrielle » est une preuve ; « je dispose d’une solide expérience » n’en est pas une. Le renvoi est la demi-phrase qui reprend l’exigence telle qu’elle figure dans l’annonce.

Paragraphe trois, environ 75 mots : la deuxième exigence. Le plus souvent la formation ou le titre, soulevés par 31,4 pour cent des annonces, ou l’outil nommé, dans 11,6 pour cent. Les titres suisses gardent leur forme exacte — CFC, ES, brevet fédéral —, parce que c’est cette forme que l’annonce emploie et que le recruteur cherche.

Paragraphe quatre, environ 75 mots : la conclusion. Votre date d’entrée la plus proche sous forme de date, la demande d’entretien, les salutations. Le modèle officiel n’en attend pas davantage : il autorise pour la conclusion exactement deux choses, le souhait d’un retour et l’intérêt pour un entretien.

Le cinquième paragraphe, lorsque l’annonce soulève un troisième type d’exigence, se place entre le trois et le quatre et coûte à chacun des autres quatre à cinq mots. C’est supportable. Un sixième ne l’est pas : tous les paragraphes tombent à 42 mots, et une preuve en 42 mots est une affirmation avec de l’élan.

L’épreuve : trois questions par paragraphe

Première question : à quelle exigence de l’annonce ce paragraphe répond-il ? Posez l’annonce à côté du brouillon et inscrivez le numéro de l’exigence dans la marge. Les paragraphes sans numéro sont les candidats à la suppression — dans la plupart des brouillons, ce sont la motivation et le compliment à l’entreprise.

Deuxième question : deux paragraphes répondent-ils à la même exigence ? Alors ils n’en font qu’un. Cela arrive régulièrement entre la formation et l’expérience quand les deux prouvent la même compétence : le CFC et les quatre années qui ont suivi forment une seule histoire, pas deux.

Troisième question : ce paragraphe contient-il un élément vérifiable ? Un chiffre, une durée, un nom de système, un titre, un lieu. Un paragraphe sans ancrage dépense 75 mots et n’apporte rien que le CV ne porte déjà. Supprimez-le et rendez ces mots aux autres.

Qui tient ces trois questions arrive presque toujours à quatre paragraphes, parfois à cinq, rarement à trois. C’est exactement la distribution que les annonces annoncent : deux types d’exigences à la médiane, trois pour un bon quart d’entre elles, un seul pour une sur dix.

Et si la candidature se termine dans un simple champ de formulaire sans mise en forme, le nombre ne change pas, seule l’apparence change : quatre blocs restent quatre blocs, séparés par une ligne vide au lieu d’un espacement. Le calcul de la page disparaît, celui des exigences reste.