Quel format de fichier passe dans un ATS ?

Formats de fichier et leur lecture

Le PDF et le .docx passent tous deux, tant que le texte est du vrai texte. L'échec le plus fréquent n'est pas le format mais un document scanné ou exporté en image. En cas de doute, suivez ce que demande l'annonce.

Ce que disent les formulaires, en Suisse romande d’abord

L’exemple le plus parlant vient de l’adresse qui porte le plus d’annonces en français dans notre index. Son formulaire n’admet qu’un seul format et le dit sans détour : « Types de fichiers acceptés : pdf ». Le plafond est de 5 MB, et l’entreprise a même placé sous le champ un lien vers un convertisseur en ligne pour transformer un document Word en PDF. Ce n’est pas une préférence stylistique : c’est une condition d’envoi. Un CV en .docx n’arrive tout simplement pas.

Ailleurs les listes sont plus larges, mais le PDF y figure toujours. Le formulaire francophone de Visana, servi par un grand éditeur international, annonce « Formats autorisés : .docx, .pdf, .jpg avec une taille de fichier maximale de 10 MB ». Le canton de Berne étiquette directement le champ « pdf, docx, pptx (max. 10 MB) » tout en écrivant au-dessus de déposer les documents en PDF. Un employeur jurassien n’accepte que .zip, .pdf, .jpg et .png — donc pas Word du tout. Sur les vingt configurations lisibles, neuf sont dans ce cas : le PDF y est le seul format de document admis.

Retenez aussi l’écart entre la liste technique et la consigne écrite. Chez un assureur, le champ autorise dix types de fichiers jusqu’à PowerPoint alors que la phrase juste au-dessus demande des documents en PDF. La liste technique est le minimum toléré ; la phrase, elle, exprime l’attente réelle. En cas de doute, suivez la phrase.

Ce que nous avons fait, et ce que nous ne voyons pas

Nous sommes partis des annonces suisses ouvertes que nous recensons et avons ouvert plus de deux cents adresses de candidature : plusieurs par éditeur de logiciel, les pages carrière d’employeurs portant le plus d’annonces, plus des échantillons distincts pour les annonces en français, les annonces en italien, le Tessin et les sociétés de placement. Nous n’avons retenu que ce que la page révèle d’elle-même : le champ de dépôt ou la phrase imprimée à côté. Trente-cinq pages révélaient quelque chose ; après regroupement des configurations identiques, il reste vingt cas distincts.

La limite est honnête à énoncer : les pages qui construisent leur formulaire dans le navigateur ne révèlent rien à une simple requête, et plusieurs grands systèmes fonctionnent ainsi. Ce relevé n’est donc pas un échantillon représentatif des employeurs suisses, c’est la partie lisible. À l’intérieur de cette partie, le motif est assez net pour être utile : PDF vingt fois sur vingt, Word onze fois, et zéro configuration acceptant Word tout en refusant le PDF.

Le vrai sujet : la couche de texte

Nous avons produit un CV fictif — une employée de comptabilité à Winterthour, avec profil, expérience, formation, langues, compétences et intérêts — sous sept formes de fichier, puis passé chacune par les bibliothèques que notre propre import de CV utilise pour extraire le texte d’un document déposé.

Le PDF imprimé depuis le navigateur a rendu l’intégralité : les six titres de section, les sept repères de contrôle, accents et trémas compris. Le .docx et le vieux .doc aussi. Le PDF ne contenant qu’une image de la même page a rendu douze caractères, issus d’un repère de page et non du CV. Le RTF, le texte brut et le JPG sont refusés par notre import, alors même que plusieurs formulaires testés les accepteraient.

Le test pratique n’est donc pas « PDF ou Word », c’est « puis-je sélectionner le texte ». Ouvrez votre PDF et essayez de surligner une ligne à la souris. Si le texte se surligne, la couche de texte est là et n’importe quel automate peut la lire. Si rien ne se surligne, votre CV est une image : agréable à l’œil, vide pour toute présélection. Exportez depuis le programme où vous l’avez écrit ; n’imprimez jamais pour rescanner ensuite.

La taille, et le dossier suisse qui la fait exploser

Un dossier de candidature suisse ne se limite pas au CV et à la lettre. Il comprend les certificats de travail que chaque employeur précédent délivre, les diplômes, et souvent la mention du permis B, C ou G. Ces pièces arrivent en scan, et ce sont elles qui heurtent les plafonds. Les limites relevées vont de 5 MB à 50 MB, 10 MB étant fréquent. Dans notre test, une page A4 pesait environ 76 KB en texte, contre environ 106 KB en image grossière, 217 KB en résolution moyenne et 479 KB en résolution fine. Dix pages de certificats scannées finement atteignent donc à elles seules le plafond de 5 MB appliqué par la plus grande adresse francophone de notre index.

Deux groupes hospitaliers suisses traitent la question dans le formulaire même et l’écrivent : déposer CV, diplômes et certificats en PDF, et regrouper si besoin l’ensemble dans un seul fichier PDF. C’est la consigne des employeurs, pas la nôtre. Scannez les certificats à une résolution lisible plutôt qu’archivistique, gardez le CV en PDF exporté avec sa couche de texte, et ne fusionnez que si le formulaire n’offre qu’un seul champ.

Ce que le navigateur prétend, et ce que le fichier est

Une source d’erreur que nous connaissons par notre propre dépôt de fichiers : le type annoncé par le navigateur est souvent faux. Lorsqu’un fichier vient d’un téléchargement ou d’un espace cloud, le navigateur annonce régulièrement un type indéterminé, et un formulaire qui se fie à cette annonce refuse un document parfaitement valable. Notre import lit donc les premiers octets du fichier — un PDF commence par %PDF, un .docx est une archive zip, un ancien .doc porte sa propre signature — avant de regarder le nom. Tous les formulaires ne le font pas.

Deux conséquences pratiques. Renommer ne convertit pas : un document Word appelé CV.pdf reste un document Word, et cela se voit au dépôt ou à l’ouverture. Et si un dépôt échoue sans raison visible alors que votre format figure sur la liste, réexporter le fichier fonctionne mieux que le renommer. Profitez-en pour lui donner un nom qu’un humain retrouve dans un dossier de trente pièces jointes : nom, prénom, CV. Document1.pdf n’a jamais aidé personne.

Ce que nous pouvons affirmer, et ce que personne ne peut promettre

Personne ne peut vous garantir qu’un fichier « passe dans un ATS », et un éditeur qui vous annonce un taux de réussite cite un chiffre qu’il n’a aucun moyen de vérifier. Nous voyons ces formulaires de l’extérieur, pas les règles configurées derrière, et un employeur peut changer un réglage demain. Ce que nous pouvons montrer est plus étroit et reste utile : partout où la liste était lisible, le PDF était autorisé ; Word l’était environ une fois sur deux ; et un PDF sans couche de texte ne restitue rien, quelle que soit sa beauté.

Rappel utile pour les personnes inscrites à l’ORP : le format du fichier ne change rien à l’enregistrement de vos recherches d’emploi, qui suit ses propres règles cantonales et fédérales. Ce sont deux sujets distincts, et le second ne se règle pas dans un formulaire de candidature.

Si vous refaites le CV de toute façon, notre éditeur exporte un PDF avec couche de texte — nous avons passé cet export par la même extraction pour cette réponse et récupéré le texte intégral. Et comme nous recensons déjà les annonces suisses, vous pouvez rédiger le CV face à une annonce précise au lieu de coller d’abord le texte de l’offre.